Counter App
スマートフォンで行う入荷検品のカウント
要点
スマートフォンで入荷検品のカウントを行うには、納品ごとに1つのカウンターを作り、発注書の明細行ごとにタグを追加し、各発注数量を目標に設定します。Counter App — Tally & Clickerは行がそろうと振動で知らせ、ドライバーが去る前に不足している行を示し、破損の写真を保存し、エクスポートできるタイムスタンプ付きの検品記録を残します。
- Counter App — Tally & Clickerでの入荷検品のカウントでは、納品ごとに1つのカウンター、発注書の明細行ごとに1つのタグを使い、発注数量を目標にします。
- 検品のタグが目標に達すると本体が振動するので、その行は止めて、超過分は別の「超過」タグに数え入れます。カウンター全体の目標には「自動ロック」を使えます。
- 貨物の破損は、タグごとに最大6枚の写真をフォトエディターで注釈付きで保存し、ドライバーが去る前にカウント記録にメモを添えて記録します。
- 納品書に署名する前にすべての発注明細行を目標と照らし合わせれば、数量不足の出荷が目標未達の行として目に見えるようになります。
ドライバーが署名済みの納品書を持って走り去った瞬間、数量不足や破損した出荷に対するあなたの立場は急激に弱くなります。請求はメールになり、メールはどちらのカウントが正しいかの言い争いになり、トラックを降ろした人は3週間後に火曜の午後のことを思い出すよう求められます。入荷検品は、倉庫の中で誤りを捕まえる最も安上がりな場所であり、必要なのは署名の前の規律あるカウントだけです。
スマートフォンはその仕事にうまく合っています。すでに検品担当者のポケットにあり、写真を撮れ、納品ごとにカウンターを設定すれば、発注数量を知っているチェックリストになります。ここでは、トレーラーを開ける前の準備から、数か月後に探せるログの保管まで、Counter Appを中心にした検品の流れを紹介します。
トレーラーを開ける前にどう準備しますか？
検品の誤りのほとんどは、最初のカートンが動く前に生まれます。誰も何が来るはずかを知らなかったので、誰も何が欠けているかに気づかなかったのです。準備に2分かけましょう。
納品のカウンターを作り、あとで見間違えようのない名前を付けます。たとえば「PO 2291 – ドック4 – 仕入れ先名」です。「入荷」→「ドック4」→「10月」のようなカテゴリーツリーに入れれば、1か月分の納品が1か所に集まります。カテゴリーは3階層まで作れ、独自の色を持たせ、固定できるので、今日のドックを一覧の最上部に置けます。
カウンターの中に、発注書の明細行ごとに1つのタグを追加します。あとでエクスポートがシステムと一致するよう、タグのラベルにはSKUを使います。「破損」タグと「パレット」タグも追加します。ほとんどすべての納品で両方が必要になります。
同じ仕入れ先の明細を繰り返し受け入れるチームなら、納品カウンターを1つ丁寧に設定し、テンプレートとして保っておきます。新しい納品の前にカウンターをリセットし、新しい発注書の名前に変え、変わった目標を調整します。
発注書から目標を設定する
各タグには目標を設定でき、ここに発注数量を入れます。発注書にSKU 40-118が48個とあれば、目標を48にします。
そして目標の設定を意図的に使います。
- タグの目標に達したときの振動で、画面を見つめなくても行がそろったことがわかります。
- ステップをパックに合わせます。カートンに12個入っていてカートン単位で数えるなら、ステップを12にすれば値は個数のままです。
- カウンター全体の目標には納品全体の合計を入れられます。こちらにはサウンドの通知と、到達時の「自動ロック」があるので、合計に達したあとの不意のタップで記録が変わりません。
目標に達しないタグが、ドライバーが去る前に見える数量不足の出荷です。タグが振動したあとにまだ在庫が残っていれば、記録すべき超過があるということです。その分は発注した行に足さず、別の「超過」タグに数え入れます。
トラックから数え降ろす
納品は決まった順序で進めます。パレットごとに、上の層から下へ、あるいはドックのやり方で構いませんが、毎回同じ方法で。カウンターをリスト表示で開くと、各行に−と+のボタン、値、目標への進捗が表示され、全体の合計と全体の目標の比較も見られます。
検品のカウントを正直に保つ、いくつかの習慣です。
- ラベルの記載ではなく、そこにあるものを数える。 混載パレットは分解します。48と書かれた外装ラベルは主張であって、カウントではありません。
- カートン単位か個数単位でタップし、決して推測でタップしない。 1層が個別に数えるには大きすぎるなら、層ごとのカートン数とパレットごとの層数を数え、その方法をタグにメモします。
- すぐに直す。 タップしすぎたら−を1回押します。修正は独自の時刻とともに記録されます。
- パレットは別に追う。 「パレット」タグは、カウント全体は正しいのに、別の納品に属するパレットがこのトレーラーから降りてきたケースを捕まえます。
納品書に署名する前に何を確認すべきですか？
トレーラーが空になったら、何かに署名する前にカウンターを見ます。すべての行は3つの状態のどれかに入ります。
- 目標どおり – 発注どおりに受領。
- 目標未達 – 不足。その行を一度数え直し、納品書類に不足を記載します。
- 目標に達したのに、まだ在庫が残っている – 超過。余分を別の「超過」タグかメモに数え入れます。
リスト上部の合計と目標の比較が、納品全体の姿を1行で示します。一致していれば、自信を持って署名できます。一致しなければ、どの行を書き上げるべきかが正確にわかります。
請求のために貨物の破損をどう記録しますか？
破損の請求は証拠で決まります。破損したカートンごとに次を行います。
- 影響を受けた数量分、「破損」タグをタップします。
- カートンを動かす前に、タグに写真を撮ります。破損箇所の接写、カートンのラベル、パレット上のカートンの位置。各タグには最大6枚の写真を保存できます。
- フォトエディターで破損箇所を丸で囲むか、短いテキストのラベルを添えます。ブラシ、テキスト、6色、回転のツールで必要なことはまかなえます。
- カウント記録にメモを追加します。何が破損し、何個で、ドライバーがそれを見たかどうか。
手順で求められているなら、荷降ろしの前にトレーラーの内部とシールを撮影します。それらの写真は、カウンターの最初のタグか、専用の「トレーラー」タグに置きます。
記録を閉じる
ドックを離れる前に、履歴を開きます。すべてのカウントが、正確な時刻、ステップ、変更前後の値、タグ、そして添付されたメモと写真のアイコンとともに並んでいます。この時系列は2つの理由で役立ちます。検品が実際にいつ行われたかを示し、監督者が、検品担当者に記憶からの再構成を求めずに、争いのある行を確認する手段になります。
それからカウンター全体をロックします。ロックしたカウンターはタップを無視するので、スマートフォンがポケットに戻ったときに検品記録が誤って変わることはありません。カウンターのタグにドック番号と拠点名をテキストで入力した場所を追加すれば、記録は貨物がどこで入ってきたかも語ります。
書類と貨物が一致しないとき
納品書、梱包明細、発注書は、パレットはもちろん、互いにも必ず一致するとは限りません。カウントをどの書類と照合するかを事前に決めておきましょう。通常は発注書が正しい基準です。それは会社が支払うことに合意したものであり、梱包明細は仕入れ先が積んだと考えているものを記述するだけです。
よくある不一致と、それぞれの妥当な扱い方です。
- 代替品。 仕入れ先が発注したSKUの代わりに別のSKUを送ってきた。発注した行には数え入れません。代替品のコードを名前にした別のタグを追加し、発注書になかったことをメモします。
- 分割納品。 発注の一部が今日届き、残りはあとで。届いた分を数え、行は目標未達のままにし、誰も不足として追いかけないよう「残りは後送」とメモに書きます。
- 単位の混乱。 発注は個数で、ラベルはケース。数える前に換算を決め、タグのステップをそれに合わせて、値が常に発注の単位になるようにします。
- ラベルのないカートン。 1つ開けて中身を確認し、残りを数える前に内部を撮影します。
どの場合でもルールは同じです。物理的に届いたものを、期待されていたものとは別に記録し、比較はあとで行う。書類に合うように調整された検品のカウントは、カウントがないより悪いものです。
検品ログを残す
「共有とエクスポート」画面には、2つの選択肢があります。
- 「HTMLページとして共有」は、写真を埋め込んだ読みやすいレポートを作ります。バイヤーに送ったり、仕入れ先への請求に添付したりする形式です。
- 「データをエクスポート」は、選んだセクション（概要、イベント、メモ、ロケーション）を含むCSVまたはExcelのファイルを作ります。
シンプルなログは、納品ごとに1行のスプレッドシートです。日付、発注書、仕入れ先、発注行数、全量受領の行数、不足の行数、破損の個数、保存したレポートへのリンク。時間がたつと、これは余計な手間なしに作られた仕入れ先の評価表になります。
検品のデータはスマートフォンに保存され、アカウントもCounter Appのクラウドもないので、決まった間隔でエクスポートかバックアップを行います。バックアップZIPはカウンター、履歴、写真をまとめて保ち、含めるカテゴリーを選べます。
忙しいドックのためのヒント
- 音量ボタンで数える。 設定で音量ボタンでのカウントをオンにします（初期設定ではオフです）。フォアグラウンドサービスによって画面がロックされていてもボタンで数えられ、割り当てを変更でき、それぞれに独自のサウンドとバイブレーションを付けられます。一部の機種では倉庫内でもシステムの音量バーが表示されることがあります。
- ロック画面の通知を使う。 −ステップ、+ステップ、停止のボタンが表示され、手袋をしたままでも便利です。
- カウンターごとに検品担当者は1人。 2人で1台のトレーラーを降ろすなら、それぞれに半分ずつのカウンターを渡します。スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、統合はログで行います。
- 聞こえるフィードバックを選ぶ。 13種類のカウント音と8種類のバイブレーションから、フォークリフトの騒音の中でも伝わる組み合わせを選びます。
- 頻繫な仕入れ先ごとにテンプレートを保つ。 既知のカウンターをリセットするほうが、毎回明細行を作り直すより速いです。
検品のあとに
検品は、商品がこの建物で経験する最初のカウントにすぎません。不足と破損の行をそのままフォローアップの手順に流し、受領した品物を次のサイクルカウントに加えて、格納の誤りが何か月も隠れないようにしましょう。その次のステップについては、サイクルカウントを行うのガイドを、検品ログをレポートにするにはカウントをスプレッドシートにエクスポートするをご覧ください。
Counter AppはAndroid 12以降が必要で、無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。アプリはcounterapp.onlineから入手できます。
よくある質問
発注数量に達したときにアプリは知らせてくれますか？
はい。発注数量をタグの目標に設定すると、到達したときに本体が振動します。納品全体の合計をカウンター全体の目標にすれば、サウンドの通知と、到達後の余分なタップを無視する「自動ロック」も使えます。
破損の写真は何枚添付できますか？
タグごとに最大6枚です。フォトエディターでブラシ、テキスト、回転を加えられるので、破損箇所を正確に指し示せます。
納品を受け取った場所を記録できますか？
はい。タグにはGPSの位置、地図で選択した地点、またはドック番号と拠点名のような入力した場所を保存できます。
検品の記録を仕入れ先と共有できますか？
写真を埋め込んだHTMLレポート、またはCSVやExcelのファイルをエクスポートして、チームが普段書類を送っている方法で送れます。
電波のないトレーラーの中でも検品のカウントは動作しますか？
はい。トレーラーからの荷降ろしのカウントに接続は不要です。アプリがオンラインになるのは、任意の通知、アップデートの確認、地図タイルの読み込みのときだけです。
検品のカウントは梱包明細と発注書のどちらと照合すべきですか？
通常は発注書が正しい基準です。それは会社が支払うことに合意したものであり、梱包明細は仕入れ先が積んだと考えているものを示すだけです。
納品の中の代替品はどう扱いますか？
発注した行には数え入れないでください。代替品のコードを名前にした別のタグを追加し、発注書になかったことをメモします。
