Counter App
L'inventaire d'une banque alimentaire sur Android
À retenir
Une application d'inventaire pour banque alimentaire sur Android doit rendre le comptage des entrées, des distributions et du stock assez rapide pour des bénévoles. Avec Counter App — Tally & Clicker, une épicerie solidaire tient des compteurs pour les dons par provenance, les foyers accueillis et le stock disponible, fixe ses dotations comme objectifs, et exporte chaque mois ses totaux en CSV ou en Excel pour les rapports au réseau.
- Le comptage d'une banque alimentaire doit partir du rapport mensuel au réseau : tout ce que demande le formulaire devient un compteur ou une étiquette.
- Counter App — Tally & Clicker peut suivre les entrées d'une banque alimentaire par provenance, en kilos, avec un pas de 10 pour la saisie rapide et un pas de 1 pour le reste.
- Dans une épicerie solidaire, les niveaux de dotation peuvent devenir des objectifs Counter App : on compte en montant jusqu'à la dotation, ou en descendant à partir d'elle après l'avoir saisie avec « Définir la valeur » ; si la dotation est l'objectif du compteur lui-même, un verrouillage automatique facultatif peut l'accompagner.
- Counter App est un outil de comptage pour les banques alimentaires, pas un logiciel de gestion d'entrepôt : il ne gère ni les dates de péremption, ni les lots, ni les commandes.
Les petites banques alimentaires et épiceries solidaires fonctionnent avec du temps donné, des locaux prêtés et beaucoup d'improvisation. L'inventaire est souvent le premier à déraper : quelqu'un note les entrées sur un tableau blanc, quelqu'un d'autre tient les distributions dans un carnet, et le rapport mensuel au réseau finit en estimation. Un comptage sur téléphone ne remplace pas un logiciel d'entrepôt, mais pour beaucoup de structures, c'est l'étape entre « à peu près » et « nous pouvons vous le montrer ».
Cet article décrit une configuration de comptage pratique pour les entrées, les distributions et les niveaux de dotation avec Counter App sur Android, avec des exports exploitables par votre réseau de banques alimentaires ou vos financeurs.
Que doit compter une banque alimentaire en premier ?
Regardez le rapport que vous envoyez chaque mois avant de créer le moindre compteur. La plupart des réseaux de banques alimentaires et des financeurs demandent une combinaison de :
- Kilos ou articles reçus, souvent ventilés par provenance (ramasse en grande surface, collectes, achats).
- Foyers, personnes, seniors et enfants accueillis.
- Distributions ou jours d'ouverture assurés.
- Heures de bénévolat.
Tout ce qui figure sur ce formulaire devient un compteur ou une étiquette. Le reste est facultatif. Une structure qui déclare des kilos reçus doit compter en kilos : convertir des cartons en kilos en fin de mois est source d'erreurs.
Une organisation des compteurs qui fonctionne
Une organisation que beaucoup d'épiceries solidaires peuvent adapter :
- Dons reçus (kg) — une étiquette par provenance : collecte, ramasse en grande surface, achats, dons de particuliers.
- Distribution du samedi (et un compteur pour chaque jour de distribution habituel) — des étiquettes par type de foyer, comme familles, seniors, personnes seules, livraison à domicile et première visite.
- Stock disponible — des étiquettes pour les catégories essentielles : légumes en conserve, protéines, féculents, produits pour bébé, hygiène.
Rangez-les dans une catégorie Épicerie solidaire et épinglez-la pour qu'elle soit toujours en haut de la liste. La liste des compteurs peut basculer entre vue Liste et vue Grille, et propose une recherche et un filtre par période, ce qui aide quand vous avez un compteur par date de distribution.
La routine quotidienne des entrées
Les entrées fonctionnent mieux avec une personne et un téléphone à la balance.
- Pesez la livraison ou le carton.
- Ouvrez Dons reçus (kg) et touchez l'étiquette de la provenance.
- Utilisez les pas pour aller plus vite : une étiquette avec un pas de 10 ajoute 10 kg par appui, et une seconde étiquette pour la même provenance, avec un pas de 1, gère le reste.
- Ajoutez une note à l'événement pour tout ce qui sort de l'ordinaire : « surgelés, mis directement au congélateur 2 », ou un gros donateur ponctuel.
La vue Liste est confortable pour les entrées, car vous voyez chaque provenance avec son total et son objectif. Chaque appui est enregistré dans l'historique avec l'heure, les valeurs avant et après et l'étiquette : si une livraison de 40 kg a été saisie comme 400, l'historique montre exactement où corriger avec le bouton moins.
Le jour de distribution
Le jour de distribution, placez un téléphone à l'accueil ou à la sortie. Ouvrez le compteur de distribution du jour en vue Grille : chaque type de foyer est une grande tuile colorée. Les bénévoles touchent une fois par foyer, et touchent en plus Première visite pour les nouveaux foyers si votre réseau demande ce chiffre.
Pour le nombre de personnes accueillies, certaines épiceries ajoutent des étiquettes pour les adultes et les enfants et touchent une fois par personne. Gardez une règle simple, imprimée sur la table, car la cohérence compte plus que le détail.
Si le téléphone reste dans une poche entre deux foyers, le comptage avec les boutons de volume peut être activé dans les paramètres. Il fonctionne en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage, les touches peuvent être réaffectées, et chacune a son propre son et sa propre vibration. La fonction est désactivée au départ, et sur certains téléphones la barre de volume du système apparaît malgré tout.
À la fermeture, verrouillez le compteur pour que personne n'ajoute de comptages parasites pendant le rangement.
Comment fixer des niveaux de dotation dans une application de comptage ?
Le niveau de dotation est la quantité d'une catégorie que vous voulez avoir en stock avant la prochaine distribution. Counter App peut l'exprimer avec des objectifs. Deux approches fonctionnent :
- Compter en montant jusqu'à la dotation. L'étiquette de stock compte les articles à mesure qu'ils sont rangés, avec la dotation pour objectif. La barre de progression montre à quel point chaque catégorie est proche du plein.
- Compter en descendant à partir de la dotation. Saisissez la dotation comme valeur de départ avec « Définir la valeur » et choisissez « Compte à rebours » comme direction de l'objectif. Chaque article distribué en retire un, et l'étiquette montre ce qui reste avant de devoir réapprovisionner.
Une étiquette qui atteint son objectif en montant fait vibrer le téléphone. Si la dotation est l'objectif du compteur lui-même, vous pouvez y ajouter une alerte sonore ou une vibration, et le compteur peut alors se réinitialiser ou se verrouiller automatiquement : une fois le plein atteint, il n'accepte plus d'appuis jusqu'à ce que quelqu'un le déverrouille délibérément. En compte à rebours, aucune alerte ne se déclenche : c'est la valeur qui arrive à zéro et la barre de progression qui signalent qu'il faut réapprovisionner.
Des QR codes aux postes de tri
Lors d'une grosse arrivée ou du tri d'une collecte, imprimez une étiquette QR pour chaque poste ou étagère et enregistrez le code sur l'étiquette correspondante de l'application, en le scannant avec l'appareil photo. Le code relie chaque poste à la bonne catégorie, et les bénévoles peuvent vérifier qu'ils comptent au bon endroit. Si l'appareil photo peine dans une réserve sombre, le code peut être saisi à la main.
Gardez des codes courts et lisibles, comme « PROT » ou « BEBE », pour qu'ils se saisissent vite. L'application enregistre et lit le code ; elle ne consulte aucune base de données de produits.
Comment plusieurs sites regroupent-ils leurs comptages ?
Une banque alimentaire avec un entrepôt principal et des antennes peut donner à chaque site son propre téléphone et des compteurs identiques. Il n'y a pas de synchronisation en direct : regroupez donc les chiffres de l'une de ces deux façons :
- Chaque site exporte en CSV ou en Excel en fin de mois, et le coordinateur les additionne dans un tableur.
- Chaque site envoie une sauvegarde ZIP, et le coordinateur les importe sur un seul téléphone. L'aperçu de l'importation montre le contenu du fichier, et les doublons peuvent être remplacés, copiés ou ignorés.
Après une importation, les six ordres de tri et la recherche de la liste des compteurs permettent d'aligner facilement les compteurs par nom ou par date. Utilisez les mêmes noms d'étiquettes sur tous les sites pour que les colonnes correspondent.
Exporter pour les rapports au réseau
En fin de mois, exportez chaque compteur en CSV, en Excel (XLSX) ou sous forme de rapport HTML avec photos intégrées, en ne choisissant que les sections demandées par le formulaire du réseau.
- Résumé donne les totaux par étiquette — kilos par provenance, foyers par type —, qui correspondent directement à la plupart des formulaires de réseau.
- Événements donne une ligne datée par comptage, pour découper les données selon une période de rapport exacte.
- Notes aide à expliquer les pics, comme une collecte de fin d'année.
Gardez les fichiers mensuels ensemble. Quand un financeur demande comment un chiffre a été obtenu, vous pouvez montrer le fichier et, si besoin, les lignes d'événements qui le sous-tendent.
Les catégories saisonnières
Les épiceries solidaires mènent souvent des programmes saisonniers en parallèle du calendrier habituel : colis de fin d'année, kits de rentrée, collecte de manteaux d'hiver, repas d'été pour les enfants. Donnez à chacun sa propre branche dans l'arborescence des catégories, avec ses propres compteurs, plutôt que d'ajouter des étiquettes temporaires à vos compteurs habituels.
Les totaux de l'année restent ainsi propres. Quand la saison se termine, désépinglez la catégorie ; quand elle revient l'année suivante, épinglez-la de nouveau et créez de nouveaux compteurs pour les nouvelles dates. Les catégories peuvent être réordonnées et colorées : un programme saisonnier peut ainsi se distinguer visuellement.
Sauvegardez
Les comptages de l'épicerie sont stockés sur le téléphone, sans compte et sans cloud Counter App, ce qui convient à la confidentialité mais fait du téléphone un point de défaillance unique. Faites une sauvegarde ZIP une fois par mois, après l'export. Vous choisissez les compteurs et catégories à inclure, et si les photos doivent être compressées pour gagner de la place. Rangez le ZIP là où votre structure conserve ses archives.
Un compteur supprimé peut être récupéré dans la corbeille, et les catégories ont leur propre corbeille. Cela couvre l'accident le plus courant : un bénévole qui range la liste avec un peu trop d'enthousiasme.
Un inventaire mensuel en moins d'une heure
Les comptages courants dérivent avec le temps : un carton abîmé part à la poubelle sans appui, un don est rangé avant d'être pesé. Un court inventaire mensuel corrige cette dérive. Créez un compteur nommé d'après la date de l'inventaire, avec une étiquette par section d'étagère, et faites parcourir la réserve à deux bénévoles ensemble, l'un qui compte et l'autre qui touche l'écran. La vue Grille convient bien à un parcours étagère par étagère, car chaque section est une tuile.
Comparez les totaux de l'inventaire avec votre compteur courant Stock disponible. Là où ils diffèrent, fiez-vous au comptage physique, ajustez le compteur courant avec les boutons moins ou plus, et ajoutez une note qui explique la correction. Au fil des mois, les notes révèlent d'où vient la dérive, ce qui est généralement plus utile que la correction elle-même.
Conservez chaque compteur d'inventaire au lieu de le réutiliser. Une série d'inventaires datés dans la catégorie Épicerie solidaire vous donne une trace simple et honnête de ce qui était sur les étagères tout au long de l'année, et le tableau de bord de chacun montre la répartition d'un coup d'œil.
Effet secondaire utile des inventaires datés : les nouveaux bénévoles apprennent vite l'agencement de la réserve, car les étiquettes reflètent les étagères devant lesquelles ils passent.
À lire aussi
- Compter les articles d'une collecte de dons
- Enregistrer les heures de bénévolat par créneau
- Suivre les services rendus en maraude
Les bons chiffres d'une banque alimentaire viennent d'un comptage fait quand la nourriture bouge, pas d'une reconstitution après coup. Un téléphone partagé, des catégories codées par couleur et un export mensuel couvrent l'essentiel des besoins d'une petite structure. Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood, est une application pour Android 12 et versions ultérieures gratuite à télécharger et sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel ou un achat à vie. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Les bénévoles peuvent-ils compter sans internet dans l'entrepôt ?
Oui. Le comptage des entrées et des distributions fonctionne dans un entrepôt sans réseau ; internet ne sert qu'aux notifications facultatives, à la recherche de mises à jour et aux fonds de carte.
Une épicerie solidaire peut-elle fixer un niveau de stock minimum par catégorie ?
Vous pouvez régler un objectif sur n'importe quelle étiquette : le téléphone vibre quand il est atteint en montant. Pour un stock qui descend, saisissez la quantité de départ avec « Définir la valeur » et choisissez « Compte à rebours » ; rien ne sonne alors, mais l'étiquette montre ce qui reste.
Dans quels formats une banque alimentaire peut-elle exporter ses comptages mensuels ?
Un compteur s'exporte en CSV, en Excel (XLSX) ou sous forme de rapport HTML avec photos, avec « Résumé », « Événements », « Notes » et « Emplacements » comme sections au choix.
Plusieurs sites peuvent-ils voir les mêmes chiffres en direct ?
Non. Il n'y a pas de synchronisation en direct entre téléphones. Chaque site exporte ses propres comptages, ou envoie une sauvegarde ZIP qu'un autre téléphone importe.
Counter App est-il un logiciel complet de gestion d'entrepôt ?
Non. C'est un outil de comptage. Il enregistre les comptages, les notes, les photos et les emplacements et les exporte, mais il ne gère ni les dates de péremption, ni les lots, ni les commandes.
Une épicerie solidaire doit-elle compter les entrées en cartons ou en kilos ?
Comptez dans l'unité demandée par le rapport au réseau. Si le formulaire demande les kilos reçus, comptez les kilos à la balance plutôt que de convertir des cartons en fin de mois.
À quelle fréquence une petite banque alimentaire doit-elle faire un inventaire physique ?
Un court inventaire mensuel, avec une étiquette par section d'étagère, corrige la dérive du compteur de stock courant ; gardez chaque compteur d'inventaire daté comme archive.
