Android向けチャリティイベントの入場者カウンター

準備する

イベントと入口ごとに1つのカウンターを作ります。「春のガラ — 正面入口」のように。「チャリティイベント」カテゴリーに入れ、同じイベントを毎年開催するなら年ごとのサブカテゴリーを作ります。

上記のタグを追加し、それぞれにはっきり区別できる色を付けます。入口のボランティアは夜の間に交代しますが、色はラベルよりも引き継ぎに強いものです。1人ずつの入場ならステップは1のままにします。10人のテーブルがまとめて到着する場合に備えて、ステップ10の「テーブル到着」タグを追加するチームもあります。慌てて10回タップしなくても、カウントを正確に保てます。

カウントのルールはタグのメモに書いておきます。「入口を通る大人1人につき1タップ、12歳未満の子どもは数えない」など、イベントに合わせた内容にします。

入口で会場の収容人数の上限を守らせるには？

会場には消防法上の上限があることが多く、チャリティイベントの中には意図的に人数を制限するものもあります。上限をカウンターの目標として設定しましょう。達したときにサウンドかバイブレーションの通知を付け、「自動ロック」をオンにしておけば、誰かが意図的にロックを解除するまでカウンターはタップを受け付けません。

この一時停止こそが役に立つ部分です。気づかないうちに上限を超えてしまうのではなく、入口チームは次の人を入れる前に立ち止まってイベント責任者と話すことになります。

ファンランなら、同じ機能がスタートウェーブの人数制限に使えます。ウェーブごとに専用のカウンターと上限を用意します。

入口で

カウント画面では、タグをシングル、リスト、グリッドのいずれかの表示で見られます。役割に合わせて選びます。

• ボランティア1人、チケット種別1つ — シングル表示。大きな円形カウンターが1つ。
• ボランティア1人、全種別 — グリッド表示。タグごとに色付きのタイル。
• 責任者が合計を確認 — リスト表示。各タグの値と目標が行で並びます。

入口の手順はシンプルです。挨拶し、チケットかリストバンドを確認し、該当するタグをタップし、笑顔で迎える。違うタグをタップしてしまったら、そこで−を押して正しいタグをタップします。どちらの操作も記録されます。

休憩中はカウンターをロックします。ロックしておけば、ポケットやテーブルの上のスマートフォンで誤タップが起きるのを防げます。

ハンズフリーでカウントする

入口のボランティアは、リストバンド、プログラム、懐中電灯で手がいっぱいになりがちです。音量ボタンによるカウントなら、画面を見ずに数えられます。この機能は初期状態ではオフです。オンにすると、フォアグラウンドサービスを通じてバックグラウンドでもロック画面でも音量キーでカウントでき、キーの割り当てを変更でき、キーごとに専用のサウンドとバイブレーションを設定できます。

−ステップ、+ステップ、停止のボタンが付いたロック画面の通知も使えます。一部の機種ではキーを押したときにシステムの音量バーが表示されますが、害はありません。ただ、初めてのボランティアは驚くかもしれないので、事前説明で伝えておきましょう。

後で聞かれることのためのメモ

イベントの後で誰かが必ず聞きます。なぜ招待者の数が予想より多かったのか、VIPの行列は本当にあれほど長かったのか。メモがその答えになります。何か変わったことがあったら、カウント記録にメモを付けます。「スポンサーが追加で4名を同伴、Samが承認」や「スキャナーの行列が19:10〜19:25に詰まった」など。

イベント後には、「すべてのメモ」画面にすべてのメモがタグと時刻付きで集まり、並べ替えもできます。読み通すのに5分とかからず、振り返りに実のある材料を与えてくれます。

入場者数をチケット販売と照合するには？

カウンターを「概要」と「イベント」のセクション付きでExcel（XLSX）かCSVにエクスポートします。次に表計算ソフトで次のようにします。

1. 販売記録から、種別ごとの販売枚数を1つの列に入れます。
2. 「概要」から、種別ごとの入場者数を隣の列に入れます。
3. 差を計算します。来なかった人の数か、入場者数のほうが多ければ追加の当日券です。
4. 招待者を、承認した人が管理している招待リストと照合します。

理事会が読みやすい資料を好むなら、写真を埋め込んだHTMLレポートのほうが表計算シートより歓迎されることが多いでしょう。たとえば会場が埋まっていく様子の写真を数枚入れるといった具合です。

来場カーブはイベントチームに何を教えてくれる？

「イベント」エクスポートにはすべての入場に時刻が付いており、スマートフォン上の履歴も同じです。来場を10分ごとに集計してグラフにすれば、来場カーブが見えてきます。入口が最も混んだのはいつで、ピークがどれだけ続いたか。

このカーブが翌年の計画を形づくります。最初の20分に鋭いピークがあるなら、開場時に2つ目の入口レーンを設ける根拠になります。長く平らなカーブなら来場者は少しずつ入ってくるので、レーンは1つで足り、2人目のボランティアは別の仕事に回せます。スマートフォンのダッシュボードには、アクティビティの棒グラフとタグ別の円グラフによる手早い概要が表示され、イベント責任者が夕方の途中で確認するのに便利です。

昨年のデータを残す

昨年のカウンターは削除しないでください。代わりに日付付きのカテゴリーに保管しておきます。翌年のイベントを計画するとき、カウンターリストの検索、「日付範囲」フィルター、6種類の並べ替えで数秒で呼び戻せ、チケットの構成や来場時刻を比べられます。

大きなイベントのたびにバックアップZIPを作りましょう。入口のカウントはスマートフォン本体に保存され、アカウントもCounter Appのクラウドもないため、バックアップのないままスマートフォンをなくせば履歴も失われます。削除してしまったイベントのカウンターはゴミ箱から戻せます。