Counter App
App de inventario de bar en Android: licores, cerveza, vino
Ideas clave
Un conteo de inventario de bar en Android funciona mejor cuando las botellas abiertas se estiman en décimas, la ruta por el bar nunca cambia y cada producto es una etiqueta en el contador de su estante. Counter App — Tally & Clicker registra cada toque con su hora y exporta el conteo final a CSV o Excel para el coste de bebida.
- Un inventario de bar que cuenta cada botella abierta como una botella entera infla el stock y oculta las pérdidas por servicio.
- La convención de las décimas para los conteos de bar puntúa una botella de licor precintada como 10 y una botella a un tercio de su capacidad como 3.
- En Counter App — Tally & Clicker, quien atiende la barra puede contar botellas con los botones de volumen tras activar la función, con las dos manos libres para levantar botellas.
- Counter App no pesa botellas ni calcula el coste de bebida; el conteo final exportado va a una hoja de cálculo para eso.
El stock de un bar no se comporta como el de una cocina. Una cámara frigorífica es sobre todo cajas precintadas y unidades enteras, mientras que una contrabarra es una hilera de botellas abiertas en todos los niveles posibles entre llena y vacía. Esa única diferencia explica por qué tantos conteos de bar acaban en aproximaciones, y por qué el coste de bebida calculado sobre ellos deja de significar nada. Esta guía expone un método de conteo pensado para las botellas abiertas y después muestra cómo aplicarlo en un móvil Android con Counter App.
Por qué "cuántas botellas" es la pregunta equivocada
Cuenta una botella de ginebra abierta como una botella entera y tu inventario queda inflado en todo lo que ya se ha servido de ella. Repite eso en cuarenta o cincuenta botellas abiertas y el error crece lo bastante para ocultar las pérdidas que intentas encontrar: copas demasiado cargadas, invitaciones sin registrar, una receta preparada con una dosis doble donde la ficha dice sencilla.
Los bares resuelven las botellas empezadas de tres maneras habituales. Algunos pesan cada botella abierta y la comparan con una tabla de pesos de botella llena y vacía. Otros cuentan solo el stock precintado e ignoran todo lo abierto. La mayoría estima a ojo el nivel de llenado en décimas. Pesar es lo más preciso y exige una báscula y una lista de pesos de botella que hay que mantener al día. Ignorar las botellas abiertas es rápido y sistemáticamente erróneo. Las décimas quedan a medio camino entre ambos, y esa es la convención que usa esta guía.
La convención de las décimas
Trata cada botella de licor como si tuviera diez partes. Precintada es 10. Algo más de la mitad es 6. Un resto en el fondo es 1. No estás midiendo mililitros; estás haciendo la misma estimación de la misma manera cada semana. Aquí la constancia vale más que la precisión, porque el número que te importa es la diferencia entre dos conteos, y un estimador estable produce una diferencia estable.
Unas cuantas reglas de la casa mantienen honestas las décimas:
- Sostén la botella a la altura de los ojos contra una luz, sin inclinarla.
- Redondea hacia abajo cuando dudes. El optimismo infla el stock.
- Acuerda con el equipo qué es un "1". Algunos bares consideran cero todo lo que queda por debajo de una décima y lo pasan a la caja de vacíos.
La cerveza y el vino exigen menos criterio. Cuenta las cajas como cajas y las botellas o latas sueltas como unidades. El vino va por botella, casillero por casillero. Los barriles siguen la unidad que ya use tu local, sea barril entero, medio barril o una lectura de peso.
¿Cómo se mapea un bar para contarlo?
Antes de abrir la app, recorre el bar con una libreta. Escribe la ruta que seguirás siempre: botellero de servicio (speed rail) de izquierda a derecha, contrabarra de la balda superior a la inferior, neveras bajo barra y, después, el almacén de licores, la cámara de cerveza y los botelleros de vino. Esa lista se convierte en la estructura, y mantenerla fija es lo que hace fiables las comparaciones entre semanas.
En Counter App, crea una categoría llamada "Bar". Si el local tiene más de un bar, añade una subcategoría para cada uno, como Bar principal y Bar de la terraza. Las categorías se anidan hasta tres niveles, así que "Bar → Bar principal → Contrabarra" está disponible si lo quieres. Dale un color a la categoría y fíjala en los accesos directos para tenerla en lo alto de la lista de contadores durante el conteo.
Dentro, crea un contador por cada parada de la ruta:
- Botellero de servicio
- Contrabarra: whisky
- Contrabarra: otros licores
- Neveras bajo barra
- Almacén de licores (precintado)
- Cerveza: cajas y unidades
- Vino: por casillero
- Refrescos y siropes
El campo de descripción del contador es un buen sitio para la propia nota de ruta ("empezar por el extremo de la caja"), y el campo de enlace puede apuntar a la página de pedidos de tu proveedor.
Etiquetas, pasos y códigos para cada botella
Cada producto se convierte en una etiqueta dentro del contador de su estante. Añade las etiquetas en el orden del estante, no alfabéticamente, para que la pantalla refleje lo que tienes delante. Las etiquetas se muestran en el orden en que se crearon, así que un producto incorporado a mitad de temporada quedará al final de la lista; lo más práctico es darle también el último hueco del estante.
Los pasos deciden cuánto suma cada toque. Para los licores abiertos contados en décimas, deja el paso en 1. Para el stock precintado del almacén, o cuentas botellas enteras con paso 1 en un contador aparte, o pones el paso en 10 para que un toque equivalga a una botella precintada en décimas. Mezclar ambas cosas en una misma etiqueta es la forma en que se cuelan los errores, así que elige una regla por contador y escríbela en las notas del contador.
La cerveza funciona mejor con dos etiquetas por producto: una para las cajas enteras y otra para las botellas sueltas. Si acostumbras a contar las botellas sueltas de seis en seis, pon el paso de esa etiqueta en 6. Cada etiqueta admite cualquier paso de 1 a 100.
Los colores ayudan a pensar a quien está detrás de la barra. Usa un color para el bourbon y el rye, otro para la ginebra, otro para los destilados de agave, y así sucesivamente. Una etiqueta puede llevar también un objetivo. Para el bar, el objetivo más útil es el stock mínimo (el par) de botellas de reserva precintadas, de modo que un vistazo te diga qué licores escasean antes de hacer el pedido.
Escanear botellas parecidas
Cada etiqueta puede guardar un código de barras o QR, escaneado con la cámara o escrito. Eso se gana su sitio en las botellas que parecen casi iguales: dos expresiones de una misma destilería, una de 70 cl y una de litro del mismo vodka, un vino de la casa cuya botella ha cambiado de etiqueta. Ante la duda, comprueba el código antes de tocar. Las etiquetas dañadas o curvadas a veces no se dejan escanear; escribir el código siempre está disponible como alternativa, y el código también está ahí cuando un proveedor pide referencias exactas de producto.
Vista Cuadrícula para una contrabarra larga
En la pantalla de conteo, las etiquetas pueden mostrarse como una única etiqueta grande, como lista o como cuadrícula. La lista muestra cada botella como una fila con botones de restar y sumar, su valor y su progreso hacia el objetivo, lo que encaja con un botellero de servicio de pocos productos. Para una contrabarra larga, la cuadrícula suele ser más rápida: con baldosas de colores encuentras "ginebra" por el color antes de leer una palabra. En la lista de contadores, las etiquetas de cada tarjeta pueden mostrarse en modo "Expandido", "Contraído" o "Contraído (excepto últimos 10)", para que los contadores con muchas botellas no alarguen la lista.
Conteo con las manos libres después del cierre
Un conteo de bar implica casi siempre levantar botellas, lo que no deja ninguna mano para el móvil. El conteo con los botones de volumen lo resuelve. Esta función viene desactivada por defecto; actívala en los ajustes, elige qué botón suma y cuál resta, y da a cada botón su propio sonido o vibración para distinguirlos al tacto. Una vez activada, los botones cuentan en segundo plano y desde la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano. Algunos móviles pueden seguir mostrando la barra de volumen del sistema al pulsar.
Hay también una notificación en la pantalla de bloqueo con botones de restar, sumar y Detener, que ayuda si una segunda persona canta los niveles de llenado mientras tú los registras.
El conteo, paso a paso
- Cuenta después de que el último camarero haya terminado y antes de reponer nada.
- Reinicia el contador de la zona para empezar de cero, no desde la cifra de la semana pasada.
- Recorre la ruta en el orden fijo.
- Sostén cada botella contra la luz, estima las décimas y toca o pulsa el botón ese número de veces.
- Cuando algo parezca raro, como una botella que ayer estaba precintada y hoy marca 2, añade una nota en ese evento.
- Bloquea el contador cuando la zona esté terminada, para que un toque accidental no pueda cambiarlo.
Leer el registro de eventos
El historial registra cada toque con su hora exacta, el paso aplicado, el valor antes y después y la etiqueta a la que pertenecía. Unos iconos marcan los eventos que llevan una nota o una ubicación. Eso hace fácil comprobar una cifra discutida: puedes ver si el estante del whisky se contó a la 01:10 de una pasada o se fue completando a trozos la tarde siguiente. El historial no tiene búsqueda, así que unos nombres de etiqueta claros se agradecen cuando retrocedes en el registro.
Las notas añadidas a un evento se quedan en el historial, junto al toque al que pertenecen. Si prefieres que el encargado lea todas las botellas marcadas de una vez, escribe la observación como nota de la etiqueta: la pantalla Todas las notas de cada contador reúne las notas del contador y de sus etiquetas y permite ordenarlas.
¿Qué te dice la variación entre conteos del bar?
La señal útil no es el total de una semana; es qué productos se desvían. Si un vodka baja una y otra vez más deprisa de lo que indican sus ventas, ahí es donde hay que mirar: un servicio generoso, una ficha de cóctel que nadie respeta o producto que sale del bar sin registrarse. El panel muestra el total del contador frente al objetivo, los incrementos frente a los decrementos, un gráfico de barras de actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. Tras unos cuantos conteos sabrás qué porciones suelen ser grandes y te llamará la atención cuando una crezca.
Un ritmo que funciona bien es un conteo completo semanal más una comprobación corta a mitad de semana de las botellas que más se mueven. Crea un contador aparte llamado "Comprobación" solo con esas etiquetas. Lleva unos minutos y detecta los problemas con días de antelación.
¿Cómo se pasa un conteo del bar a la hoja de coste de bebida?
Desde la pantalla Compartir y exportar, exporta el contador como CSV o Excel, o como informe HTML con las fotos incrustadas. Para CSV y Excel eliges cualquier combinación de las secciones Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones; el informe HTML lo incluye todo. Para la hoja de costes, marca Resumen y Ubicaciones: Resumen da el total del contador y Ubicaciones, la tabla de etiquetas con el recuento de cada botella. Añade Eventos y Notas cuando quieras rastrear una botella concreta.
El coste de bebida en sí se calcula en tu hoja de cálculo. El inventario inicial más las compras, menos el inventario final, da lo consumido; valóralo a precio de coste y divídelo entre las ventas de bebida del periodo. Counter App aporta el conteo final. No conoce los costes de las botellas ni las ventas, y no pretende conocerlos.
Mantener el conteo honesto
- No dejes que quien ha servido toda la noche sea la única persona que cuenta. Cuenta en pareja o rota los turnos.
- Fotografía todo lo inusual. Cada etiqueta guarda hasta 6 fotos, y el editor de fotos permite rodear con un círculo un precinto roto o añadir una fecha.
- Mantén la estructura estable. Si reordenas un estante, la pantalla deja de reflejarlo y un conteo de diez minutos se convierte en una búsqueda.
- Si dos personas se reparten el bar en dos móviles, recuerda que no hay sincronización en directo. Crea la estructura una vez, haz una copia de seguridad ZIP, impórtala en el segundo móvil y combina después las dos exportaciones.
Para el resto del local, la guía de inventario de restaurante trata el bar como una zona de almacenamiento más, y la lista de apertura y cierre muestra cómo integrar el conteo en el cierre.
Cuenta las botellas abiertas en décimas, mantén la ruta fija, exporta para el coste de bebida y vigila qué productos se desvían. El método encuentra los problemas; el móvil solo hace que sea fácil repetirlo. Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Puede una app de inventario de bar saber cuánto queda en una botella de licor?
Counter App no pesa ni mide botellas. Lo habitual es estimar cada licor abierto en décimas y tocar ese número de veces.
¿Pueden los camareros escanear los códigos de barras de las botellas para distinguir expresiones parecidas?
Sí. Guarda el código de cada botella en su etiqueta escaneándolo o escribiéndolo, y comprueba el código antes de tocar cuando dos botellas se parezcan.
¿Cómo se calcula el coste de bebida a partir de un conteo de bar?
En una hoja de cálculo: el stock inicial más las compras menos el stock final da el consumo, que se valora a precio de coste y se divide entre las ventas de bebida. Counter App aporta el conteo final.
¿Puede un camarero contar botellas con los botones de volumen?
Sí. Activa el conteo con los botones de volumen en los ajustes, donde viene desactivado, y los botones suman o restan incluso con la pantalla bloqueada.
¿Cómo se reparten dos camareros el conteo del bar en dos móviles?
Divide el bar por zonas, pasa al segundo móvil la misma estructura mediante una copia de seguridad ZIP y su importación, y combina después las dos exportaciones. Los móviles no se sincronizan en directo.
¿Cada cuánto debería un bar hacer una comprobación puntual entre conteos completos?
Un buen ritmo es añadir al conteo completo semanal una comprobación corta a mitad de semana de las botellas que más rotan. Un contador de comprobación aparte, solo con esas etiquetas, la reduce a unos minutos.
