Suivre les heures de bénévolat sur Android avec Counter App

Décider ce que vaut un appui

Avant de créer quoi que ce soit, fixez l'unité. Cela paraît anodin, et pourtant c'est la décision qui cause le plus de soucis par la suite. Si un coordinateur appuie une fois par heure et un autre une fois par créneau, les totaux ne peuvent pas s'additionner, et personne ne s'en apercevra avant le bilan annuel.

Choisissez l'une de ces règles et écrivez-la là où chaque coordinateur la verra :

• Un appui = une heure. Simple, facile à expliquer, valable quelle que soit la durée du créneau.
• Un appui = 30 minutes. Préférable si beaucoup de vos créneaux durent 1 h 30 ou 2 h 30. Divisez par deux dans le tableur.
• Un appui = un créneau, avec un pas fixe. Si chaque créneau à l'épicerie solidaire dure exactement trois heures, réglez le pas sur 3 : un seul appui enregistre tout le créneau.

Le pas se règle dans les paramètres du compteur et de l'étiquette, et accepte n'importe quelle valeur de 1 à 100. Vous pouvez donner à chaque étiquette son propre pas : une étiquette de semaine peut ajouter 3 pendant qu'une étiquette du samedi ajoute 5. Quel que soit votre choix, gardez-le stable pendant au moins un exercice. Changer d'unité en cours d'année est le plus sûr moyen de rendre janvier et juillet incomparables.

Comment structurer les compteurs d'heures de bénévolat ?

Il n'existe pas d'organisation unique. La bonne dépend des questions que posent vos financeurs et votre conseil d'administration.

Par programme. Un compteur « Heures de bénévolat » avec une étiquette par programme : épicerie solidaire, soutien scolaire, collecte de manteaux, appui administratif. C'est généralement le meilleur point de départ, car les bilans de subvention demandent le plus souvent combien de temps bénévole a été consacré au programme financé.

Par type de créneau. Un compteur par programme, avec des étiquettes pour les créneaux du matin, de l'après-midi et du week-end. C'est utile quand vous cherchez à voir quels créneaux manquent de monde, et pas seulement combien d'heures vous avez reçues.

Par groupe de bénévoles. Des étiquettes pour les habitués, les groupes d'entreprise, les étudiants et les nouveaux venus. Utile si votre structure rend compte de l'engagement citoyen, ou mène un partenariat de bénévolat d'entreprise qui veut son propre chiffre.

Par souci de confidentialité et de simplicité, évitez une étiquette par bénévole, sauf si votre équipe est très réduite et que vous avez une règle claire. Counter App est un outil de comptage, pas une base de données de bénévoles : les coordonnées et les contrôles d'honorabilité relèvent du système que votre structure utilise pour les dossiers du personnel.

Organiser avec les catégories

Les catégories descendent jusqu'à trois niveaux, ce qui suffit à la plupart des structures. Une organisation qui fonctionne bien :

• Bénévoles (niveau supérieur)
• Heures — les compteurs d'heures de bénévolat de chaque programme
• Présences — les compteurs du nombre de personnes venues
• Épicerie solidaire, Collecte de manteaux — des catégories de programme qui contiennent les comptages de services

Épinglez la catégorie que vous utilisez le plus pour qu'elle reste en haut de la liste des compteurs. Les catégories peuvent avoir leurs propres couleurs, ce qui aide un nouveau coordinateur à trouver vite le bon compteur un matin chargé. Si vous arrêtez un programme, les catégories supprimées vont dans une corbeille des catégories : un rangement trop hâtif peut donc être annulé.

Les réglages d'étiquette pour chaque programme

Ouvrez les réglages d'une étiquette : vous y trouverez son libellé, sa couleur, son pas et son objectif, ainsi que des champs facultatifs pour un code-barres ou un QR code, un emplacement et des notes. Pour les heures de bénévolat, trois d'entre eux sont vraiment utiles.

La couleur. Donnez une couleur à chaque programme et gardez-la partout : le même vert pour l'épicerie solidaire sur le compteur d'heures et sur le compteur de services. On retient les couleurs plus vite que les libellés.

L'objectif. Si une subvention vous engage sur, disons, 400 heures de bénévolat pour un programme dans l'année, inscrivez 400 comme objectif de cette étiquette. La barre de progression montre où vous en êtes sans que personne ait à ouvrir un tableur. Quand l'étiquette atteint son objectif, le téléphone vibre ; pour une alerte sonore, l'engagement doit être l'objectif du compteur lui-même, par exemple avec un compteur dédié à ce programme.

Les notes. La note de l'étiquette est le bon endroit pour la règle elle-même : « 1 appui = 1 heure, arrondir à l'heure la plus proche ». Toute personne qui prend le téléphone la voit sur l'écran de comptage.

Comment les responsables de créneau enregistrent-ils les heures de bénévolat ?

La routine doit prendre moins d'une minute, sinon elle ne survivra pas à une saison chargée.

1. À la fin de chaque créneau, le responsable de créneau ouvre le compteur du programme.
2. Il touche l'étiquette du programme une fois par heure de bénévolat, ou une fois par créneau si le pas est réglé sur la durée du créneau.
3. Si quelque chose sortait de l'ordinaire — un groupe de douze étudiants, un créneau écourté à cause de la météo —, il ajoute une note à cet événement.
4. Avant de partir, il jette un œil au total pour vérifier qu'il est plausible.

Chaque appui arrive dans l'historique avec un horodatage exact, la valeur avant et après, et l'étiquette concernée. Si quelqu'un a appuyé dix fois au lieu d'une, l'historique le montre, et le bouton moins retire les comptages en trop. La correction est elle aussi enregistrée, ce qui est exactement ce qu'il faut quand un contrôleur demande comment un chiffre a été obtenu.

Deux petits réglages rendent la routine plus fluide. Un son ou une vibration de comptage (il y a 13 sons et 8 styles de vibration) confirme chaque appui sans regarder l'écran. Et verrouiller le compteur entre deux créneaux empêche les appuis involontaires dans la poche de gonfler le total.

Exporter pour les bilans mensuels et annuels

En fin de mois, ouvrez le compteur et choisissez l'export. Trois formats sont proposés : CSV, Excel (XLSX) ou rapport HTML avec photos intégrées. Vous choisissez aussi les sections à inclure : « Résumé », « Événements », « Notes » et « Emplacements ».

Pour le point mensuel au conseil d'administration, « Résumé » suffit généralement : les totaux par étiquette face aux objectifs. Pour un bilan de subvention, ajoutez « Événements », qui donne une ligne par comptage avec sa date et son heure. Vous pouvez ainsi filtrer sur la période exacte de la subvention dans un tableur, même si votre compteur tourne depuis plus longtemps.

Une liste de contrôle mensuelle pratique :

• Exportez « Résumé » et « Événements » en Excel.
• Enregistrez le fichier sur votre espace partagé, avec le mois et le programme dans son nom.
• Reportez les totaux par programme dans votre tableau annuel en cours.
• Si vous réinitialisez en fin de mois, exportez d'abord, puis réinitialisez.

Avec un fichier mensuel par compteur, votre chiffre annuel est la somme de douze fichiers que vous pouvez justifier un par un.

Comparer les programmes

Le tableau de bord donne une vue rapide sans rien exporter : le total face à l'objectif, les incréments face aux décréments, un graphique d'activité en barres sur sept jours et un camembert par étiquette. Pour les heures de bénévolat, le camembert répond à une question que les conseils d'administration posent souvent : où va réellement notre temps bénévole ?

Le graphique en barres est utile pour planifier. Si les sept derniers jours montrent une forte activité le samedi et presque rien en milieu de semaine, c'est un message pour le recrutement : il vous faut des bénévoles en semaine. Les décréments du tableau de bord indiquent aussi à quelle fréquence les comptages sont corrigés. Un chiffre élevé peut signifier que la routine prête à confusion et qu'il faut une règle plus claire.

Comment protéger les relevés d'heures de bénévolat ?

Counter App stocke les heures sur le téléphone, sans compte et sans cloud Counter App. C'est bon pour la confidentialité, mais cela signifie qu'un téléphone perdu est un relevé perdu, à moins d'avoir fait une sauvegarde.

Intégrez une sauvegarde ZIP à la routine mensuelle. Pour la sauvegarde, vous décidez quels compteurs et quelles catégories y entrent, et si les photos sont compressées. Rangez le ZIP dans un endroit que votre structure maîtrise. Son importation montre ensuite un aperçu du contenu du fichier, et pour les compteurs qui existent déjà sur le téléphone, vous pouvez les remplacer, en ajouter une copie ou les ignorer.

C'est aussi par cette sauvegarde que vous transmettez les compteurs à un nouveau coordinateur : il n'y a pas de synchronisation en direct entre téléphones, le ZIP sert donc de passerelle. Un compteur d'heures supprimé reste dans la corbeille jusqu'à sa restauration, ce qui couvre l'autre accident fréquent.