Counter App
Compter les entrées d'un événement caritatif sur Android
À retenir
Une application de comptage des entrées pour un événement caritatif enregistre à l'entrée combien de personnes sont réellement venues, par type de billet. Dans Counter App — Tally & Clicker, un compteur par événement et par entrée contient des étiquettes pour les entrées payantes, VIP, sur invitation, bénévoles et achetées sur place ; un objectif de jauge peut verrouiller automatiquement le compteur, et l'export est ensuite rapproché des ventes de billets.
- Le comptage à l'entrée d'un événement caritatif doit enregistrer les entrées par type de billet : payant, VIP, invitation, bénévole et achat sur place.
- Counter App — Tally & Clicker compte les entrées, mais ne vend pas de billets et ne les contrôle pas auprès d'un système de vente.
- Une jauge fixée comme objectif du compteur, avec verrouillage automatique, fait refuser à Counter App tout nouvel appui jusqu'à ce que l'équipe de l'entrée le déverrouille délibérément.
- Les entrées horodatées de l'export « Événements » dessinent la courbe des arrivées d'un événement caritatif, par tranches de dix minutes.
Lors d'un événement caritatif, c'est à l'entrée que l'argent et la bonne volonté se rencontrent. Un invité de gala qui a patienté dix minutes dans une file glaciale arrive moins bien disposé au moment des enchères. Une course solidaire incapable de dire combien de coureurs ont réellement pris le départ a moins à raconter à ses partenaires. Et tôt ou tard, chaque trésorier pose la même question : combien de billets ont été vendus, et combien de personnes sont venues ?
Un compteur sur téléphone, à l'entrée, répond proprement à la seconde moitié de cette question. Cet article explique comment compter les entrées par type de billet avec Counter App sur Android, puis rapprocher le résultat de vos relevés de ventes.
Ce qu'il faut compter — et ce qu'il ne faut pas compter
Comptez les personnes qui passent la porte, par type de billet. C'est la mesure que personne d'autre ne relève. Votre plateforme de billetterie ou votre tableur sait déjà combien de billets ont été vendus ; ce qu'il ne peut pas vous dire, c'est combien de personnes sont venues, et à quelle heure.
Les étiquettes utiles pour une soirée de bienfaisance classique :
- Payant standard et Payant VIP, ou billets de table.
- Invitation — mécènes, intervenants, presse, artistes.
- Bénévoles / équipe — pour qu'ils ne gonflent pas le nombre d'invités.
- Sur place — billets achetés à l'entrée, si vous en vendez.
N'essayez pas de remplacer la billetterie par le compteur. Counter App est un outil de comptage : il n'encaisse aucun paiement et ne contrôle pas les billets par rapport à une liste. Vous pouvez enregistrer un QR code sur une étiquette en le scannant avec l'appareil photo au moment où vous créez ou modifiez cette étiquette, mais ce code désigne l'étiquette, pas un billet en particulier.
Mise en place
Créez un compteur par événement et par entrée : « Gala de printemps — Entrée principale ». Rangez-le dans une catégorie Événements caritatifs, avec un sous-niveau par année si vous organisez les mêmes événements tous les ans.
Ajoutez les étiquettes ci-dessus et donnez à chacune une couleur franche et bien distincte. Les bénévoles de l'entrée se relaient au cours de la soirée ; les couleurs résistent mieux aux relèves que les libellés. Gardez un pas de 1 pour les entrées individuelles. Pour une table de dix personnes qui arrivent ensemble, vous pouvez ajouter une étiquette « Arrivée de table » avec un pas de 10 : le comptage reste juste, sans dix appuis frénétiques.
Écrivez la règle de comptage dans la note de l'étiquette : « un appui par adulte qui entre ; enfants de moins de 12 ans non comptés », ou ce que votre événement exige.
Comment faire respecter la jauge de la salle à l'entrée ?
Les salles ont souvent une jauge imposée par la sécurité incendie, et certains événements caritatifs limitent volontairement le nombre de participants. Fixez ce plafond comme objectif du compteur. Vous pouvez ajouter une alerte sonore ou une vibration quand il est atteint et activer le verrouillage automatique : le compteur refuse alors tout nouvel appui jusqu'à ce que quelqu'un le déverrouille délibérément.
C'est cette pause qui est utile. Elle oblige l'équipe de l'entrée à s'arrêter et à parler au responsable de l'événement avant de laisser entrer qui que ce soit, au lieu de dépasser la limite sans s'en rendre compte.
Pour une course solidaire, la même fonction sert à limiter la taille des vagues de départ : donnez à chaque vague son propre compteur, avec son propre plafond.
À l'entrée
L'écran de comptage peut afficher les étiquettes en vue Simple, Liste ou Grille. Choisissez selon le rôle :
- Un bénévole, un type de billet — vue Simple, avec un seul compteur circulaire géant.
- Un bénévole, tous les types — vue Grille, avec une tuile colorée par étiquette.
- Le responsable qui vérifie les totaux — vue Liste, avec la valeur et l'objectif de chaque étiquette, ligne par ligne.
Un scénario simple à l'entrée : saluer, vérifier le billet ou le bracelet, toucher l'étiquette correspondante, sourire. Si un appui tombe sur la mauvaise étiquette, appuyez sur − sur celle-ci, puis touchez la bonne. Les deux actions sont enregistrées.
Verrouillez le compteur pendant les pauses. Le verrouillage bloque les appuis accidentels d'un téléphone glissé dans une poche ou posé sur une table.
Compter sans regarder l'écran
Les bénévoles de l'entrée ont souvent les mains pleines : bracelets, programmes, lampe de poche. Le comptage avec les boutons de volume leur permet de compter sans regarder l'écran. Il est désactivé par défaut. Une fois activé, les boutons de volume comptent en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage grâce à un service de premier plan ; les touches peuvent être réaffectées, et chacune a son propre son et sa propre vibration.
Une notification sur l'écran de verrouillage, avec des boutons moins, plus et « Arrêter », est également disponible. Certains appareils affichent malgré tout la barre de volume du système quand on appuie sur les touches : c'est sans conséquence, mais cela peut surprendre un bénévole la première fois, alors mentionnez-le pendant le briefing.
Des notes pour les questions qui viendront plus tard
Après l'événement, quelqu'un demandera pourquoi il y a eu plus d'invitations que prévu, ou si la file VIP était vraiment aussi longue. Les notes répondent à ces questions. Ajoutez une note à un événement de comptage dès qu'il se passe quelque chose d'inhabituel : « le mécène est venu avec 4 invités de plus, accord de Sam » ou « file bloquée au scanner de 19 h 10 à 19 h 25 ».
Après l'événement, l'écran « Toutes les notes » rassemble toutes les notes avec leur étiquette et leur heure, et permet de les trier. Cinq minutes suffisent pour tout lire, et le débriefing dispose alors d'éléments concrets.
Comment rapprocher les entrées des ventes de billets ?
Exportez le compteur en Excel (XLSX) ou en CSV avec les sections « Résumé » et « Événements ». Ensuite, dans un tableur :
- Reportez dans une colonne les billets vendus par type, d'après vos relevés de ventes.
- Reportez dans la colonne suivante les entrées par type, d'après le « Résumé ».
- Calculez la différence : ce sont les absents, ou des achats sur place supplémentaires si les entrées sont plus nombreuses.
- Vérifiez les invitations par rapport à la liste d'invités tenue par la personne qui les a accordées.
Si votre conseil d'administration apprécie un document agréable à lire, un rapport HTML avec photos intégrées — quelques clichés de la salle qui se remplit, par exemple — est souvent mieux reçu qu'un tableur.
Que dit la courbe des arrivées à l'équipe organisatrice ?
L'export « Événements » contient un horodatage pour chaque entrée, tout comme l'historique sur le téléphone. Regroupez les arrivées par tranches de dix minutes sur un graphique et vous verrez votre courbe des arrivées : quand l'entrée a été la plus chargée, et combien de temps le pic a duré.
Cette courbe oriente l'organisation de l'année suivante. Un pic marqué dans les vingt premières minutes plaide pour une deuxième file à l'ouverture des portes. Une courbe longue et plate montre que les invités arrivent au compte-gouttes : une seule file suffit, et le deuxième bénévole pourrait aider ailleurs. Le tableau de bord du téléphone donne un résumé plus rapide, avec un graphique d'activité en barres et un camembert par étiquette, pratique pour le point du responsable de l'événement en milieu de soirée.
Les petits événements demandent moins
Une soirée quiz de 60 personnes n'a pas besoin de quatre étiquettes ni d'un verrouillage de jauge. Un compteur, une étiquette « Entrées » et éventuellement une étiquette « Sur place », c'est largement suffisant. La routine est la même ; la mise en place prend trente secondes.
Ce qui compte encore à petite échelle, c'est d'exporter ensuite. Même le nombre d'entrées d'un petit événement a sa place dans le bilan annuel de vos collectes de fonds.
Photos
Une étiquette peut contenir jusqu'à six photos. Pour un événement caritatif, elles servent à garder une trace de l'installation de l'accueil, de la file d'attente au moment du pic (utile pour réclamer plus de monde à l'entrée) et de toute signalétique qui a dérouté les invités. L'éditeur photo intégré ajoute du texte et des traits de pinceau : vous pouvez annoter la photo d'un panneau peu clair avec ce qu'il aurait dû indiquer.
Conserver les données de l'an dernier
Ne supprimez pas le compteur de l'an dernier. Rangez-le plutôt dans une catégorie datée. Quand vous préparerez l'édition suivante, la recherche, le filtre par période et les six ordres de tri de la liste des compteurs le retrouveront en quelques secondes, et vous pourrez comparer la répartition des billets et les heures d'arrivée.
Faites une sauvegarde ZIP après chaque grand événement. Les comptages de l'entrée sont stockés sur le téléphone, sans compte et sans cloud Counter App : un téléphone perdu sans sauvegarde, c'est un historique perdu. Un compteur d'événement supprimé peut tout de même être restauré depuis la corbeille.
Briefer l'équipe de l'entrée
Un briefing de deux minutes avant l'ouverture des portes évite la plupart des problèmes. Remettez à chaque bénévole de l'entrée le téléphone avec le compteur déjà ouvert dans la bonne vue. Montrez-lui quelle tuile ou quelle ligne correspond à quelle couleur de bracelet, faites ensemble un appui d'essai et une correction, puis réinitialisez cette étiquette pour que le comptage parte de zéro. Expliquez-lui quoi faire quand l'alerte de jauge retentit : arrêter les entrées et aller chercher le responsable de l'événement. Signalez le bouton de verrouillage pour les pauses. Enfin, demandez-lui d'ajouter une note pour tout ce qui lui semble inhabituel, car ses souvenirs de la soirée se seront estompés au moment du débriefing.
Si l'événement dure longtemps, prévoyez aussi la relève. Le bénévole qui arrive lit les totaux en cours avant de prendre le téléphone, pour que les deux personnes s'accordent sur le chiffre au moment du changement.
La liste de contrôle du lendemain matin
- Exportez « Résumé » et « Événements » en Excel et enregistrez le fichier dans le dossier de l'événement.
- Faites une sauvegarde ZIP qui inclut la catégorie de l'événement.
- Parcourez l'écran « Toutes les notes » et reportez tout ce qui est important dans le débriefing.
- Comparez les entrées et les ventes, par type de billet.
- Notez une amélioration pour l'an prochain tant que tout est encore frais.
Gardez cette liste dans le modèle de plan de l'événement lui-même : la personne qui tiendra l'entrée l'an prochain héritera de la routine en même temps que des compteurs, au lieu de devoir tout redécouvrir.
À lire aussi
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- Compter les articles d'une collecte de dons
- Enregistrer les heures de bénévolat
Le comptage à l'entrée est l'une des données les moins coûteuses qu'un événement caritatif puisse recueillir, et l'une des plus utiles par la suite. Donnez aux bénévoles de l'entrée un téléphone et quelques boutons de couleur, et vous l'aurez. Les équipes d'accueil peuvent utiliser Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood, sur Android 12 ou version ultérieure ; l'application se télécharge gratuitement, sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel ou un achat à vie. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Counter App vend-il ou contrôle-t-il les billets ?
Non. Il compte les entrées. Vous pouvez enregistrer un QR code sur une étiquette en le scannant au moment où vous créez ou modifiez cette étiquette, mais l'application ne vérifie pas les billets auprès d'un système de vente.
Un bénévole à l'entrée peut-il compter les invités sans regarder l'écran ?
Oui. Une fois le comptage avec les boutons de volume activé, chaque pression sur une touche latérale compte un invité de plus sur l'étiquette active, même depuis l'écran de verrouillage.
Un compteur d'entrées peut-il faire respecter une jauge ?
Oui. Fixez la jauge comme objectif du compteur, avec une alerte sonore ou une vibration facultative et un verrouillage automatique quand elle est atteinte. Une étiquette peut aussi avoir son propre objectif, mais elle se contente alors de vibrer quand il est atteint.
Et si un bénévole à l'entrée touche deux fois ?
Appuyez sur le bouton moins de cette étiquette. L'appui en trop et la correction apparaissent tous les deux dans l'historique, avec leur heure.
Que contient l'export du comptage à l'entrée ?
Un fichier CSV, Excel (XLSX) ou HTML avec les sections que vous cochez : « Résumé » pour les entrées par type de billet, « Événements » pour les arrivées horodatées, ainsi que « Notes » et « Emplacements ».
Faut-il compter les bénévoles et l'équipe avec les invités ?
Comptez-les sur une étiquette distincte « Bénévoles / équipe ». Les chiffres des invités restent ainsi propres pour le bilan destiné aux mécènes, et toutes les personnes qui ont passé la porte sont tout de même enregistrées.
