Counter App
Conteo de entradas e invitados en eventos
Ideas clave
Una app para contar entradas e invitados compara quién llegó con lo que se vendió. En Counter App — Tally & Clicker, añade una etiqueta por tipo de entrada con su objetivo fijado en las entradas vendidas, toca la etiqueta correspondiente en la puerta, lee las ausencias media hora después de abrir y cuadra lo vendido con lo llegado por tipo antes de que se vaya el equipo de taquilla.
- Contar a los invitados de un evento por tipo de entrada muestra la tasa de ausencias de cada tipo, cuántas personas compraron en la puerta y si funcionó el reparto del aforo, algo que un recuento único no puede mostrar.
- En Counter App — Tally & Clicker, cada tipo de entrada es una etiqueta cuyo objetivo es el número de entradas vendidas o de invitaciones, así que la barra de progreso muestra qué parte ha llegado.
- El momento más útil para leer los conteos por tipo de entrada es una media hora después de abrir las puertas, cuando ya ha llegado la mayoría de quienes van a venir.
- Counter App no es un sistema de validación de entradas; una etiqueta guarda un solo código de barras o QR y cuenta las llegadas junto al escáner de entradas.
- Usar los mismos nombres de etiqueta en el móvil de cada entrada, copiados con un ZIP de copia de seguridad, mantiene exacta la hoja de cálculo combinada del cuadre de entradas.
Vender 400 entradas no mete a 400 personas en la sala. Algunos compradores no vienen, otros traen a un amigo que paga en la puerta y aparecen invitados que nunca estuvieron en ninguna lista. El recuento total te dice lo llena que estuvo la sala. Contar por tipo de entrada te dice por qué, y esa es la cifra que necesitas para el catering, el personal y los precios del próximo evento.
Esta guía explica cómo contar a los invitados por tipo de entrada con un móvil Android, cómo leer las ausencias y las ventas en puerta durante el evento y cómo preparar un cuadre que sirva tanto a la taquilla como al equipo de finanzas.
¿Por qué contar a los invitados por tipo de entrada?
Un recuento único responde a "¿cuántos?". Un desglose responde a cuatro preguntas más útiles.
¿Cuál fue la tasa de ausencias de cada tipo? Las entradas gratuitas casi siempre tienen más ausencias que las de pago. Quienes compran en preventa pueden comportarse de forma distinta a quienes compran a última hora. Si sobrevendes los eventos gratuitos, necesitas tu propia cifra de ausencias, no una regla general.
¿Cuántas personas compraron en la puerta? La venta en puerta es un ingreso que no habías previsto y gente con la que la cocina no contaba. Conocer la cifra ayuda a fijar los cupos de venta en puerta la próxima vez.
¿Llegaron de verdad los invitados de la lista? Ponentes, patrocinadores, prensa y VIP tienen cada uno a alguien esperándolos. Contarlos por separado le indica al anfitrión correspondiente cuándo dejar de esperar.
¿Funcionó el plan de aforo? Si la entrada general se llenó mientras la zona VIP estaba medio vacía, el reparto no era el adecuado.
El desglose no tiene por qué ser muy detallado. De cuatro a seis tipos bastan para la mayoría de los eventos.
Configurar el conteo por tipo de entrada
En Counter App, crea un contador para el evento, por ejemplo "Concierto de otoño", y añade una etiqueta para cada tipo de entrada: "General", "Preventa", "VIP", "Invitación", "En puerta".
Abre cada etiqueta y fija su objetivo en el número de entradas vendidas o de invitaciones. General podría tener 280; Preventa, 60; VIP, 30; Invitación, 20. La venta en puerta recibe un objetivo igual al aforo sobrante, o ninguno. Los objetivos cuentan hacia arriba hasta una meta, y la barra de progreso de la etiqueta muestra qué parte ha llegado.
Usa colores que coincidan con los de tus pulseras o entradas, si los tienen. Así, quien cuenta tocará la etiqueta que se parece a lo que ve en la muñeca del invitado.
Una etiqueta también puede guardar un código de barras o QR, pero solo uno por etiqueta, así que no sustituye al escaneo de cada entrada. Si escaneas las entradas con otro sistema, usa el código de la etiqueta para algo como un código de referencia para el personal, o déjalo vacío.
Fija el objetivo general del contador en el aforo de la sala. Cuando el total lo alcance, un aviso opcional con sonido o vibración le indicará al equipo de la puerta que pare.
En la entrada
En la puerta, quien lleva el contador toca la etiqueta correspondiente cada vez que pasa un invitado.
La vista Cuadrícula muestra cada tipo de entrada como un mosaico de color con su valor, el porcentaje del objetivo y los botones − y +. Cinco mosaicos caben cómodamente en la pantalla de un móvil y son lo bastante grandes para pulsarlos sin fallar mientras saludas a la gente.
La vista Lista es la alternativa cuando tienes más tipos: cada uno es una fila con − y +, su valor y su progreso, y arriba aparece el total del contador frente al objetivo.
Si en la puerta hay una persona con el escáner y otra que cuenta, a quien cuenta le basta con ver la pulsera u oír el pitido del escáner. Acuerda de antemano quién toca qué.
El conteo con los botones de volumen es menos útil aquí que en un conteo de puerta con una sola cifra, porque hay varias etiquetas. Aun así puede ayudar: las teclas se pueden reasignar para que una sume y la otra corrija (reste), siempre sobre la etiqueta activa, así que deja activa la del tipo más habitual, normalmente General, y usa la pantalla para el resto. Esta función viene desactivada por defecto y se configura en los ajustes.
En un recinto con dos entradas, da a cada una su propio móvil con las mismas etiquetas. Los móviles no se sincronizan en tiempo real, así que el responsable de puertas o bien pide por radio las cifras de cada entrada a horas fijas, o bien suma al final las dos exportaciones. Crear el contador una vez y copiarlo al segundo móvil con un ZIP de copia de seguridad mantiene idénticos los nombres de las etiquetas, lo que convierte la unión en algo trivial. Los nombres que no coinciden, como "VIP" en un móvil y "V.I.P." en el otro, son el motivo más habitual de que una hoja combinada no cuadre.
Las correcciones se hacen con el botón de restar en la misma etiqueta. Un reinicio pondría a cero el valor de la etiqueta y perderías la cifra de llegadas.
¿Cómo se detectan las ausencias y las ventas en puerta durante un evento?
El momento útil para leer los conteos no es al final de la noche, sino media hora después de abrir las puertas, cuando ya ha llegado la mayoría de los invitados que van a venir.
En ese momento, la barra de progreso de cada etiqueta te dice qué parte de ese tipo ya está dentro. Si General va por el 85 % e Invitación por el 40 %, la lista de invitaciones era optimista, y el equipo de la puerta puede liberar esas plazas para la venta en puerta. Si VIP va por el 30 %, el anfitrión de los VIP sabe que debe comprobar si hay algún problema de transporte.
El panel ofrece la misma imagen de un vistazo: total y progreso hacia el objetivo, sumas frente a restas, un gráfico de actividad y un gráfico circular por etiqueta. El gráfico circular es la forma más rápida de ver cómo se reparte el público por tipo.
Anota cualquier decisión que tomes como nota en un evento de conteo: "20 plazas de invitación liberadas para venta en puerta a las 19:45". Las notas llevan hora y pasan a la exportación.
Después de cerrar las puertas
Cuando se cierren las puertas, bloquea el contador. El bloqueo evita los toques accidentales hasta que se desbloquee.
Después, haz el cuadre mientras el equipo de taquilla sigue por allí:
- Para cada tipo de entrada: vendidas, llegadas y ausencias (vendidas menos llegadas).
- Venta en puerta: cuántas personas y cómo pagaron.
- Total en la sala: el total del contador, comparado con el aforo.
- Excepciones: todo lo anotado en la puerta.
El historial respalda este trabajo. Cada evento de conteo se registra con su hora exacta, el paso, el valor antes y después y la etiqueta. Si el conteo de un tipo de entrada se estancó a las 19:20 y luego dio un salto a las 19:50, probablemente llegó un grupo de golpe, y puede que las notas expliquen por qué.
Aprovechar las cifras la próxima vez
El valor de los conteos por tipo de entrada crece a lo largo de una temporada. La tasa de ausencias de un evento es una anécdota; la de diez eventos, un patrón.
Exporta cada evento con las mismas secciones para que los archivos encajen. Excel (XLSX) o CSV sirven para elaborar un resumen de temporada; elige Resumen y Eventos, y Notas si el equipo de la puerta hizo observaciones útiles.
Guarda los contadores de los eventos en una categoría por temporada, por ejemplo "Conciertos" → "Temporada 2026". Las categorías admiten hasta tres niveles de anidación. Cuando planifiques el siguiente evento, ordena la lista de contadores o usa el filtro por rango de fechas para encontrar rápido los anteriores. La lista de contadores tiene seis criterios de ordenación y un cuadro de búsqueda.
Con unos cuantos eventos registrados puedes responder a preguntas prácticas: cuánto sobrevender las entradas gratuitas, cuántas entradas reservar para la venta en puerta y cuánto personal poner en la puerta durante los primeros treinta minutos.
¿Cómo debe contar el equipo de la puerta los casos complicados?
Toda puerta tiene excepciones. Decide de antemano cómo contarlas y escribe la regla en las notas de la etiqueta.
- Invitado sin entrada que está en una lista. Cuéntalo en Invitación y añade una nota con el nombre de la lista en la que figura.
- Entrada para otra fecha. No se cuenta hasta que se resuelva. Anótalo.
- Niño con la entrada de un adulto. Decide si se cuenta; la mayoría de los eventos cuentan personas, no entradas.
- Invitado que sale y vuelve a entrar. En un conteo por tipo de entrada, se cuenta una vez. Para la ocupación habría que controlar las salidas aparte.
- Cambio de categoría en la puerta. Cuéntalo en el nuevo tipo y anota el cambio.
Todas las notas añadidas a los eventos de conteo se reúnen en la pantalla Todas las notas, ordenadas como prefieras, con la etiqueta vinculada y la hora. Léela durante el cuadre: ahí están las explicaciones.
Un cuadre hipotético
Imagina un concierto de jazz en una sala de 450 localidades. La taquilla vendió 280 entradas General, 60 de Preventa y 30 VIP, y emitió 40 invitaciones. La venta en puerta tiene un objetivo de 40.
Las puertas se abren a las 19:00. A las 19:30, General marca 210; Preventa, 52; VIP, 18; Invitación, 15; En puerta, 8. El conteo de invitaciones es bajo, así que el responsable de puertas decide vender 15 entradas más en la puerta y anota la decisión.
A las 20:15 se cierran las puertas y se bloquea el contador. Cifras finales: General 251, Preventa 57, VIP 26, Invitación 19, En puerta 31. Total: 384 frente a un aforo de 450.
Cuadre: ausencias en General, 29; en Preventa, 3; en VIP, 4; en Invitación, 21. La baja asistencia con invitación es la cifra sobre la que más se puede actuar. Para el próximo concierto, el promotor reduce a la mitad el cupo de invitaciones y reserva más localidades para la venta en puerta.
Ninguna de estas cifras aparecería solo con los totales del sistema de venta de entradas, porque ese sistema sabe lo que se vendió, no quién cruzó la puerta.
Detalles prácticos
- Contadores y etiquetas. Contadores ilimitados, cada uno con etiquetas que tienen su propio color, valor, paso y objetivo.
- Exportaciones. CSV, Excel (XLSX) y un informe HTML con fotos incrustadas.
- Guardado en el móvil. No hace falta iniciar sesión y no hay nube de Counter App.
- Sin sincronización en tiempo real. Dos puertas significan dos móviles y dos conteos; combina las exportaciones o comunica las cifras por radio a un móvil de control.
- Sin conexión. Todo el conteo funciona sin necesidad de red.
- Modelo de precio. Descarga gratuita y sin anuncios: prueba gratis de 3 días y después plan anual o mensual o compra de por vida (pago único), sea cual sea el número de eventos.
Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se comparan las llegadas de invitados con las entradas vendidas?
Crea una etiqueta para cada tipo de entrada con su objetivo fijado en el número vendido; la barra de progreso muestra las llegadas, y la diferencia que queda al cerrar es la cifra de ausencias.
¿Puede Counter App escanear y validar las entradas de un evento?
No. Una etiqueta guarda un solo código de barras o QR, escaneado o escrito, así que Counter App cuenta las llegadas por tipo de entrada junto al sistema que valide las entradas.
¿Puede el personal de la puerta contar por separado a quienes compran en la puerta y a quienes ya tienen entrada?
Sí. Da a la venta en puerta su propia etiqueta, sin objetivo o con un objetivo igual al aforo sobrante.
¿Qué aporta Counter App al cuadre de entradas al final de la noche?
Un panel con totales, un gráfico circular por tipo de entrada y un gráfico de actividad, además de exportaciones CSV, Excel o HTML con las secciones Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones.
¿Cómo pagan las taquillas por Counter App?
Counter App — Tally & Clicker se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único), para cualquier número de eventos.
¿Cómo debe contar el equipo de la puerta a un niño que entra con la entrada de un adulto?
Decide la regla antes de abrir las puertas y escríbela en las notas de la etiqueta; la mayoría de los eventos cuentan personas, no entradas.
¿Por qué los eventos gratuitos necesitan su propia cifra de ausencias?
Las entradas gratuitas suelen tener más ausencias que las de pago, así que una tasa medida en tus propios eventos es una base mejor para sobrevender que una regla general.
