Counter App
500 Gäste, ein Smartphone: ein Gala-Szenario
Das Wichtigste in Kürze
500 Gäste mit einem Smartphone zu managen funktioniert, wenn eine Planerin in Counter App — Tally & Clicker die Zähler Ankünfte pro Eingang, Belegung pro Tisch und Material pro Mietposition anlegt, sie per Sicherungs-ZIP auf die Smartphones der Helfer an den Eingängen kopiert, alle fünfzehn Minuten die Zahlen per Funk einsammelt und den Bericht des Abends exportiert. Diese Gala ist ein anschauliches Szenario.
- Die Geschichte der Gala mit 500 Gästen ist ein anschauliches Szenario mit einer erfundenen Planerin, Maya, und erfundenen Zahlen, keine Fallstudie.
- Im Szenario trug Counter App — Tally & Clicker drei Zähler für eine große Gala, für die Ankünfte pro Eingang, die Belegung pro Tisch und das Mietmaterial.
- Die Helfer an den Eingängen zählten im Gala-Beispiel mit den Lautstärketasten und funkten ihre Zahlen alle fünfzehn Minuten durch, weil Smartphones nicht live synchronisieren.
- Eine Notiz mit Zeitstempel wie „Küche 470 gemeldet um 19:02“ hält eine Entscheidung des Abends fest, damit sich die Zahl später erklären lässt.
- Wer nicht genutzte Zähler sperrt, senkt das Risiko eines versehentlichen Zurücksetzens, denn ein zurückgesetzter Wert lässt sich nicht aus dem Papierkorb zurückholen.
Dies ist ein Szenario, keine Fallstudie. Maya ist eine erfundene Planerin, und die Gala, die Gästezahlen und die Uhrzeiten dienen nur der Veranschaulichung. Es geht darum, Stunde für Stunde zu zeigen, wie ein einzelnes Android-Smartphone und die Smartphones einiger Helfer die Zählarbeit einer großen Abendveranstaltung tragen könnten – und wo dieser Ansatz ins Rutschen geraten kann.
Die Veranstaltung: eine Benefizgala für 500 geladene Gäste im Ballsaal eines Hotels. Zwei Eingänge, 50 runde Zehnertische, eine stille Auktion, ein Dreigängemenü und ein Verleih, der Stühle, Tische, Tischdecken, Absperrpfosten und Funkgeräte liefert. Mayas Aufgabe ist es, jederzeit zu wissen, wie viele Menschen im Saal sind, wo sie sitzen und ob das ganze Material wieder mit nach Hause geht.
Zwei Tage vorher: die Struktur aufbauen
Maya baut zuerst alles auf ihrem eigenen Smartphone auf. In Counter App legt sie eine Kategorie „Galas“ an, eine Unterkategorie „Hope Gala 2026“ und darunter drei weitere Unterkategorien: „Ankünfte“, „Tische“ und „Material“. Kategorien lassen sich drei Ebenen tief verschachteln und einfärben, sodass sich die drei Bereiche optisch klar unterscheiden.
Unter „Ankünfte“ legt sie einen Zähler „Ankünfte“ mit den Tags „Haupteingang“, „Terrasseneingang“ und „Spät / ohne Anmeldung“ an. Sie setzt ein Zählerziel von 500 mit Vibrationsalarm.
Unter „Tische“ kommt ein Zähler „Belegung“ mit 50 Tags, „T1“ bis „T50“, jeder mit einem Ziel von 10 Plätzen.
Unter „Material“ kommt „Material Abbau“ mit Tags für jede Mietposition: Stühle, runde Tische, Tischdecken, Absperrpfosten, Funkgeräte. Die Ziele sind die Mengen laut Mietauftrag.
Dann erstellt sie ein Sicherungs-ZIP, das nur den Zähler „Ankünfte“ enthält, und importiert es auf die Smartphones der beiden Helfer an den Eingängen. Die Importvorschau zeigt, was hinzukommt, und bietet für Duplikate Ersetzen, Kopieren oder Überspringen an. Jeder Helfer löscht das Tag für den anderen Eingang, sodass er nur seinen eigenen sieht.
Am Morgen: Materialkontrolle
Der Lkw des Verleihs kommt um 10:00 Uhr. Maya steht mit dem Materialzähler in der Listenansicht an der Laderampe: Jede Position ist eine Zeile mit Tasten für − und + und dem Fortschritt zum Ziel.
Stühle kommen in Zehnerstapeln, also setzt sie die Schrittweite des Stuhl-Tags auf 10 und zählt Stapel. Tischdecken kommen in Fünferbündeln. Funkgeräte werden einzeln gezählt.
Die Tischdecken bleiben bei 52 stehen, bestellt waren 55. Maya fügt dem Zählereignis eine Notiz hinzu: „3 Tischdecken zu wenig geliefert, Fahrer bestätigt“. Sie fotografiert den Lieferschein und hängt das Foto an das Tag für die Tischdecken. Jedes Tag fasst bis zu sechs Fotos, und später erscheinen sie eingebettet im HTML-Bericht.
Bis 11:30 Uhr stimmt alles andere. Sie sperrt den Materialzähler, damit tagsüber niemand versehentlich einen Stuhl hinzufügt.
18:00 Uhr: Einlass
Zwei Helfer stehen an den Eingängen, jeder mit einer gedruckten Gästeliste in der einen und einem Smartphone in der anderen Hand. Maya hat beim Briefing am Nachmittag auf ihren Smartphones das Zählen mit den Lautstärketasten aktiviert, die Lauter-Taste mit +1 und die Leiser-Taste mit −1 belegt und jeder Taste eine andere Vibration gegeben. Die Funktion arbeitet über einen Vordergrunddienst im Hintergrund und auf dem Sperrbildschirm, die Smartphones bleiben in ihren Händen also gesperrt. Sie ist standardmäßig deaktiviert, deshalb gehörten zum Briefing das Einschalten, zehn Probedrücke und danach ein Zurücksetzen.
Alle fünfzehn Minuten funken die Helfer ihre Zahlen an Maya. Sie trägt sie in den Zähler „Ankünfte“ auf ihrem eigenen Smartphone ein, der ein Tag pro Eingang hat, und behält die Summe im Vergleich zum Ziel von 500 im Blick.
Eine Helferin am Terrasseneingang drückt für einen Gast versehentlich zweimal die Lauter-Taste. Sie drückt einmal die Leiser-Taste. Der Verlauf protokolliert beide Ereignisse, die Korrektur ist also sichtbar statt versteckt.
19:00 Uhr: der Anruf in der Küche
Der Küchenchef will eine bestätigte Zahl für die Hauptgänge. Es kommen noch Gäste, aber die Kurve ist abgeflacht.
Maya öffnet das Dashboard für „Ankünfte“: Summe mit Zielfortschritt, Zugänge gegenüber Abgängen, ein Aktivitätsbalkendiagramm und ein Kreisdiagramm nach Tag. Die Summe steht bei 462. Der Verlauf zeigt, dass in den letzten fünfzehn Minuten nur eine Handvoll Gäste gekommen ist.
Sie meldet der Küche 470, mit Puffer für Nachzügler, und fügt eine Notiz hinzu: „Küche 470 gemeldet um 19:02“. Fragt später jemand, warum die Küche 470 Teller angerichtet hat, gibt die Notiz die Antwort.
19:30 Uhr: Tische
Auch die sitzenden Gäste müssen geprüft werden, weil das Auktionskomitee wissen will, welche Tische voll sind und wo noch Lücken für Nachzügler sind.
Maya geht mit dem Zähler „Belegung“ in der Rasteransicht durch den Saal. Jeder Tisch-Tag ist eine farbige Kachel mit Wert, Zielprozentsatz und Tasten für − und +. Bei 50 Kacheln wählt sie die Tag-Anzeige „Letzte 10 aufklappen“, sodass nur die zuletzt genutzten Tags offen bleiben; so bleibt der Bildschirm überschaubar, während sie durch den Saal geht.
Zehn Minuten später weiß sie, dass an vier Tischen je zwei Plätze frei sind und an einem drei. Nachzügler schickt sie direkt an diese Tische.
21:00 Uhr: die Auktion
Die stille Auktion endet um 21:00 Uhr, und das Komitee braucht eine Vorstellung davon, wie viele Menschen noch im Saal sind. Einige Gäste sind an die Bar außerhalb des Ballsaals abgewandert.
Maya fragt die Helfer an den Eingängen, die die Abgänge mit der Leiser-Taste gezählt haben, nach ihren aktuellen Zahlen. Ihre laufenden Werte, also Ankünfte abzüglich Abgänge, zeigen, wie viele noch drinnen sind. Es ist eine grobe Zahl (wer über eine dritte Servicetür geht, wird nicht gezählt), und Maya hält das in einer Notiz am Zählereignis fest.
Außerdem startet sie am Tag „Haupteingang“ einen 10-Minuten-Timer. Jedes Tag hat einen eigenen Timer und eine eigene Stoppuhr, mit Vorgaben von 30 Sekunden bis 10 Minuten und Countdown-Pieptönen. Als er piept, fragt sie die Eingänge noch einmal. Zwei Werte im Abstand von zehn Minuten zeigen dem Komitee, ob sich der Saal leert oder die Zahl stabil bleibt, und davon hängt ab, ob der Auktionator die Gewinner jetzt verkündet oder bis zum Dessert wartet. Eine einzelne Momentaufnahme könnte diese Frage nicht beantworten. Der Trend zählt mehr als die genaue Zahl, und zwei Zahlen mit Zeitstempel reichen, um ihn zu zeigen.
23:30 Uhr: Abbau
Beim Abbau verschwindet Material. Maya entsperrt den Materialzähler, stellt bei jedem Tag „Countdown“ als Zielrichtung mit dem Ziel null ein und trägt mit „Wert festlegen“ die gelieferte Menge ein, sodass jedes Tag null erreichen sollte, wenn alles wieder auf dem Lkw ist.
Zwei Crewmitglieder zählen Stühle und Tische auf ihren eigenen Smartphones; Maya übernimmt Tischdecken und Funkgeräte. Eine Tischdecke kommt mit einem Rotweinfleck zurück. Sie fotografiert sie, kreist im integrierten Fotoeditor den Fleck mit dem Pinsel ein und schreibt „T22“ als Text daneben. Der Editor bietet sechs Farben, vier Schriftarten und Drehen, genug für ein klares Beweisfoto.
Um 00:15 Uhr fehlt noch ein Funkgerät. Der Verlauf zeigt, dass das letzte Funkgerät um 23:58 Uhr gezählt wurde. Ein Läufer findet es im Koffer des AV-Technikers.
Was könnte beim Zählen von 500 Gästen per Smartphone schiefgehen?
Das Szenario läuft glatt, aber an einem anderen Abend hätten mehrere Punkte scheitern können:
- Ein Helfer vergisst im Andrang zu zählen. Die Funkabfrage alle fünfzehn Minuten würde im Verlauf des Helfers eine flache Linie zeigen – ein Signal, nachzufragen, was los war.
- Ein dritter Eingang. Gäste, die eine Servicetür nutzen, sind für die Zählung unsichtbar. Jede Tür zu besetzen oder zu schließen ist wichtiger als das Zählwerkzeug.
- Smartphones synchronisieren nicht. Sie synchronisieren nicht live; die Funkroutine schließt diese Lücke. Fällt der Funk aus, sind die Zählungen pro Eingang trotzdem auf jedem Smartphone und lassen sich später exportieren.
- Versehentlich zurücksetzen. Ein Zurücksetzen setzt ein Tag auf null. Wer nicht genutzte Zähler sperrt, senkt das Risiko; gelöschte Zähler lassen sich aus dem Papierkorb wiederherstellen, ein zurückgesetzter Wert aber nicht.
- Akku. Ersatz-Powerbanks für die Smartphones an den Eingängen gehören auf die Materialliste.
Am nächsten Morgen: der Bericht
Maya exportiert drei Zähler. Für den Kunden nutzt sie „Als HTML-Seite teilen“, das einen gut lesbaren Bericht mit eingebetteten Fotos des Lieferscheins und der fleckigen Tischdecke erzeugt. Für die Buchhaltung der gemeinnützigen Organisation exportiert sie Excel mit Zusammenfassung, Ereignissen und Notizen.
Der Bericht zeigt, wie viele Gäste wann durch welchen Eingang kamen, wie voll jeder Tisch war, was bei der Lieferung fehlte und was beschädigt zurückkam. Die Notizen („Küche 470 gemeldet um 19:02“, „3 Tischdecken zu wenig geliefert“) sind die Zeilen, die alle zuerst lesen.
Was würde eine Gala-Planerin einer Kollegin raten?
Würde sie eine Kollegin beraten, die eine ähnliche Veranstaltung plant, könnte der Rat so lauten:
- Die Struktur auf einem Smartphone aufbauen, dann kopieren. Ein Sicherungs-ZIP hält alle Geräte einheitlich.
- Eine zählende Person pro Eingang. Zwei Personen, die denselben Eingang auf zwei Smartphones zählen, sind ein Rezept für Doppelzählungen.
- Notizen schreiben, wenn Entscheidungen fallen. Eine Zahl für die Küche, eine geschlossene Tür, eine Fehlmenge beim Lieferanten. Notizen überdauern das Gedächtnis.
- Sperren, was du gerade nicht nutzt. Vor allem Materialzähler.
- Exportieren, bevor du schlafen gehst. Eine frische Erinnerung fängt Fehler ab.
Die Einrichtung in Kürze
- Kategorien: Galas → Hope Gala 2026 → Ankünfte / Tische / Material.
- Zähler „Ankünfte“: ein Tag pro Eingang, Ziel 500, Lautstärketasten auf den Smartphones der Helfer.
- Zähler „Belegung“: ein Tag pro Tisch, Ziel jeweils 10, Rasteransicht.
- Materialzähler: ein Tag pro Mietposition, Schrittweite passend zu Stapeln und Bündeln, beim Abbau herunterzählen.
- Exporte: HTML-Seite für den Kunden, Excel für die Buchhaltung.
Für eine Gala wie diese braucht Counter App — Tally & Clicker kein Konto, speichert die Zählungen ohne Counter-App-Cloud auf jedem Smartphone und lässt sich kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf.
Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Hope Gala eine echte Veranstaltung?
Nein. Die Hope Gala, die Planerin Maya und alle Zahlen in der Geschichte sind erfunden, um zu zeigen, wie die Funktionen der App zu einer großen Gala passen könnten.
Schafft ein einziges Smartphone die Zählung für eine Gala mit 500 Gästen?
Ein Smartphone kann alle Zähler enthalten, aber jeder Eingang braucht eine eigene zählende Person mit eigenem Smartphone; da Smartphones nicht live synchronisieren, werden die Zahlen per Funk und über Exporte zusammengeführt.
Kann eine Gala-Planerin neben den Ankünften auch die Tischbelegung erfassen?
Ja. Nimm einen Belegungszähler mit einem Tag pro Tisch und setz das Ziel jedes Tags auf die Zahl der Plätze an diesem Tisch.
Kann eine Planerin nach einer Gala eine fleckige Miet-Tischdecke dokumentieren?
Ja. Häng bis zu sechs Fotos an das Tag an, kreis im Fotoeditor den Fleck ein und füge Text hinzu; der HTML-Export bettet die Bilder ein.
Was kostet der Einsatz von Counter App bei einer großen Veranstaltung?
Counter App — Tally & Clicker lässt sich kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf – unabhängig von der Länge der Gästeliste.
Wie hat die Planerin im Szenario der Küche eine Essenszahl genannt?
Sie las die Summe der Ankünfte im Dashboard ab, prüfte im Verlauf, dass die Ankünfte nachgelassen hatten, nannte der Küche eine Zahl mit Puffer und fügte eine Notiz mit Zeitstempel hinzu.
Warum brauchen Helfer an den Eingängen mit Counter App eine Funkroutine?
Smartphones mit Counter App teilen keine Live-Summe; regelmäßige Funkmeldungen geben der Planerin daher eine laufende Zahl, während jedes Smartphone seine eigenen Zählungen für den Export behält.
