Counter App
Contador de suministros de cafetería con código de barras
Ideas clave
Un contador de suministros de cafetería con código de barras mantiene separados los artículos parecidos: cada cartón de leche de avena, bolsa de café o funda de vaso es una etiqueta con su código y un stock mínimo como objetivo. En Counter App — Tally & Clicker, un conteo matutino de cinco minutos agrupado por ubicación muestra qué está por debajo del mínimo, y la exportación se convierte en el pedido al proveedor.
- Lo que más se agota en una cafetería son artículos baratos que paran el servicio, como tapas de vaso, leche de avena, fundas de vaso y siropes clave.
- Un conteo de suministros de cafetería es más rápido agrupado por ubicación: detrás de la barra, la nevera bajo mostrador, la estantería del almacén y la balda de limpieza.
- Los códigos de barras en las etiquetas de Counter App — Tally & Clicker sirven sobre todo para distinguir cartones y bolsas parecidos y para dar referencias de producto en los pedidos.
- Los artículos de cafetería sin código de barras, como los siropes caseros, pueden compartir un rótulo QR impreso en la balda cuyo código se guarda en la etiqueta correspondiente.
En una cafetería, el conteo de suministros compite por el tiempo con la máquina de espresso que se calienta, la entrega de bollería y los primeros clientes habituales que golpean el cristal. Si contar lleva demasiado, se salta, y el pedido se hace de memoria. La memoria es generosa con lo que te gusta y olvidadiza con las tapas de los vasos. La solución es una rutina corta y fija que una sola persona pueda terminar antes de abrir, con los códigos de barras haciendo un trabajo más discreto de lo que podrías esperar: mantener separados los artículos parecidos.
¿Qué se agota de verdad en una cafetería?
La lista de suministros de una cafetería es corta pero engorrosa. Muchos artículos se parecen: tres bolsas de café del mismo tostador, cuatro bebidas vegetales en cartones casi idénticos, una fila de botellas de sirope con el mismo dosificador. Los artículos que duelen cuando faltan rara vez son caros. Son las tapas para los vasos de 350 ml, la leche de avena, las fundas de vaso y el único sirope que necesita tu bebida de temporada más vendida.
Eso define el conteo. No estás valorando el stock al céntimo cada mañana; te estás asegurando de que nada que pare el servicio esté a punto de llegar a cero antes de la siguiente entrega. Un conteo completo de valoración puede seguir haciéndose cada semana o cada mes. El conteo matutino es cuestión de continuidad.
Agrupa los suministros según dónde están
Organiza la lista por ubicación y no por tipo de producto. Nadie quiere ir al almacén a por el café, volver a la barra a por la leche y bajar otra vez a por los vasos.
- Detrás de la barra: leche abierta, siropes en uso, vasos y tapas al alcance, azúcar y paletinas
- Nevera bajo mostrador: leche de reserva, nata, bebidas vegetales
- Estantería del almacén: café precintado, fundas, servilletas, bolsas y portavasos para llevar
- Balda de limpieza: limpiador de la máquina, descalcificador, desinfectante, paños
En Counter App, crea una categoría como "Suministros cafetería" y un contador por cada ubicación. Las categorías se anidan hasta tres niveles, así que una cafetería con dos locales puede usar "Suministros → Ribera → Almacén". Dale a cada ubicación su propio color y fija la categoría en los accesos directos para que se abra la primera. Dentro de cada contador, añade una etiqueta por artículo, con su unidad de conteo en el nombre: "Leche de avena (cartón)", "Vasos de 350 ml (manga)", "Espresso de la casa (bolsa de 1 kg)". Poner la unidad en el nombre acaba con las discusiones sobre si contaste cartones o cajas.
Pon un código en cada etiqueta
Cada etiqueta puede llevar un código de barras o QR. Escanea el código del producto con la cámara al crear la etiqueta, o escríbelo si la etiqueta del envase está dañada. La ventaja del día a día es la certeza: un barista nuevo puede comparar un cartón con la etiqueta antes de tocar, y el código está ahí mismo cuando un proveedor pide una referencia de producto.
Algunos suministros no tienen ningún código de barras, como los siropes caseros, el concentrado de cold brew o la granola de una panadería local. Para esos, imprime un pequeño rótulo QR para el borde de la balda, guarda ese mismo código en la etiqueta y rotula el hueco en lugar de cada botella. Un código de texto legible como SIROPE-VAINILLA-CASA sigue teniendo sentido si la pegatina acaba salpicada.
No persigas códigos porque sí. Si un artículo es inconfundible, su nombre y su color bastan. Los códigos son para la balda donde de verdad se cometen errores.
Pasos y objetivos de stock mínimo
Los pasos deciden cuánto suma cada toque, de 1 a 100 por etiqueta. Los vasos y las tapas llegan en mangas; o cuentas mangas con un paso de 1, o pones el paso al tamaño de la manga si prefieres contar unidades. La leche se cuenta por cartón. El café, por bolsa. Elige una regla por artículo y no la toques.
Los objetivos convierten el conteo en un pedido. Pon como objetivo de cada etiqueta el nivel por debajo del cual nunca quieres caer antes de la siguiente entrega. Puedes contar hacia arriba hasta alcanzarlo o, si prefieres partir del stock mínimo y restar lo que se ha gastado, introducir el valor inicial con "Establecer valor del contador" y elegir "Cuenta regresiva" como dirección del objetivo; en ese caso vigila el valor en pantalla, porque los avisos solo saltan cuando el valor sube hasta el objetivo. El móvil vibra cuando una etiqueta alcanza su objetivo; el sonido, el reinicio automático y el bloqueo automático se configuran en el objetivo del propio contador, y el bloqueo automático evita que un contador terminado reciba toques por accidente. Para un conteo matutino, contar hacia arriba es lo más intuitivo: todo lo que termine por debajo del objetivo va al pedido.
Revisa los objetivos con las estaciones. Las bebidas frías cambian los tamaños de vaso, y una ola de frío cambia el consumo de leche.
El conteo matutino de cinco minutos
- Abre "Suministros cafetería" y el contador de la primera ubicación.
- Reinicia el contador para contar el stock de hoy, no el de ayer más el de hoy.
- Recorre la misma ruta cada mañana: barra, nevera, almacén, balda de limpieza.
- Toca cada artículo hasta llegar a la cantidad que ves. La vista Lista muestra cada artículo como una fila con su valor y su progreso hacia el objetivo; la vista Cuadrícula muestra baldosas de colores si tu lista es corta.
- Añade una nota a cualquier cosa rara: un cartón reventado, una entrega corta, un sirope a punto de caducar.
- Bloquea el contador.
Si tienes las manos llenas de cartones de leche, el conteo con los botones de volumen ayuda. Esta función viene desactivada por defecto; una vez activada en los ajustes, los botones de volumen suman y restan, incluso con la pantalla bloqueada, y puedes reasignar los botones con su propio sonido y vibración.
Vista Individual para el artículo que tienes en la mano
En las mañanas ajetreadas puede ser más fácil cambiar a la vista Individual, donde una etiqueta llena la pantalla como un gran contador circular con su progreso hacia el objetivo, su tarjeta y una barra inferior para restar, reiniciar y bloquear. Cuenta el artículo que tienes en la mano, pasa a la siguiente etiqueta y vuelve después a la lista. Las zonas de toque grandes importan cuando la otra mano sostiene una caja.
¿Cómo se coteja una entrega de cafetería con el pedido?
El conteo matutino te dice qué pedir; la comprobación de la entrega te dice si lo has recibido. Crea un segundo contador llamado "Entrega de hoy" con las mismas etiquetas. A medida que llegan las cajas, cuéntalas y cotéjalas con el albarán. Si algo falta o llega dañado, añade una nota y haz una foto en esa etiqueta; cada etiqueta guarda hasta 6 fotos y el editor de fotos permite añadir texto o marcar la esquina aplastada. La galería de fotos de la app reúne esas imágenes con sus nombres de etiqueta y fechas, que es exactamente lo que quieres tener delante cuando llamas al proveedor.
Reinicia el contador de entregas cuando todo esté colocado, para que mañana empiece limpio.
¿Cómo se convierte el conteo en un pedido al proveedor?
Desde la pantalla Compartir y exportar, exporta el conteo matutino como CSV o Excel, eligiendo qué secciones incluir: Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones. Para pedir, lo habitual es marcar Resumen y Ubicaciones: la tabla de etiquetas da el valor, el objetivo y el código de cada artículo. Compara cada artículo con su objetivo y rellena el pedido leyendo los códigos de producto directamente de la exportación, sin ir a buscar cartones.
Si el propietario no está en el local, envía en su lugar un informe HTML. Se abre en cualquier navegador e incrusta las fotos que hiciste, así que el propietario ve la entrega dañada además de los números.
Observar el consumo a lo largo de un mes
Tras unas semanas, el historial y el panel empiezan a decirte a qué velocidad se gastan las cosas. El historial registra cada conteo con su hora; el panel muestra los totales frente a los objetivos, los incrementos frente a los decrementos, un gráfico de actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. Si la leche de avena llega a su objetivo absolutamente todas las mañanas, el objetivo es demasiado bajo o el pedido demasiado pequeño. Si las servilletas nunca se mueven, tienes más de las que necesitas.
Ajusta los objetivos a partir de lo que ves, uno o dos cada vez, y déjalos quince días antes de juzgar.
Una mañana de ejemplo, paso a paso
Un ejemplo ilustrativo, no una cafetería real. La encargada de abrir llega a las 6:30. La máquina se enciende primero, porque necesita tiempo para calentarse. Mientras se calienta, ella abre "Suministros cafetería", reinicia el contador de la barra y cuenta leche, siropes, vasos y tapas en el orden en que están de izquierda a derecha. La leche de avena marca dos cartones frente a un objetivo de seis, así que queda señalada. La nevera bajo mostrador lleva un minuto. El almacén lleva tres: café, fundas, servilletas, bolsas. Una botella de sirope está pegajosa y casi vacía, así que recibe una nota de una línea. Ella bloquea el contador, exporta el conteo para el propietario y empieza a calibrar el molinillo. El conteo entero cabe dentro del calentamiento de la máquina.
Ese último detalle es la clave. Una rutina que se esconde dentro de un tiempo que ya pasas esperando es una rutina que sobrevive.
Hábitos que mantienen viva la rutina
- El mismo orden, cada día. El orden de las etiquetas debe reflejar el recorrido para que nadie vuelva sobre sus pasos.
- Quien abre, cuenta. Escribe el turno en las notas del contador si hay rotación.
- Cuenta antes de colocar la entrega. Si no, los artículos se cuentan dos veces.
- Mantén la lista al día. Añade una etiqueta para el sirope de temporada cuando llegue; elimínala cuando se vaya. Los contadores que se eliminan en una cocina ajetreada van a la papelera, de donde se pueden restaurar.
- Comparte la configuración, no el móvil. Para que un segundo barista tenga la misma lista en su propio móvil, haz una copia de seguridad ZIP e impórtala allí. La vista previa permite Reemplazar, Copiar u Omitir los duplicados. No hay sincronización en directo, así que acuerda quién cuenta cada día.
Si tu cafetería también tiene cocina, la guía de inventario de restaurante cubre varias zonas de almacenamiento, y el registro de desperdicio de alimentos muestra qué pasa con la bollería y la leche que no vendes.
Un conteo de suministros de cafetería sobrevive cuando es corto, fijo y se hace antes de abrir las puertas. Agrupa por ubicación, pon código a los artículos parecidos, fija los objetivos en el stock mínimo y exporta directamente al pedido. Counter App se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único): nada que estorbe en una cocina ajetreada. Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Qué aporta un código de barras a un conteo de suministros de cafetería?
Vincula cada artículo a un código, escaneado con la cámara o escrito, para que un barista nuevo pueda comparar un cartón con la etiqueta antes de tocar.
¿Puede una cafetería fijar un stock mínimo para cada suministro?
Sí. Pon como objetivo de la etiqueta del artículo su stock mínimo; todo lo que siga por debajo del objetivo tras el conteo matutino va al pedido.
¿Cómo pueden dos baristas tener la misma lista de suministros en sus propios móviles?
Crea la configuración una vez, haz una copia de seguridad ZIP e impórtala en el segundo móvil, eligiendo Reemplazar, Copiar u Omitir para los duplicados. Acuerda quién cuenta cada día.
¿Funciona un conteo de suministros de cafetería en un almacén del sótano sin cobertura?
Sí. Counter App cuenta, guarda notas y hace fotos sin ninguna conexión.
¿Cómo registro una entrega de suministros de café dañada?
Añade una nota y hasta seis fotos a la etiqueta afectada, usando el editor para marcar la esquina aplastada. La galería de fotos de la app las reúne para la llamada al proveedor.
¿Cuánto debería durar el conteo matutino de suministros de una cafetería?
Lo bastante poco como para hacerlo mientras se calienta la máquina de espresso. Una ruta fija y una lista de etiquetas corta suelen dejarlo en unos minutos.
