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Recepción de mercancía: contar la carga con el móvil
Ideas clave
Para contar la recepción de mercancía con el móvil, crea un contador por entrega, añade una etiqueta por línea del pedido y pon cada cantidad pedida como objetivo. Counter App — Tally & Clicker avisa cuando una línea está completa, muestra las líneas incompletas antes de que el transportista se vaya, guarda las fotos de los daños y conserva un registro de recepción con horas que puedes exportar.
- Un recuento de recepción de mercancía en Counter App — Tally & Clicker usa un contador por entrega y una etiqueta por línea del pedido, con la cantidad pedida como objetivo.
- El objetivo del propio contador, fijado en el total del pedido, puede bloquear automáticamente el contador al alcanzarlo; una línea que supera su objetivo se registra como exceso en una etiqueta aparte.
- Los daños en la mercancía se documentan con hasta seis fotos por etiqueta, anotadas en el editor de fotos, más una nota en el evento antes de que el transportista se vaya.
- Comprobar cada línea del pedido contra su objetivo antes de firmar el albarán convierte un envío incompleto en una línea visible por debajo del objetivo.
En cuanto el transportista se marcha con el albarán firmado, tu capacidad de reclamar un envío incompleto o dañado cae en picado. Las reclamaciones se convierten en correos, los correos en discusiones sobre qué recuento es el bueno, y a la persona que descargó el camión se le pide recordar un martes por la tarde de hace tres semanas. La recepción es el lugar más barato del almacén para detectar un error, y solo hace falta un recuento disciplinado antes de la firma.
Un móvil está muy bien preparado para esa tarea. Ya está en el bolsillo de quien recibe, hace fotos y, con un contador configurado por entrega, se convierte en una lista de comprobación que conoce las cantidades pedidas. Este es un flujo de recepción construido alrededor de Counter App, desde la preparación antes de abrir el tráiler hasta un registro que puedas consultar meses después.
¿Cómo prepararse antes de abrir el tráiler?
La mayoría de los errores de recepción se crean antes de que se mueva la primera caja: nadie sabía qué se esperaba, así que nadie notó lo que faltaba. Dedica dos minutos a prepararte.
Crea un contador para la entrega y ponle un nombre inconfundible más adelante, por ejemplo "Pedido 2291 – Muelle 4 – nombre del proveedor". Colócalo en un árbol de categorías como "Entradas › Muelle 4 › Octubre", que reúne un mes de entregas en un solo sitio. Las categorías llegan a tres niveles, pueden tener colores propios y se pueden fijar, así el muelle de hoy queda en lo alto de la lista.
Dentro del contador, añade una etiqueta por línea del pedido. Usa el SKU en el nombre de la etiqueta para que la exportación encaje después con tu sistema. Añade una etiqueta "Dañado" y otra "Palés"; casi todas las entregas necesitan ambas.
Si tu equipo recibe una y otra vez las mismas líneas de los mismos proveedores, configura con cuidado un contador de entrega y consérvalo como plantilla. Antes de una entrega nueva, reinicia el contador y renómbralo con el nuevo pedido; después ajusta los objetivos que hayan cambiado.
Objetivos a partir del pedido
Cada etiqueta puede tener un objetivo, y ahí es donde va la cantidad del pedido. Si el pedido dice 48 unidades del SKU 40-118, pon el objetivo en 48.
Después usa los ajustes de objetivo con intención:
- Vibración al alcanzar el objetivo de la etiqueta, así sabes que una línea está completa sin mirar fijamente la pantalla.
- Objetivo del propio contador con el total del pedido, con aviso sonoro o vibración y bloqueo automático al alcanzarlo, para que un toque perdido no altere el total de la entrega.
- Paso acorde al embalaje: si las cajas llevan 12 unidades y cuentas cajas, pon el paso en 12 y el valor seguirá en unidades.
Una etiqueta que nunca llega a su objetivo es tu envío incompleto, visible antes de que el transportista se vaya. Una etiqueta que supera su objetivo te dice que hay un exceso que registrar.
Contar al descargar el camión
Trabaja la entrega en un orden fijo: palé a palé, de la capa superior a la inferior, o como lo haga tu muelle, pero siempre igual. Abre el contador en la vista Lista, que muestra cada línea con sus botones − y +, su valor y su progreso hacia el objetivo, además del total general frente al objetivo general.
Algunos hábitos que mantienen honesto un recuento de recepción:
- Cuenta lo que hay, no lo que dice el rótulo. Desmonta los palés mixtos; un rótulo exterior que afirma 48 es una afirmación, no un recuento.
- Un toque por caja o por unidad, nunca por estimación. Si una capa es demasiado grande para contarla una a una, cuenta cajas por capa y capas por palé, y anota el método en la etiqueta.
- Corrige al momento. Si te pasas de toques, pulsa − una vez. La corrección queda registrada con su propia hora.
- Lleva los palés aparte. La etiqueta "Palés" detecta el caso en que el recuento es correcto pero de este tráiler bajó un palé que pertenece a otra entrega.
¿Qué comprobar antes de firmar el albarán?
Cuando el tráiler esté vacío, mira el contador antes de firmar nada. Cada línea cae en uno de tres estados:
- En el objetivo: recibido según el pedido.
- Por debajo del objetivo: incompleto. Vuelve a contar esa línea una vez y anota la falta en la documentación de la entrega.
- Por encima del objetivo, o con mercancía sobrante: exceso. Cuenta el sobrante en una etiqueta "Exceso" aparte o anótalo.
El total frente al objetivo en la parte superior de la lista te da la imagen de toda la entrega en una línea. Si coincide, puedes firmar con confianza. Si no, sabes exactamente qué líneas documentar.
¿Cómo documentar los daños de la mercancía para una reclamación?
Las reclamaciones por daños prosperan con pruebas. Por cada caja dañada:
- Toca la etiqueta "Dañado" según la cantidad afectada.
- Haz fotos en la etiqueta antes de mover la caja: el daño de cerca, el rótulo de la caja y la caja en su sitio en el palé. Cada etiqueta admite hasta 6 fotos.
- Usa el editor de fotos para rodear el daño o añadir un texto corto. El pincel, el texto, los seis colores y la rotación cubren lo que necesitas.
- Añade una nota al evento: qué se dañó, cuántas unidades y si el transportista lo vio.
Fotografía el interior del tráiler y el precinto antes de descargar si tu proceso lo exige. Esas fotos van en la primera etiqueta del contador o en una etiqueta "Tráiler" dedicada.
Cerrar el registro
Antes de dejar el muelle, abre el historial. Lista cada conteo con su hora exacta, el paso, el valor antes y después, la etiqueta y los iconos de las notas y fotos adjuntas. Esa línea de tiempo es útil por dos motivos: muestra cuándo se hizo realmente la recepción y da a un supervisor una forma de comprobar una línea en disputa sin pedirle a quien recibió que la reconstruya de memoria.
Después bloquea el contador entero. Un contador bloqueado ignora los toques, así que el registro de recepción no puede cambiar por accidente cuando el móvil vuelve al bolsillo. Si añades una ubicación a las etiquetas del contador, como el número de muelle y el nombre del centro escritos como texto, el registro dice también por dónde entró la mercancía.
Cuando el papeleo y la mercancía no coinciden
Los albaranes, los packing lists y el pedido no siempre coinciden entre sí, y menos aún con el palé. Decide de antemano con qué documento se compara el recuento. El pedido suele ser la referencia correcta, porque es lo que tu empresa acordó pagar, mientras que el packing list describe solo lo que el proveedor cree que cargó.
Desajustes habituales y una forma sensata de tratar cada uno:
- Artículo sustituido. El proveedor envió un SKU distinto en lugar del pedido. No lo cuentes en la línea pedida. Añade una etiqueta aparte con el código del sustituto y anota que no estaba en el pedido.
- Entrega parcial. Parte del pedido llega hoy y el resto más tarde. Cuenta lo que llegó, deja la línea por debajo del objetivo y escribe "resto pendiente" en una nota para que nadie lo persiga como una falta.
- Confusión de unidad de medida. El pedido está en unidades, el rótulo dice cajas. Aclara la conversión antes de contar y ajusta el paso de la etiqueta para que el valor esté siempre en la unidad del pedido.
- Cajas sin rotular. Abre una, identifica el contenido y fotografía el interior antes de contar el resto.
Sea cual sea el caso, la regla es la misma: registra lo que llegó físicamente, por separado de lo que se esperaba, y deja que la comparación se haga después. Un recuento de recepción retocado para cuadrar con el papeleo es peor que ningún recuento.
Llevar un registro de recepciones
Desde la pantalla Compartir y exportar tienes dos opciones:
- Compartir como página HTML genera un informe legible con fotos incrustadas. Es el formato para enviar a un comprador o adjuntar a una reclamación al proveedor.
- Exportar datos genera archivos CSV o Excel con las secciones que elijas: Resumen, Eventos, Notas, Ubicaciones.
Un registro sencillo es una hoja de cálculo con una fila por entrega: fecha, pedido, proveedor, líneas pedidas, líneas recibidas completas, líneas incompletas, unidades dañadas y un enlace al informe guardado. Con el tiempo se convierte en una ficha de proveedores que construiste sin esfuerzo adicional.
Como los datos de recepción se guardan en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App, exporta o haz una copia de seguridad a intervalos fijos. Un ZIP de copia de seguridad mantiene juntos los contadores, el historial y las fotos, y puedes elegir qué categorías incluir.
Consejos para muelles con mucho movimiento
- Cuenta con los botones de volumen. Activa el conteo con los botones de volumen en los ajustes (viene desactivado). Las teclas cuentan incluso con la pantalla bloqueada gracias a un servicio en primer plano, se pueden reasignar y cada una puede tener su propio sonido y vibración. En algunos dispositivos la barra de volumen del sistema puede seguir apareciendo en el almacén.
- Usa la notificación de la pantalla de bloqueo. Muestra los botones de restar, sumar y Detener, muy prácticos con guantes.
- Una persona por contador. Si dos personas descargan un tráiler, da a cada una un contador para su mitad. No hay sincronización en directo entre móviles, así que la fusión se hace en el registro.
- Elige un aviso que se oiga. Con 13 sonidos de conteo y 8 estilos de vibración, elige una combinación que se note por encima del ruido de las carretillas.
- Guarda una plantilla por proveedor frecuente. Reiniciar un contador conocido es más rápido que reconstruir las líneas cada vez.
Después de la recepción
La recepción es solo el primer recuento que un producto ve en tu nave. Pasa las líneas incompletas y dañadas directamente a tu proceso de seguimiento, y plantéate añadir los artículos recibidos al siguiente recuento cíclico para que un error de ubicación no se esconda durante meses. Para ese siguiente paso, consulta la guía para hacer recuentos cíclicos, y para convertir el registro de recepciones en informes, cómo exportar los conteos a una hoja de cálculo.
Necesita Android 12 o posterior, se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Puede avisarme la app cuando llego a la cantidad pedida?
Sí. Pon la cantidad pedida como objetivo de la etiqueta y el móvil vibrará al alcanzarla. El objetivo del propio contador, con el total del pedido, puede además sonar o vibrar y bloquear automáticamente el contador al alcanzarlo, para que los toques de más se ignoren.
¿Cuántas fotos de daños puedo adjuntar?
Hasta 6 fotos por etiqueta. El editor de fotos añade trazos de pincel, texto y rotación, lo que ayuda a señalar el daño exacto.
¿Puedo registrar dónde se recibió la entrega?
Sí. Una etiqueta puede guardar una posición GPS, un punto elegido en el mapa o un lugar escrito, como el número de muelle y el nombre del centro.
¿Puedo compartir un registro de recepción con un proveedor?
Puedes exportar un informe HTML con fotos incrustadas, o archivos CSV y Excel, y enviarlos como tu equipo envíe habitualmente los documentos.
¿Funciona el recuento de recepción dentro de un tráiler sin cobertura?
Sí. Contar al descargar el tráiler no necesita conexión, porque la app solo se conecta para las notificaciones opcionales, la comprobación de actualizaciones y los mapas.
¿El recuento de recepción debe compararse con el packing list o con el pedido?
El pedido suele ser la referencia correcta, porque es lo que la empresa acordó pagar, mientras que el packing list solo muestra lo que el proveedor cree que cargó.
¿Cómo gestiono un artículo sustituido en una entrega?
No lo cuentes en la línea pedida. Añade una etiqueta aparte con el código del sustituto y anota que no estaba en el pedido.
