Counter App
Cómo contar las donaciones en una campaña solidaria
Ideas clave
Para contar los artículos donados en una campaña solidaria, diseña primero la clasificación y después da a cada puesto un móvil con Counter App — Tally & Clicker y una etiqueta por tipo de artículo. Los pasos se ajustan a la unidad de conteo, el código de cada rótulo QR queda guardado en su etiqueta, las fotos documentan los artículos apartados y las exportaciones alimentan las cartas de agradecimiento y los informes.
- El recuento de una campaña de donaciones debe reflejar las mesas de clasificación: un contador por puesto con una etiqueta por cada tipo de artículo que hay en las mesas.
- Un paso de etiqueta de 1 a 100 permite a un voluntario contar una caja de 12 latas con un solo toque y, aun así, informar en latas.
- Los rótulos QR de las cajas de donaciones se pueden guardar en las etiquetas de Counter App, de modo que rótulo y etiqueta coinciden y se puede confirmar el tipo de artículo correcto.
- Counter App — Tally & Clicker cuenta los artículos donados, pero no los valora; la valoración de las donaciones en especie se hace en una hoja de cálculo.
Una campaña de donaciones es un estallido breve y ruidoso de logística. Llegan coches, las bolsas se amontonan en las mesas, los voluntarios clasifican tan rápido como pueden y, al final, alguien hace la pregunta obvia: ¿cuánto hemos recogido? Si la respuesta es "unas cuarenta bolsas", lo pagan la carta de agradecimiento, el informe para los socios y la planificación del año siguiente.
Esta guía plantea un sistema de recuento para una campaña que usa un móvil Android por puesto de clasificación y Counter App. Está pensado para voluntarios que quizá no hayan visto la app hasta la mañana del evento.
¿Cómo se planifica el recuento de una campaña de donaciones?
No diseñes primero el recuento. Diseña la clasificación y después cuenta lo que esa clasificación produce. Si tus puestos son "Abrigos", "Ropa infantil", "Conservas" y "Artículos de aseo", esas son tus categorías de conteo. Inventar en el móvil categorías más finas que no existen en las mesas solo crea confusión.
Decide también la unidad de conteo de cada puesto:
- Unidades para abrigos, mantas o zapatos.
- Bolsas o cajas para la ropa variada, donde contar prenda a prenda no es realista.
- Tramos de peso si tienes una báscula, por ejemplo un toque por cada caja de 2 kg.
Escribe cada unidad en una tarjeta en el puesto. Los voluntarios siguen una tarjeta; no se acuerdan de una explicación.
Cómo preparar los contadores
Crea un contador por puesto de clasificación, o un solo contador para toda la campaña si una única persona lo registra todo. Un contador por puesto es mejor cuando cuentan más de dos personas a la vez, porque cada móvil puede quedarse en su mesa.
Pon a los contadores un nombre claro con la fecha ("Recogida de abrigos nov — Puesto 1"), un color y unas iniciales cortas para la insignia del código. Colócalos en una categoría de la campaña, anidada bajo tu categoría general de Recogida de abrigos o de Donaciones. Las categorías llegan hasta tres niveles, así que "Recogida de abrigos > 2026 > Puesto 1" es posible si haces la campaña cada año.
Crea los contadores la tarde anterior. El día de la campaña nadie tiene tiempo para teclear.
Etiquetas por artículo con colores y pasos
Dentro del contador de cada puesto, añade una etiqueta por tipo de artículo. Cada etiqueta tiene su propio color, valor, paso y objetivo.
Usa el paso para ajustarte a la unidad. Si las donaciones llegan en cajas de 12 latas y cuentas cajas, pero informas en latas, pon un paso de 12 en esa etiqueta. Los pasos van de 1 a 100. Mantén una etiqueta aparte con paso 1 para las latas sueltas, para que nadie tenga que cuadrar las cifras a ojo.
Los objetivos ayudan cuando un socio ha pedido una cantidad concreta. Si un albergue ha pedido 150 abrigos infantiles, una cifra ilustrativa, pon 150 en esa etiqueta. La barra de progreso muestra lo cerca que estás, y la etiqueta hace vibrar el móvil en el momento en que llegas. Si prefieres ver lo que falta ("quedan 38"), introduce 150 con "Establecer valor del contador", elige "Cuenta regresiva" como dirección del objetivo y toca restar con cada abrigo; al contar hacia abajo no salta ningún aviso.
Rótulos QR en las cajas
Una etiqueta puede guardar un código de barras o QR para su caja. Imprime un rótulo QR para cada caja o mesa y guarda el mismo código en la etiqueta correspondiente, escaneándolo con la cámara; si un rótulo se moja o se rompe, el código se puede escribir a mano. Así el rótulo y la etiqueta coinciden, y los voluntarios pueden confirmar que están contando en la etiqueta correcta.
Resulta especialmente útil en las campañas grandes, donde varias categorías parecidas están una junto a otra, como abrigos de adulto y abrigos juveniles, o cuando las mesas cambian de sitio a lo largo del día. El rótulo viaja con la caja, y el código guardado en la etiqueta sigue identificándola.
Usa códigos sencillos y legibles, como "ABRIGO-AD" o "ASEO", para que un voluntario pueda escribirlo rápido si la cámara tiene problemas con poca luz.
En el puesto
La pantalla de conteo ofrece tres vistas de etiquetas. La vista Cuadrícula es la que conviene en una mesa de clasificación: cada tipo de artículo se convierte en un mosaico grande de color con sus propios botones −/+, su valor y el porcentaje del objetivo.
Una rutina para el puesto:
- Quien clasifica deja el artículo en la caja y toca el mosaico correspondiente.
- Si toca el mosaico equivocado, pulsa − en él y toca el correcto.
- Cada 30 minutos, la persona responsable del puesto echa un vistazo a los totales para comprobar que tienen sentido.
- Al final del turno, la persona responsable bloquea el contador para que no se cuele ningún toque.
Los sonidos y la vibración de conteo (13 sonidos y 8 estilos de vibración) confirman cada toque sin que quien clasifica mire la pantalla. Para los voluntarios que siempre tienen las manos ocupadas, se puede activar en los ajustes el conteo con los botones de volumen; las teclas de volumen cuentan entonces en segundo plano y en la pantalla de bloqueo. Algunos dispositivos siguen mostrando la barra de volumen del sistema al pulsar las teclas.
Fotos como documentación
En una etiqueta caben hasta seis fotos, suficientes para mostrar con claridad las donaciones. Úsalas para lo que cuesta describir con cifras:
- La mesa llena al final del día, para un boletín o una publicación en redes.
- Los artículos dañados o no aptos que se apartaron, con una breve anotación.
- Un palé listo para que lo recoja un socio, como prueba de la entrega.
El editor de fotos incluye pincel, texto, seis colores, cuatro fuentes y giro, así que puedes rodear una mancha o escribir "no utilizable — moho" directamente sobre la imagen.
Repasar el registro fotográfico
Después de la campaña, la galería de todas las fotos muestra cada imagen de todos los contadores, cada una con el nombre de su etiqueta y su fecha. Es una forma rápida de elegir imágenes para un mensaje de agradecimiento o de comprobar que los artículos apartados se fotografiaron antes de desecharlos.
Si haces la misma campaña cada año, estas fotos se convierten en un registro visual de cómo ha crecido el evento. Combínalas con los totales exportados y tendrás el comienzo de una historia sencilla de un año a otro.
¿Cómo se combinan los recuentos de varios puntos de recogida?
Cuando las donaciones llegan a varios lugares, como un salón parroquial, un colegio o la entrada de un supermercado, cada sitio tiene su propio móvil y sus propios contadores. No hay sincronización en tiempo real entre móviles, así que los resultados se combinan después de una de estas dos formas:
- Exportar y sumar. Cada sitio exporta a CSV o Excel, y la coordinación suma los totales en una hoja de cálculo. Es sencillo y deja intacto el archivo de cada sitio.
- Copia de seguridad e importación. Cada sitio hace un ZIP de copia de seguridad de sus contadores. La coordinación los importa en un solo móvil. La importación muestra primero una vista previa, y los contadores que ya existen se pueden reemplazar, copiar u omitir.
Acuerda antes con todos los sitios unos nombres de etiqueta idénticos. "Abrigos niños" y "Abrigos infantiles" no encajarán bien en una hoja de cálculo.
¿Qué exportación conviene para los agradecimientos y los recibos de donaciones en especie?
Las exportaciones salen en CSV, Excel (XLSX) o como informe HTML con fotos incrustadas. En CSV y Excel, marca las secciones que necesite el lector: Resumen, Eventos, Notas o Ubicaciones.
- Para un agradecimiento a donantes o socios, el informe HTML, con sus totales y unas cuantas fotos, se lee bien sin saber nada de hojas de cálculo.
- Para los registros internos, Excel con Resumen, Ubicaciones y Eventos da los totales, también los de cada etiqueta, más una fila con hora por cada conteo.
- Para los recibos de donaciones en especie, exporta los totales por tipo de artículo, es decir, la tabla de etiquetas que trae Ubicaciones, y aplica después en una hoja de cálculo las reglas de valoración de tu organización. La app cuenta; no valora las donaciones.
Aprender de las cifras
Como cada conteo lleva su hora, la exportación de Eventos muestra cuándo llegaron las donaciones. Si la mayoría de las bolsas llegó en las dos primeras horas, el año que viene quizá convenga reforzar la mañana y cerrar antes. Si una categoría apenas se movió, plantéate quitarla del llamamiento o hacer una petición más concreta.
El panel del móvil da la misma información de un vistazo, con un gráfico de barras de la actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. En una campaña de un solo día, el gráfico circular es el más útil de los dos: muestra la mezcla de lo que dio la gente.
Conectar con el reparto
Las donaciones son solo la mitad de la historia. Si los mismos artículos se van a repartir después, lleva un contador de reparto aparte con los mismos nombres de etiqueta. Comparar lo recogido con lo repartido por tipo de artículo te dice qué sigue almacenado y de qué recogiste de más o de menos.
Una charla de cinco minutos para los voluntarios
La mañana de la campaña, reúne a los voluntarios de los puestos durante cinco minutos, no veinte. Enséñales la cuadrícula en el móvil de su puesto, toca con ellos un mosaico y muestra cómo el botón de restar deshace un error. Señala la tarjeta con la unidad en la mesa y el rótulo QR de cada caja. Diles que bloqueen el contador si se alejan y que la persona responsable del puesto revisará los totales cada media hora. De verdad, no necesitan nada más; todo lo demás es trabajo de la coordinación después.
Lecturas relacionadas
- Recuentos de recepción y reparto en un banco de alimentos
- Contar las entradas de un evento benéfico en la puerta
- Asistencia a eventos de ONG
A prueba de voluntarios
El mejor recuento de una campaña es el que sigue funcionando cuando el voluntario con experiencia se va a casa a mediodía. Crea los contadores la noche anterior, imprime las tarjetas con las unidades y los rótulos QR, elige la vista Cuadrícula y bloquea cada contador al final del turno. Después exporta una vez, haz una copia de seguridad una vez y escribe la carta de agradecimiento con cifras reales. Cualquier móvil de puesto con Android 12 o posterior puede usar Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood. Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas fotos puede adjuntar una campaña de donaciones a cada tipo de artículo?
Cada etiqueta de tipo de artículo admite hasta 6 fotos, que se pueden marcar con trazos de pincel, texto en seis colores y giro.
¿Pueden dos puestos de clasificación combinar sus recuentos de donaciones?
Sí, después de la campaña. Suma en una hoja de cálculo las exportaciones CSV o Excel de los puestos, o importa el ZIP de copia de seguridad de cada puesto en el móvil de la coordinación.
¿Pueden las cajas de donaciones llevar rótulos QR vinculados a los contadores?
Sí. Una etiqueta puede guardar un código de barras o QR, que puedes escanear con la cámara o escribir a mano.
¿Puede un voluntario de clasificación contar donaciones con el móvil en el bolsillo?
Sí, después de activar en los ajustes el conteo con los botones de volumen. Las teclas de volumen cuentan entonces incluso con la pantalla bloqueada.
¿Verán anuncios los voluntarios mientras cuentan donaciones?
No. Counter App — Tally & Clicker no muestra anuncios mientras se cuentan donaciones. Se descarga gratis; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único).
¿Qué unidad de conteo debe usar una campaña de donaciones para la ropa variada?
Para la ropa variada, las bolsas o las cajas suelen ser más realistas que las prendas sueltas. Escribe la unidad en una tarjeta en cada puesto para que todos los voluntarios cuenten igual.
