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Inventaire de bar sur Android : spiritueux, bière et vin
À retenir
Un inventaire de bar sur Android fonctionne au mieux quand les bouteilles entamées sont estimées en dixièmes, que le parcours dans le bar ne change jamais et que chaque produit est une étiquette dans le compteur de son étagère. Counter App — Tally & Clicker enregistre chaque appui avec son heure et exporte le stock final en CSV ou en Excel pour le calcul du coût matière.
- Un inventaire de bar qui compte chaque bouteille entamée comme une bouteille pleine surévalue le stock et masque les pertes sur les doses.
- La convention des dixièmes compte une bouteille de spiritueux scellée comme 10 et une bouteille remplie au tiers environ comme 3.
- Dans Counter App — Tally & Clicker, un barman peut compter les bouteilles avec les boutons de volume une fois la fonction activée, ce qui lui laisse les deux mains libres pour manipuler les bouteilles.
- Counter App ne pèse pas les bouteilles et ne calcule pas le coût matière : le stock final exporté va dans un tableur pour ce calcul.
Le stock d'un bar ne se comporte pas comme celui d'une cuisine. Une chambre froide contient surtout des cartons fermés et des unités entières, alors qu'un arrière-bar aligne des bouteilles entamées à tous les niveaux entre pleine et vide. Cette seule différence explique pourquoi tant d'inventaires de bar dérivent vers l'estimation approximative, et pourquoi le coût matière calculé dessus ne veut plus rien dire. Ce guide présente une méthode de comptage pensée pour les bouteilles entamées, puis montre comment l'appliquer sur un téléphone Android avec Counter App.
Pourquoi « combien de bouteilles » est la mauvaise question
Comptez une bouteille de gin entamée comme une bouteille, et votre inventaire est surévalué de tout ce qui en a déjà été servi. Répétez cela sur quarante ou cinquante bouteilles ouvertes, et l'erreur devient assez grande pour masquer les pertes que vous cherchez justement : des doses trop généreuses, des offerts non enregistrés, un cocktail préparé avec une double dose quand la fiche technique en prévoit une simple.
Les bars traitent les bouteilles entamées de trois façons courantes. Certains pèsent chaque bouteille ouverte et la comparent à une table de poids pleins et vides. D'autres ne comptent que le stock scellé et ignorent tout ce qui est ouvert. D'autres encore estiment le niveau à l'œil, en dixièmes. La pesée est la plus précise, mais elle demande une balance et une liste de poids de bouteilles tenue à jour. Ignorer les bouteilles entamées est rapide, et systématiquement faux. Les dixièmes se situent entre les deux, et c'est la convention que suit ce guide.
La convention des dixièmes
Considérez chaque bouteille de spiritueux comme dix parts. Scellée, elle vaut 10. Un peu plus qu'à moitié, 6. Un fond, 1. Vous ne mesurez pas des millilitres ; vous faites la même estimation, de la même façon, chaque semaine. Ici, la régularité l'emporte sur la précision, car le chiffre qui compte est l'écart entre deux comptages, et un estimateur constant produit un écart fiable.
Quelques règles maison gardent les dixièmes honnêtes :
- Tenez la bouteille à hauteur des yeux, devant une lumière, sans l'incliner.
- Arrondissez à l'inférieur en cas de doute. L'optimisme gonfle le stock.
- Mettez-vous d'accord sur ce que vaut « 1 ». Certains bars comptent zéro tout ce qui est sous un dixième et mettent la bouteille avec les vides.
La bière et le vin demandent moins de jugement. Comptez les caisses comme des caisses et les bouteilles ou canettes isolées à l'unité. Le vin se compte à la bouteille, casier par casier. Les fûts suivent l'unité que vous utilisez déjà, qu'il s'agisse de plein, de moitié ou d'un poids relevé.
Comment cartographier un bar pour le comptage ?
Avant d'ouvrir l'application, faites le tour du bar avec un bloc-notes. Écrivez le parcours que vous suivrez à chaque fois : le speed rail de gauche à droite, l'arrière-bar de l'étagère du haut à celle du bas, les frigos sous le comptoir, puis la réserve d'alcools, la chambre froide à bière et les racks à vin. Cette liste devient la structure, et la garder fixe est ce qui rend fiables les comparaisons d'une semaine à l'autre.
Dans Counter App, créez une catégorie « Bar ». Si l'établissement a plusieurs bars, ajoutez une sous-catégorie pour chacun, comme Bar principal et Bar terrasse. Les catégories s'imbriquent sur trois niveaux : « Bar → Bar principal → Arrière-bar » est donc possible si vous le souhaitez. Donnez une couleur à la catégorie et épinglez-la pour qu'elle reste en haut de la liste des compteurs pendant le comptage.
À l'intérieur, créez un compteur pour chaque étape du parcours :
- Speed rail
- Arrière-bar : whiskies
- Arrière-bar : autres spiritueux
- Frigos sous comptoir
- Réserve d'alcools (scellés)
- Bière : caisses et unités
- Vin : par casier
- Softs et sirops
Le champ de description du compteur est l'endroit idéal pour la note de parcours elle-même (« commencer côté caisse »), et le champ de lien peut pointer vers la page de commande de votre fournisseur.
Étiquettes, pas et codes pour chaque bouteille
Chaque produit devient une étiquette dans le compteur de son étagère. Les étiquettes s'affichent dans l'ordre où vous les créez : ajoutez-les dans l'ordre de l'étagère, pas par ordre alphabétique, pour que l'écran reflète ce que vous avez devant vous. Un compteur contient au maximum dix étiquettes ; une étagère plus fournie se répartit sur deux compteurs, par exemple « Arrière-bar : whiskies 1 » et « 2 ». Un produit ajouté en cours de saison s'affiche en fin de liste : indiquez sa place sur l'étagère dans son nom.
Les pas déterminent ce qu'ajoute un appui. Pour les spiritueux entamés comptés en dixièmes, laissez le pas à 1. Pour le stock scellé de la réserve, comptez soit les bouteilles entières avec un pas de 1 dans un compteur séparé, soit avec un pas de 10, de sorte qu'un appui égale une bouteille scellée en dixièmes. Mélanger ces deux règles sur une même étiquette est la porte ouverte aux erreurs : choisissez une règle par compteur et écrivez-la dans les notes du compteur.
La bière se gère mieux avec deux étiquettes par produit : une pour les caisses pleines, une pour les bouteilles à l'unité. Si vous comptez d'habitude les bouteilles isolées par six, réglez le pas de cette étiquette sur 6. Tout pas de 1 à 100 est possible par étiquette.
Les couleurs aident à réfléchir. Utilisez une couleur pour le bourbon et le rye, une autre pour le gin, une autre pour les spiritueux d'agave, et ainsi de suite. Une étiquette peut aussi porter un objectif. Au bar, l'objectif le plus utile est votre stock de référence pour les bouteilles de réserve scellées : un coup d'œil vous dit quels spiritueux manquent avant de passer commande.
Des codes pour les bouteilles qui se ressemblent
Chaque étiquette peut contenir un code-barres ou un QR code, scanné avec l'appareil photo ou saisi. Cela se justifie pleinement pour les bouteilles presque identiques : deux expressions d'une même distillerie, une vodka en 70 cl et en litre, un vin maison dont l'habillage a changé. En cas de doute, comparez le code-barres de la bouteille avec celui enregistré sur l'étiquette avant d'appuyer ; le scan, lui, ne sert qu'à remplir ce code quand vous créez ou modifiez l'étiquette. Les codes abîmés ou imprimés sur une surface courbe refusent parfois le scan ; la saisie manuelle reste toujours possible, et le code est aussi là quand un fournisseur demande les références exactes des produits.
La vue Grille pour un long arrière-bar
Sur l'écran de comptage, les étiquettes peuvent s'afficher en une seule grande étiquette, en liste ou en grille. La liste présente chaque bouteille sur une ligne avec les boutons moins et plus, sa valeur et sa progression vers l'objectif, ce qui convient à un speed rail de quelques produits. Pour un long arrière-bar, la grille est souvent plus rapide : avec les tuiles colorées, vous trouvez le « gin » par sa couleur avant d'avoir lu un mot. Dans la liste des compteurs, l'affichage des étiquettes peut être développé, réduit, ou réduit sauf pour les dix premiers compteurs de la liste (« Réduit (sauf 10 derniers) »), qui gardent alors leurs étiquettes dépliées, par exemple les étapes de votre parcours, tandis que le reste se replie.
Compter les mains libres après la fermeture
Un inventaire de bar consiste surtout à soulever des bouteilles, ce qui ne laisse aucune main pour le téléphone. Le comptage avec les boutons de volume règle ce problème. Il est désactivé par défaut ; activez-le dans les paramètres, choisissez quelle touche ajoute et laquelle retire, et donnez à chaque touche son propre son ou sa propre vibration pour les distinguer au toucher. Une fois activées, les touches comptent en arrière-plan et depuis l'écran de verrouillage grâce à un service de premier plan. Certains téléphones affichent malgré tout la barre de volume du système à chaque pression.
Il existe aussi une notification sur l'écran de verrouillage avec des boutons moins, plus et « Arrêter », pratique si une deuxième personne annonce les niveaux à voix haute pendant que vous notez.
Le comptage, étape par étape
- Comptez une fois le dernier verre servi et avant tout réassort.
- Réinitialisez le compteur de la zone pour partir de zéro, et non du chiffre de la semaine précédente.
- Suivez le parcours dans l'ordre fixé.
- Levez chaque bouteille vers la lumière, estimez les dixièmes, puis appuyez ou pressez la touche autant de fois.
- Quand quelque chose cloche, comme une bouteille scellée hier qui affiche 2 aujourd'hui, ajoutez une note à cet événement.
- Verrouillez le compteur quand la zone est terminée, pour qu'aucun appui égaré ne le modifie.
Lire le journal des événements
L'historique enregistre chaque appui avec son heure exacte, le pas appliqué, la valeur avant et après, et l'étiquette concernée. Des icônes signalent les événements qui portent une note ou une position. Un chiffre contesté se vérifie donc facilement : vous voyez si l'étagère des whiskies a été comptée à 1 h 10 d'une seule traite ou rafistolée le lendemain après-midi. L'historique n'a pas de recherche : des noms d'étiquettes clairs facilitent la relecture.
Les notes écrites pendant le comptage se retrouvent aussi sur l'écran « Toutes les notes » de chaque compteur, avec un tri : le responsable lit d'un coup toutes les bouteilles signalées d'une zone, sans parcourir l'historique.
Que révèlent les écarts entre deux comptages ?
Le signal utile n'est pas le total d'une semaine ; ce sont les produits qui dérivent. Si une vodka baisse sans cesse plus vite que ses ventes ne le laissent prévoir, c'est là qu'il faut regarder : une dose trop généreuse, une fiche technique ignorée, ou du produit qui quitte le bar sans être enregistré. Le tableau de bord montre le total du compteur face à son objectif, les incréments face aux décréments, un graphique d'activité en barres sur sept jours et un camembert par étiquette, qui reflète les valeurs du dernier comptage. Au bout de quelques comptages, vous saurez quelles parts sont normalement grandes et remarquerez quand l'une d'elles change.
Un bon rythme : un inventaire complet chaque semaine, plus un court contrôle ponctuel en milieu de semaine sur les bouteilles qui tournent le plus. Créez un compteur séparé « Contrôle ponctuel » qui ne contient que ces étiquettes. Cela prend quelques minutes et repère les problèmes plusieurs jours plus tôt.
Comment faire entrer un comptage de bar dans un calcul de coût matière ?
Depuis l'écran « Partager et exporter », exportez le compteur en CSV ou en Excel, ou en rapport HTML avec les éventuelles photos intégrées. Choisissez n'importe quelle combinaison des sections « Résumé », « Événements », « Notes » et « Emplacements ». « Résumé » suffit pour une feuille de coût ; ajoutez « Événements » et « Notes » quand vous voulez retracer une bouteille précise.
Le coût matière lui-même se calcule dans votre tableur. Le stock initial plus les achats, moins le stock final, donne la consommation ; valorisez-la au prix d'achat et divisez-la par le chiffre d'affaires boissons de la période. Counter App fournit le stock final. L'application ne connaît ni le prix des bouteilles ni les ventes, et ne prétend pas les connaître.
Garder un comptage honnête
- Ne laissez pas la personne qui a servi toute la soirée être la seule à compter. Travaillez en binôme ou faites tourner.
- Photographiez tout ce qui sort de l'ordinaire. Chaque étiquette contient jusqu'à 6 photos, et l'éditeur photo permet d'entourer un scellé brisé ou d'ajouter une date.
- Gardez une structure stable. Une étagère réorganisée alors que les étiquettes gardent l'ancien ordre transforme un comptage de dix minutes en chasse au trésor.
- Si deux personnes se partagent le bar sur deux téléphones, rappelez-vous qu'il n'y a pas de synchronisation en direct. Construisez la structure une fois, faites une sauvegarde ZIP, importez-la sur le second téléphone, puis fusionnez les deux exports.
Pour le reste de l'établissement, le guide d'inventaire du restaurant traite le bar comme une zone de stockage de plus, et la check-list d'ouverture et de fermeture montre comment intégrer le comptage à la fermeture.
Comptez les bouteilles entamées en dixièmes, gardez un parcours fixe, exportez pour le coût matière et surveillez les produits qui dérivent. La méthode trouve les problèmes ; le téléphone la rend simplement facile à répéter. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Une application d'inventaire de bar peut-elle dire à quel point une bouteille est pleine ?
Counter App ne pèse ni ne mesure les bouteilles. Une méthode pratique consiste à estimer chaque spiritueux entamé en dixièmes et à appuyer autant de fois.
Les codes-barres peuvent-ils aider à distinguer des bouteilles qui se ressemblent ?
Oui. Enregistrez le code de chaque bouteille sur son étiquette en le scannant ou en le saisissant quand vous créez ou modifiez l'étiquette ; quand deux bouteilles se ressemblent, comparez le code de la bouteille avec celui de l'étiquette avant d'appuyer. Le scan ne fait que remplir ce champ : il n'ouvre pas l'étiquette.
Comment calcule-t-on le coût matière à partir d'un inventaire de bar ?
Dans un tableur : le stock initial plus les achats, moins le stock final, donne la consommation, que l'on valorise au prix d'achat et que l'on divise par le chiffre d'affaires boissons. Counter App fournit le stock final.
Peut-on compter les bouteilles avec les boutons de volume ?
Oui. Activez le comptage avec les boutons de volume dans les paramètres, où il est désactivé par défaut : les touches ajoutent ou retirent alors un pas sur l'étiquette active, même quand l'écran est verrouillé.
Comment deux personnes se partagent-elles l'inventaire du bar sur deux téléphones ?
Divisez le bar par zones, donnez la même structure au second téléphone grâce à une sauvegarde ZIP et à son importation, puis fusionnez les deux exports. Les téléphones ne se synchronisent pas en direct.
À quelle fréquence faire un contrôle ponctuel entre deux inventaires complets ?
Un contrôle rapide en milieu de semaine des bouteilles qui tournent le plus, en plus de l'inventaire complet hebdomadaire, est un bon rythme. Un compteur « Contrôle ponctuel » séparé, qui ne contient que ces étiquettes, le limite à quelques minutes.
