Androidスマートフォンでフードバンクの在庫を数える

うまく機能するカウンターの構成

多くのパントリーが応用できる構成です。

• 受け入れ寄付（lb） — 寄付元ごとのタグ：フードドライブ、小売店からの食品レスキュー、購入、個人の持ち込み。
• 土曜配布（定例の配布日ごとに1つ） — 家族、高齢者、単身、宅配、初来所といった世帯の種類のタグ。
• 手元在庫 — 主要な区分のタグ：野菜の缶詰、たんぱく質、穀物、ベビー用品、衛生用品。

これらを「フードパントリー」カテゴリーに入れ、ピン留めして常にリストの一番上に表示しておきます。カウンターリストはリスト表示とグリッド表示を切り替えられ、検索ボックスと「日付範囲」フィルターもあるので、配布日ごとに1つのカウンターを作っているときに役立ちます。

毎日の受け入れの手順

受け入れは、はかりのところに1人と1台のスマートフォンを置くのが最もうまくいきます。

1. 配達品または箱の重さを量ります。
2. 受け入れ寄付（lb）を開き、寄付元のタグをタップします。
3. ステップで作業を速めます。ステップ10のタグは1タップで10lb加算し、同じ寄付元のステップ1のタグで端数を入れます。
4. 変わったことがあればイベントにメモを付けます。「冷凍品、そのまま冷凍庫2へ」や、大口の一回限りの寄付者など。

受け入れにはリスト表示が快適です。すべての寄付元の合計と目標が見えるからです。各タップは履歴に時刻、変更前後の値、タグとともに記録されるので、40lbの配達を400と入力してしまっても、どこを−ステップで直せばよいかが履歴で正確にわかります。

配布日

配布日には、受付か出口にスマートフォンを置きます。その日の配布カウンターをグリッド表示で開くと、世帯の種類ごとに大きな色付きタイルが並びます。ボランティアは世帯ごとに1回タップし、ネットワークがその数字を求めるなら、新しい世帯には追加でFirst visitをタップします。

支援した人数については、大人と子どものタグを追加して1人ごとにタップするパントリーもあります。一貫性は細かさより大切なので、ルールはシンプルにして印刷し、テーブルに置いておきましょう。

世帯と世帯の間にスマートフォンをポケットに入れておくなら、設定で音量ボタンによるカウントをオンにできます。バックグラウンドでもロック画面でも動き、キーの割り当てを変えられ、キーごとに専用のサウンドとバイブレーションを設定できます。この機能は初期状態ではオフで、一部の機種ではシステムの音量バーが表示されます。

閉所時にはカウンターをロックして、片付けの間に誰かが不要なカウントを加えないようにします。

カウンターアプリで基準在庫を設定するには？

基準在庫とは、次の配布までに手元に置いておきたい各区分の量です。Counter Appではこれを目標で表せます。2つの方法があります。

• 基準まで数え上げる。在庫のタグで棚に並べた品物を数え、基準を目標にします。進捗バーで各区分がどれだけ満たされているかがわかります。
• 基準から減らしていく。タグを「カウントダウン」にし、「カウンター値を設定」で基準在庫を開始値として入力します。配った品物ごとに1つ減り、補充が必要になるまでの残りがタグに表示されます。

数え上げてタグの目標に達すると、バイブレーションで知らせます。カウンター全体の目標にはサウンドかバイブレーションの通知を付けられ、達した時点でカウンターを「自動リセット」または「自動ロック」することもできます。減らしていくときには通知は鳴りません。自動ロックは、数え上げるカウンター全体の目標で、合計が決めた量に達したら誰かが意図的にロックを解除するまでタップを受け付けなくしたいときに便利です。

仕分けステーションのQRコード

大量の受け入れやフードドライブの仕分けの際は、ステーションや棚ごとにQRラベルを印刷し、対応するタグにコードを保存します。ボランティアはスクロールする代わりにスキャンして該当する区分に移動できます。薄暗い倉庫でカメラがうまく読み取れないときは、コードを手入力できます。

コードは「PROT」や「BABY」のように短く読みやすくして、入力が速く済むようにします。アプリはコードを保存して認識するだけで、商品データベースを検索することはありません。

複数のパントリー拠点のカウントをまとめるには？

中央倉庫と衛星パントリーを持つフードバンクでは、各拠点にそれぞれのスマートフォンと同じ構成のカウンターを渡せます。リアルタイム同期はないので、数字は次の2つの方法のどちらかでまとめます。

• 各拠点が月末にCSVまたはExcelでエクスポートし、コーディネーターが表計算ソフトで合計します。
• 各拠点がバックアップZIPを送り、コーディネーターがそれらを1台のスマートフォンにインポートします。インポートのプレビューでファイルの内容が表示され、重複は置換、コピー、スキップで処理できます。

インポート後は、カウンターリストの6種類の並べ替えと検索で、名前や日付でカウンターを揃えやすくなります。列が一致するよう、すべての拠点で同じタグ名を使いましょう。

ネットワーク報告用のエクスポート

月末に、各カウンターをCSV、Excel（XLSX）、または写真を埋め込んだHTMLレポートにエクスポートし、ネットワークの書式に必要なセクションだけを選びます。

• 概要はタグごとの合計（寄付元ごとのポンド数、種類ごとの世帯数）を出し、ほとんどのネットワーク書式にそのまま対応します。
• イベントはカウントごとに日付付きの行を出すので、正確な報告期間でデータを切り出せます。
• メモは、年末年始のフードドライブのような急増を説明するときに役立ちます。

月ごとのファイルはまとめて保管しましょう。助成団体から数字の出し方を尋ねられたら、ファイルを示し、必要なら背後にあるイベントの行まで見せられます。

季節ごとのカテゴリー

パントリーは定例のスケジュールと並行して、季節限定のプログラムをよく運営します。年末年始の食料セット、新学期の学用品セット、冬のコート寄付、子どもへの夏の食事提供などです。定例のカウンターに一時的なタグを追加するのではなく、それぞれにカテゴリーツリーの専用の枝と専用のカウンターを与えましょう。

こうすれば年間を通じた合計がきれいに保たれます。季節が終わったらカテゴリーのピン留めを外し、翌年戻ってきたら再びピン留めして、新しい日付で新しいカウンターを作ります。カテゴリーは並べ替えと色付けができるので、季節限定のプログラムを見た目で区別できます。

バックアップを取る

パントリーのカウントはスマートフォン本体に保存され、アカウントもCounter Appのクラウドもありません。プライバシーには向いていますが、スマートフォンが単一障害点になります。エクスポートの後、月に1回バックアップZIPを作りましょう。含めるカウンターとカテゴリーを選び、容量を節約するために写真を圧縮するかどうかも選べます。ZIPは団体が記録を保管している場所に保存します。

削除したカウンターはゴミ箱から戻せ、カテゴリーには専用のゴミ箱があります。これで最もよくある事故、つまりボランティアが少し張り切りすぎてリストを整理してしまう場合に対応できます。