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Inventaire événementiel : compter au montage et démontage
À retenir
L'inventaire d'un événement au montage et au démontage consiste à compter le matériel à son arrivée par rapport au bon de commande, puis à le recompter à son départ. Avec Counter App — Tally & Clicker, attribuez à chaque type d'article une étiquette ayant pour objectif la quantité commandée, notez les manques, photographiez les dégâts et rapprochez tout écart avant que le camion ne quitte le lieu.
- Le contrôle de l'inventaire d'un événement repose sur deux comptages : le matériel compté à la sortie lors du montage, puis recompté au retour lors du démontage.
- Dans Counter App — Tally & Clicker, le matériel peut tenir dans un seul compteur avec une étiquette par type d'article qui décompte jusqu'à zéro au démontage, ou dans deux compteurs identiques pour le montage et le démontage.
- Un comptage au montage par rapport au bon de commande protège l'équipe contre les manques du fournisseur, comme des chaises absentes du camion.
- Le matériel loué endommagé doit être photographié avant de remonter dans le camion ; chaque étiquette de Counter App accepte jusqu'à six photos annotables.
- Counter App — Tally & Clicker fonctionne hors ligne en sous-sol comme sous chapiteau, et chaque téléphone de l'équipe conserve ses propres comptages, sans synchronisation en direct.
Tous les événements se terminent de la même manière : des gens fatigués, un horaire de fermeture imposé par le lieu et une montagne de matériel à remettre dans le camion. C'est au démontage que les pertes se produisent. Une pile de nappes part avec le linge du traiteur, deux talkies-walkies finissent dans le sac d'un intervenant, huit chaises migrent dans la salle d'à côté et y restent. Personne ne vole rien ; le matériel s'évapore simplement au moment où l'attention est au plus bas.
Le remède est ancien et peu glamour : compter le matériel à la sortie au montage, le recompter au démontage, et considérer tout écart comme quelque chose à expliquer avant le départ du camion. Voici comment mener cette routine depuis un téléphone pour qu'elle ait vraiment lieu, même un soir de rush.
Pourquoi compter le matériel à l'aller et au retour ?
Une routine d'inventaire événementiel comporte exactement deux moments qui comptent.
Le comptage à la sortie a lieu au montage. Vous vérifiez que ce qui est arrivé correspond à la commande : 300 chaises, 30 tables rondes, 34 nappes (30 plus des réserves), 12 poteaux de guidage, 20 talkies-walkies. Cela vous protège vis-à-vis du fournisseur autant que vis-à-vis de votre équipe. Si seulement 280 chaises sont descendues du camion, vous voulez que ce soit consigné avant l'événement, et non découvert au démontage quand le fournisseur vous facture 20 chaises manquantes.
Le comptage au retour a lieu au démontage. Les mêmes catégories, recomptées à mesure qu'elles remontent dans le camion ou rentrent dans les malles. La différence entre les deux comptages constitue votre liste de pertes, de dégâts ou d'articles égarés.
Tout le reste (contrôles en cours d'événement, photos, notes) sert ces deux chiffres. Si vous ne parvenez à faire que deux comptages dans la soirée, faites ces deux-là.
La structure dans Counter App
Il existe deux façons raisonnables de s'organiser, et le choix dépend de la manière dont vous aimez lire les chiffres.
Option A : un compteur, comptage vers un objectif. Créez un compteur « Matériel événement – chargement » avec une étiquette par type d'article : chaises, tables rondes, nappes, poteaux de guidage, talkies-walkies. Au montage, comptez chaque étiquette jusqu'à la quantité livrée. Au démontage, passez le compteur en décompte vers zéro, l'objectif de chaque étiquette étant ce qui est sorti. Tout ce qui reste au-dessus de zéro à la fin manque à l'appel.
Option B : deux compteurs. Un compteur « Montage » et un compteur « Démontage », avec des étiquettes identiques. Comptez chacun en montant, indépendamment. La comparaison se fait dans l'export ou sur le tableau de bord. C'est plus clair pour les équipes que le décompte déroute, et les deux chiffres bruts restent intacts.
Pour un événement isolé, l'option A est plus rapide. Pour un loueur qui envoie le même matériel sur de nombreux lieux, l'option B produit des relevés plus propres à comparer.
Dans les deux cas, placez les compteurs dans une catégorie dédiée à l'événement, sous une catégorie parente pour le lieu ou le client. Les catégories s'imbriquent sur trois niveaux : « Lieux » → « Salle du Lac » → « Mariage Martin » fonctionne bien. Épinglez la catégorie de l'événement en cours tant que vous êtes sur place.
Le montage
Au montage, le bon de commande est votre liste d'objectifs. Ouvrez chaque étiquette, réglez l'objectif sur la quantité commandée et choisissez le pas.
Le pas compte davantage pour le matériel que pour les personnes. Les chaises arrivent souvent par piles de dix : un pas de 10 par pile convient, avec une correction finale au pas de 1 pour la pile incomplète. Les nappes arrivent pliées par lots. Les talkies-walkies se comptent un par un, car chacun compte. Le pas se règle de 1 à 100 par étiquette, si bien que chaque ligne de la commande peut avoir le sien.
En vue Liste, chaque article apparaît sous forme de ligne avec ses boutons − et +, sa valeur et sa progression vers l'objectif. Le total du compteur par rapport à son objectif cumulé s'affiche en haut. Un responsable peut se tenir au pied de la rampe du camion et voir immédiatement quelles lignes sont complètes et lesquelles sont encore incomplètes.
Quand une ligne arrive incomplète, ajoutez une note à l'événement de comptage : « 280 chaises, 2 piles absentes du camion, le chauffeur annonce une seconde camionnette à 15:00 ». Les notes sur les événements apparaissent dans l'historique et suivent dans chaque export.
Pendant l'événement
Le matériel bouge pendant un événement. Des chaises sont déplacées vers une salle d'atelier, des tables supplémentaires partent au bar, des talkies-walkies sont confiés à la sécurité. Inutile de compter en permanence, mais deux petites habitudes sont payantes.
D'abord, utilisez les champs notes et emplacement de chaque étiquette pour consigner où le matériel a été déplacé. Une étiquette peut enregistrer un point GPS, un repère posé sur une carte ou une adresse saisie. Dans un grand lieu, un emplacement saisi comme « Réserve salle C » est généralement plus utile qu'un GPS. Au démontage, la personne qui consulte l'étiquette sait où chercher.
Ensuite, si les articles sont étiquetés, enregistrez leur code sur l'étiquette. Chaque étiquette peut contenir une valeur de code-barres ou de QR code, scannée avec l'appareil photo ou saisie. Pour une malle de talkies-walkies marquée « RAD-CASE-02 », ce seul code relie la malle physique au comptage.
Si le responsable d'équipe change en cours d'événement, le nouveau responsable doit ouvrir le compteur et lire les notes avant toute chose. Cette passation de deux minutes évite la plupart des « je croyais que c'était toi qui avais les talkies ».
Le démontage
Le démontage, c'est le comptage qui compte. Lancez-le avant que tout le monde soit épuisé, pas après le départ de la dernière voiture.
Désignez une personne qui compte par type de matériel, ou une par zone si le lieu est grand. Chacune compte ce qui passe devant elle en direction du camion. Avec le comptage aux boutons de volume activé dans les paramètres, elle peut appuyer sur les touches physiques de volume et garder les deux mains presque libres. Ce mode de comptage fonctionne en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage grâce à un service de premier plan. Il est désactivé par défaut : activez-le pendant le briefing de l'équipe.
Quand un article revient endommagé, photographiez-le avant qu'il ne remonte dans le camion. Chaque étiquette accepte jusqu'à six photos. L'éditeur photo intégré propose un pinceau, du texte, six couleurs et la rotation : vous pouvez entourer une tache de vin sur une nappe ou écrire « pied fendu » sur la photo d'une table. Une photo annotée de cette façon convainc bien mieux un fournisseur qu'une ligne dans un tableur.
Si un comptage semble faux, utilisez le bouton moins plutôt que de réinitialiser. Une réinitialisation efface la valeur de l'étiquette ; un moins n'est qu'un événement enregistré de plus.
Comment rapprocher le matériel après le démontage ?
Une fois le camion chargé, faites le rapprochement avant que quiconque ne parte. Cela prend cinq minutes si les comptages ont été bien faits.
Avec l'option A, toute étiquette restée au-dessus de zéro indique combien d'articles manquent. Avec l'option B, comparez côte à côte les valeurs du montage et du démontage en vue Liste ou dans les exports.
L'historique ajoute un second niveau de lecture. Chaque comptage est enregistré avec un horodatage exact, la valeur avant et après, et l'étiquette. Si les six dernières chaises ont été comptées quarante minutes après les autres, quelqu'un les a retrouvées dans une salle annexe ; si elles n'ont jamais été comptées, elles sont encore dans le bâtiment, ou bien parties.
Pour tout ce qui manque encore, prenez dix minutes pour chercher avant de déclarer une perte. Les cachettes habituelles sont les mêmes dans la plupart des lieux : couloirs de service, loge, arrière des pendrillons, espace traiteur et vestiaire.
Votre propre matériel
Le matériel loué arrive avec le bon de commande de quelqu'un d'autre. Votre propre matériel (talkies-walkies, caisses à outils, signalétique, rallonges, le bon gaffer) n'est suivi par aucun fournisseur : c'est lui qui disparaît le plus discrètement.
Tenez un compteur permanent pour le matériel qui vous appartient, distinct des compteurs d'événement. Donnez à chaque article de valeur sa propre étiquette avec son code d'inventaire enregistré comme valeur de code-barres ou de QR code ; donnez aux consommables une étiquette par type. Avant chaque événement, comptez ce qui monte dans la camionnette. Après l'événement, recomptez-le.
Quand les étiquettes physiques sont abîmées, saisissez le code dans l'étiquette au lieu de le scanner. La même valeur peut être entrée à la main.
Au fil des événements, l'historique constitue un relevé des articles qui disparaissent régulièrement. Si le même talkie-walkie apparaît dans trois notes « manquant au démontage », ce n'est pas la faute du talkie : c'est la façon dont il est distribué qui doit changer.
Qui fait quoi pendant le comptage du démontage ?
Un démontage sans rôles, c'est un démontage sans comptage. Avant le début du chargement, le responsable doit désigner :
- Une personne qui compte par ligne de matériel ou par zone. Elle compte, et rien d'autre, pendant toute la durée.
- Un coursier. Il part à la recherche des articles manquants.
- Un photographe. Les dégâts sont photographiés par la même personne pour que tout soit au même endroit.
- Un validateur. La personne qui compare sorties et retours et décide quand le camion peut partir.
Sur un petit événement, une seule personne peut cumuler les quatre rôles. Aucun problème, tant qu'elle sait qu'elle les tient.
Un démontage fictif
Imaginez un mariage de 150 invités dans un domaine au bord d'un lac. La commande de l'organisatrice comprenait 160 chaises, 16 tables rondes, 18 nappes, 8 poteaux de guidage et 10 talkies-walkies.
Au montage, l'organisatrice compte chaque ligne jusqu'à son objectif. Les nappes arrivent au nombre de 17 et non 18 ; une note est ajoutée à l'événement : « une nappe manquante à la livraison, signé par le chauffeur ».
À 23:30, le démontage commence. Deux membres de l'équipe comptent chaises et tables à mesure qu'elles partent vers le camion ; l'organisatrice compte nappes et talkies-walkies. À 00:10, les chaises sont à 160, les tables à 16, les poteaux à 8. Les nappes s'arrêtent à 16 et les talkies-walkies à 9.
Le tableau de bord montre l'écart immédiatement : il manque quelques unités par rapport à l'objectif. L'historique indique que la dernière nappe a été comptée à 23:52, et plus rien ensuite. Un coursier retrouve une nappe dans la camionnette du traiteur. Le talkie-walkie réapparaît vingt minutes plus tard dans la malle du DJ.
Rapprochement final : une nappe manquante, expliquée par la note du montage, et tout le reste rendu. L'organisatrice exporte le compteur avec Résumé, Événements et Notes, et envoie le fichier au loueur avec une seule phrase : « livraison de 17 nappes, voir la note ».
Notes pratiques
Quelques points à connaître :
- Stockage sur le téléphone. Sans compte et sans cloud Counter App ; c'est vous qui décidez où chaque export est envoyé.
- Fonctionne hors ligne. Le comptage ne nécessite aucune connexion, ce qui compte en sous-sol et sous chapiteau.
- Pas de synchronisation en direct. Le téléphone de chaque membre de l'équipe conserve ses propres comptages. Regroupez les exports ensuite ou transférez les compteurs avec une sauvegarde ZIP, qui peut inclure les photos.
- Exports. CSV, Excel (XLSX) ou rapport HTML avec photos intégrées. Choisissez les sections Résumé, Événements, Notes et Emplacements selon vos besoins.
- Corbeille. Les compteurs supprimés par erreur peuvent être restaurés.
- Modèle tarifaire. Téléchargement gratuit, sans publicité ; essayez l'application gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat unique à vie.
Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Comment une équipe recompte-t-elle le matériel loué au retour après l'avoir compté à la sortie ?
Réglez l'objectif de chaque étiquette sur la quantité sortie et décomptez jusqu'à zéro au démontage, ou tenez des compteurs séparés pour le montage et le démontage ; l'historique enregistre chaque modification avec son heure.
Un organisateur peut-il consigner des nappes ou des tables abîmées ?
Oui. Chaque étiquette de Counter App accepte jusqu'à six photos, les événements de comptage acceptent des notes, et l'éditeur permet d'entourer une tache ou d'écrire sur l'image.
Peut-on enregistrer dans Counter App le code inscrit sur une malle de talkies-walkies ?
Oui. Une étiquette contient une valeur de code-barres ou de QR code lue avec l'appareil photo, ou saisie à la main quand l'étiquette de la malle est abîmée.
Une équipe de démontage peut-elle partager un comptage en direct ?
Non. Les téléphones ne se synchronisent pas en direct : confiez un compteur à chaque responsable de zone et regroupez les exports, ou transférez les compteurs avec une sauvegarde ZIP.
Les organisateurs d'événements ont-ils besoin d'un abonnement pour Counter App ?
Pas forcément. Counter App — Tally & Clicker se télécharge gratuitement et s'essaie gratuitement pendant 3 jours ; ensuite, vous choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat définitif à vie. Aucune publicité.
Quel pas utiliser pour compter des chaises empilées ?
Un pas de 10 par pile est pratique quand les chaises arrivent par dizaines, suivi d'une correction avec un pas de 1 pour une pile incomplète ; les talkies-walkies se comptent plutôt un par un.
Où le matériel manquant réapparaît-il généralement après le démontage ?
Les endroits habituels sont les couloirs de service, la loge, l'arrière des pendrillons, l'espace traiteur et le vestiaire : fouillez-les avant de déclarer un article perdu.
