Counter App
Event-Inventar: Material bei Auf- und Abbau zählen
Das Wichtigste in Kürze
Event-Inventar bei Auf- und Abbau heißt, das Material bei der Anlieferung gegen die Bestellliste zu zählen und beim Verladen zurückzuzählen. Gib in Counter App — Tally & Clicker jeder Artikelart ein Tag mit der bestellten Menge als Ziel, notiere Fehlmengen, fotografiere Schäden und kläre jede Lücke, bevor der Lkw die Location verlässt.
- Die Inventarkontrolle bei Events beruht auf zwei Zählungen, der Zählung bei der Anlieferung und der Rückzählung beim Verladen.
- In Counter App — Tally & Clicker lässt sich Event-Material mit einem Zähler erfassen, dessen Tags pro Artikelart beim Verladen auf null herunterzählen, oder mit zwei gleich aufgebauten Zählern für Anlieferung und Verladen.
- Eine Zählung bei der Anlieferung gegen die Bestellliste schützt ein Eventteam vor Fehlmengen des Lieferanten, etwa Stühlen, die nicht auf dem Lkw waren.
- Beschädigtes Mietmaterial sollte fotografiert werden, bevor es auf den Lkw geht; jedes Tag in Counter App fasst bis zu sechs Fotos mit Markierungen.
- Counter App — Tally & Clicker funktioniert offline in Kellern und Festzelten, und jedes Smartphone der Crew speichert seine eigenen Zählungen ohne Live-Synchronisierung.
Jede Veranstaltung endet gleich: müde Leute, eine Frist der Location für die Räumung und ein Berg Material, der zurück auf den Lkw muss. Beim Abbau entstehen die Verluste. Ein Stapel Tischdecken verschwindet mit der Wäsche des Caterers, zwei Funkgeräte stecken in der Tasche einer Rednerin, acht Stühle wandern in den Nebenraum und bleiben dort. Niemand stiehlt etwas; das Zeug versickert einfach in dem Moment, in dem die Aufmerksamkeit am geringsten ist.
Die Lösung ist alt und langweilig: Material beim Aufbau zählen, beim Abbau zurückzählen und jede Lücke als etwas behandeln, das geklärt werden muss, bevor der Lkw losfährt. Im Folgenden geht es darum, diese Routine so vom Smartphone aus zu führen, dass sie auch an einem hektischen Abend tatsächlich stattfindet.
Warum zählt man Event-Material beim Auf- und beim Abbau?
Eine Inventurroutine für Events hat genau zwei Momente, auf die es ankommt.
Die Ausgabezählung findet bei der Anlieferung statt. Du bestätigst, dass das Gelieferte der Bestellung entspricht: 300 Stühle, 30 runde Tische, 34 Tischdecken (30 plus Reserve), 12 Absperrpfosten, 20 Funkgeräte. Das schützt dich vor dem Lieferanten ebenso wie vor deiner eigenen Crew. Kamen nur 280 Stühle vom Lkw, willst du das vor der Veranstaltung festgehalten haben, statt es erst beim Abbau zu merken, wenn der Lieferant 20 fehlende Stühle in Rechnung stellt.
Die Rückzählung findet beim Verladen statt. Dieselben Positionen werden noch einmal gezählt, während sie auf den Lkw oder in Kisten wandern. Die Differenz zwischen beiden Zählungen ist deine Liste mit Verlusten, Schäden und Verlegtem.
Alles andere (Kontrollen während der Veranstaltung, Fotos, Notizen) stützt diese beiden Zahlen. Wenn du an einem Abend nur zwei Zählungen schaffst, dann diese beiden.
Die Struktur in Counter App
Es gibt zwei sinnvolle Arten der Einrichtung, und die Wahl hängt davon ab, wie du die Zahlen am liebsten liest.
Option A: ein Zähler, Zählen gegen das Ziel. Leg einen Zähler „Event-Material Abbau“ mit einem Tag pro Artikelart an: Stühle, runde Tische, Tischdecken, Absperrpfosten, Funkgeräte. Bei der Anlieferung zählst du jeden dieser Tags bis zur gelieferten Menge hoch. Beim Verladen stellst du „Countdown“ als Zielrichtung ein, wobei das Ziel jedes Tags die ausgegebene Menge ist, und zählst Richtung null herunter. Die Zielrichtung ändert den Wert nicht: Die bei der Anlieferung gezählten Werte bleiben stehen, und wurde ein Tag zwischendurch zurückgesetzt, trägst du die ausgegebene Menge mit „Wert festlegen“ wieder ein. Was am Ende über null liegt, fehlt.
Option B: zwei Zähler. Ein Zähler „Anlieferung“ und einer „Verladen“, mit identischen Tags. Beide werden unabhängig voneinander hochgezählt. Der Vergleich passiert im Export oder im Dashboard. Das ist übersichtlicher für Crews, die das Herunterzählen verwirrend finden, und beide Rohzahlen bleiben erhalten.
Für eine einzelne Veranstaltung ist Option A schneller. Für einen Verleih, der dasselbe Material an viele Locations bringt, liefert Option B sauberere Aufzeichnungen zum Vergleichen.
So oder so: Leg die Zähler in eine Kategorie für die Veranstaltung, unter einer übergeordneten Kategorie für Location oder Kunden. Kategorien lassen sich bis zu drei Ebenen tief verschachteln: „Locations“ → „Seehalle“ → „Hochzeit Schmidt“ funktioniert gut. Hefte die Kategorie der aktuellen Veranstaltung an, solange du vor Ort bist.
Anlieferung
Bei der Anlieferung ist die Bestellliste deine Zielliste. Öffne jeden Material-Tag, setz das Ziel auf die bestellte Menge und wähle die Schrittweite.
Bei Material ist die Schrittweite wichtiger als bei Menschen. Stühle kommen oft in Zehnerstapeln, eine Schrittweite von 10 pro Stapel passt also, mit einer abschließenden Korrektur mit Schrittweite 1 für den unvollständigen Stapel. Tischdecken kommen gefaltet in Bündeln. Funkgeräte werden einzeln gezählt, weil es auf jedes ankommt. Die Schrittweite lässt sich pro Tag von 1 bis 100 einstellen, jede Position der Bestellung kann also ihre eigene haben.
In der Listenansicht erscheint jeder Artikel als Zeile mit Tasten für − und +, seinem Wert und dem Zielfortschritt. Oben steht die Summe des Zählers im Vergleich zum Gesamtziel. Eine Leitung kann an der Laderampe stehen und sofort sehen, welche Positionen vollständig sind und wo noch etwas fehlt.
Fehlt bei einer Position etwas, füge dem Zählereignis eine Notiz hinzu: „280 Stühle, 2 Stapel nicht auf dem Lkw, Fahrer sagt, zweiter Transporter um 15:00“. Notizen an Ereignissen erscheinen im Verlauf und wandern in jeden Export mit.
Während der Veranstaltung
Während einer Veranstaltung wandert Material. Stühle werden in einen Nebenraum geholt, zusätzliche Tische gehen an die Bar, Funkgeräte werden an die Security ausgegeben. Du musst nicht ständig zählen, aber zwei kleine Gewohnheiten zahlen sich aus.
Erstens: Nutze die Notiz- und Standortfelder jedes Tags, um festzuhalten, wohin Material gebracht wurde. Ein Tag kann einen GPS-Punkt, einen auf der Karte gewählten Punkt oder eine eingetippte Adresse speichern. In einer großen Location ist ein eingetippter Ort wie „Lager Halle C“ meist nützlicher als GPS. Beginnt der Abbau, weiß jeder, der das Tag liest, wo er suchen muss.
Zweitens: Sind Teile beschriftet, speichere den Etikettcode im Tag. Jeder Tag kann einen Barcode- oder QR-Wert aufnehmen, mit der Kamera gescannt oder eingetippt. Bei einem Funkgerätekoffer mit der Aufschrift „RAD-CASE-02“ verknüpft dieser eine Code den physischen Koffer mit der Zählung.
Wechselt während der Veranstaltung die Crewleitung, sollte die neue Leitung zuerst den Zähler öffnen und die Notizen lesen, bevor sie irgendetwas anderes tut. Diese zweiminütige Übergabe verhindert die meisten Gespräche nach dem Muster „Ich dachte, du hast die Funkgeräte“.
Verladen
Beim Verladen fällt die Zählung an, auf die es ankommt. Fang damit an, bevor alle erschöpft sind, nicht erst, wenn das letzte Auto weg ist.
Bestimme eine zählende Person pro Materialart oder, bei einer großen Location, eine pro Bereich. Jede Person zählt, was auf dem Weg zum Lkw an ihr vorbeikommt. Ist das Zählen mit den Lautstärketasten in den Einstellungen aktiviert, drückt sie die echten Lautstärketasten und hat beide Hände weitgehend frei. Diese Art zu zählen funktioniert über einen Vordergrunddienst im Hintergrund und auf dem Sperrbildschirm. Sie ist standardmäßig deaktiviert, schalte sie also beim Crew-Briefing ein.
Kommt etwas beschädigt zurück, fotografiere es, bevor es auf den Lkw geht. Jedes Tag fasst bis zu sechs Fotos. Der integrierte Fotoeditor hat Pinsel, Text, sechs Farben und Drehen, du kannst also einen Rotweinfleck auf einer Tischdecke einkreisen oder „Bein gebrochen“ auf ein Tischfoto schreiben. Ein solches markiertes Foto überzeugt einen Lieferanten weit mehr als eine Zeile in einer Tabelle.
Sieht eine Zählung falsch aus, nutze die Minus-Taste statt zurückzusetzen. Ein Zurücksetzen setzt den Wert des Tags auf null; ein Minus ist einfach ein weiteres protokolliertes Ereignis.
Wie gleicht man das Event-Material nach dem Verladen ab?
Ist der Lkw beladen, gleich ab, bevor jemand geht. Das dauert fünf Minuten, wenn sauber gezählt wurde.
Bei Option A zeigt jedes Tag, der noch über null liegt, wie viele Teile fehlen. Bei Option B vergleichst du die Werte von Anlieferung und Verladen in der Listenansicht oder in den Exporten.
Der Verlauf fügt eine zweite Ebene hinzu. Jede Zählung wird mit exaktem Zeitstempel, Wert davor und danach und dem Tag protokolliert. Wurden die letzten sechs Stühle vierzig Minuten nach den übrigen gezählt, hat sie jemand in einem Nebenraum gefunden; wurden sie nie gezählt, sind sie noch im Gebäude oder weg.
Für alles, was noch fehlt, nimm dir zehn Minuten zum Suchen, bevor du es als Verlust verbuchst. Die üblichen Verstecke sind in den meisten Locations dieselben: hintere Flure, der Künstlerraum, hinter den Bühnenvorhängen, der Cateringbereich und die Garderobe.
Eigenes Material
Mietmaterial kommt mit der Bestellliste eines anderen. Für dein eigenes Material (Funkgeräte, Werkzeugkisten, Beschilderung, Verlängerungskabel, das gute Gaffa-Tape) führt kein Lieferant Buch, deshalb verschwindet es am leisesten.
Führe einen dauerhaften Zähler für eigenes Material, getrennt von den Eventzählern. Gib wertvollen Teilen jeweils ein eigenes Tag mit ihrer Inventarnummer als Barcode- oder QR-Wert; Verbrauchsmaterial bekommt ein Tag pro Art. Zähl vor jeder Veranstaltung, was in den Transporter kommt. Zähl es nach der Veranstaltung zurück.
Sind Etiketten zerkratzt, tipp den Code in das Tag ein, statt ihn zu scannen. Derselbe Wert lässt sich von Hand eingeben.
Über mehrere Veranstaltungen entsteht im Verlauf eine Aufzeichnung darüber, welche Teile immer wieder fehlen. Taucht ein Funkgerät in drei Notizen „fehlt beim Abbau“ auf, liegt es nicht am Funkgerät; dann muss sich etwas daran ändern, wo es ausgegeben wird.
Wer macht was bei der Zählung im Abbau?
Ein Abbau ohne Rollen ist ein Abbau ohne Zählung. Bevor das Verladen beginnt, sollte die Leitung Folgendes festlegen:
- Eine zählende Person pro Materialposition oder Bereich. Diese Person zählt und macht in der Zeit nichts anderes.
- Ein Läufer. Er sucht fehlende Teile.
- Eine Person für Fotos. Schäden fotografiert immer dieselbe Person, damit alles an einem Ort ist.
- Eine Abnahme. Die Person, die Ausgabe und Rückgabe vergleicht und entscheidet, wann der Lkw fahren kann.
Bei kleinen Veranstaltungen übernimmt vielleicht eine Person alle vier Rollen. Das ist in Ordnung, solange sie weiß, dass sie sie hat.
Ein hypothetischer Abbau
Stell dir eine Hochzeit mit 150 Gästen in einer Location am See vor. Die Planerin hat 160 Stühle, 16 runde Tische, 18 Tischdecken, 8 Absperrpfosten und 10 Funkgeräte bestellt.
Bei der Anlieferung zählt die Planerin jede Position bis zum Ziel hoch. Bei den Tischdecken sind es 17 statt 18; eine Notiz kommt ans Ereignis: „eine Tischdecke zu wenig geliefert, Fahrer hat unterschrieben“.
Um 23:30 Uhr beginnt der Abbau. Zwei Crewmitglieder zählen Stühle und Tische, während sie zum Lkw gehen; die Planerin zählt Tischdecken und Funkgeräte. Um 00:10 Uhr stehen die Stühle bei 160, die Tische bei 16, die Absperrpfosten bei 8. Die Tischdecken bleiben bei 16 stehen, die Funkgeräte bei 9.
Das Dashboard zeigt die Lücke sofort: Der Summe fehlen ein paar Teile zum Ziel. Der Verlauf zeigt, dass die letzte Tischdecke um 23:52 Uhr gezählt wurde und danach nichts mehr. Ein Läufer findet eine Tischdecke im Transporter des Caterers. Das Funkgerät taucht zwanzig Minuten später im Koffer des DJs auf.
Abschließender Abgleich: eine Tischdecke weniger, erklärt durch die Notiz bei der Anlieferung, alles andere ist zurück. Die Planerin exportiert den Zähler mit Zusammenfassung, Ereignissen und Notizen und schickt die Datei mit einem einzigen Satz an den Verleih: „Geliefert wurden 17 Tischdecken, siehe Notiz.“
Praktische Hinweise
Ein paar Dinge, die du wissen solltest:
- Gespeichert auf dem Smartphone. Kein Konto und keine Counter-App-Cloud; du entscheidest, wohin jeder Export geht.
- Funktioniert offline. Zum Zählen braucht es keine Verbindung, was in Kellern und Festzelten wichtig ist.
- Keine Live-Synchronisierung. Das Smartphone jedes Crewmitglieds speichert seine eigenen Zählungen. Führ die Exporte hinterher zusammen oder übertrage Zähler mit einem Sicherungs-ZIP, das auch Fotos enthalten kann.
- Exporte. CSV, Excel (XLSX) oder ein HTML-Bericht mit eingebetteten Fotos. Wähle je nach Bedarf die Abschnitte Zusammenfassung, Ereignisse, Notizen und Standorte.
- Papierkorb. Versehentlich gelöschte Zähler lassen sich wiederherstellen.
- Preismodell. Kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf.
Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Wie zählt eine Eventcrew Mietmaterial zurück, nachdem sie es bei der Anlieferung gezählt hat?
Wähle beim Abbau „Countdown“ als Zielrichtung und zähl jeden Material-Tag von der ausgegebenen Menge auf null herunter; der bei der Anlieferung gezählte Wert bleibt dafür stehen, sonst trägst du ihn mit „Wert festlegen“ ein. Alternativ führst du getrennte Zähler für Anlieferung und Verladen; der Verlauf protokolliert jede Änderung mit Uhrzeit.
Kann eine Eventplanerin beschädigte Tischdecken oder Tische dokumentieren?
Ja. Jedes Tag in Counter App nimmt bis zu sechs Fotos auf, Zählereignisse nehmen Notizen auf, und im Editor kannst du einen Fleck einkreisen oder aufs Bild schreiben.
Lässt sich der Etikettcode eines Funkgerätekoffers in Counter App speichern?
Ja. Ein Tag speichert einen Barcode- oder QR-Wert, mit der Kamera gescannt oder von Hand eingetippt, wenn das Etikett eines Koffers zerkratzt ist.
Kann eine Abbaucrew eine gemeinsame Live-Zählung nutzen?
Nein. Smartphones synchronisieren nicht live; gib also jeder Bereichsleitung einen Zähler und führ die Exporte zusammen, oder übertrage Zähler mit einem Sicherungs-ZIP.
Brauchen Eventplaner für Counter App ein Abo?
Nicht zwingend. Counter App — Tally & Clicker lässt sich kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf.
Welche Schrittweite eignet sich für gestapelte Stühle?
Kommen Stühle in Zehnerstapeln, ist eine Schrittweite von 10 pro Stapel praktisch, gefolgt von einer Korrektur mit Schrittweite 1 für einen unvollständigen Stapel; Funkgeräte zählt man am besten einzeln.
Wo taucht fehlendes Event-Material nach dem Abbau meist wieder auf?
Typische Orte sind hintere Flure, der Künstlerraum, hinter den Bühnenvorhängen, der Cateringbereich und die Garderobe; such dort, bevor du etwas als verloren abschreibst.
