寄付キャンペーンで寄付品を数える

カウンターの設定

仕分けステーションごとに1つのカウンターを作ります。1人がすべてを記録するなら、キャンペーン全体で1つでも構いません。3人以上が同時に数えるなら、各スマートフォンがそれぞれのテーブルに置いておけるステーション単位のカウンターのほうが適しています。

カウンターには日付入りのわかりやすい名前（「11月コート寄付 — ステーション1」）、色、コードバッジ用の短いイニシャルを付けます。キャンペーン用のカテゴリーに入れ、全般の「コート寄付」や「寄付」カテゴリーの下に置きます。カテゴリーは3階層まで作れるので、毎年開催するなら「コート寄付 > 2026 > ステーション1」も可能です。

カウンターは前日の夜に作っておきましょう。当日は誰にも入力する時間がありません。

色とステップを付けた品目タグ

各ステーションのカウンターの中に、品目の種類ごとに1つのタグを追加します。各タグには専用の色、値、ステップ、目標があります。

ステップは単位に合わせます。寄付品が缶詰12個入りの箱で届き、箱単位で数えて缶の数で報告するなら、そのタグのステップを12にします。ステップは1〜100の範囲です。ばらの缶用にステップ1の別のタグを用意しておけば、誰も数字をごまかす必要がありません。

協力団体から特定の数量を頼まれているときは、目標が役立ちます。シェルターから子ども用コート150着（例として挙げた数字です）を頼まれているなら、そのタグに150を設定します。進捗バーで目標までの距離がわかり、達した瞬間にはバイブレーションで知らせてくれます。タグを「カウントダウン」にして、残りの数を減らしていくこともできます。開始値は「カウンター値を設定」で入力します。「残り38」という表示のほうがやる気が出るボランティアもいます。

箱に貼るQRラベル

タグには、その箱用のバーコードまたはQRコードを1つ保存できます。箱やテーブルごとにQRラベルを印刷し、同じコードを対応するタグに保存しておけば、ボランティアはカメラでラベルをスキャンして該当するタグに移動できます。ラベルが濡れたり破れたりしたら、コードを手入力できます。

これは、大人用コートと子ども用コートのように似た区分が隣り合う大規模なキャンペーンや、日中にテーブルの配置を変えるときに特に役立ちます。ラベルは箱と一緒に移動するので、カウントも一緒に移動します。

ラベルのコードは「COAT-AD」や「TOIL」のように、シンプルで人が読める形にしておきましょう。暗い場所でカメラがうまく読み取れないときも、ボランティアがすばやく入力できます。

ステーションでの作業

カウント画面には3種類のタグ表示があります。仕分けテーブルで選ぶべきなのはグリッド表示です。品目の種類ごとに、専用の−/+ボタン、値、目標のパーセンテージを持つ大きな色付きタイルになります。

ステーションの手順は次のとおりです。

1. 仕分け担当者が品物を箱に入れ、該当するタイルをタップします。
2. 間違ったタイルをタップしたら、そのタイルの−を押してから正しいタイルをタップします。
3. 30分ごとに、ステーションリーダーが合計をざっと見て妥当かどうか確認します。
4. シフトの終わりに、リーダーがカウンターをロックして、不要なタップが加わらないようにします。

カウント音とバイブレーション（13種類のサウンド、8種類のバイブレーション）が、画面を見なくてもタップを確認してくれます。いつも両手がふさがっているボランティアには、設定で音量ボタンによるカウントを有効にできます。音量キーでバックグラウンドでも、ロック画面でもカウントできます。キーを押すとシステムの音量バーが表示される機種もあります。

記録としての写真

1つのタグに最大6枚の写真を保存でき、寄付品をはっきり示すには十分です。数字では伝えにくいものに使いましょう。

• 1日の終わりの品物がそろったテーブル。ニュースレターやSNS投稿用に。
• 除外した破損品や不適切な品物。短い注記を添えて。
• 協力団体の引き取りを待つパレット。引き渡しの証拠として。

フォトエディターにはブラシ、文字、6色、4種類のフォント、回転があるので、汚れを丸で囲んだり、「使用不可 — カビ」と画像に直接書き込んだりできます。

写真の記録を見直す

キャンペーンの後、すべての写真のギャラリーには、カウンターをまたいだすべての写真がタグのラベルと日付付きで表示されます。感謝のメッセージに使う画像を選んだり、除外した品物が処分前に撮影されているかを確認したりするのに手早い方法です。

毎年同じキャンペーンを行うなら、これらの写真はイベントがどう成長したかを示す視覚的な記録になります。エクスポートした合計と組み合わせれば、シンプルな前年比較の物語の始まりになります。

複数の受付場所のカウントをまとめるには？

寄付品が複数の場所（教会のホール、学校、スーパーの入口）に届く場合、各拠点にそれぞれのスマートフォンとカウンターがあります。スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、結果は後から次の2つの方法のどちらかでまとめます。

• エクスポートして合計する。各拠点がCSVまたはExcelにエクスポートし、コーディネーターが表計算ソフトで合計を足します。シンプルで、各拠点のファイルはそのまま残ります。
• バックアップしてインポートする。各拠点がカウンターのバックアップZIPを作り、コーディネーターがそれらを1台のスマートフォンにインポートします。インポートではまずプレビューが表示され、すでに存在するカウンターは置換、コピー、スキップのいずれかを選べます。

拠点間で同じタグ名を使うことを、事前に取り決めておきましょう。「子どもコート」と「キッズコート」は表計算ソフトできれいに揃いません。

寄付者への感謝状と物品寄付の受領書にはどのエクスポートが適していますか？

エクスポートはCSV、Excel（XLSX）、または写真を埋め込んだHTMLレポートの形式で出力できます。読み手に必要なセクション（「概要」「イベント」「メモ」「ロケーション」）にチェックを入れます。

• 寄付者や協力団体への感謝状には、「概要」と数枚の写真を入れたHTMLレポートが、表計算ソフトの知識なしでも読みやすいです。
• 内部の記録には、「概要」と「イベント」を入れたExcelで、合計とカウント1回ごとの日時付きの行が得られます。
• 物品寄付の受領書には、品目の種類ごとの合計をエクスポートし、団体独自の評価ルールを表計算ソフトで適用します。アプリは数えるだけで、寄付品の評価はしません。