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Compter les dons lors d'une collecte solidaire
À retenir
Pour compter les articles d'une collecte solidaire, concevez d'abord le tri, puis donnez à chaque poste de tri un téléphone avec Counter App — Tally & Clicker et une étiquette par type d'article. Les pas correspondent à l'unité de comptage, les QR codes des bacs relient chaque bac à la bonne étiquette, les photos documentent les articles mis de côté, et les exports alimentent les lettres de remerciement et les rapports.
- Le comptage d'une collecte de dons doit reproduire les tables de tri : un compteur par poste, avec une étiquette par type d'article réellement présent sur les tables.
- Un pas de 1 à 100 permet à un bénévole de compter un carton de 12 conserves en un seul appui, tout en déclarant des conserves.
- Les étiquettes QR des bacs peuvent être enregistrées sur les étiquettes de Counter App, scannées ou saisies, pour relier chaque bac au bon type d'article.
- Counter App — Tally & Clicker compte les articles donnés mais ne les valorise pas : la valorisation des dons en nature se fait dans un tableur.
Une collecte de dons, c'est une courte et bruyante explosion de logistique. Les voitures se garent, les sacs s'empilent sur les tables, les bénévoles trient aussi vite qu'ils peuvent, et à la fin quelqu'un pose la question évidente : combien avons-nous collecté ? Si la réponse est « une quarantaine de sacs », la lettre de remerciement, le rapport au partenaire et la préparation de l'année suivante en pâtissent.
Ce guide présente un système de comptage pour une collecte, avec un téléphone Android par poste de tri et Counter App. Il est conçu pour des bénévoles qui n'ont peut-être jamais vu l'application avant le matin même.
Comment préparer le comptage d'une collecte de dons ?
Ne commencez pas par le comptage. Concevez le tri, puis comptez ce que le tri produit. Si vos postes sont « Manteaux », « Vêtements enfants », « Conserves » et « Produits d'hygiène », ce sont là vos catégories de comptage. Inventer sur le téléphone des catégories plus fines qui n'existent pas sur les tables ne crée que de la confusion.
Choisissez aussi l'unité de comptage de chaque poste :
- À l'article pour les manteaux, les couvertures ou les chaussures.
- Au sac ou au carton pour les vêtements en vrac, quand compter pièce par pièce n'est pas réaliste.
- Par tranche de poids si vous avez une balance, par exemple un appui par carton de 2 kg.
Écrivez chaque unité sur une carte posée au poste. Les bénévoles suivent une carte ; ils ne se souviennent pas d'un briefing.
Créer les compteurs
Créez un compteur par poste de tri, ou un seul compteur pour toute la collecte si une seule personne enregistre tout. Un compteur par poste est préférable dès que plus de deux personnes comptent en même temps, car chaque téléphone peut rester à sa table.
Donnez aux compteurs un nom clair avec la date (« Collecte de manteaux nov. — Poste 1 »), une couleur et des initiales courtes pour le badge du code. Rangez-les dans une catégorie dédiée à la collecte, sous votre catégorie générale Collecte de manteaux ou Dons. Les catégories vont jusqu'à trois niveaux : « Collecte de manteaux > 2026 > Poste 1 » est donc possible si vous organisez la collecte chaque année.
Créez les compteurs la veille au soir. Le jour J, personne n'a le temps de taper.
Des étiquettes d'articles avec couleurs et pas
Dans le compteur de chaque poste, ajoutez une étiquette par type d'article. Chaque étiquette a sa propre couleur, sa valeur, son pas et son objectif.
Utilisez le pas pour coller à l'unité. Si les dons arrivent en cartons de 12 conserves et que vous comptez les cartons mais déclarez des conserves, réglez le pas de cette étiquette sur 12. Le pas va de 1 à 100. Gardez une étiquette à part, avec un pas de 1, pour les conserves en vrac, pour que personne n'ait à bricoler.
Les objectifs aident quand un partenaire a demandé une quantité précise. Si un centre d'hébergement a demandé 150 manteaux pour enfants — un chiffre d'exemple —, inscrivez 150 sur cette étiquette. La barre de progression montre où vous en êtes, et le téléphone vibre au moment où vous l'atteignez. Vous pouvez aussi faire décompter une étiquette, ce que certains bénévoles trouvent plus motivant (« plus que 38 ») : saisissez alors la quantité demandée comme valeur de départ avec « Définir la valeur » et choisissez « Compte à rebours » comme direction de l'objectif ; aucune alerte ne se déclenche en descendant, la barre suffit.
Des étiquettes QR sur les bacs
Une étiquette peut stocker un code-barres ou un QR code pour son bac. Imprimez une étiquette QR pour chaque bac ou table et enregistrez le même code sur l'étiquette correspondante dans l'application, en le scannant avec l'appareil photo : chaque bac est ainsi relié à la bonne étiquette, et les bénévoles peuvent vérifier qu'ils comptent au bon endroit. Si une étiquette est mouillée ou déchirée, le code peut être saisi à la main.
C'est surtout utile dans les grandes collectes où plusieurs catégories proches se côtoient, comme les manteaux adultes et les manteaux jeunes, ou quand les tables sont réorganisées en cours de journée. L'étiquette suit le bac, et le comptage avec.
Gardez des codes simples et lisibles, comme « MANT-AD » ou « HYG », pour qu'un bénévole puisse en saisir un rapidement si l'appareil photo peine dans la pénombre.
Au poste de tri
L'écran de comptage propose trois vues des étiquettes. À une table de tri, choisissez la vue Grille : chaque type d'article devient une grande tuile colorée avec ses propres boutons −/+, sa valeur et son pourcentage de l'objectif.
Une routine de poste :
- Le trieur dépose un article dans le bac et touche la tuile correspondante.
- S'il touche la mauvaise tuile, il appuie sur − sur celle-ci, puis touche la bonne.
- Toutes les 30 minutes, le responsable du poste jette un œil aux totaux pour vérifier leur cohérence.
- En fin de créneau, le responsable verrouille le compteur pour qu'aucun appui parasite ne s'ajoute.
Les sons et vibrations de comptage (13 sons, 8 styles de vibration) confirment chaque appui sans que le trieur regarde l'écran. Pour les bénévoles qui ont toujours les mains pleines, le comptage avec les boutons de volume peut être activé dans les paramètres : les boutons de volume comptent alors en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage. Certains appareils affichent malgré tout la barre de volume du système quand on appuie sur les touches.
Les photos comme documentation
Une étiquette peut contenir jusqu'à six photos, assez pour bien montrer les dons. Utilisez-les pour ce qui se décrit mal en chiffres :
- La table pleine en fin de journée, pour une lettre d'information ou une publication sur les réseaux sociaux.
- Les articles abîmés ou inadaptés mis de côté, avec une courte annotation.
- Une palette prête à être enlevée par un partenaire, comme preuve de remise.
L'éditeur photo propose pinceau, texte, six couleurs, quatre polices et rotation : vous pouvez entourer une tache ou écrire « inutilisable — moisissure » directement sur l'image.
Revoir les photos
Après la collecte, la galerie de toutes les photos affiche chaque image de tous les compteurs, avec le libellé de l'étiquette et la date. C'est un moyen rapide de choisir des images pour un message de remerciement ou de vérifier que les articles mis de côté ont été photographiés avant d'être jetés.
Si vous organisez la même collecte chaque année, ces photos deviennent une mémoire visuelle de la croissance de l'événement. Associez-les aux totaux exportés, et vous tenez le début d'un récit simple d'une année sur l'autre.
Comment regrouper les comptages de plusieurs points de collecte ?
Quand les dons arrivent à plusieurs endroits — une salle paroissiale, une école, l'entrée d'un supermarché —, chaque site a son propre téléphone et ses propres compteurs. Il n'y a pas de synchronisation en direct entre téléphones : regroupez donc les résultats après coup, de l'une de ces deux façons :
- Exporter et additionner. Chaque site exporte en CSV ou en Excel, et un coordinateur additionne les totaux dans un tableur. C'est simple, et le fichier de chaque site reste intact.
- Sauvegarder et importer. Chaque site fait une sauvegarde ZIP de ses compteurs. Le coordinateur les importe sur un seul téléphone. L'importation affiche d'abord un aperçu, et les compteurs déjà présents peuvent être remplacés, copiés ou ignorés.
Convenez à l'avance de noms d'étiquettes identiques sur tous les sites. « Manteaux enfants » et « Manteaux pour enfants » ne s'aligneront pas proprement dans un tableur.
Quel export pour les remerciements et les reçus de dons en nature ?
Les exports se présentent en CSV, en Excel (XLSX) ou sous forme de rapport HTML avec photos intégrées. Cochez les sections dont le lecteur a besoin : « Résumé », « Événements », « Notes » ou « Emplacements ».
- Pour un remerciement à un donateur ou à un partenaire, le rapport HTML avec le résumé et quelques photos se lit bien, sans aucune compétence en tableur.
- Pour les archives internes, Excel avec « Résumé » et « Événements » donne les totaux et une ligne horodatée pour chaque comptage.
- Pour les reçus de dons en nature, exportez les totaux par type d'article, puis appliquez les règles de valorisation de votre structure dans un tableur. L'application compte ; elle ne valorise pas les dons.
Tirer des leçons des chiffres
Comme chaque comptage est horodaté, l'export « Événements » montre quand les dons sont arrivés. Si la plupart des sacs sont arrivés dans les deux premières heures, l'an prochain vous pourrez renforcer l'équipe du matin et fermer plus tôt. Si une catégorie a à peine bougé, envisagez de la retirer de l'appel aux dons ou de formuler une demande plus précise.
Le tableau de bord du téléphone donne le même éclairage d'un coup d'œil, avec un graphique d'activité en barres sur sept jours et un camembert par étiquette. Pour une collecte d'une journée, le camembert est le plus utile des deux : il montre la répartition de ce que les gens ont donné.
Faire le lien avec la distribution
Les dons ne sont que la moitié de l'histoire. Si les mêmes articles seront distribués plus tard, tenez un compteur de distribution distinct avec les mêmes noms d'étiquettes. Comparer le collecté et le distribué par type d'article vous dit ce qui reste en stock, et ce que vous avez trop ou pas assez collecté.
Un briefing des bénévoles en cinq minutes
Le matin de la collecte, réunissez les bénévoles des postes pendant cinq minutes, pas vingt. Montrez-leur la grille sur le téléphone de leur poste, touchez une tuile ensemble et montrez comment le bouton moins annule une erreur. Signalez la carte d'unité sur la table et l'étiquette QR sur chaque bac. Dites-leur de verrouiller le compteur s'ils s'éloignent, et que le responsable du poste vérifiera les totaux toutes les demi-heures. C'est vraiment tout ce dont ils ont besoin ; le reste revient au coordinateur, après coup.
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Un système à l'épreuve des bénévoles
Le meilleur comptage de collecte est celui qui fonctionne encore quand le bénévole expérimenté rentre chez lui à midi. Créez les compteurs la veille, imprimez les cartes d'unité et les étiquettes QR, choisissez la vue Grille et verrouillez chaque compteur en fin de créneau. Ensuite, exportez une fois, sauvegardez une fois, et rédigez la lettre de remerciement avec de vrais chiffres. Tout téléphone de poste sous Android 12 ou version ultérieure peut faire tourner Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Combien de photos une collecte peut-elle joindre à chaque type d'article ?
Chaque étiquette de type d'article contient jusqu'à 6 photos, annotables avec des traits de pinceau, du texte en six couleurs et une rotation.
Deux postes de tri peuvent-ils regrouper leurs comptages de dons ?
Oui, après la collecte. Additionnez les exports CSV ou Excel des postes dans un tableur, ou importez la sauvegarde ZIP de chaque poste sur le téléphone du coordinateur.
Les bacs de dons peuvent-ils porter des étiquettes QR liées aux compteurs ?
Oui. Une étiquette peut stocker un code-barres ou un QR code, que vous pouvez scanner avec l'appareil photo ou saisir à la main.
Un bénévole au tri peut-il compter les dons avec le téléphone dans la poche ?
Oui, après avoir activé le comptage avec les boutons de volume dans les paramètres. Les boutons de volume comptent alors même écran verrouillé.
Les bénévoles verront-ils des publicités pendant le comptage des dons ?
Pas forcément. Counter App — Tally & Clicker se télécharge gratuitement et s'essaie gratuitement pendant 3 jours ; ensuite, vous choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat définitif à vie. Aucune publicité, même pendant le comptage des dons.
Quelle unité de comptage utiliser pour des vêtements en vrac lors d'une collecte ?
Pour des vêtements en vrac, les sacs ou les cartons sont généralement plus réalistes que les pièces une à une. Écrivez l'unité sur une carte à chaque poste pour que tous les bénévoles comptent de la même façon.
