Counter App
プログラム責任者の記録術：架空の実践例
要点
この架空の物語では、非営利団体のプログラム責任者が、参加者数とボランティア時間の記録をバインダーからスタッフのAndroidスマートフォン上のCounter App — Tally & Clickerへ移します。プログラムごとのカテゴリー、食事会ごとに揃えたタグ、タグのメモに書いたカウントのルール、日時付きのエクスポートによって、気の重い助成金報告の週末は、根拠を説明できる数字をまとめる半日の作業に変わります。
- この物語のプログラム責任者マリアは架空の人物で、数字はすべて説明のための例です。一方、Counter Appの機能は実際のものです。
- 毎回の食事会で同じタグを使えば、Counter Appのエクスポートはどの回も列ごとにきれいに揃います。
- カウントのルールを各タグのメモに書いておけば、スマートフォンを手にするどのボランティアにもカウント画面でルールが見えます。
- 日時付きの「イベント」エクスポートがあれば、助成団体の対象期間が暦年と異なっていても、その期間だけを切り出せます。
マリアは実在の人物ではありません。小さな地域の非営利団体で働くプログラム責任者を合成した架空の人物で、カウントの仕組みが実際にどう機能するかを示すために作られました。彼女の団体は、週1回の地域食事会、放課後の宿題クラブ、季節限定のコート寄付キャンペーンを運営し、有給スタッフは2人、常連のボランティアは約40人です。以下の数字はすべて説明のための例で、実際の団体のデータではありません。アプリの機能は実際のものです。
なぜ助成金報告に週末がまるごと必要だったのか？
マリアにとって報告の季節は、いつも同じように訪れました。受付の署名用紙は3冊のバインダーに散らばっています。担当のボランティアが病欠した夜は、用紙そのものがありません。宿題クラブの数字は同僚のノートの中。マリアは合計をつなぎ合わせ、やむを得ないところは丸めて、胃を締めつけられるような気持ちで提出していました。
現地視察に来たプログラム担当者が、もっともな質問をする場面を想像してください。参加者が30人を下回った食事会は何回あり、理由は何だったのか。バインダーでは、きちんと答えられません。こうした瞬間こそが、記録を後からまとめるのではなく、活動そのものの中に組み込むよう責任者を後押しします。
ツールを選ぶ
マリアの要件は控えめで実用的なものでした。
- スタッフがすでに持っているAndroidスマートフォンで動くこと。
- ボランティアが1分以内に使い方を覚えられること。
- 食事会の会場である、電波の弱い教会の地下室で動くこと。
- 出力が助成金管理の表計算シートで開けること。
- 予算で説明しなければならない継続費用がないこと。
Counter Appは条件に合いました。無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。カウントはオフラインで動き、エクスポートはCSV、Excel、HTMLレポートに対応しています。彼女にとって同じくらい大切だったのは、カウントがスマートフォン本体に保存され、アカウントもCounter Appのクラウドも関わらないことでした。
どのように設定したか
マリアは、ひと晩かけて構造を組み立てました。プログラムごとに最上位のカテゴリーを作り（地域食事会、宿題クラブ、コート寄付）、さらにボランティア用のカテゴリーを1つ追加しました。カテゴリーは3階層まで入れ子にできるので、各プログラムの下に年のカテゴリーを置き、2026年をその後の年と分けておきました。
地域食事会の中には、開催日を名前にしたカウンターを食事会ごとに1つ作りました。宿題クラブの中には、学期ごとに1つのカウンター。ボランティアには時間用のカウンターを1つだけ用意し、プログラムごとのタグを付けました。
毎週開くカウンターなので、地域食事会はピン留めしました。また、各プログラムには事務所のフォルダーと同じ色を割り当てました。この小さな工夫が後で効いてきます。ボランティアはすでに、緑は食事会だと知っていたからです。
重要だったタグ
各食事会のカウンターには、同じ5つのタグがあります。Families（家族）、Seniors（高齢者）、Singles（単身）、Take-home meals（持ち帰り）、First visit（初来場）です。回ごとにタグを揃えたのは意図的で、こうすればどのエクスポートも列ごとにきれいに揃います。
各タグのメモには、カウントのルールを1行で書きました。「1人ではなく1世帯につき1回タップ」「初来場：世帯のタグに加えてタップ」。メモはカウント画面に表示されるので、ルールは誰かの記憶ではなく、スマートフォンと一緒に移動します。
宿題クラブでは、Sessions（セッション）のタグに、助成金で約束したセッション数と同じ目標を設定しました。進捗バーが、学期がどこまで進んだかをさりげなく知らせてくれます。
毎回の手順
食事会の夜、入口に立つボランティアは、その夜のカウンターをグリッド表示で開いた共用のスマートフォンを持ちます。世帯ごとに該当する色のタイルを1回タップし、初めての顔ならFirst visitも追加でタップします。カウント音がタップを確認してくれるので、ボランティアは画面を見つめている必要がありません。
ボランティアが持ち場を離れるときは、何かが誤って加算されないようカウンターをロックしました。夜の終わりには、シフトリーダーがボランティアのカウンターを開き、手伝った人ごとに時間をタップします。ステップは1タップで1時間になるよう設定してあります。
この手順全体にかかる時間は、以前に正しいバインダーを探していた時間より短いものでした。
誰も責めずにカウントの間違いを直すには？
もちろん、間違いは起きました。あるボランティアは1組の夫婦にSeniorsを3回タップし、別のボランティアはテーブル1つ分のFirst visitを忘れました。マリアの方針は、間違いをオープンに直すことでした。履歴にはすべてのタップが正確な時刻、変更前後の値、タグとともに記録され、−ステップのボタンでカウントを1つ戻せます。修正そのものも履歴に残ります。
彼女はシフトリーダーに、修正のたびに短いメモを付けるよう頼みました。「二度押し、削除」。後に助成団体から数字の集め方を尋ねられたとき、合計だけでなく、その裏にある記録の流れまで示すことができました。
最初の四半期
3か月後、マリアはいくつかの食事会のカウンターとボランティアのカウンターのダッシュボードを開きました。ダッシュボードには、目標に対する合計、増加と減少の比較、7日間のアクティビティ棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。
この例では、2つのことが目を引きました。1つ目は、最初の2週間はマイナス操作の回数が多く、その後は少なくなったことです。手順が定着したという証拠でした。2つ目は、地元の学校の便りで食事会が紹介された後の夜に、円グラフでFirst visitの割合が大きくなっていたことです。学校との連携を続ける具体的な理由ができました。
視察のときの質問にも答えられるようになりました。各食事会の「概要」をエクスポートして合計で並べ替えれば、30人を下回った夜が正確にわかり、その大半はメモで説明がつきました。大雪の日、学校のコンサートと重なった日。
報告の季節
助成金報告の期限が来ると、マリアは各カウンターを「概要」と「イベント」のセクション付きでExcelにエクスポートしました。「概要」はタグごとの合計を、「イベント」はカウント1回ごとに日時付きの行をくれます。これにより、暦年とは一致しない助成団体の対象期間に合わせて、データを正確に切り出せました。
合計を報告書のテンプレートに貼り付け、エクスポートしたファイルは四半期ごとのフォルダーに保管しました。理事会向けにはHTMLレポートを使いました。文書のように読め、写真も含められるので、配膳の準備が整った食堂の写真を2枚添えました。
かつては不安な週末をまるごと費やしていた作業が半日で終わり、どの数字も説明できるようになりました。
設定を同僚に引き継ぐ
年の半ばに、宿題クラブを担当する新しいコーディネーターが加わりました。スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、マリアは宿題クラブのカテゴリーとそのカウンターだけを含むバックアップZIPを作りました。新しいスマートフォンでインポートすると、ファイルの中身がプレビューで表示され、まだ何もなかったので、すべてがそのまま取り込まれました。重複があった場合は、インポート時に置換、コピー、スキップを選べます。
マリアは自分のスマートフォンでも、すべてを月1回バックアップし続けました。Counter Appのクラウドに2つ目のコピーがあるわけではないので、そのZIPこそが、スマートフォンの紛失を「少し困ったこと」で済ませるか「大惨事」にするかの分かれ目でした。
何が変わったか
この例で最も大きく変わったのは、速さではありません。自信です。マリアは数字を丸めるのをやめました。ボランティアは、入口でリアルタイムに増えていく数字を見るのを楽しみました。理事会は四半期ごとに明快なスライドを受け取りました。そして、プログラム担当者の気まずい質問は、答えやすい質問になりました。
同じ設定を試したい場合
- プログラムごとにカテゴリーを作り、その下に年の階層を置く。
- 繰り返すイベントでは同じタグを使い、エクスポートが揃うようにする。
- カウントのルールを各タグのメモに書く。
- 入口のボランティアにはグリッド表示のスマートフォンを渡し、持ち場を離れるときはロックしてもらう。
- 毎月「概要」と「イベント」をエクスポートし、ZIPでバックアップする。
責任者が次回は何を変えるか？
この架空の1年を振り返って、もし最初からやり直せるなら、マリアは3つのことを変えるでしょう。
まず、最初の食事会の前にチーム全体でタグの名前を決めておくこと。開始から2週間後、誰かが1つのカウンターで「Take-home meals」を「Takeaway」に変えてしまい、その夜のエクスポートが他の回と揃わなくなりました。直すのに10分で済みましたが、避けられたことです。決めたタグ名を印刷して事務所の戸棚の内側に貼ったら、その年の残りは問題なく過ごせました。
次に、最初のヒヤリとする出来事の後ではなく、初日からバックアップの習慣を作ること。Counter Appにクラウドのコピーはありません。共用のスマートフォンが半日ラジエーターの裏に落ちていたとき、全員が突然バックアップを気にするようになりました。エクスポートと組み合わせたスタッフカレンダーの月1回のリマインダーで十分です。
そして、もっと小さく始めること。最初の週に食事会、宿題クラブ、ボランティア時間を一度に記録し始めたので、同じ人たちに3つの新しい習慣が課されました。まず食事会だけから始め、入口での手順が当たり前になってから他を加えていれば、最初の1か月はもっと落ち着いたものになったでしょう。
いずれもツールの問題ではありません。チームの働き方を変えるときに付きものの、ごく普通の摩擦であり、あらかじめ計画しておく価値のあるものです。
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マリアは架空の人物ですが、バインダーの問題は現実のものです。あなたの団体の数字が3か所に散らばり、締め切り間際にかき集められているなら、支援の瞬間にカウントを移すことが、最も効果の見込める変化です。上記の設定では、GiveMeMoodのCounter App — Tally & Clickerを、ごく普通のAndroid 12以降のスマートフォンで使っています。アプリはcounterapp.onlineから入手できます。
よくある質問
この記事のプログラム責任者は実在の人物ですか？
いいえ。マリアは、現実的な設定を説明するために作られた、複数の人物像を合わせた架空の人物です。数字は例であり、紹介しているアプリの機能は実際のものです。
複数のスタッフが1つのプログラムを一緒に記録できますか？
作業は分担できますが、スタッフのスマートフォンはそれぞれ独自のカウンターを持ち、リアルタイム同期はありません。CSVやExcelのエクスポートを表計算ソフトでまとめるか、バックアップZIPでカウンターを受け渡してください。
電波の届かない地下室でも食事会の人数を数えられますか？
はい。食事会のカウントに通信は必要ありません。アプリが通信するのは、任意の通知、更新の確認、地図タイルの取得のときだけです。
小さな団体がCounter Appを使うと、継続的な費用がかかりますか？
必ずしもそうではありません。Counter App — Tally & Clickerは無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。ライフタイムを選べば、予算で説明すべき継続費用は残りません。
誤って削除した食事会のカウンターを元に戻せますか？
はい。削除したカウンターはまずゴミ箱に移動するので、そこから復元できます。
例のプログラム責任者は、Counter Appの設定にどれくらいかかりましたか？
この架空の物語では、マリアは最初の食事会の前に、ひと晩でカテゴリー、カウンター、タグを作り終えました。
