Androidで地域アウトリーチ活動を記録、オフラインでも

カウンターの構成

信頼できるパターンは、巡回路または現場ごとに1つのカウンターを作り、どれにも同じタグのセットを置くことです。「北川沿いルート」「駅周辺」「デイセンター」のそれぞれに、同じ支援内容のタグを持つカウンターを用意します。タグが一致していれば、現場同士を比べるときにエクスポートが列ごとに揃います。

これらのカウンターはすべて「アウトリーチ」カテゴリーに入れ、複数の事業を運営しているなら（たとえば冬季アウトリーチと年間を通じた活動）、事業ごとに第2階層を作ります。カテゴリーは3階層まで入れ子にでき、ピン留めもできるので、今の季節のものをリストの一番上に置けます。

各カウンターには短いイニシャルやコードを付け、ボランティアがひと目で見分けられるようにしましょう。リスト画面ではコードのバッジによって、どのルートを開いているかがはっきりわかります。シフトをまたいで2人で1台のスマートフォンを共用するときに役立ちます。

なぜ人ではなく支援内容を数えるのか？

常連の利用者ごとにタグを作りたくなるかもしれません。やめましょう。業務用スマートフォンのカウントアプリは、弱い立場にある人々の個人を特定できる情報を置く場所ではありません。そうしたデータをどこに保管できるかについては、ほぼ確実に団体の規則があるはずです。

その代わりに、タグは「何が起きたか」に限定します。

• 「接触」 — すべての会話。
• 「初回接触」 — 新しい人の場合に、接触に加えてタップ。
• 「衛生キット」「食事」「毛布」 — 配布する物品の種類ごとに1つのタグ。
• 「紹介」 — 紹介1件につき1タップ。必要なら協力団体の名前をメモに。

グリッド表示は現場の作業によく合います。各タグが専用の−/+ボタンを持つ色付きタイルになり、冷えた指でも押せる大きさです。色は慎重に選びましょう。どのカウンターでも「紹介」が常に紫なら、担当者は最初の週を過ぎるとラベルを読まなくなります。

現場での1日

実用的なシフトの手順は次のようなものです。

1. 出発前に、ルートのカウンターを開き、リセット済みか、前のシフトの合計がエクスポート済みかを確認します。
2. 接触のたびに、「接触」をタップし、続けて該当する支援のタグをタップします。新しい人なら「初回接触」もタップします。
3. フォローアップが必要なときは、そのイベントに短いメモを追加します。個人を特定できない内容にします。「身分証の再発行が必要、木曜に現場に来る予定」。
4. 拠点に戻ったら、履歴を見て明らかな間違いを確認し、−ステップで修正します。

スマートフォンを何度も取り出したくない担当者には、音量ボタンによるカウントが役立ちます。初期状態ではオフです。有効にすると、フォアグラウンドサービスを通じて、バックグラウンドでもロック画面でも音量キーでカウントを加算・減算でき、キーの割り当てを変えたり、キーごとにサウンドとバイブレーションを設定したりできます。−ステップ、+ステップ、停止のボタンが付いたロック画面の通知も別の手段です。この方法でカウントすると、一部の機種ではシステムの音量バーが表示されることがあります。

巡回路でのカウントに通信は必要ありません。アプリが通信するのは、任意の通知、更新の確認、地図タイルの取得のときだけです。

位置情報は計画のために、人を追跡するためではなく

各タグには位置情報を保存できます。GPSの位置、地図で選んだ地点、または入力した国・都市・場所です。アウトリーチでは、位置情報は個人ではなく現場に付けましょう。「接触 — 東側の地下道」というタグにその場所を付けておけば、誰かの移動を記録することなく、需要が集中している場所を計画担当者に伝えられます。

現場ごとに1つのカウンターを作ってカウンター単位で場所を管理し、タグには位置情報を付けないチームもあります。どちらの方法でも構いません。大切なのは、位置情報が何を意味するかを文書で決めておくことです。

「ロケーション」セクションをエクスポートする場合は、チーム外に共有する前に内容を確認してください。正確な座標の一覧表は、見た目以上に機密性が高いものです。

フォローアップにつながるメモ

メモは、アウトリーチのデータがアウトリーチの仕事に変わる場所です。タグには専用のメモがあり、個々のカウント記録にもメモを付けられます。週の終わりには、「すべてのメモ」画面がカウンターをまたいでメモを集め、並べ替えもできるので、チームリーダーは印の付いたものをすべて見渡せます。

シンプルな約束事で、このリストは行動につながるものになります。

• フォローアップのメモは目立つように「FU:」で始める。
• フォローアップを行う日や現場を書き添える。
• 完了したら「フォローアップ完了」のタグをタップし、メモにもその旨を書く。

写真も使えます。タグごとに最大6枚で、ブラシや文字を書き込める内蔵のエディターもあります。アウトリーチでは、壊れたシェルターの現場や物資の保管場所などに使い、本人の同意と団体の承認がない限り、人を撮ることは決してしないでください。

月次の成果報告

月次報告は、適切なセクションをエクスポートすることがほとんどです。

• 概要はタグごとの合計を目標と並べて示します。理事会向けの見やすい形です。
• イベントはタップ1回ごとに日時付きの行を出すので、日付で絞り込めます。
• メモは内部では役立ちますが、通常は外部向けの報告には含めません。
• ロケーションは任意で、先に内容を確認すべきです。

成果報告の元になる表計算シートにはCSVまたはExcelでエクスポートし、協力団体が表計算ソフトを開かずに読めるものを求めているなら、写真を埋め込んだHTMLレポートにします。ファイル名は、ルート、月、年のように一貫したルールで付けましょう。

助成期間に合わせてアウトリーチを報告するには？

助成期間が暦と一致することはめったにありません。すべてのカウントが正確な時刻付きで記録されているので、「イベント」のエクスポートを使えば、特別な日付にカウンターをリセットしなくても、たとえば助成団体の10月から3月までの年度など、任意の期間に絞り込めます。

年次報告では、年末の1回のエクスポートに頼るのではなく、12か月分の月次エクスポートを保管して合計しましょう。数字に疑問が出ても、どの月のものかを示せます。カウンターリストには「日付範囲」フィルターと6種類の並べ替えもあるので、報告をまとめるときに古いカウンターをすばやく見つけられます。

事業の約束に対する目標

多くのアウトリーチの助成金では、接触数や紹介数を約束します。その数字を、該当するタグまたはカウンターの目標として設定しましょう。目標に向けて「値に到達」で数え上げることも、「カウントダウン」で減らしていくこともできます。カウンター全体の目標に達したときはサウンドかバイブレーションの通知を選べ、タグの目標ではバイブレーションで知らせます（いずれも数え上げるときのみ）。

目標はペース配分にも役立ちます。年間の約束が1,200件の接触（例として挙げた数字です）で、5か月目に進捗バーが4分の1なら、何かを変える必要があることが早い段階でわかります。シフトを増やす、ルートを変える、あるいは助成団体と話す、といったことです。