Counter App
Café-Vorräte mit Barcode zählen: eine Morgenroutine
Das Wichtigste in Kürze
Ein Barcode-Zähler für Café-Vorräte hält ähnliche Artikel auseinander: Jeder Hafermilchkarton, Bohnenbeutel oder jede Becherhülle ist ein Tag mit Code und Sollbestand als Ziel. In Counter App — Tally & Clicker zeigt eine fünfminütige Morgenzählung nach Ort, was unter Soll liegt, und der Export wird zur Lieferantenbestellung.
- Cafés gehen am häufigsten billige, aber servicestoppende Artikel aus, etwa Deckel, Hafermilch, Becherhüllen und wichtige Sirupe.
- Eine Vorratszählung im Café ist am schnellsten, wenn sie nach Ort gruppiert ist: hinter der Theke, im Unterthekenkühlschrank, im Lagerregal und im Putzregal.
- Barcodes auf Tags in Counter App — Tally & Clicker halten vor allem ähnliche Kartons und Beutel auseinander und liefern Produktreferenzen für Bestellungen.
- Café-Artikel ohne Barcode, etwa Haussirupe, können ein gedrucktes QR-Regallabel teilen, dessen Code auf dem passenden Tag gespeichert ist.
In einem Café konkurriert die Vorratszählung um Zeit mit der aufheizenden Espressomaschine, der Gebäcklieferung und den ersten Stammgästen, die an die Scheibe klopfen. Dauert das Zählen zu lange, wird es übersprungen, und die Bestellung geht aus dem Gedächtnis raus. Das Gedächtnis ist großzügig bei Dingen, die du magst, und vergesslich bei Deckeln. Die Lösung ist eine kurze, feste Routine, die eine Person vor der Öffnung schafft, wobei Barcodes eine stillere Aufgabe übernehmen, als du vielleicht erwartest: ähnliche Artikel auseinanderhalten.
Was geht einem Café wirklich aus?
Eine Vorratsliste im Café ist kurz, aber knifflig. Viele Artikel sehen gleich aus: drei Bohnensorten einer Rösterei, vier Pflanzenmilchsorten in fast identischen Kartons, eine Reihe Sirupflaschen mit derselben Pumpe. Die Artikel, deren Fehlen schmerzt, sind selten teuer. Es sind 12-oz-Deckel, Hafermilch, Becherhüllen und der eine Sirup, den dein meistverkauftes Saisongetränk braucht.
Das prägt die Zählung. Du bewertest nicht jeden Morgen den Bestand auf den Cent; du stellst sicher, dass nichts Servicestoppendes vor der nächsten Lieferung auf null fällt. Eine vollständige Bewertungszählung kann weiterhin wöchentlich oder monatlich stattfinden. Bei der Morgenzählung geht es um Kontinuität.
Vorräte nach ihrem Platz gruppieren
Ordne die Liste nach Ort statt nach Produktart. Niemand will für Bohnen ins Lager laufen, zurück zur Theke für Milch und wieder runter für Becher.
- Hinter der Theke: offene Milch, Sirupe in Gebrauch, Becher und Deckel in Reichweite, Zucker und Rührstäbchen
- Unterthekenkühlschrank: Reservemilch, Sahne, Pflanzenmilch
- Lagerregal: versiegelte Bohnen, Hüllen, Servietten, To-go-Tüten und Träger
- Putzregal: Maschinenreiniger, Entkalker, Desinfektionsmittel, Tücher
Lege in Counter App eine Kategorie wie „Café-Vorräte“ und einen Zähler pro Ort an. Kategorien verschachteln sich bis zu drei Ebenen, ein Café mit zwei Standorten kann also „Vorräte → Flussufer → Lager“ nutzen. Gib jedem Ort eine eigene Farbe und hefte die Kategorie an, damit sie zuerst aufgeht. Füge in jedem Zähler ein Tag pro Artikel hinzu, benannt mit seiner Zähleinheit: „Hafermilch (Karton)“, „12-oz-Becher (Hülle)“, „Hausespresso (1-kg-Beutel)“. Die Einheit im Namen beendet Diskussionen darüber, ob du Kartons oder Kisten gezählt hast.
Jedem Tag einen Code geben
Jedes Tag kann einen Barcode oder QR-Code tragen. Scanne den Produktcode beim Anlegen des Tags mit der Kamera oder tippe ihn ein, wenn das Etikett beschädigt ist. Der tägliche Nutzen ist Gewissheit: Eine neue Barista kann einen Karton vor dem Tippen mit dem Tag abgleichen, und der Code ist griffbereit, wenn ein Lieferant eine Produktreferenz verlangt.
Manche Vorräte haben gar keinen Barcode, etwa hausgemachte Sirupe, Cold-Brew-Konzentrat oder das Granola einer lokalen Bäckerei. Drucke für diese ein kleines QR-Label für die Regalkante, speichere denselben Code auf dem Tag und beschrifte den Platz statt jeder Flasche. Ein lesbarer Textcode wie SIRUP-VANILLE-HAUS ist auch dann noch verständlich, wenn der Aufkleber bespritzt wird.
Jage Codes nicht um ihrer selbst willen. Ist ein Artikel unverwechselbar, reichen Name und Farbe. Codes sind für das Regal, in dem Fehler tatsächlich passieren.
Schrittweiten und Sollbestände als Ziele
Schrittweiten bestimmen, wie viel ein Tipp addiert, von 1 bis 100 pro Tag. Becher und Deckel kommen in Hüllen; zähle entweder Hüllen mit Schrittweite 1 oder stelle die Schrittweite auf die Hüllengröße, wenn du lieber Stück zählst. Milch zählt pro Karton. Bohnen pro Beutel. Wähle eine Regel pro Artikel und lass sie in Ruhe.
Ziele machen aus der Zählung eine Bestellung. Setze das Ziel jedes Tags auf den Stand, unter den du vor der nächsten Lieferung nie fallen willst. Du kannst darauf hochzählen oder davon herunterzählen, wenn du lieber beim Soll beginnst und abziehst, was weg ist. Beim Hochzählen vibriert das Smartphone, wenn ein Tag sein Ziel erreicht, und ein Ziel auf dem Zähler selbst kann zusätzlich mit Ton melden oder den Zähler automatisch sperren. Für eine Morgenzählung ist Hochzählen am intuitivsten: Was unter Ziel endet, kommt auf die Bestellung.
Überprüfe die Ziele mit den Jahreszeiten. Eisgetränke ändern die Bechergrößen, und ein Kälteeinbruch ändert den Milchverbrauch.
Die Fünf-Minuten-Morgenzählung
- Öffne „Café-Vorräte“ und den ersten Ortszähler.
- Setze den Zähler zurück, damit du den heutigen Bestand zählst, nicht den gestrigen plus heutigen.
- Geh jeden Morgen dieselbe Route: Theke, Kühlschrank, Lager, Putzregal.
- Tippe jeden Artikel auf das hoch, was du siehst. Die Listenansicht zeigt jeden Artikel als Zeile mit Wert und Fortschritt zum Ziel; die Rasteransicht zeigt farbige Kacheln, wenn deine Liste kurz ist.
- Füge allem Auffälligen eine Notiz hinzu: ein aufgeplatzter Karton, eine unvollständige Lieferung, ein Sirup kurz vor dem Ablaufdatum.
- Sperre den Zähler.
Sind deine Hände voller Milchkartons, hilft das Zählen mit den Lautstärketasten. Es ist standardmäßig aus; einmal in den Einstellungen aktiviert, zählen die Lautstärketasten hoch und runter, auch bei gesperrtem Bildschirm, und du kannst die Tasten mit eigenem Ton und eigener Vibration neu belegen.
Einzelansicht für den Artikel in deiner Hand
An vollen Morgen kann es leichter sein, in die Einzelansicht zu wechseln, in der ein Tag den Bildschirm als großer runder Zähler mit Zielfortschritt, Tag-Karte und einer unteren Leiste für Minus, Zurücksetzen und Sperren füllt. Zähle den Artikel, den du hältst, wische zum nächsten und wechsle dann zurück zur Liste. Große Tippflächen zählen, wenn die andere Hand eine Kiste hält.
Wie prüft man eine Café-Lieferung gegen die Bestellung?
Die Morgenzählung sagt dir, was zu bestellen ist; der Lieferungscheck sagt dir, ob du es bekommen hast. Lege einen zweiten Zähler „Lieferung heute“ mit denselben Tags an. Während die Kisten ankommen, zähle sie gegen den Lieferschein hoch. Fehlt etwas oder ist beschädigt, füge diesem Tag eine Notiz hinzu und mach ein Foto; jedes Tag fasst bis zu 6 Fotos, und der Foto-Editor lässt dich Text ergänzen oder die eingedrückte Ecke markieren. Die Galerie mit allen Fotos sammelt diese Bilder mit Tag-Labels und Datum, genau das, was du vor dir haben willst, wenn du den Lieferanten anrufst.
Setze den Lieferungszähler zurück, sobald alles verräumt ist, damit morgen sauber beginnt.
Wie wird aus der Zählung eine Lieferantenbestellung?
Exportiere die Morgenzählung vom Bildschirm „Teilen & Exportieren“ als CSV oder Excel und wähle die Abschnitte: Zusammenfassung, Ereignisse, Notizen und Standorte. Zusammenfassung und Standorte (eine Zeile pro Tag) reichen meist für die Bestellung. Vergleiche jeden Artikel mit seinem Ziel und fülle die Bestellung aus, wobei du die Produktcodes direkt aus den Tags liest, statt nach Kartons zu suchen.
Ist die Inhaberin nicht vor Ort, schick stattdessen einen HTML-Bericht. Er öffnet sich in jedem Browser und bettet die aufgenommenen Fotos ein, sodass die Inhaberin die beschädigte Lieferung ebenso sieht wie die Zahlen.
Den Verbrauch über einen Monat beobachten
Nach ein paar Wochen beginnen Verlauf und Dashboard zu verraten, wie schnell Dinge weggehen. Der Verlauf protokolliert jede Zählung mit Uhrzeit; das Dashboard zeigt Summen gegenüber Zielen, Erhöhungen gegenüber Verringerungen, ein Aktivitätsdiagramm über sieben Tage und ein Kreisdiagramm nach Tag. Erreicht Hafermilch jeden einzelnen Morgen ihr Ziel, ist das Ziel zu niedrig oder die Bestellung zu klein. Bewegen sich Servietten nie, hast du mehr auf Lager, als du brauchst.
Passe die Ziele nach dem an, was du siehst, ein oder zwei auf einmal, und lass sie zwei Wochen stehen, bevor du urteilst.
Ein Beispielmorgen, Schritt für Schritt
Ein veranschaulichendes Beispiel, kein echtes Café. Die Öffnerin kommt um 6:30. Zuerst geht die Maschine an, weil sie Zeit zum Aufheizen braucht. Während sie warm wird, öffnet sie „Café-Vorräte“, setzt den Thekenzähler zurück und zählt Milch, Sirupe, Becher und Deckel in der Reihenfolge, in der sie von links nach rechts stehen. Hafermilch steht bei zwei Kartons gegen ein Ziel von sechs und wird markiert. Der Unterthekenkühlschrank dauert eine Minute. Das Lager dauert drei: Bohnen, Hüllen, Servietten, Tüten. Eine Sirupflasche ist klebrig und fast leer, also bekommt sie eine einzeilige Notiz. Sie sperrt den Zähler, exportiert die Zusammenfassung an die Inhaberin und beginnt, die Mühle einzustellen. Die ganze Zählung passt in die Aufheizzeit der Maschine.
Dieses letzte Detail ist der Punkt. Eine Routine, die sich in Zeit versteckt, die du ohnehin mit Warten verbringst, ist eine Routine, die überlebt.
Gewohnheiten, die die Routine am Leben halten
- Jedes Tag dieselbe Reihenfolge. Die Tag-Reihenfolge sollte den Weg abbilden, damit niemand zurücklaufen muss.
- Wer öffnet, zählt. Schreib den Plan in die Zählernotizen, wenn ihr wechselt.
- Zählen, bevor die Lieferung verräumt ist. Sonst werden Artikel doppelt gezählt.
- Die Liste aktuell halten. Füge ein Tag für einen Saisonsirup hinzu, wenn er kommt; lösche ihn, wenn er geht. Zähler, die in einer hektischen Küche gelöscht werden, landen im Papierkorb, wo sie sich wiederherstellen lassen.
- Die Einrichtung teilen, nicht das Smartphone. Um einer zweiten Barista dieselbe Liste auf ihrem eigenen Smartphone zu geben, erstelle eine ZIP-Sicherung und importiere sie dort. Die Vorschau lässt dich Duplikate ersetzen, kopieren oder überspringen. Es gibt keine Live-Synchronisierung, einigt euch also, wer an welchem Tag zählt.
Betreibt dein Café auch eine Küche, behandelt der Leitfaden zur Restaurant-Inventur mehrere Lagerbereiche, und Lebensmittelabfälle erfassen zeigt, was mit dem Gebäck und der Milch passiert, die du nicht verkaufst.
Eine Vorratszählung im Café überlebt, wenn sie kurz, fest und vor der Öffnung erledigt ist. Gruppiere nach Ort, kodiere die Doppelgänger, setze Ziele auf Soll und exportiere direkt in die Bestellung. Counter App ist kostenlos herunterzuladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf, auch in einer hektischen Küche. Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Was bringt ein Barcode bei einer Vorratszählung im Café?
Er bindet jeden Artikel an einen Code, mit der Kamera gescannt oder eingetippt, sodass eine neue Barista einen Karton vor dem Tippen mit dem Tag abgleichen kann.
Kann ein Café für jeden Artikel einen Sollbestand festlegen?
Ja. Setze das Ziel des Artikel-Tags auf seinen Sollbestand; alles, was nach der Morgenzählung noch unter Ziel liegt, kommt auf die Bestellung.
Wie bekommen zwei Baristas dieselbe Vorratsliste auf ihre eigenen Smartphones?
Baue die Einrichtung einmal, erstelle eine ZIP-Sicherung und importiere sie auf dem zweiten Smartphone, mit Ersetzen, Kopieren oder Überspringen für Duplikate. Einigt euch, wer an welchem Tag zählt.
Funktioniert eine Vorratszählung in einem Kellerlager ohne Empfang?
Ja. Counter App zählt, speichert Notizen und macht Fotos ohne jede Verbindung.
Wie halte ich eine beschädigte Kaffeelieferung fest?
Füge dem betroffenen Tag eine Notiz und bis zu sechs Fotos hinzu und markiere die eingedrückte Ecke mit dem Editor. Die Galerie mit allen Fotos sammelt sie für den Anruf beim Lieferanten.
Wie lange sollte die morgendliche Vorratszählung im Café dauern?
Kurz genug, um in die Aufheizzeit der Espressomaschine zu passen. Eine feste Route und eine kurze Tag-Liste halten sie meist bei wenigen Minuten.
