Counter App
Lebensmittelausgabe-Inventur mit dem Android-Smartphone
Das Wichtigste in Kürze
Eine Inventar-App für die Lebensmittelausgabe auf Android sollte Annahme, Ausgabe und Bestandszählungen schnell genug für Freiwillige machen. Mit Counter App — Tally & Clicker führt eine Ausgabestelle Zähler für Spenden nach Herkunft, versorgte Haushalte und Lagerbestand, legt Sollbestände als Ziele fest und exportiert monatliche CSV- oder Excel-Summen für Netzwerkberichte.
- Die Zählung in einer Lebensmittelausgabe sollte beim monatlichen Bericht an das Netzwerk beginnen: Alles, was das Formular abfragt, wird zu einem Zähler oder Tag.
- Counter App — Tally & Clicker kann die Annahme nach Herkunft in Kilogramm erfassen, mit Schrittweite 10 für schnelle Eingabe und Schrittweite 1 für den Rest.
- Sollbestände lassen sich als Ziele in Counter App festlegen, hoch- oder herunterzählend; ein Zählerziel kann den Zähler beim Erreichen automatisch sperren.
- Counter App ist ein Zählwerkzeug für Lebensmittelausgaben, kein Lagerverwaltungssystem; sie verwaltet keine Haltbarkeitsdaten, Chargen oder Bestellungen.
Kleine Lebensmittelausgaben und Tafeln laufen mit gespendeter Zeit, gespendetem Raum und viel Improvisation. Der Bestand ist oft das Erste, was durchrutscht: Jemand schreibt die Annahme auf ein Whiteboard, jemand anders führt die Ausgabe in einem Heft, und der monatliche Bericht an das Netzwerk wird zur Schätzung. Eine Zählung per Smartphone ersetzt kein Lagersystem, aber für viele Ausgabestellen ist sie der Schritt von „ungefähr“ zu „wir können es zeigen“.
Dieser Artikel beschreibt eine praktische Zählstruktur für Annahme, Ausgabe und Sollbestände mit Counter App auf Android, mit Exporten, die dein Tafel-Netzwerk oder deine Geldgeber verwenden können.
Was sollte eine Lebensmittelausgabe zuerst zählen?
Schau dir den Bericht an, den du jeden Monat verschickst, bevor du einen einzigen Zähler anlegst. Die meisten Netzwerke und Geldgeber fragen nach einer Kombination aus:
- Erhaltene Kilogramm oder Artikel, oft aufgeteilt nach Herkunft (Lebensmittelrettung aus dem Handel, Sammelaktionen, Zukauf).
- Versorgte Haushalte, Personen, Senioren und Kinder.
- Durchgeführte Ausgabetermine oder Öffnungstage.
- Ehrenamtliche Stunden.
Alles, was auf diesem Formular steht, wird zu einem Zähler oder Tag. Alles, was nicht darauf steht, ist optional. Eine Ausgabestelle, die erhaltene Kilogramm meldet, sollte in Kilogramm zählen; Kartons am Monatsende in Kilogramm umzurechnen ist fehleranfällig.
Eine Zählerstruktur, die funktioniert
Eine Struktur, die viele Ausgabestellen anpassen können:
- Spenden Eingang (kg) — Tags für jede Herkunft: Sammelaktion, Lebensmittelrettung aus dem Supermarkt, Zukauf, private Abgabe.
- Samstagsausgabe (und je einer für jeden regulären Ausgabetag) — Tags für Haushaltstypen wie Familien, Senioren, Alleinstehende, Lieferung nach Hause und Erstbesuch.
- Lagerbestand — Tags für Kernkategorien: Gemüsekonserven, Eiweiß, Getreideprodukte, Babyartikel, Hygiene.
Lege sie in eine Kategorie Lebensmittelausgabe und hefte sie an, damit sie immer oben in der Liste steht. Die Zählerliste kann zwischen Listen- und Rasteransicht wechseln, hat ein Suchfeld und unterstützt einen Filter nach Datumsbereich, was hilft, wenn du einen Zähler pro Ausgabetermin führst.
Tägliche Annahmeroutine
Die Annahme funktioniert am besten mit einer Person und einem Smartphone an der Waage.
- Wiege die Lieferung oder den Karton.
- Öffne Spenden Eingang (kg) und tippe auf den Herkunfts-Tag.
- Nutze Schrittweiten, um schneller zu werden: Ein Tag mit Schrittweite 10 addiert 10 kg pro Tipp, und ein zweites Tag für dieselbe Herkunft mit Schrittweite 1 übernimmt den Rest.
- Füge dem Ereignis eine Notiz hinzu, wenn etwas ungewöhnlich ist: „tiefgekühlt, direkt in Gefrierschrank 2“ oder ein großer einmaliger Spender.
Die Listenansicht ist für die Annahme bequem, weil du jede Herkunft mit Summe und Ziel siehst. Jeder Tipp wird im Verlauf mit Uhrzeit, Wert davor und danach und Tag protokolliert; wurde eine 40-kg-Lieferung als 400 eingegeben, zeigt der Verlauf genau, wo du es mit −Schritt korrigierst.
Ausgabetag
Platziere am Ausgabetag ein Smartphone am Check-in oder am Ausgang. Öffne den Ausgabezähler des Tages in der Rasteransicht; jeder Haushaltstyp ist eine große farbige Kachel. Freiwillige tippen einmal pro Haushalt und zusätzlich auf Erstbesuch bei neuen Haushalten, wenn dein Netzwerk diese Zahl verlangt.
Für versorgte Personen fügen manche Ausgabestellen Tags für Erwachsene und Kinder hinzu und tippen pro Person. Halte die Regel einfach und gedruckt auf dem Tisch, denn Konsistenz zählt mehr als Detail.
Steckt das Smartphone zwischen den Haushalten in der Tasche, lässt sich das Zählen mit den Lautstärketasten in den Einstellungen aktivieren. Es funktioniert im Hintergrund und auf dem Sperrbildschirm, die Tasten lassen sich neu belegen, und jede Taste bekommt eigenen Ton und eigene Vibration. Die Funktion ist zunächst ausgeschaltet, und auf manchen Smartphones erscheint weiterhin die Lautstärkeleiste des Systems.
Sperre beim Schließen den Zähler, damit niemand beim Aufräumen versehentliche Zählungen hinzufügt.
Wie legt man Sollbestände in einer Zähler-App fest?
Ein Sollbestand ist die Menge einer Kategorie, die du vor der nächsten Ausgabe vorrätig haben willst. Counter App kann das mit Zielen abbilden. Zwei Ansätze funktionieren:
- Zum Sollbestand hochzählen. Der Bestands-Tag zählt Artikel beim Einräumen, mit dem Sollbestand als Ziel. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie nah jede Kategorie am vollen Bestand ist.
- Vom Sollbestand herunterzählen. Gib dem Tag mit „Wert festlegen“ den Sollbestand als Startwert und stelle ihn auf „Countdown“. Jeder ausgegebene Artikel zieht eins ab, und das Tag zeigt, was bleibt, bevor du nachfüllen musst.
Ein Ziel auf dem Zähler selbst kann beim Erreichen zusätzlich einen Ton oder eine Vibration auslösen und den Zähler automatisch zurücksetzen oder sperren; beim Herunterzählen wird nichts ausgelöst. Das automatische Sperren ist praktisch, wenn der ganze Zähler einen Bestand hochzählt: Ist das Ziel erreicht, nimmt der Zähler keine weiteren Tipps mehr an, bis ihn jemand bewusst entsperrt.
QR-Codes an Sortierstationen
Drucke bei einer großen Annahme oder der Sortierung nach einer Sammelaktion ein QR-Label für jede Station oder jedes Regal und speichere den Code im passenden Tag. Freiwillige scannen, um zur richtigen Kategorie zu springen, statt zu scrollen. Hat die Kamera in einem dunklen Lagerraum Mühe, lässt sich der Code von Hand eintippen.
Halte die Codes kurz und lesbar, etwa „EIW“ oder „BABY“, damit das Eintippen schnell geht. Die App speichert und erkennt den Code; sie schlägt nichts in einer Produktdatenbank nach.
Wie führen mehrere Ausgabestellen ihre Zählungen zusammen?
Eine Tafel mit Hauptlager und Außenstellen kann jedem Standort ein eigenes Smartphone mit identischen Zählern geben. Es gibt keine Live-Synchronisierung, also führst du die Zahlen auf eine von zwei Arten zusammen:
- Jeder Standort exportiert am Monatsende CSV oder Excel, und die Koordinatorin addiert sie in einer Tabelle.
- Jeder Standort schickt eine ZIP-Sicherung, und die Koordinatorin importiert sie auf ein Smartphone. Die Importvorschau zeigt, was in der Datei steckt, mit Ersetzen, Kopieren oder Überspringen für Duplikate.
Nach einem Import machen es die sechs Sortierreihenfolgen und die Suche der Zählerliste leicht, Zähler nach Name oder Datum zu ordnen. Verwende an jedem Standort dieselben Tag-Namen, damit die Spalten zusammenpassen.
Export für den Netzwerkbericht
Exportiere am Monatsende jeden Zähler als CSV, Excel (XLSX) oder HTML-Bericht mit eingebetteten Fotos und wähle nur die Abschnitte, die das Netzwerkformular braucht.
- Zusammenfassung liefert die Gesamtwerte des Zählers; die Summen pro Tag – Kilogramm pro Herkunft, Haushalte pro Typ –, die sich direkt auf die meisten Netzwerkformulare übertragen lassen, stehen im Abschnitt Standorte.
- Ereignisse liefert eine datierte Zeile pro Zählung, sodass du die Daten auf einen exakten Berichtszeitraum zuschneiden kannst.
- Notizen helfen beim Erklären von Spitzen, etwa einer Sammelaktion vor den Feiertagen.
Bewahre die Monatsdateien zusammen auf. Fragt ein Geldgeber, wie eine Zahl zustande kam, kannst du die Datei zeigen und bei Bedarf die Ereigniszeilen dahinter.
Saisonale Kategorien
Ausgabestellen betreiben neben dem regulären Programm oft saisonale Aktionen: Weihnachtspakete, Schulstartpakete, eine Wintermantelsammlung, Sommermahlzeiten für Kinder. Gib jeder einen eigenen Zweig im Kategoriebaum mit eigenen Zählern, statt temporäre Tags zu deinen regulären Zählern hinzuzufügen.
So bleiben die Jahressummen sauber. Endet die Saison, löse die Kategorie; kommt sie nächstes Jahr zurück, hefte sie wieder an und lege frische Zähler für die neuen Termine an. Kategorien lassen sich umsortieren und einfärben, sodass ein saisonales Programm optisch hervorsticht.
Sichern nicht vergessen
Die Zählungen liegen auf dem Smartphone, ohne Konto und ohne Counter-App-Cloud, was dem Datenschutz entgegenkommt, das Smartphone aber zum einzigen Speicherort macht. Erstelle einmal im Monat nach dem Export eine ZIP-Sicherung. Du wählst, welche Zähler und Kategorien enthalten sind und ob Fotos komprimiert werden, um Platz zu sparen. Lege die ZIP dort ab, wo deine Organisation ihre Unterlagen aufbewahrt.
Ein gelöschter Zähler lässt sich aus dem Papierkorb zurückholen, und Kategorien haben einen eigenen Papierkorb. Das deckt das häufigste Missgeschick ab: eine Freiwillige, die die Liste etwas zu eifrig aufräumt.
Eine monatliche Bestandsaufnahme in unter einer Stunde
Laufende Zählungen driften mit der Zeit: Ein beschädigter Karton landet ohne Tipp im Müll, eine Spende wird eingeräumt, bevor sie gewogen ist. Eine kurze monatliche Bestandsaufnahme korrigiert diese Abweichung. Lege einen Zähler mit dem Inventurdatum als Namen an, mit einem Tag pro Regalabschnitt, und lass zwei Freiwillige gemeinsam durch den Lagerraum gehen, eine zählt, eine tippt. Die Rasteransicht eignet sich gut für einen Gang Regal für Regal, weil jeder Abschnitt eine Kachel ist.
Vergleiche die Inventursummen mit deinem laufenden Zähler Lagerbestand. Wo sie abweichen, vertraue der körperlichen Zählung, passe den laufenden Zähler mit den Tasten −Schritt oder + an und füge eine Notiz hinzu, die die Korrektur erklärt. Über ein paar Monate verraten die Notizen, woher die Abweichung kommt, was meist nützlicher ist als die Korrektur selbst.
Behalte jeden Inventurzähler, statt ihn wiederzuverwenden. Eine Reihe datierter Bestandsaufnahmen in der Kategorie Lebensmittelausgabe liefert dir eine einfache, ehrliche Aufzeichnung dessen, was im Laufe des Jahres in den Regalen stand, und das Dashboard jeder einzelnen zeigt die Mischung auf einen Blick.
Ein nützlicher Nebeneffekt datierter Bestandsaufnahmen: Neue Freiwillige lernen die Lagerstruktur schnell, weil die Tags die Regale abbilden, an denen sie vorbeigehen.
Weiterführende Artikel
- Sachspenden bei einer Spendenaktion zählen
- Ehrenamtliche Stunden pro Schicht erfassen
- Aufsuchende Hilfsangebote im Einsatz erfassen
Gute Zahlen einer Lebensmittelausgabe entstehen, wenn man zählt, während Lebensmittel bewegt werden, nicht beim nachträglichen Rekonstruieren. Ein gemeinsames Smartphone, farbkodierte Kategorien und ein monatlicher Export decken das meiste ab, was ein kleiner Betrieb braucht. Counter App — Tally & Clicker von GiveMeMood ist eine App ab Android 12, kostenlos herunterzuladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf. Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Können Freiwillige im Lager ohne Internet zählen?
Ja. Annahme- und Ausgabezählungen funktionieren in einem Lager ohne Empfang; Internet wird nur für optionale Benachrichtigungen, Update-Prüfungen und Kartenkacheln genutzt.
Kann eine Lebensmittelausgabe einen Mindestbestand pro Kategorie festlegen?
Du kannst bei jedem Tag ein Ziel setzen und darauf hoch- oder herunterzählen; beim Hochzählen vibriert das Smartphone, wenn das Ziel erreicht ist.
In welchen Formaten kann eine Lebensmittelausgabe ihre Monatszahlen exportieren?
Ein Zähler wird als CSV, Excel (XLSX) oder HTML-Bericht mit Fotos exportiert, mit Zusammenfassung, Ereignissen, Notizen und Standorten als wählbaren Abschnitten.
Können mehrere Standorte dieselben Zahlen live sehen?
Nein. Es gibt keine Live-Synchronisierung zwischen Smartphones. Jeder Standort exportiert seine eigenen Zählungen oder schickt eine ZIP-Sicherung, die ein anderes Smartphone importiert.
Ist Counter App ein vollständiges Lagerverwaltungssystem?
Nein. Sie ist ein Zählwerkzeug. Sie erfasst Zählungen, Notizen, Fotos und Standorte und exportiert sie, verwaltet aber keine Haltbarkeitsdaten, Chargen oder Bestellungen.
Sollte eine Lebensmittelausgabe die Annahme in Kartons oder Kilogramm zählen?
Zähle in der Einheit, die der Netzwerkbericht verlangt. Fragt das Formular nach erhaltenen Kilogramm, zähle Kilogramm an der Waage, statt am Monatsende Kartons umzurechnen.
Wie oft sollte eine kleine Lebensmittelausgabe eine körperliche Bestandsaufnahme machen?
Eine kurze monatliche Bestandsaufnahme mit einem Tag pro Regalabschnitt korrigiert Abweichungen im laufenden Bestandszähler; behalte jeden datierten Inventurzähler als Nachweis.
