Counter App
Contrôler une réception de marchandises avec son téléphone
À retenir
Pour contrôler une réception de marchandises avec un téléphone, créez un compteur par livraison, ajoutez une étiquette par ligne du bon de commande et réglez chaque quantité commandée comme objectif. Counter App — Tally & Clicker signale par une vibration chaque ligne complète, montre les lignes incomplètes avant le départ du chauffeur, conserve les photos des dégâts et tient un relevé de réception horodaté que vous pouvez exporter.
- Dans Counter App — Tally & Clicker, le contrôle d'une réception de marchandises utilise un compteur par livraison et une étiquette par ligne du bon de commande, avec la quantité commandée comme objectif.
- Quand une ligne du bon de commande atteint la quantité commandée, son étiquette fait vibrer le téléphone ; tout excédent se compte alors dans une étiquette « Excédent » séparée.
- Les dégâts sur la marchandise se documentent avec jusqu'à six photos par étiquette, annotées dans l'éditeur photo, et une note sur l'événement, avant le départ du chauffeur.
- Vérifier chaque ligne du bon de commande face à son objectif avant de signer le bon de livraison fait d'une livraison incomplète une ligne visiblement sous l'objectif.
Dès que le chauffeur repart avec un bon de livraison signé, votre marge de manœuvre face à une livraison incomplète ou abîmée chute brutalement. Les réclamations deviennent des e-mails, les e-mails des disputes sur le comptage qui fait foi, et on demande à la personne qui a déchargé le camion de se souvenir d'un mardi après-midi vieux de trois semaines. La réception est l'endroit de l'entrepôt où une erreur coûte le moins cher à repérer, et il suffit pour cela d'un comptage rigoureux avant la signature.
Un téléphone est bien adapté à cette tâche. Il est déjà dans la poche du réceptionnaire, il prend des photos et, avec un compteur par livraison, il devient une check-list qui connaît les quantités commandées. Voici une méthode de réception construite autour de Counter App, de la préparation avant l'ouverture de la remorque jusqu'à un registre que vous pourrez consulter des mois plus tard.
Comment se préparer avant l'ouverture de la remorque ?
La plupart des erreurs de réception naissent avant que le premier carton ne bouge : personne ne savait ce qui était attendu, donc personne n'a remarqué ce qui manquait. Prenez deux minutes pour vous préparer.
Créez un compteur pour la livraison et nommez-le de façon à ne pas pouvoir le confondre plus tard, par exemple « BC 2291 – Quai 4 – nom du fournisseur ». Placez-le dans une arborescence de catégories comme « Réceptions › Quai 4 › Octobre », qui garde un mois de livraisons au même endroit. Les catégories descendent sur trois niveaux, peuvent avoir leurs propres couleurs et être épinglées : le quai du jour reste ainsi en tête de la liste des catégories.
Dans le compteur, ajoutez une étiquette par ligne du bon de commande. Mettez le SKU dans le libellé de l'étiquette pour que l'export s'aligne ensuite sur votre système. Ajoutez une étiquette « Abîmés » et une étiquette « Palettes » : presque chaque livraison a besoin des deux. Pour un bon de commande long, répartissez les lignes sur plusieurs compteurs de la même catégorie, par exemple un compteur par groupe de lignes.
Si votre équipe reçoit régulièrement les mêmes lignes des mêmes fournisseurs, préparez soigneusement un compteur de livraison et gardez-le comme modèle. Avant une nouvelle livraison, réinitialisez le compteur, renommez-le d'après le nouveau bon de commande, puis ajustez les objectifs qui ont changé.
Des objectifs tirés du bon de commande
Chaque étiquette peut avoir un objectif, et c'est là que va la quantité du bon de commande. Si la commande prévoit 48 unités du SKU 40-118, réglez l'objectif sur 48.
Utilisez ensuite les réglages de l'objectif à bon escient :
- La vibration quand l'étiquette atteint son objectif : vous savez qu'une ligne est complète sans fixer l'écran.
- Le son et le verrouillage auto, qui n'existent que sur l'objectif du compteur. Cet objectif porte sur le total de toutes les lignes : un verrouillage auto bloquerait tout le compteur dès ce total atteint, même si une ligne en excédent compense une ligne courte. Pour une réception, verrouillez plutôt le compteur à la main une fois la remorque vidée, et surveillez chaque ligne pour qu'un appui égaré ne la pousse pas à 49.
- Le pas adapté au conditionnement : si les cartons contiennent 12 unités et que vous comptez les cartons, réglez le pas sur 12, et la valeur reste en unités.
Une étiquette qui n'atteint jamais son objectif, c'est votre manquant, visible avant le départ du chauffeur. Une étiquette qui dépasse son objectif vous signale un excédent à consigner.
Compter en déchargeant
Traitez la livraison dans un ordre fixe : palette par palette, de la couche du haut à celle du bas, ou selon l'usage de votre quai, mais toujours de la même façon. Ouvrez le compteur en vue Liste, qui affiche chaque ligne avec ses boutons − et +, sa valeur et sa progression vers l'objectif, ainsi que le total général face à l'objectif général.
Quelques habitudes qui gardent un comptage de réception honnête :
- Comptez ce qui est là, pas ce qu'annonce l'emballage. Défaites les palettes mixtes ; une mention « 48 » sur l'emballage extérieur est une affirmation, pas un comptage.
- Appuyez par carton ou par unité, jamais au jugé. Si une couche est trop grande pour être comptée pièce par pièce, comptez les cartons par couche et les couches par palette, et notez la méthode sur l'étiquette.
- Corrigez immédiatement. Si vous appuyez une fois de trop, appuyez une fois sur −. La correction est enregistrée avec sa propre heure.
- Suivez les palettes à part. L'étiquette « Palettes » rattrape le cas où le comptage global est juste, mais où une palette appartenant à une autre livraison est sortie de cette remorque.
Que vérifier avant de signer le bon de livraison ?
Quand la remorque est vide, regardez le compteur avant de signer quoi que ce soit. Chaque ligne se trouve dans l'un de trois états :
- À l'objectif – reçu conformément à la commande.
- Sous l'objectif – manquant. Recomptez la ligne une fois, puis notez le manquant sur le bon de livraison.
- À l'objectif, avec du stock en trop – excédent. Comptez le surplus dans une étiquette « Excédent » séparée, ou notez-le.
Le total face à l'objectif, en haut de la liste, donne l'image de toute la livraison en une ligne. S'il correspond et qu'aucune ligne n'est en écart, vous pouvez signer en confiance. Sinon, vous savez exactement quelles lignes consigner.
Comment documenter des dégâts sur la marchandise pour une réclamation ?
Une réclamation pour avarie se gagne sur les preuves. Pour chaque carton abîmé :
- Appuyez sur l'étiquette « Abîmés » autant de fois que la quantité touchée.
- Prenez des photos sur l'étiquette avant de déplacer le carton : le dommage en gros plan, l'autocollant d'expédition du carton et le carton en place sur la palette. Chaque étiquette contient jusqu'à 6 photos.
- Utilisez l'éditeur photo pour entourer le dommage ou ajouter une courte mention. Le pinceau, le texte, les six couleurs et la rotation couvrent vos besoins.
- Ajoutez une note à l'événement : ce qui est abîmé, combien d'unités, et si le chauffeur l'a constaté. Les notes d'événement restent dans l'historique et ne figurent pas dans les exports : si la remarque doit apparaître dans le rapport envoyé au fournisseur, notez-la aussi sur l'étiquette « Abîmés ».
Photographiez l'intérieur de la remorque et le scellé avant le déchargement si votre procédure l'exige. Ces photos ont leur place sur la première étiquette du compteur ou sur une étiquette « Remorque » dédiée.
Clore le relevé
Avant de quitter le quai, ouvrez l'historique. Il liste chaque comptage avec son heure exacte, le pas, la valeur avant et après, l'étiquette, et des icônes pour les notes et les photos attachées. Cette chronologie est utile pour deux raisons : elle montre quand la réception a réellement eu lieu, et elle permet à un responsable de vérifier une ligne contestée sans demander au réceptionnaire de la reconstituer de mémoire.
Verrouillez ensuite tout le compteur. Un compteur verrouillé ignore les appuis : le relevé de réception ne peut pas être modifié par accident quand le téléphone retourne dans une poche. Si vous ajoutez un lieu aux étiquettes du compteur, comme le numéro de quai et le nom du site saisis en texte, le relevé indique aussi où la marchandise est arrivée.
Quand les documents et la marchandise ne concordent pas
Bons de livraison, listes de colisage et bon de commande ne concordent pas toujours entre eux, et encore moins avec la palette. Décidez à l'avance de la pièce de référence du comptage. Le bon de commande est généralement la bonne, car c'est ce que votre entreprise a accepté de payer, alors que la liste de colisage décrit seulement ce que le fournisseur pense avoir chargé.
Les écarts courants, et une façon raisonnable de traiter chacun :
- Article de substitution. Le fournisseur a envoyé un autre SKU à la place de celui commandé. Ne le comptez pas dans la ligne commandée. Ajoutez une étiquette séparée, nommée avec le code du produit de substitution, et notez qu'il ne figurait pas sur la commande.
- Livraison fractionnée. Une partie de la commande arrive aujourd'hui, le reste plus tard. Comptez ce qui est arrivé, laissez la ligne sous l'objectif et écrivez « reliquat à suivre » dans une note, pour que personne ne la traite comme un manquant.
- Confusion d'unité de mesure. La commande est en unités, l'emballage indique des cartons. Réglez la conversion avant de compter et ajustez le pas de l'étiquette, pour que la valeur soit toujours dans l'unité de la commande.
- Cartons sans marquage. Ouvrez-en un, identifiez le contenu et photographiez l'intérieur avant de compter les autres.
Quel que soit le cas, la règle est la même : enregistrez ce qui est physiquement arrivé, séparément de ce qui était attendu, et laissez la comparaison se faire ensuite. Un comptage de réception ajusté pour coller aux documents est pire que pas de comptage du tout.
Tenir un registre des réceptions
Depuis l'écran « Partager et exporter », vous avez deux options :
- « Partager en page HTML » produit un rapport lisible avec photos intégrées. C'est le format à envoyer à un acheteur ou à joindre à une réclamation fournisseur.
- « Exporter les données » produit des fichiers CSV ou Excel avec les sections de votre choix : « Résumé », « Événements », « Notes », « Emplacements ».
Un registre simple est un tableur avec une ligne par livraison : date, bon de commande, fournisseur, lignes commandées, lignes reçues en totalité, lignes incomplètes, unités abîmées et lien vers le rapport archivé. Avec le temps, il devient un tableau de bord des fournisseurs construit sans effort supplémentaire.
Comme les données de réception sont stockées sur le téléphone, sans compte et sans cloud Counter App, exportez ou sauvegardez à intervalle fixe. Une sauvegarde ZIP garde ensemble les compteurs, l'historique et les photos, et vous pouvez choisir les catégories à inclure.
Astuces pour les quais chargés
- Comptez avec les touches de volume. Activez le comptage avec les boutons de volume dans les paramètres (il est désactivé par défaut). Les touches comptent même écran verrouillé grâce à un service de premier plan, elles peuvent être réaffectées et chacune peut avoir son propre son et sa propre vibration. Sur certains appareils, la barre de volume du système peut malgré tout apparaître dans l'entrepôt.
- Utilisez la notification de l'écran de verrouillage. Elle affiche les boutons −pas, +pas et « Arrêter », pratiques avec des gants.
- Un réceptionnaire par compteur. Si deux personnes déchargent une même remorque, donnez à chacune un compteur pour sa moitié. Il n'y a pas de synchronisation en direct entre téléphones : la fusion se fait dans le registre.
- Choisissez un retour que vous entendez. Avec 13 sons de comptage et 8 styles de vibration, choisissez une combinaison qui couvre le bruit des chariots élévateurs.
- Gardez un modèle par fournisseur régulier. Réinitialiser un compteur connu est plus rapide que reconstruire les lignes à chaque fois.
Après la réception
La réception n'est que le premier comptage qu'un produit connaît dans vos murs. Faites passer directement les lignes incomplètes et abîmées dans votre processus de suivi, et pensez à ajouter les articles reçus au prochain inventaire tournant, pour qu'une erreur de rangement ne reste pas cachée des mois. Pour cette étape, voyez le guide pour mener des inventaires tournants, et pour transformer le registre des réceptions en rapports, voyez l'export des comptages vers un tableur.
Counter App nécessite Android 12 ou version ultérieure et se télécharge gratuitement, sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel ou un achat à vie. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
L'application peut-elle me prévenir quand j'atteins la quantité commandée ?
Oui. Réglez la quantité commandée comme objectif de l'étiquette : le téléphone vibre quand elle est atteinte. Le son et le verrouillage auto se règlent uniquement sur l'objectif du compteur, qui porte sur le total de la livraison ; une étiquette ne se verrouille pas seule, alors verrouillez le compteur une fois le déchargement terminé.
Combien de photos des dégâts puis-je joindre ?
Jusqu'à 6 photos par étiquette. L'éditeur photo ajoute des traits de pinceau, du texte et la rotation, ce qui aide à montrer précisément le dommage.
Puis-je enregistrer l'endroit où la livraison a été reçue ?
Oui. Une étiquette peut enregistrer une position GPS, un point choisi sur une carte ou un lieu saisi, comme un numéro de quai et le nom du site.
Puis-je partager un relevé de réception avec un fournisseur ?
Vous pouvez exporter un rapport HTML avec photos intégrées, ou des fichiers CSV et Excel, et les envoyer comme votre équipe envoie habituellement ses documents.
Le comptage à la réception fonctionne-t-il dans une remorque sans réseau ?
Oui. Compter en déchargeant la remorque ne demande aucune connexion, car l'application ne se connecte que pour les notifications facultatives, la recherche de mises à jour et les fonds de carte.
Faut-il contrôler une réception par rapport à la liste de colisage ou au bon de commande ?
Le bon de commande est généralement la bonne référence, car c'est ce que l'entreprise a accepté de payer, alors que la liste de colisage ne montre que ce que le fournisseur pense avoir chargé.
Comment traiter un article de substitution dans une livraison ?
Ne le comptez pas dans la ligne commandée. Ajoutez une étiquette séparée, nommée avec le code du produit de substitution, et notez qu'il ne figurait pas sur la commande.
