Counter App
Tickets und Gäste bei Veranstaltungen zählen
Das Wichtigste in Kürze
Eine App zum Zählen von Tickets und Gästen vergleicht, wer gekommen ist, mit dem, was verkauft wurde. Füge in Counter App — Tally & Clicker ein Tag pro Ticketart hinzu, dessen Ziel die verkauften Tickets sind, tippe an der Tür den passenden Tag an, lies eine halbe Stunde nach Einlassbeginn die No-Shows ab und gleich pro Art Verkauf und Ankunft ab, bevor das Kassenteam geht.
- Wer Gäste nach Ticketart zählt, sieht No-Show-Quoten pro Art, die Zahl der Gäste von der Abendkasse und ob die Aufteilung der Kapazität funktioniert hat – das kann eine einzelne Kopfzählung nicht.
- In Counter App — Tally & Clicker ist jede Ticketart ein Tag, dessen Ziel die Zahl der verkauften oder eingeladenen Plätze ist; der Fortschrittsbalken zeigt so den Anteil, der angekommen ist.
- Am aufschlussreichsten sind die Zahlen pro Ticketart etwa eine halbe Stunde nach Einlassbeginn, wenn die meisten Gäste, die noch kommen, da sind.
- Counter App ist kein System zur Ticketprüfung; ein Tag speichert nur einen Barcode- oder QR-Wert und zählt die Ankünfte neben dem Ticketscanner.
- Identische Tag-Namen auf dem Smartphone jedes Eingangs, per Sicherungs-ZIP kopiert, halten die zusammengeführte Abgleichstabelle korrekt.
400 verkaufte Tickets bringen nicht 400 Menschen in den Saal. Manche Käufer kommen nicht, manche bringen jemanden mit, der an der Abendkasse zahlt, und manche Gäste mit Freikarte tauchen auf, die nie auf einer Liste standen. Die Gesamtzahl der Köpfe sagt dir, wie voll der Saal war. Die Zählung nach Ticketart sagt dir, warum – und genau diese Zahl brauchst du für Catering, Personalplanung und die Kalkulation der nächsten Veranstaltung.
Dieser Leitfaden zeigt, wie du Gäste mit einem Android-Smartphone nach Ticketart zählst, No-Shows und Gäste von der Abendkasse schon während der Veranstaltung abliest und einen Abgleich erstellst, mit dem Kassenteam und Buchhaltung gleichermaßen arbeiten können.
Warum zählt man Gäste nach Ticketart?
Eine einzelne Kopfzählung beantwortet die Frage „Wie viele?“. Eine Aufschlüsselung beantwortet vier nützlichere Fragen.
Wie hoch war die No-Show-Quote pro Art? Kostenlose Tickets haben fast immer mehr No-Shows als bezahlte. Frühbucher verhalten sich vielleicht anders als Kurzentschlossene. Wenn du kostenlose Veranstaltungen überbuchst, brauchst du deine eigene No-Show-Zahl, keine Faustregel.
Wie viele kamen über die Abendkasse? Gäste von der Abendkasse sind Einnahmen, die du nicht eingeplant hast, und Menschen, mit denen die Küche nicht gerechnet hat. Wer die Zahl kennt, kann das Kontingent für die Abendkasse beim nächsten Mal besser festlegen.
Sind die Gäste auf der Liste tatsächlich gekommen? Auf Redner, Sponsoren, Presse und VIPs wartet jeweils jemand. Zählst du sie getrennt, weiß die zuständige Betreuung, wann sie nicht mehr warten muss.
Hat die Kapazitätsplanung funktioniert? War der reguläre Bereich voll, während VIP halb leer blieb, war die Aufteilung falsch.
Eine Aufschlüsselung muss nicht kleinteilig sein. Vier bis sechs Arten reichen für die meisten Veranstaltungen.
Die Zählung nach Ticketart einrichten
Leg in Counter App einen Zähler für die Veranstaltung an, zum Beispiel „Herbstkonzert“, und füge ein Tag für jede Ticketart hinzu: „Regulär“, „Frühbucher“, „VIP“, „Freikarte“, „Abendkasse“.
Öffne jedes Tag und setz sein Ziel auf die Zahl der verkauften oder eingeladenen Plätze. „Regulär“ hat vielleicht 280, „Frühbucher“ 60, „VIP“ 30, „Freikarte“ 20. Die Abendkasse bekommt ein Ziel in Höhe der freien Kapazität oder gar keins. Ziele zählen auf einen Wert hoch, und der Fortschrittsbalken des Tags zeigt den Anteil, der schon angekommen ist.
Nimm Farben, die zu deinen Bändchen oder Ticketfarben passen, falls es welche gibt. Die zählende Person tippt dann auf das Tag, der so aussieht wie das, was sie am Handgelenk des Gastes sieht.
Ein Tag kann auch einen Barcode- oder QR-Wert speichern, allerdings nur einen einzigen; er ersetzt also nicht das Scannen einzelner Tickets. Scannst du Tickets mit einem anderen System, nutze das Tag-Code für etwas wie einen internen Referenzcode oder lass ihn leer.
Setz das Gesamtziel des Zählers auf die Kapazität des Saals. Erreicht die Summe sie, sagt ein optionaler Ton- oder Vibrationsalarm dem Einlassteam, dass Schluss ist.
Am Eingang
An der Tür tippt die zählende Person für jeden Gast, der hereinkommt, auf den passenden Tag.
Die Rasteransicht zeigt jede Ticketart als farbige Kachel mit Wert, Zielprozentsatz und Tasten für − und +. Fünf Kacheln passen bequem auf einen Smartphone-Bildschirm und sind groß genug, um sie beim Begrüßen zu treffen.
Die Listenansicht ist die Alternative, wenn du mehr Arten hast: Jede ist eine Zeile mit − und +, Wert und Fortschritt, und oben steht die Summe des Zählers im Vergleich zum Ziel.
Gibt es an der Tür eine Person am Scanner und eine getrennte zählende Person, muss Letztere nur das Bändchen sehen oder den Scanner piepen hören. Sprecht vorher ab, wer wofür tippt.
Das Zählen mit den Lautstärketasten ist hier weniger nützlich als bei einer Türzählung mit einer einzigen Zahl, weil es mehrere Tags gibt. Es kann trotzdem helfen: Die Tasten lassen sich neu belegen, sodass eine Taste addiert und die andere korrigiert (subtrahiert), immer beim aktiven Tag. Lass also die häufigste Art aktiv, meist „Regulär“, und tippe die übrigen auf dem Bildschirm. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird in den Einstellungen eingerichtet.
Hat die Location zwei Eingänge, bekommt jeder Eingang ein eigenes Smartphone mit denselben Tags. Die Smartphones synchronisieren nicht live; die Einlassleitung fragt also zu festen Zeiten per Funk die Zahlen jedes Eingangs ab oder addiert am Ende einfach die beiden Exporte. Baust du den Zähler einmal auf und kopierst ihn per Sicherungs-ZIP auf das zweite Smartphone, bleiben die Tag-Namen identisch, und das Zusammenführen ist ein Kinderspiel. Abweichende Namen wie „VIP“ auf dem einen und „V.I.P.“ auf dem anderen Smartphone sind der häufigste Grund, warum eine zusammengeführte Tabelle falsch aussieht.
Korrekturen machst du mit der Minus-Taste beim selben Tag. Ein Zurücksetzen würde den Wert des Tags auf null setzen, und die laufende Ankunftszahl wäre verloren.
Wie erkennt man No-Shows und Abendkasse schon während der Veranstaltung?
Der richtige Moment, die Zahlen abzulesen, ist nicht das Ende des Abends, sondern eine halbe Stunde nach Einlassbeginn, wenn die meisten Gäste, die noch kommen, da sind.
Dann zeigt dir der Fortschrittsbalken jedes Tags, wie viel von dieser Art schon da ist. Steht „Regulär“ bei 85 Prozent und „Freikarte“ bei 40 Prozent, war die Freikartenliste optimistisch, und das Einlassteam kann diese Plätze für die Abendkasse freigeben. Steht „VIP“ bei 30 Prozent, weiß die VIP-Betreuung, dass sie nachfragen sollte, ob es ein Problem mit der Anreise gibt.
Das Dashboard liefert dasselbe Bild auf einen Blick: Summe und Zielfortschritt, Zugänge gegenüber Abgängen, ein Aktivitätsdiagramm und ein Kreisdiagramm nach Tag. Das Kreisdiagramm zeigt am schnellsten, wie sich das Publikum auf die Arten verteilt.
Halte jede Entscheidung als Notiz an einem Zählereignis fest: „20 Freikartenplätze um 19:45 für die Abendkasse freigegeben“. Notizen tragen einen Zeitstempel und kommen mit in den Export.
Nach Einlassschluss
Wenn der Einlass schließt, sperr den Zähler. Die Sperre verhindert versehentliche Tipps, bis er wieder entsperrt wird.
Mach dann den Abgleich, solange das Kassenteam noch da ist:
- Für jede Ticketart: verkauft, angekommen, No-Shows (verkauft minus angekommen).
- Abendkasse: wie viele und wie sie bezahlt haben.
- Gesamtzahl im Saal: die Summe des Zählers im Vergleich zur Kapazität.
- Ausnahmen: alles, was an der Tür notiert wurde.
Der Verlauf hilft dabei. Jedes Zählereignis wird mit exakter Uhrzeit, Schrittweite, Wert davor und danach und dem Tag protokolliert. Stockte die Zählung einer Ticketart um 19:20 Uhr und sprang dann um 19:50 Uhr nach oben, kam vermutlich eine Gruppe zusammen an, und die Notizen verraten vielleicht, warum.
Die Zahlen beim nächsten Mal nutzen
Der Wert der Zählungen nach Ticketart wächst über eine Saison. Die No-Show-Quote einer Veranstaltung ist eine Anekdote; die Quoten von zehn Veranstaltungen sind ein Muster.
Exportiere jede Veranstaltung mit denselben Abschnitten, damit die Dateien zusammenpassen. Excel (XLSX) oder CSV eignet sich für eine Saisonübersicht; wähle Zusammenfassung und Ereignisse und dazu Notizen, wenn das Einlassteam nützliche Beobachtungen festgehalten hat.
Leg die Veranstaltungszähler in eine Kategorie pro Saison, zum Beispiel „Konzerte“ → „Saison 2026“. Kategorien lassen sich bis zu drei Ebenen tief verschachteln. Planst du die nächste Veranstaltung, sortiere die Zählerliste oder nutze den Filter nach Datumsbereich, um die früheren schnell zu finden. Die Zählerliste bietet sechs Sortierungen und ein Suchfeld.
Mit ein paar dokumentierten Veranstaltungen kannst du praktische Fragen beantworten: wie stark du kostenlose Tickets überbuchen kannst, wie viele Tickets du für die Abendkasse zurückhältst und wie viel Personal du in den ersten dreißig Minuten an die Tür stellst.
Wie zählt ein Einlassteam knifflige Fälle?
Jede Tür hat Ausnahmen. Legt vorher fest, wie ihr sie zählt, und schreibt die Regel in die Notizen des Tags.
- Gast ohne Ticket, der auf einer Liste steht. Unter „Freikarte“ zählen und eine Notiz mit dem Namen der Liste hinzufügen.
- Ticket für das falsche Datum. Wird erst gezählt, wenn es geklärt ist. Notieren.
- Kind mit dem Ticket eines Erwachsenen. Entscheidet, ob es gezählt wird; die meisten Veranstaltungen zählen Köpfe, nicht Tickets.
- Gast geht und kommt wieder. Bei einer Zählung nach Ticketart einmal zählen. Für die Belegung würdest du Abgänge getrennt erfassen.
- Upgrade an der Tür. Unter der neuen Art zählen und das Upgrade notieren.
Jede Notiz an einem Zählereignis landet auf dem Bildschirm „Alle Notizen“, sortiert nach Wunsch, mit verknüpftem Tag und Uhrzeit. Lies sie beim Abgleich; dort stehen die Erklärungen.
Ein hypothetischer Abgleich
Stell dir ein Jazzkonzert in einem Saal mit 450 Plätzen vor. Die Kasse hat 280 reguläre Tickets, 60 Frühbucher- und 30 VIP-Tickets verkauft und 40 Freikarten ausgegeben. Die Abendkasse hat ein Ziel von 40.
Einlass ist um 19:00 Uhr. Um 19:30 Uhr zeigt „Regulär“ 210, „Frühbucher“ 52, „VIP“ 18, „Freikarte“ 15, „Abendkasse“ 8. Die Zahl bei den Freikarten ist niedrig, also beschließt die Einlassleitung, 15 zusätzliche Tickets an der Abendkasse zu verkaufen, und notiert die Entscheidung.
Um 20:15 Uhr schließt der Einlass, und der Zähler wird gesperrt. Endstand: „Regulär“ 251, „Frühbucher“ 57, „VIP“ 26, „Freikarte“ 19, „Abendkasse“ 31. Insgesamt 384 bei einer Kapazität von 450.
Abgleich: No-Shows bei „Regulär“ 29, „Frühbucher“ 3, „VIP“ 4, „Freikarte“ 21. Die geringe Quote bei den Freikarten ist die Zahl, mit der sich am meisten anfangen lässt. Für das nächste Konzert halbiert der Veranstalter das Freikartenkontingent und hält mehr Plätze für die Abendkasse zurück.
Keine dieser Zahlen würde allein in den Summen des Ticketsystems auftauchen, denn das Ticketsystem weiß, was verkauft wurde, nicht, wer durch die Tür kam.
Praktische Details
- Zähler und Tags. Unbegrenzt viele Zähler, jeder mit Tags, die eigene Farbe, eigenen Wert, eigene Schrittweite und eigenes Ziel haben.
- Exporte. CSV, Excel (XLSX) und ein HTML-Bericht mit eingebetteten Fotos.
- Gespeichert auf dem Smartphone. Keine Anmeldung nötig, und es gibt keine Counter-App-Cloud.
- Keine Live-Synchronisierung. Zwei Türen bedeuten zwei Smartphones und zwei Zählungen; führ die Exporte zusammen oder funk die Zahlen an ein Smartphone in der Leitstelle.
- Offline. Alle Zählfunktionen arbeiten ohne Verbindung.
- Preismodell. Kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf.
Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Wie vergleicht man bei einer Veranstaltung die Ankünfte mit den verkauften Tickets?
Leg für jede Ticketart ein Tag an, dessen Ziel die Zahl der verkauften Tickets ist; der Fortschrittsbalken zeigt die Ankünfte, und die verbleibende Lücke zum Schluss ist die Zahl der No-Shows.
Kann Counter App Tickets scannen und prüfen?
Nein. Ein Tag speichert einen Barcode- oder QR-Wert, gescannt oder eingetippt; Counter App zählt also die Ankünfte nach Ticketart neben dem System, das die Tickets prüft.
Kann das Einlasspersonal Gäste von der Abendkasse getrennt von Ticketinhabern zählen?
Ja. Gib der Abendkasse ein eigenes Tag, entweder ohne Ziel oder mit einem Ziel in Höhe der freien Kapazität.
Was liefert Counter App am Ende des Abends für den Ticketabgleich?
Ein Dashboard mit Summen, einem Kreisdiagramm nach Ticketart und einem Aktivitätsdiagramm sowie Exporte als CSV, Excel oder HTML mit den Abschnitten Zusammenfassung, Ereignisse, Notizen und Standorte.
Zahlen Kassenteams für Counter App ein Abo?
Nicht zwingend. Counter App — Tally & Clicker lässt sich kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf – für beliebig viele Veranstaltungen.
Wie zählt ein Einlassteam ein Kind, das mit dem Ticket eines Erwachsenen kommt?
Legt die Regel vor dem Einlass fest und schreibt sie in die Notizen des Tags; die meisten Veranstaltungen zählen Köpfe, nicht Tickets.
Warum brauchen kostenlose Veranstaltungen eine eigene No-Show-Zahl?
Bei kostenlosen Tickets gibt es meist mehr No-Shows als bei bezahlten; eine gemessene Quote aus deinen eigenen Veranstaltungen ist daher eine bessere Grundlage fürs Überbuchen als eine Faustregel.
