Counter App
Sachspenden bei einer Spendenaktion zählen
Das Wichtigste in Kürze
Um Sachspenden bei einer Spendenaktion zu zählen, planst du zuerst die Sortierung und gibst dann jeder Sortierstation ein Smartphone mit Counter App — Tally & Clicker und einem Tag pro Artikelart. Schrittweiten passen zur Zähleinheit, QR-Labels an den Kisten springen zum richtigen Tag, Fotos dokumentieren aussortierte Artikel, und Exporte speisen Dankesbriefe und Berichte.
- Die Zählung bei einer Spendenaktion sollte die Sortiertische abbilden: ein Zähler pro Station mit einem Tag pro Artikelart, die es auf den Tischen tatsächlich gibt.
- Mit einer Tag-Schrittweite von 1 bis 100 zählt eine ehrenamtliche Helferin einen Karton mit 12 Dosen mit einem Tipp und meldet trotzdem Dosen.
- QR-Labels an Spendenkisten lassen sich in den Tags von Counter App speichern und scannen, um direkt zur richtigen Artikelart zu springen.
- Counter App — Tally & Clicker zählt gespendete Artikel, bewertet sie aber nicht; die Bewertung von Sachspenden erfolgt in einer Tabelle.
Eine Spendenaktion ist ein kurzer, lauter Logistikschub. Autos fahren vor, Säcke stapeln sich auf Tischen, Freiwillige sortieren, so schnell sie können, und am Ende stellt jemand die naheliegende Frage: Wie viel haben wir gesammelt? Lautet die Antwort „ungefähr vierzig Säcke“, leiden der Dankesbrief, der Bericht an die Partner und die Planung fürs nächste Jahr gleichermaßen.
Dieser Leitfaden beschreibt ein Zählsystem für eine Spendenaktion mit einem Android-Smartphone pro Sortierstation und Counter App. Es ist für Freiwillige gedacht, die die App vor dem Morgen der Veranstaltung womöglich noch nie gesehen haben.
Wie plant man die Zählung bei einer Spendenaktion?
Plane nicht zuerst die Zählung. Plane die Sortierung und zähle dann, was die Sortierung hervorbringt. Heißen deine Stationen „Mäntel“, „Kinderkleidung“, „Konserven“ und „Hygieneartikel“, dann sind das deine Zählkategorien. Feinere Kategorien auf dem Zähl-Smartphone zu erfinden, die es auf den Tischen nicht gibt, stiftet nur Verwirrung.
Lege auch für jede Station die Zähleinheit fest:
- Stück für Mäntel, Decken oder Schuhe.
- Säcke oder Kartons für gemischte Kleidung, bei der das Zählen einzelner Teile unrealistisch ist.
- Gewichtsklassen, wenn du eine Waage hast, etwa ein Tipp pro 5-kg-Karton.
Schreib jede Einheit an der Station auf eine Karte. Freiwillige halten sich an eine Karte; an eine Einweisung erinnern sie sich nicht.
Die Zähler einrichten
Lege einen Zähler pro Sortierstation an, oder einen Zähler für die ganze Aktion, wenn eine einzelne Person alles erfasst. Ein Zähler pro Station ist besser, wenn mehr als zwei Personen gleichzeitig zählen, denn so kann jedes Smartphone bei seinem Tisch bleiben.
Gib den Zählern einen klaren Namen mit Datum („Mantelsammlung Nov — Station 1“), eine Farbe und kurze Initialen für das Code-Badge. Lege sie in eine Kategorie für die Aktion, verschachtelt unter deiner allgemeinen Kategorie Mantelsammlung oder Spenden. Kategorien gehen bis zu drei Ebenen tief, „Mantelsammlung > 2026 > Station 1“ ist also möglich, wenn du die Aktion jedes Jahr durchführst.
Lege die Zähler am Abend vorher an. Am Tag selbst hat niemand Zeit zum Tippen.
Artikel-Tags mit Farben und Schrittweiten
Füge in jedem Stationszähler ein Tag pro Artikelart hinzu. Jedes Tag hat eigene Farbe, eigenen Wert, eigene Schrittweite und eigenes Ziel.
Nutze die Schrittweite, um die Einheit abzubilden. Kommen Spenden in Kartons mit 12 Dosen und du zählst Kartons, meldest aber Dosen, stelle bei diesem Tag die Schrittweite 12 ein. Schrittweiten gehen von 1 bis 100. Halte ein separates Tag mit Schrittweite 1 für lose Dosen bereit, damit niemand schummeln muss.
Ziele helfen, wenn ein Partner eine bestimmte Menge angefragt hat. Hat eine Unterkunft 150 Kindermäntel angefordert – eine Beispielzahl –, trage 150 bei diesem Tag ein. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie nah du dran bist, und das Smartphone vibriert in dem Moment, in dem du es erreichst. Du kannst ein Tag auch auf ein Ziel herunterzählen lassen, was manche Freiwillige motivierender finden: „noch 38“.
QR-Labels an den Kisten
Ein Tag kann einen Barcode oder QR-Code für seine Kiste speichern. Drucke ein QR-Label für jede Kiste oder jeden Tisch, speichere denselben Code im passenden Tag, und Freiwillige können das Label mit der Kamera scannen, um zum richtigen Tag zu springen. Wird ein Label nass oder reißt es, lässt sich der Code von Hand eintippen.
Am nützlichsten ist das bei großen Aktionen, wo mehrere ähnliche Kategorien nebeneinanderstehen, etwa Mäntel für Erwachsene und für Jugendliche, oder wenn Tische im Laufe des Tages umgestellt werden. Das Label wandert mit der Kiste, also wandert die Zählung mit.
Halte die Codes einfach und lesbar, etwa „MANT-ERW“ oder „HYG“, damit eine Helferin einen Code schnell eintippen kann, wenn die Kamera bei schlechtem Licht Mühe hat.
An der Station
Der Zählbildschirm bietet drei Tag-Ansichten. Die Rasteransicht ist die richtige am Sortiertisch: Jede Artikelart wird zu einer großen farbigen Kachel mit eigenen −/+-Tasten, Wert und Zielprozent.
Ein Ablauf an der Station:
- Die Sortierende legt einen Artikel in die Kiste und tippt auf die passende Kachel.
- Trifft sie die falsche Kachel, drückt sie dort auf − und tippt die richtige an.
- Alle 30 Minuten wirft die Stationsleitung einen Blick auf die Summen, um sie auf Plausibilität zu prüfen.
- Am Ende der Schicht sperrt die Leitung den Zähler, damit keine versehentlichen Tipps dazukommen.
Zähltöne und Vibration (13 Töne, 8 Vibrationsarten) bestätigen jeden Tipp, ohne dass die Sortierende auf den Bildschirm schaut. Für Freiwillige, die immer die Hände voll haben, lässt sich das Zählen mit den Lautstärketasten in den Einstellungen aktivieren; die Lautstärketasten zählen dann im Hintergrund und auf dem Sperrbildschirm. Manche Geräte zeigen beim Drücken der Tasten weiterhin die Lautstärkeleiste des Systems.
Fotos als Dokumentation
Bis zu sechs Fotos passen auf ein Tag, genug, um die Spenden klar zu zeigen. Nutze sie für Dinge, die sich in Zahlen schwer ausdrücken lassen:
- Der volle Tisch am Ende des Tages, für einen Newsletter oder Social-Media-Beitrag.
- Beschädigte oder ungeeignete Artikel, die aussortiert wurden, mit kurzer Anmerkung.
- Eine Palette, die zur Abholung durch einen Partner bereitsteht, als Übergabenachweis.
Der Foto-Editor umfasst Pinsel, Text, sechs Farben, vier Schriftarten und Drehung, sodass du einen Fleck einkreisen oder „nicht verwendbar — Schimmel“ direkt ins Bild schreiben kannst.
Die Fotodokumentation durchsehen
Nach der Aktion zeigt die Galerie mit allen Fotos jedes Bild über alle Zähler hinweg, jeweils mit Tag-Label und Datum. So wählst du schnell Bilder für eine Dankesnachricht aus oder prüfst, ob aussortierte Artikel vor der Entsorgung fotografiert wurden.
Führst du dieselbe Aktion jedes Jahr durch, werden diese Fotos zu einer visuellen Chronik, wie die Veranstaltung gewachsen ist. Zusammen mit den exportierten Summen hast du den Anfang einer einfachen Jahresvergleichsgeschichte.
Wie führt man Zählungen mehrerer Abgabestellen zusammen?
Kommen Spenden an mehreren Orten herein – Gemeindesaal, Schule, Supermarktfoyer –, hat jeder Ort sein eigenes Smartphone und eigene Zähler. Es gibt keine Live-Synchronisierung zwischen Smartphones, also führst du die Ergebnisse danach auf eine von zwei Arten zusammen:
- Exportieren und addieren. Jeder Ort exportiert als CSV oder Excel, und eine Koordinatorin addiert die Summen in einer Tabelle. Das ist einfach und lässt die Datei jedes Ortes unangetastet.
- Sichern und importieren. Jeder Ort erstellt eine ZIP-Sicherung seiner Zähler. Die Koordinatorin importiert sie auf ein Smartphone. Der Import zeigt zuerst eine Vorschau, und bereits vorhandene Zähler lassen sich ersetzen, kopieren oder überspringen.
Vereinbart vorher identische Tag-Namen an allen Orten. „Kindermäntel“ und „Mäntel Kinder“ liegen in einer Tabelle nicht sauber übereinander.
Welcher Export passt zu Dankesbriefen und Spendenbescheinigungen?
Exporte gibt es als CSV, Excel (XLSX) oder als HTML-Bericht mit eingebetteten Fotos. Hake die Abschnitte an, die die Leserin braucht: Zusammenfassung, Ereignisse, Notizen oder Standorte.
- Für ein Dankeschön an Spender oder Partner liest sich der HTML-Bericht mit Zusammenfassung und ein paar Fotos gut, ganz ohne Tabellenkenntnisse.
- Für interne Unterlagen liefert Excel mit Zusammenfassung und Ereignissen Summen plus eine Zeile mit Zeitstempel für jede Zählung.
- Für Spendenbescheinigungen über Sachspenden exportierst du die Summen pro Artikelart und wendest dann in einer Tabelle die Bewertungsregeln deiner Organisation an. Die App zählt; sie bewertet Spenden nicht.
Aus den Zahlen lernen
Da jede Zählung einen Zeitstempel trägt, zeigt der Ereignis-Export, wann die Spenden eintrafen. Kamen die meisten Säcke in den ersten zwei Stunden, besetzt ihr nächstes Jahr vielleicht den Vormittag stärker und schließt früher. Hat sich eine Kategorie kaum bewegt, überlegt, ob ihr sie aus dem Aufruf streicht oder gezielter danach fragt.
Das Dashboard auf dem Smartphone liefert dieselbe Erkenntnis auf einen Blick, mit einem Aktivitäts-Balkendiagramm über sieben Tage und einem Kreisdiagramm nach Tag. Bei einer eintägigen Aktion ist das Kreisdiagramm das nützlichere der beiden: Es zeigt die Mischung dessen, was die Leute gegeben haben.
Die Verbindung zur Verteilung
Spenden sind nur die halbe Geschichte. Werden dieselben Artikel später verteilt, führe einen separaten Verteilzähler mit passenden Tag-Namen. Der Vergleich von gesammelt und verteilt pro Artikelart sagt dir, was noch im Lager liegt und wovon ihr zu viel oder zu wenig gesammelt habt.
Eine Einweisung der Freiwilligen in fünf Minuten
Versammle die Stationshelfer am Morgen der Aktion für fünf Minuten, nicht zwanzig. Zeig ihnen das Raster auf ihrem Stations-Smartphone, tippt gemeinsam auf eine Kachel und zeig, wie die Minus-Taste einen Fehler rückgängig macht. Weise auf die Einheitenkarte am Tisch und das QR-Label an jeder Kiste hin. Sag ihnen, dass sie den Zähler sperren sollen, wenn sie sich entfernen, und dass die Stationsleitung die Summen jede halbe Stunde prüft. Mehr brauchen sie wirklich nicht; alles andere ist danach Sache der Koordination.
Weiterführende Artikel
- Zählungen bei Annahme und Ausgabe in der Lebensmittelausgabe
- Tickets einer Benefizveranstaltung am Eingang zählen
- Teilnehmerzählung für gemeinnützige Organisationen
Für Freiwillige unkaputtbar machen
Die beste Zählung ist die, die auch noch funktioniert, wenn die erfahrene Helferin mittags nach Hause geht. Lege die Zähler am Abend vorher an, drucke Einheitenkarten und QR-Labels, wähle die Rasteransicht und sperre jeden Zähler am Ende der Schicht. Dann einmal exportieren, einmal sichern und den Dankesbrief mit echten Zahlen schreiben. Jedes Stations-Smartphone ab Android 12 kann Counter App — Tally & Clicker von GiveMeMood ausführen. Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Fotos kann eine Spendenaktion an jede Artikelart anhängen?
Jeder Artikel-Tag fasst bis zu 6 Fotos, die sich mit Pinselstrichen, Text in sechs Farben und Drehung bearbeiten lassen.
Können zwei Sortierstationen ihre Spendenzählungen zusammenführen?
Ja, nach der Aktion. Addiere die CSV- oder Excel-Exporte der Stationen in einer Tabelle, oder importiere die ZIP-Sicherung jeder Station auf das Smartphone der Koordinatorin.
Können Spendenkisten QR-Labels tragen, die mit Zählern verknüpft sind?
Ja. Ein Tag kann einen Barcode oder QR-Code speichern, den du mit der Kamera scannst oder von Hand eintippst.
Kann eine Sortierhelferin Spenden mit dem Smartphone in der Tasche zählen?
Ja, wenn das Zählen mit den Lautstärketasten in den Einstellungen aktiviert ist. Die Lautstärketasten zählen dann auch bei gesperrtem Bildschirm.
Sehen die Helferinnen und Helfer beim Zählen Werbung?
Nein. Das Zählen läuft werbefrei, denn Counter App — Tally & Clicker ist kostenlos herunterzuladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf.
Welche Zähleinheit sollte eine Spendenaktion für gemischte Kleidung verwenden?
Säcke oder Kartons sind bei gemischter Kleidung meist realistischer als einzelne Teile. Schreib die Einheit an jeder Station auf eine Karte, damit alle gleich zählen.
