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Structurer les compteurs

Un schéma fiable : un compteur par circuit ou par site, chacun avec le même jeu d'étiquettes. « Circuit des quais nord », « Quartier de la gare » et « Accueil de jour » reçoivent chacun un compteur avec des étiquettes de services identiques. Comme les étiquettes correspondent, les exports s'alignent colonne par colonne quand vous comparez les sites.

Rangez tous ces compteurs dans une catégorie Maraudes, avec un deuxième niveau par programme si vous en menez plusieurs (par exemple, maraudes hivernales et maraudes à l'année). Les catégories s'imbriquent sur trois niveaux au maximum et peuvent être épinglées : la saison en cours reste en haut de la liste.

Donnez à chaque compteur des initiales ou un code court pour que les bénévoles le repèrent d'un coup d'œil. Dans la liste, le badge du code montre clairement quel circuit est ouvert, ce qui aide quand deux personnes se partagent un téléphone d'une sortie à l'autre.

Pourquoi compter les services plutôt que les personnes ?

Il est tentant de créer une étiquette par personne régulièrement rencontrée. Ne le faites pas. Une application de comptage sur un téléphone professionnel n'est pas le bon endroit pour des informations permettant d'identifier des personnes vulnérables, et votre structure a presque certainement des règles sur l'endroit où ces données peuvent être conservées.

Gardez plutôt des étiquettes qui décrivent ce qui s'est passé :

• « Contact » — chaque conversation.
• « Premier contact » — touché en plus de « Contact » quand il s'agit d'une nouvelle personne.
• « Kit d'hygiène », « Repas », « Couverture » — une étiquette par type d'article distribué.
• « Orientation » — un appui par orientation, avec le nom du partenaire dans une note si besoin.

La vue Grille convient bien au terrain : chaque étiquette devient une tuile colorée avec ses propres boutons −/+, assez grande pour être touchée avec un pouce engourdi par le froid. Choisissez les couleurs avec soin. Si « Orientation » est toujours violette dans tous les compteurs, les maraudeurs cessent de lire les libellés au bout d'une semaine.

Une journée sur le terrain

Une routine de sortie pratique ressemble à ceci :

1. Avant de partir, ouvrez le compteur du circuit et vérifiez qu'il a été réinitialisé, ou que les totaux de la sortie précédente ont été exportés.
2. À chaque contact, touchez « Contact », puis les étiquettes de services concernées. S'il s'agit d'une nouvelle personne, touchez « Premier contact ».
3. Quand quelque chose demande un suivi, ajoutez une courte note à cet événement, sans élément identifiant : « doit refaire ses papiers d'identité, sera sur le site jeudi ».
4. De retour au local, relisez l'historique pour repérer les erreurs évidentes et corrigez-les avec le bouton moins.

Pour ceux qui préfèrent ne pas sortir sans cesse leur téléphone, le comptage avec les boutons de volume aide. Il est désactivé par défaut. Une fois activé, les boutons de volume ajoutent ou retirent des comptages même en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage, grâce à un service de premier plan, et vous pouvez réaffecter les touches et donner à chacune son propre son et sa propre vibration. Une notification sur l'écran de verrouillage, avec des boutons moins, plus et « Arrêter », offre une autre solution. Quelques téléphones affichent brièvement la barre de volume du système quand on compte ainsi.

Compter sur le circuit ne demande aucune connexion ; l'application ne se connecte que pour les notifications facultatives, la recherche de mises à jour et les fonds de carte.

Des lieux pour planifier, pas pour suivre les personnes

Chaque étiquette peut contenir un emplacement : une position GPS, un point choisi sur une carte, ou un pays, une ville ou un lieu saisis à la main. En maraude, rattachez les emplacements à des sites, pas à des individus. Une étiquette « Contacts — passage souterrain est » avec ce lieu associé indique à la personne qui planifie où se concentrent les besoins, sans enregistrer les déplacements de quiconque.

Certaines équipes préfèrent porter le lieu au niveau du compteur, avec un compteur par site, et laisser les étiquettes sans emplacement. Les deux approches fonctionnent ; l'important est d'avoir une règle écrite sur ce que signifie un emplacement.

Si vous exportez la section « Emplacements », vérifiez-la avant de la partager hors de l'équipe. Un tableur de coordonnées précises est plus sensible qu'il n'y paraît.

Des notes qui deviennent des suivis

C'est dans les notes que les données de maraude deviennent du travail de maraude. Une étiquette a sa propre note, et chaque événement de comptage peut aussi en porter. En fin de semaine, l'écran « Toutes les notes » les rassemble pour tous les compteurs, avec un tri, pour qu'un responsable d'équipe parcoure tout ce qui a été signalé.

Une convention simple rend cette liste exploitable :

• Commencez les notes de suivi par « SUIVI : » pour qu'elles ressortent.
• Ajoutez le jour ou le site où le suivi aura lieu.
• Une fois le suivi fait, touchez l'étiquette « Suivi réalisé » et mentionnez-le dans la note.

Les photos sont aussi disponibles, jusqu'à six par étiquette, avec un éditeur intégré pour les traits de pinceau et le texte. En maraude, utilisez-les pour un abri de fortune endommagé ou une réserve de matériel, jamais pour des personnes sans leur consentement et l'accord de votre structure.

Le rapport d'impact mensuel

Le rapport mensuel consiste surtout à exporter les bonnes sections :

• Résumé donne les totaux par étiquette face aux objectifs. C'est la vue adaptée au conseil d'administration.
• Événements donne une ligne horodatée par appui, ce qui permet de filtrer par date.
• Notes sert en interne, mais reste généralement hors des rapports externes.
• Emplacements est facultatif et doit être vérifié au préalable.

Exportez en CSV ou en Excel pour le tableur qui alimente votre rapport d'impact, ou en rapport HTML avec photos intégrées quand un partenaire veut un document lisible sans ouvrir de tableur. Nommez les fichiers de façon cohérente : circuit, mois, année.

Comment rendre compte des maraudes sur une période de subvention ?

Les périodes de subvention coïncident rarement avec votre calendrier. Comme chaque comptage est enregistré avec une heure exacte, l'export « Événements » permet de filtrer sur n'importe quelle période — l'exercice d'octobre à mars d'un financeur, par exemple — sans réinitialiser les compteurs à des dates particulières.

Pour le bilan annuel, gardez les douze exports mensuels et additionnez-les, plutôt que de compter sur un seul export en fin d'année. Si un chiffre est contesté, vous pouvez indiquer le mois dont il provient. La liste des compteurs propose aussi un filtre par période et six ordres de tri, qui aident à retrouver vite les anciens compteurs au moment de préparer un rapport.

Des objectifs pour les engagements du programme

Beaucoup de subventions de maraude engagent sur un nombre de contacts ou d'orientations. Inscrivez ce nombre comme objectif sur l'étiquette ou le compteur correspondant et comptez en montant vers lui. Sur le compteur, vous pouvez choisir une alerte sonore ou une vibration quand l'objectif est atteint ; une étiquette qui atteint le sien fait vibrer le téléphone. Pour compter plutôt à rebours depuis l'engagement, saisissez ce nombre comme valeur de départ avec « Définir la valeur du compteur » et choisissez « Compte à rebours » comme direction de l'objectif : aucune alerte ne se déclenche alors, la barre de progression montre simplement ce qui reste.

Les objectifs aident aussi à tenir le rythme. Si l'engagement annuel est de 1 200 contacts — un chiffre d'exemple — et que la barre de progression n'en est qu'au quart au cinquième mois, vous savez tôt qu'il faut changer quelque chose : plus de sorties, un autre circuit, ou une discussion avec le financeur.