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Codes-barres et stock d'un café : le comptage du matin
À retenir
Un compteur de fournitures à code-barres évite de confondre les articles qui se ressemblent : chaque brique de lait d'avoine, sachet de grains ou paquet de manchons est une étiquette avec son code et un objectif de stock. Dans Counter App — Tally & Clicker, un comptage de cinq minutes chaque matin, regroupé par emplacement, montre ce qui est sous le niveau de référence, et l'export devient la commande fournisseur.
- Les cafés manquent le plus souvent d'articles bon marché mais indispensables au service, comme les couvercles, le lait d'avoine, les manchons pour gobelets et les sirops clés.
- Le comptage des fournitures d'un café est le plus rapide quand il est regroupé par emplacement : derrière le bar, le frigo sous comptoir, l'étagère de la réserve et l'étagère d'entretien.
- Les codes-barres des étiquettes de Counter App — Tally & Clicker servent surtout à distinguer des briques et des sachets similaires, et à fournir les références produits pour les commandes.
- Les articles sans code-barres, comme les sirops maison, peuvent partager un autocollant QR imprimé sur l'étagère, dont le code est enregistré sur l'étiquette correspondante.
Dans un café, le comptage des fournitures dispute son temps à la machine à espresso qui chauffe, à la livraison des viennoiseries et aux premiers habitués qui frappent à la vitre. Si le comptage prend trop de temps, il saute, et la commande part de mémoire. Or la mémoire est généreuse avec ce que l'on aime et oublieuse avec les couvercles. La solution : une routine courte et fixe qu'une seule personne peut boucler avant l'ouverture, où les codes-barres jouent un rôle plus discret que prévu, celui de distinguer les articles qui se ressemblent.
De quoi un café manque-t-il vraiment ?
La liste des fournitures d'un café est courte mais délicate. Beaucoup d'articles se ressemblent : trois sachets de grains du même torréfacteur, quatre laits végétaux dans des briques presque identiques, une rangée de bouteilles de sirop avec la même pompe. Les articles qui font mal quand ils manquent sont rarement chers. Ce sont les couvercles 35 cl, le lait d'avoine, les manchons pour gobelets et le sirop dont a besoin votre boisson de saison la plus vendue.
Cela façonne le comptage. Vous ne valorisez pas le stock au centime près chaque matin ; vous vous assurez que rien de ce qui arrêterait le service n'est sur le point d'atteindre zéro avant la prochaine livraison. Un inventaire complet et valorisé peut toujours avoir lieu chaque semaine ou chaque mois. Le comptage du matin, lui, sert la continuité.
Regrouper les fournitures selon leur emplacement
Organisez la liste par emplacement plutôt que par type de produit. Personne n'a envie d'aller à la réserve pour le café, de revenir au bar pour le lait, puis de redescendre pour les gobelets.
- Derrière le bar : lait entamé, sirops en service, gobelets et couvercles à portée de main, sucre et touillettes
- Frigo sous comptoir : lait de réserve, crème, laits végétaux
- Étagère de la réserve : grains en sachets fermés, manchons, serviettes, sacs et porte-gobelets à emporter
- Étagère d'entretien : nettoyant machine, détartrant, désinfectant, lavettes
Dans Counter App, créez une catégorie comme « Fournitures du café » et un compteur par emplacement. Les catégories s'imbriquent sur trois niveaux : un café qui a deux adresses peut donc utiliser « Fournitures → Centre-ville → Réserve ». Donnez à chaque emplacement sa propre couleur et épinglez la catégorie pour qu'elle s'ouvre en premier. Dans chaque compteur, ajoutez une étiquette par article, nommée avec son unité de comptage : « Lait d'avoine (brique) », « Gobelets 35 cl (paquet) », « Espresso maison (sachet 1 kg) ». Mettre l'unité dans le nom met fin aux discussions pour savoir si l'on a compté des briques ou des cartons.
Mettre un code sur chaque étiquette
Chaque étiquette peut porter un code-barres ou un QR code. Scannez le code du produit avec l'appareil photo quand vous créez l'étiquette, ou saisissez-le si le code imprimé est abîmé. Au quotidien, le bénéfice est la certitude : un nouveau barista peut comparer une brique avec l'étiquette avant d'appuyer, et le code est sous la main quand un fournisseur demande une référence produit.
Certaines fournitures n'ont aucun code-barres, comme les sirops maison, le concentré de cold brew ou le granola d'un boulanger du quartier. Pour celles-là, imprimez un petit autocollant QR pour le bord de l'étagère, enregistrez le même code sur l'étiquette, et marquez l'emplacement plutôt que chaque bouteille. Un code texte lisible comme SIROP-VANILLE-MAISON reste utile si l'autocollant se fait éclabousser.
Ne courez pas après les codes pour le principe. Si un article est impossible à confondre, son nom et sa couleur suffisent. Les codes servent à l'étagère où les erreurs se produisent vraiment.
Pas et objectifs de stock
Le pas détermine ce qu'ajoute un appui, de 1 à 100 par étiquette. Les gobelets et les couvercles arrivent en paquets : comptez soit les paquets avec un pas de 1, soit les unités en réglant le pas sur la taille du paquet. Le lait se compte à la brique, les grains au sachet. Choisissez une règle par article et n'y touchez plus.
Les objectifs transforment le comptage en commande. Réglez l'objectif de chaque étiquette sur le niveau sous lequel vous ne voulez jamais descendre avant la prochaine livraison. Vous pouvez compter en montant jusqu'à lui ou, si vous préférez partir de ce niveau et soustraire ce qui est parti, le saisir comme valeur de départ de l'étiquette avec « Définir la valeur » puis appuyer sur moins ; aucune alerte ne se déclenche toutefois en descendant. Quand une étiquette atteint son objectif en montant, le téléphone vibre ; le son, la réinitialisation automatique et le verrouillage automatique dépendent de l'objectif du compteur, et ce verrouillage s'applique à tout le compteur : rien de tout cela ne protège une seule étiquette terminée. Pour un comptage du matin, compter en montant reste le plus intuitif : tout ce qui finit sous l'objectif part dans la commande.
Revoyez les objectifs au fil des saisons. Les boissons glacées changent la taille des gobelets, et une vague de froid change la consommation de lait.
Le comptage du matin en cinq minutes
- Ouvrez « Fournitures du café » et le compteur du premier emplacement.
- Réinitialisez le compteur pour compter le stock du jour, et non celui d'hier plus celui d'aujourd'hui.
- Suivez chaque matin le même parcours : bar, frigo, réserve, étagère d'entretien.
- Montez chaque article jusqu'à la quantité que vous voyez. La vue Liste présente chaque article sur une ligne avec sa valeur et sa progression vers l'objectif ; la vue Grille affiche des tuiles colorées si votre liste est courte.
- Ajoutez une note à tout ce qui est anormal : une brique fendue, une livraison incomplète, un sirop bientôt périmé.
- Verrouillez le compteur.
Si vous avez les mains pleines de briques de lait, le comptage avec les boutons de volume aide. Il est désactivé par défaut ; une fois activé dans les paramètres, les touches de volume comptent en montant et en descendant, même depuis l'écran de verrouillage, et vous pouvez réaffecter les touches, chacune avec son propre son et sa propre vibration.
La vue Simple pour l'article que vous tenez
Les matins chargés, il peut être plus simple de passer en vue Simple, où une étiquette occupe tout l'écran sous forme de grand compteur circulaire, avec sa progression vers l'objectif, la fiche de l'étiquette et une barre inférieure pour moins, réinitialiser et verrouiller. Comptez l'article que vous tenez, passez à l'étiquette suivante, puis revenez à la liste. Les grandes zones d'appui comptent quand votre autre main tient une caisse.
Comment contrôler une livraison par rapport à la commande ?
Le comptage du matin vous dit quoi commander ; le contrôle de la livraison vous dit si vous l'avez reçu. Créez un second compteur « Livraison du jour » avec les mêmes étiquettes. À mesure que les cartons arrivent, comptez-les en montant d'après le bon de livraison. Si quelque chose manque ou est abîmé, ajoutez une note et une photo sur cette étiquette ; chaque étiquette contient jusqu'à 6 photos, et l'éditeur photo permet d'ajouter du texte ou de marquer le coin écrasé. L'écran de toutes les photos rassemble ces images avec les libellés des étiquettes et les dates : exactement ce qu'il vous faut sous les yeux pour appeler le fournisseur.
Réinitialisez le compteur de livraison une fois tout rangé, pour que le lendemain commence proprement.
Comment le comptage devient-il une commande fournisseur ?
Depuis l'écran « Partager et exporter », exportez le comptage du matin en CSV ou en Excel, en choisissant les sections à inclure : « Résumé », « Événements », « Notes » et « Emplacements ». « Résumé » suffit généralement pour commander. Comparez chaque article avec son objectif et remplissez la commande, en lisant les codes produits directement sur les étiquettes plutôt qu'en cherchant les cartons.
Si le responsable n'est pas sur place, envoyez plutôt un rapport HTML. Il s'ouvre dans n'importe quel navigateur et intègre les photos que vous avez prises : le responsable voit la livraison abîmée en plus des chiffres.
Suivre la consommation sur un mois
Au bout de quelques semaines, l'historique et le tableau de bord commencent à vous dire à quelle vitesse les choses partent. L'historique enregistre chaque comptage avec son heure ; le tableau de bord montre les totaux face aux objectifs, les incréments face aux décréments, un graphique d'activité sur sept jours et un camembert par étiquette. Si le lait d'avoine passe sous son objectif tous les matins, l'objectif est mal calibré ou la commande trop petite. Si les serviettes ne bougent jamais, vous stockez plus que nécessaire.
Ajustez les objectifs d'après ce que vous voyez, un ou deux à la fois, et laissez-les en place quinze jours avant de juger.
Une matinée type, étape par étape
Un exemple illustratif, pas un vrai café. La barista qui ouvre arrive à 6 h 30. La machine est allumée en premier, car elle a besoin de temps pour chauffer. Pendant qu'elle chauffe, la barista ouvre « Fournitures du café », réinitialise le compteur du bar et compte le lait, les sirops, les gobelets et les couvercles dans l'ordre où ils se trouvent, de gauche à droite. Le lait d'avoine affiche deux briques pour un objectif de six : il est signalé. Le frigo sous comptoir prend une minute. La réserve en prend trois : grains, manchons, serviettes, sacs. Une bouteille de sirop est collante et presque vide : elle reçoit une note d'une ligne. La barista verrouille le compteur, exporte le résumé pour le responsable et commence à régler le moulin. Tout le comptage tient dans le temps de chauffe de la machine.
Ce dernier détail est tout l'enjeu. Une routine qui se glisse dans un temps d'attente que vous passez déjà est une routine qui dure.
Les habitudes qui font vivre la routine
- Le même ordre, chaque jour. L'ordre des étiquettes doit refléter le parcours pour que personne ne revienne sur ses pas.
- Qui ouvre compte. Notez le planning dans les notes du compteur si vous faites tourner.
- Comptez avant de ranger la livraison. Sinon, les articles sont comptés deux fois.
- Tenez la liste à jour. Ajoutez une étiquette pour un sirop de saison quand il arrive ; supprimez-la quand il s'en va. Les compteurs supprimés dans le feu de l'action atterrissent dans la corbeille, d'où ils peuvent être restaurés.
- Partagez la configuration, pas le téléphone. Pour donner la même liste à un second barista sur son propre téléphone, faites une sauvegarde ZIP et importez-la sur ce téléphone. L'aperçu permet de remplacer, copier ou ignorer les doublons. Il n'y a pas de synchronisation en direct : convenez de qui compte quel jour.
Si votre café a aussi une cuisine, le guide d'inventaire du restaurant couvre plusieurs zones de stockage, et le suivi du gaspillage alimentaire montre ce que deviennent les viennoiseries et le lait que vous ne vendez pas.
Un comptage des fournitures de café tient dans la durée quand il est court, fixe et fait avant l'ouverture. Regroupez par emplacement, codez les articles qui se ressemblent, fixez les objectifs au niveau de référence et exportez directement dans la commande. Counter App se télécharge gratuitement, sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel ou un achat à vie. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Qu'apporte un code-barres au comptage des fournitures d'un café ?
Il relie chaque article à un code unique, scanné avec l'appareil photo ou saisi, pour qu'un nouveau barista puisse comparer une brique avec l'étiquette avant d'appuyer.
Un café peut-il fixer un niveau de stock de référence pour chaque article ?
Oui. Réglez l'objectif de l'étiquette de l'article sur ce niveau ; tout ce qui reste sous l'objectif après le comptage du matin part dans la commande.
Comment deux baristas obtiennent-ils la même liste de fournitures sur leur propre téléphone ?
Créez la configuration une fois, faites une sauvegarde ZIP et importez-la sur le second téléphone, en choisissant de remplacer, copier ou ignorer les doublons. Convenez de qui compte quel jour.
Le comptage des fournitures fonctionne-t-il dans une réserve en sous-sol sans réseau ?
Oui. Counter App compte, enregistre les notes et prend des photos sans aucune connexion.
Comment consigner une livraison de fournitures abîmée ?
Ajoutez une note et jusqu'à six photos à l'étiquette concernée, en marquant le coin écrasé avec l'éditeur. L'écran de toutes les photos les rassemble pour l'appel au fournisseur.
Combien de temps doit prendre le comptage du matin dans un café ?
Assez peu pour tenir pendant que la machine à espresso chauffe. Un parcours fixe et une courte liste d'étiquettes le limitent généralement à quelques minutes.
