Compter billets et invités lors d'un événement

Mettre en place le comptage par type de billet

Dans Counter App, créez un compteur pour l'événement, par exemple « Concert d'automne », et ajoutez une étiquette par type de billet : « Général », « Prévente », « VIP », « Invitation », « Sur place ».

Ouvrez chaque étiquette et réglez son objectif sur le nombre de billets vendus ou d'invitations. Général pourrait avoir 280, Prévente 60, VIP 30, Invitation 20. Les entrées sur place reçoivent un objectif égal à la capacité restante, ou aucun objectif. Les objectifs se comptent en montant vers un but, et la barre de progression de l'étiquette montre la part des arrivés.

Si vous en avez, utilisez des couleurs assorties à vos bracelets ou à vos billets. La personne qui compte touchera alors l'étiquette qui ressemble à ce qu'elle voit au poignet de l'invité.

Une étiquette peut aussi stocker une valeur de code-barres ou de QR code, mais une seule par étiquette : ce n'est donc pas un substitut au scan des billets individuels. Si vous scannez les billets avec un autre système, utilisez le code de l'étiquette pour une référence interne du personnel, par exemple, ou laissez-le vide.

Réglez l'objectif global du compteur sur la jauge de la salle. Quand le total l'atteint, une alerte sonore ou une vibration facultative signale à l'équipe de la porte qu'il faut arrêter.

À l'entrée

À la porte, la personne qui compte touche l'étiquette correspondante au passage de chaque invité.

La vue Grille affiche chaque type de billet sous forme de tuile colorée avec sa valeur, son pourcentage de l'objectif et ses boutons − et +. Cinq tuiles tiennent sans peine sur un écran de téléphone et sont assez grandes pour être touchées tout en accueillant le public.

La vue Liste est l'alternative quand vous avez davantage de types : chacun est une ligne avec − et +, sa valeur et sa progression, et le total du compteur par rapport à l'objectif en haut.

Si la porte dispose d'un opérateur de scanner et d'une personne qui compte séparément, celle-ci n'a besoin que de voir le bracelet ou d'entendre le bip du scanner. Convenez à l'avance de qui appuie pour quoi.

Le comptage aux boutons de volume est moins utile ici que pour un comptage à chiffre unique, puisqu'il y a plusieurs étiquettes. Il peut tout de même servir : les touches sont reconfigurables, si bien que volume haut peut être consacré au type le plus fréquent, généralement Général, tandis que l'écran gère le reste. La fonction est désactivée par défaut et se configure dans les paramètres.

Pour un lieu à deux entrées, donnez à chaque entrée son propre téléphone avec les mêmes étiquettes. Les téléphones ne se synchronisent pas en direct : le responsable des portes demande donc les chiffres de chaque entrée par radio à heures fixes, ou additionne simplement les deux exports à la fin. Construire le compteur une seule fois et le copier sur le second téléphone avec une sauvegarde ZIP garantit des noms d'étiquettes identiques, ce qui rend la fusion triviale. Des noms discordants, comme « VIP » sur un téléphone et « V.I.P. » sur l'autre, sont la cause la plus fréquente d'un tableau fusionné qui semble faux.

Les corrections se font avec le bouton moins de la même étiquette. Une réinitialisation remettrait la valeur de l'étiquette à zéro et ferait perdre le relevé des arrivées.

Comment repérer absents et entrées sur place pendant l'événement ?

Le moment utile pour lire les comptages n'est pas la fin de soirée, mais une demi-heure après l'ouverture des portes, quand la plupart des invités qui viendront sont arrivés.

À ce stade, la barre de progression de chaque étiquette indique quelle part du type est présente. Si Général est à 85 % et Invitation à 40 %, la liste des invitations était optimiste, et l'équipe de la porte peut libérer ces places pour des entrées sur place. Si VIP est à 30 %, l'hôte VIP sait qu'il doit vérifier s'il y a un problème de transport.

Le tableau de bord offre la même image d'un coup d'œil : total et progression vers l'objectif, incréments face aux décréments, graphique d'activité et graphique circulaire par étiquette. Le graphique circulaire est le moyen le plus rapide de voir comment le public se répartit par type.

Consignez toute décision sous forme de note sur un événement de comptage : « 20 places invitation libérées pour la vente sur place à 19:45 ». Les notes sont horodatées et figurent dans l'export.

Après la fermeture des portes

À la fermeture des portes, verrouillez le compteur. Le verrouillage empêche les appuis accidentels jusqu'au déverrouillage.

Faites ensuite le rapprochement tant que l'équipe de billetterie est encore là :

• Pour chaque type de billet : vendus, arrivés, absents (vendus moins arrivés).
• Entrées sur place : combien, et comment elles ont été payées.
• Total dans la salle : le total du compteur, comparé à la jauge.
• Exceptions : tout ce qui a été noté à la porte.

L'historique vient à l'appui. Chaque événement de comptage est enregistré avec l'heure exacte, le pas, la valeur avant et après, et l'étiquette. Si le comptage d'un type de billet a stagné à 19:20 puis bondi à 19:50, un groupe est probablement arrivé ensemble, et les notes diront peut-être pourquoi.

Réutiliser les chiffres la prochaine fois

La valeur des comptages par type de billet grandit au fil d'une saison. Le taux d'absents d'un seul événement est anecdotique ; celui de dix événements dessine une tendance.

Exportez chaque événement avec les mêmes sections pour que les fichiers concordent. Excel (XLSX) ou CSV conviennent pour établir un bilan de saison ; choisissez Résumé et Événements, et Notes si l'équipe de la porte a fait des observations utiles.

Rangez les compteurs d'événement dans une catégorie par saison, par exemple « Concerts » → « Saison 2026 ». Les catégories s'imbriquent sur trois niveaux. Pour préparer l'événement suivant, triez la liste des compteurs ou utilisez le filtre par période pour retrouver rapidement les précédents. La liste des compteurs propose six ordres de tri et un champ de recherche.

Avec quelques événements consignés, vous pouvez répondre à des questions concrètes : de combien surréserver les billets gratuits, combien de billets garder pour la vente sur place, et combien de personnes placer à la porte pendant les trente premières minutes.

Comment l'équipe à la porte doit-elle compter les cas délicats ?

Chaque porte a ses exceptions. Décidez à l'avance comment les compter et inscrivez la règle dans les notes de l'étiquette.

• Invité sans billet mais inscrit sur une liste. Comptez-le en Invitation et ajoutez une note avec le nom de la liste.
• Billet pour une autre date. Non compté tant que la situation n'est pas réglée. Notez-le.
• Enfant sur le billet d'un adulte. Décidez s'il faut le compter ; la plupart des événements comptent les personnes, pas les billets.
• Invité qui sort puis revient. Pour un comptage par type de billet, comptez-le une seule fois. Pour la présence instantanée, il faudrait suivre les sorties séparément.
• Surclassement à la porte. Comptez-le dans le nouveau type et notez le surclassement.

Chaque note ajoutée à un événement de comptage est rassemblée sur l'écran Toutes les notes, triée comme vous le souhaitez, avec l'étiquette associée et l'heure. Lisez-la pendant le rapprochement : c'est là que se trouvent les explications.

Détails pratiques

• Compteurs et étiquettes. Compteurs illimités, chacun avec des étiquettes qui ont leur propre couleur, valeur, pas et objectif.
• Exports. CSV, Excel (XLSX) et rapport HTML avec photos intégrées.
• Stockage sur le téléphone. Aucune connexion à un compte n'est requise, et il n'y a pas de cloud Counter App.
• Pas de synchronisation en direct. Deux portes, c'est deux téléphones et deux comptages ; regroupez les exports ou transmettez les chiffres par radio à un téléphone de contrôle.
• Hors ligne. Tout le comptage fonctionne sans connexion.
• Modèle tarifaire. Téléchargement gratuit, sans publicité ; essayez l'application gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat unique à vie.

Téléchargez l'application sur counterapp.online.