Counter App
عدّ التبرعات العينية في حملة خيرية
أهم النقاط
لعدّ التبرعات العينية في حملة خيرية، صمّم الفرز أولًا، ثم امنح كل محطة فرز هاتفًا عليه Counter App — Tally & Clicker ووسمًا لكل نوع من الأصناف. تطابق الخطوات وحدة العدّ، وترتبط ملصقات QR على الصناديق بوسومها، وتوثّق الصور الأصناف المستبعدة، وتغذّي ملفات التصدير رسائل الشكر والتقارير.
- ينبغي أن يحاكي عدّ حملة التبرعات طاولات الفرز: عداد لكل محطة، ووسم لكل نوع من الأصناف الموجودة فعلًا على الطاولات.
- تتيح خطوة الوسم من 1 إلى 100 لمتطوع الجمعية عدّ صندوق من 12 علبة معلبات بنقرة واحدة مع الإبلاغ بعدد العلب.
- يمكن تخزين ملصقات QR الخاصة بصناديق التبرعات في وسوم Counter App، فيحمل ملصق كل صندوق ووسمه الرمز نفسه.
- يعدّ Counter App — Tally & Clicker الأصناف المتبرع بها لكنه لا يقيّمها؛ فتقييم التبرعات العينية يجري في جدول بيانات.
حملة التبرعات دفقة لوجستية قصيرة وصاخبة. تتوقف السيارات، وتتكدس الأكياس على الطاولات، ويفرز المتطوعون بأقصى سرعة، وفي النهاية يطرح أحدهم السؤال البديهي: كم جمعنا؟ فإذا كانت الإجابة "نحو أربعين كيسًا"، فإن رسالة الشكر وتقرير الشريك وتخطيط العام القادم كلها تتضرر.
يعرض هذا الدليل نظام عدّ لحملة تستخدم هاتف Android لكل محطة فرز مع Counter App. وهو مصمم لمتطوعين ربما لم يروا التطبيق قبل صباح الفعالية.
كيف يُخطَّط لعدّ حملة التبرعات؟
لا تصمّم العدّ أولًا. صمّم الفرز، ثم عُدّ ما ينتجه الفرز. فإذا كانت محطاتك "المعاطف" و"ملابس الأطفال" و"الأغذية المعلبة" و"أدوات النظافة الشخصية"، فهذه هي فئات العدّ لديك. واختراع فئات أدق على هاتف العدّ لا وجود لها على الطاولات لا يؤدي إلا إلى الارتباك.
وحدّد كذلك وحدة العدّ لكل محطة:
- القطع للمعاطف أو البطانيات أو الأحذية.
- الأكياس أو الصناديق للملابس المختلطة، حيث يكون عدّ القطع المفردة غير واقعي.
- فئات الوزن إذا كان لديك ميزان، مثل نقرة لكل صندوق بوزن 2 كغ.
اكتب كل وحدة على بطاقة عند المحطة. فالمتطوعون سيتبعون البطاقة؛ لكنهم لن يتذكروا الإحاطة.
إعداد العدادات
أنشئ عدادًا لكل محطة فرز، أو عدادًا واحدًا للحملة كلها إذا كان شخص واحد يسجّل كل شيء. وعداد المحطة أفضل حين يعدّ أكثر من شخصين في الوقت نفسه، لأن كل هاتف يمكنه البقاء مع طاولته.
امنح العدادات اسمًا واضحًا يتضمن التاريخ ("حملة المعاطف نوفمبر — المحطة 1")، ولونًا، وأحرفًا أولى مختصرة لشارة الرمز. وضعها في فئة للحملة، متداخلة تحت فئتك العامة "حملة المعاطف" أو "التبرعات". والفئات تصل إلى ثلاثة مستويات، فيمكن استخدام "حملة المعاطف ← 2026 ← المحطة 1" إذا كنت تنظم الحملة كل عام.
أنشئ العدادات في المساء السابق. ففي يوم الحملة، لا يملك أحد وقتًا للكتابة.
وسوم الأصناف بالألوان والخطوات
داخل عداد كل محطة، أضف وسمًا لكل نوع من الأصناف. ولكل وسم لونه وقيمته وخطوته وهدفه.
استخدم الخطوة لمطابقة الوحدة. فإذا كانت التبرعات تصل في صناديق من 12 علبة وكنت تعدّ الصناديق لكنك تُبلغ بعدد العلب، فاضبط الخطوة على 12 في ذلك الوسم. والخطوات من 1 إلى 100. واحتفظ بوسم منفصل بخطوة 1 للعلب السائبة، حتى لا يضطر أحد إلى التلاعب بالأرقام.
تفيد الأهداف حين يطلب شريك كمية محددة. فإذا طلب مأوى 150 معطفًا للأطفال، وهو رقم توضيحي، فضع 150 على ذلك الوسم. ويُظهر شريط التقدّم مدى اقترابك، ويهتز الهاتف لحظة بلوغ هدف الوسم. ويمكنك أيضًا العدّ تنازليًا، وهو ما يجده بعض المتطوعين أكثر تحفيزًا ("بقي 38"): أدخل الكمية المطلوبة قيمةً للبداية عبر "تعيين قيمة العداد"، واختر "العد التنازلي" اتجاهًا للهدف، واضغط زر الطرح مع كل معطف. ولا يصدر تنبيه أثناء العد التنازلي، لكن الرقم المتبقي يظهر على الشاشة.
ملصقات QR على الصناديق
يمكن للوسم تخزين رمز شريطي أو رمز QR واحد لصندوقه. اطبع ملصق QR لكل صندوق أو طاولة، وخزّن الرمز نفسه في الوسم المطابق، فيحمل الملصق والوسم المعرّف نفسه. ويُلتقط الرمز بمسح الملصق بالكاميرا، وإذا ابتلّ الملصق أو تمزق، فيمكن كتابة الرمز يدويًا.
ويكون هذا أنفع ما يكون في الحملات الكبيرة التي تتجاور فيها عدة فئات متشابهة، مثل معاطف الكبار ومعاطف الشباب، أو حين يُعاد ترتيب الطاولات خلال اليوم. فالملصق ينتقل مع الصندوق، والعدّ كذلك.
اجعل رموز الملصقات بسيطة ومقروءة، مثل "COAT-AD" أو "TOIL"، ليستطيع المتطوع كتابتها بسرعة إذا تعثرت الكاميرا في الإضاءة الضعيفة.
عند المحطة
توفر شاشة العدّ ثلاث طرق لعرض الوسوم. وعرض الشبكة هو الخيار المناسب عند طاولة الفرز: يصبح كل نوع من الأصناف مربعًا ملونًا كبيرًا بزرّي −/+ الخاصين به وقيمته ونسبة هدفه.
روتين المحطة:
- يضع الفارز الصنف في الصندوق وينقر المربع المطابق.
- وإذا نقر المربع الخطأ، يضغط − عليه وينقر المربع الصحيح.
- وكل 30 دقيقة، يلقي مسؤول المحطة نظرة على المجاميع للتأكد من معقوليتها.
- وفي نهاية المناوبة، يقفل المسؤول العداد حتى لا تُضاف نقرات شاردة.
تؤكد أصوات العدّ والاهتزاز (13 صوتًا و8 أنماط اهتزاز) كل نقرة دون أن ينظر الفارز إلى الشاشة. وللمتطوعين الذين تكون أيديهم مشغولة دائمًا، يمكن تفعيل العدّ بأزرار مستوى الصوت من الإعدادات؛ فتعدّ أزرار مستوى الصوت حينها في الخلفية وعلى شاشة القفل. وتُظهر بعض الأجهزة شريط مستوى الصوت الخاص بالنظام عند الضغط على الأزرار مع ذلك.
الصور للتوثيق
يتسع الوسم الواحد لما يصل إلى ست صور، وهذا يكفي لإظهار التبرعات بوضوح. استخدمها لما يصعب وصفه بالأرقام:
- الطاولة الممتلئة في نهاية اليوم، لنشرة إخبارية أو منشور على وسائل التواصل.
- الأصناف التالفة أو غير المناسبة التي استُبعدت، مع تعليق موجز.
- منصة نقالة جاهزة ليستلمها شريك، دليلًا على التسليم.
ويتضمن محرر الصور الفرشاة والنص وستة ألوان وأربعة خطوط والتدوير، فتستطيع إحاطة بقعة بدائرة أو كتابة "غير صالح — عفن" مباشرة على الصورة.
مراجعة السجل المصوّر
بعد الحملة، يعرض معرض جميع الصور كل صورة من العدادات كلها، مع تصنيف وسمها وتاريخها. وهو طريقة سريعة لاختيار صور لرسالة شكر، أو للتحقق من أن الأصناف المستبعدة صُوّرت قبل التخلص منها.
وإذا كنت تنظم الحملة نفسها كل عام، تصبح هذه الصور سجلًا مرئيًا لنمو الفعالية. واقرنها بالمجاميع المصدَّرة، فتحصل على بداية قصة بسيطة تقارن عامًا بعام.
كيف تجمع الأعداد من عدة نقاط استلام؟
حين تصل التبرعات إلى عدة مواقع، كقاعة كنيسة ومدرسة وبهو سوق تجاري، يكون لكل موقع هاتفه وعداداته. لا توجد مزامنة مباشرة بين الهواتف، لذا اجمع النتائج بعد ذلك بإحدى طريقتين:
- التصدير والجمع. يصدّر كل موقع إلى CSV أو Excel، ويجمع منسق المجاميع في جدول بيانات. وهذه طريقة بسيطة تُبقي ملف كل موقع سليمًا.
- النسخ الاحتياطي والاستيراد. ينشئ كل موقع نسخة احتياطية بصيغة ZIP لعداداته. ويستوردها المنسق إلى هاتف واحد. ويعرض الاستيراد معاينة أولًا، ويمكن استبدال العدادات الموجودة أصلًا أو نسخها أو تخطيها.
اتفقوا مسبقًا على أسماء وسوم متطابقة في كل المواقع. فـ"معاطف أطفال" و"معاطف الصغار" لن يتطابقا بسلاسة في جدول البيانات.
أي تصدير يناسب رسائل شكر المتبرعين وإيصالات التبرعات العينية؟
يأتي التصدير بصيغة CSV أو Excel (XLSX) أو تقرير HTML بصور مضمّنة. وحدّد الأقسام التي يحتاجها القارئ: الملخص أو الأحداث أو الملاحظات أو المواقع.
- لرسالة شكر لمتبرع أو شريك، يُقرأ تقرير HTML مع الملخص وبضع صور بسهولة دون أي مهارة في جداول البيانات.
- وللسجلات الداخلية، يعطي ملف Excel بالملخص والأحداث المجاميع، إضافة إلى صف مؤرخ بالوقت لكل عملية عدّ.
- ولإيصالات التبرعات العينية، صدّر المجاميع لكل نوع من الأصناف، ثم طبّق قواعد التقييم الخاصة بمنظمتك في جدول بيانات. فالتطبيق يعدّ، ولا يقيّم التبرعات.
التعلّم من الأرقام
لأن كل عملية عدّ مؤرخة بالوقت، يُظهر تصدير الأحداث متى وصلت التبرعات. فإذا وصلت معظم الأكياس في الساعتين الأوليين، فقد تزيد في العام القادم عدد المتطوعين في الصباح وتُغلق أبكر. وإذا كانت فئة ما بالكاد تحركت، ففكّر في حذفها من النداء أو في تقديم طلب أكثر تحديدًا.
وتعطي لوحة المعلومات على الهاتف الفكرة نفسها بنظرة واحدة، بمخطط أعمدة للنشاط على سبعة أيام ومخطط دائري حسب الوسم. وفي حملة ليوم واحد، يكون المخطط الدائري الأنفع بينهما: فهو يُظهر مزيج ما قدّمه الناس.
الربط بالتوزيع
التبرعات نصف القصة فقط. فإذا كانت الأصناف نفسها ستُوزَّع لاحقًا، فاحتفظ بعداد منفصل للتوزيع بأسماء وسوم مطابقة. ومقارنة ما جُمع بما وُزّع لكل نوع من الأصناف تخبرك بما لا يزال في المخزن، وبما جمعت منه أكثر أو أقل من اللازم.
إحاطة المتطوعين في خمس دقائق
في صباح الحملة، اجمع متطوعي المحطات خمس دقائق، لا عشرين. أرِهم الشبكة على هاتف محطتهم، وانقروا مربعًا معًا، ووضّح كيف يتراجع زر الطرح عن الخطأ. وأشر إلى بطاقة الوحدة على الطاولة وملصق QR على كل صندوق. وأخبرهم أن يقفلوا العداد إذا ابتعدوا، وأن مسؤول المحطة سيتحقق من المجاميع كل نصف ساعة. وهذا حقًا كل ما يحتاجونه؛ وكل ما عداه مهمة المنسق لاحقًا.
قراءات ذات صلة
- عدّ الوارد والتوزيع في بنك الطعام
- عدّ تذاكر فعاليات جمع التبرعات عند الباب
- حضور فعاليات المنظمات غير الربحية
اجعله مقاومًا لأخطاء المتطوعين
أفضل عدّ للحملة هو الذي يظل يعمل حين يعود المتطوع المتمرس إلى بيته ظهرًا. أنشئ العدادات في الليلة السابقة، واطبع بطاقات الوحدات وملصقات QR، واختر عرض الشبكة، واقفل كل عداد في نهاية المناوبة. ثم صدّر مرة، وأنشئ نسخة احتياطية مرة، واكتب رسالة الشكر بأرقام حقيقية. ويستطيع أي هاتف محطة يعمل بنظام Android 12 أو أحدث تشغيل Counter App — Tally & Clicker من GiveMeMood. احصل على التطبيق من counterapp.online.
الأسئلة الشائعة
كم صورة يمكن لحملة التبرعات إرفاقها بكل نوع من الأصناف؟
يحمل وسم كل نوع ما يصل إلى 6 صور، يمكن التعليم عليها بخطوط الفرشاة والنص بستة ألوان والتدوير.
هل تستطيع محطتا فرز جمع أعداد التبرعات لديهما؟
نعم، بعد الحملة. اجمع ملفات تصدير CSV أو Excel من المحطات في جدول بيانات، أو استورد النسخة الاحتياطية بصيغة ZIP من كل محطة إلى هاتف المنسق.
هل يمكن أن تحمل صناديق التبرعات ملصقات QR مرتبطة بالعدادات؟
نعم. يمكن للوسم تخزين رمز شريطي أو رمز QR، تمسحه بالكاميرا أو تكتبه يدويًا.
هل يستطيع متطوع الفرز عدّ التبرعات والهاتف في جيبه؟
نعم، بعد تفعيل العدّ بأزرار مستوى الصوت من الإعدادات. فتعدّ أزرار مستوى الصوت حينها حتى والشاشة مقفلة.
هل سيرى المتطوعون إعلانات أثناء عدّ التبرعات؟
لا. يجري عدّ التبرعات دون إعلانات، لأن Counter App — Tally & Clicker مجاني التنزيل وبلا إعلانات، مع تجربة مجانية لمدة 3 أيام، ثم خطة سنوية أو شهرية أو شراء مدى الحياة.
ما وحدة العدّ التي ينبغي أن تستخدمها حملة التبرعات للملابس المختلطة؟
الأكياس أو الصناديق أكثر واقعية عادةً من القطع المفردة للملابس المختلطة. اكتب الوحدة على بطاقة عند كل محطة ليعدّ كل المتطوعين بالطريقة نفسها.
