Counter App
Inventario de un banco de alimentos en un móvil Android
Ideas clave
Una app de inventario para un banco de alimentos en Android debe hacer que las entradas, los repartos y los recuentos de existencias sean lo bastante rápidos para los voluntarios. Con Counter App — Tally & Clicker, una despensa lleva contadores para las donaciones por origen, los hogares atendidos y las existencias, fija los niveles par como objetivos y exporta cada mes totales en CSV o Excel para los informes de la red.
- El recuento de un banco de alimentos debe partir del informe mensual para la red: todo lo que pida el formulario se convierte en un contador o en una etiqueta.
- Counter App — Tally & Clicker puede llevar las entradas de un banco de alimentos por origen en kilos, con un paso de 10 para registrar deprisa y un paso de 1 para el resto.
- Los niveles par de una despensa se pueden fijar como objetivos de Counter App, contando hacia arriba hasta el nivel par o hacia abajo desde él; el bloqueo automático solo actúa en el objetivo del contador, cuando el total sube hasta él.
- Counter App es una herramienta de conteo para bancos de alimentos, no un sistema de gestión de almacén; no gestiona fechas de caducidad, lotes ni pedidos.
Los bancos de alimentos y las despensas solidarias pequeñas funcionan con tiempo donado, espacio donado y mucha improvisación. El inventario suele ser lo primero que se resiente: alguien anota las entradas en una pizarra, otra persona lleva los repartos en un cuaderno, y el informe mensual para la red acaba siendo una estimación. Un recuento con el móvil no sustituye a un sistema de almacén, pero puede ser el paso que separa "más o menos" de "podemos demostrarlo".
Este artículo describe una configuración de conteo práctica para las entradas, los repartos y los niveles par con Counter App en Android, con exportaciones que pueden usar tu red de bancos de alimentos o tus financiadores.
¿Qué debe contar primero un banco de alimentos?
Mira el informe que envías cada mes antes de crear un solo contador. La mayoría de las redes de bancos de alimentos y de los financiadores piden alguna combinación de:
- Kilos o artículos recibidos, a menudo separados por origen (excedentes de supermercados, campañas de recogida, compras).
- Hogares, personas, mayores y niños atendidos.
- Repartos o jornadas de apertura realizados.
- Horas de voluntariado.
Todo lo que aparezca en ese formulario se convierte en un contador o en una etiqueta. Lo que no aparezca es opcional. Una despensa que informa de kilos recibidos debe contar en kilos; convertir cajas en kilos a final de mes es una fuente de errores.
Una organización de contadores que funciona
Una organización fácil de adaptar:
- Donaciones (kg) — etiquetas para cada origen: campaña de recogida, excedentes de supermercado, compras, entregas particulares.
- Reparto del sábado (y uno por cada día de reparto habitual) — etiquetas por tipo de hogar, como familias, mayores, personas solas, entrega a domicilio y primera visita.
- Existencias — etiquetas para las categorías básicas: verdura en conserva, proteínas, cereales, artículos para bebés, higiene.
Colócalos en una categoría Banco de alimentos y fíjala para que esté siempre en lo alto de la lista. La lista de contadores puede cambiar entre la vista de lista y la de cuadrícula, tiene un cuadro de búsqueda y admite un filtro por rango de fechas, lo que ayuda cuando tienes un contador por fecha de reparto.
Rutina diaria de recepción
La recepción funciona mejor con una persona y un móvil junto a la báscula.
- Pesa la entrega o la caja.
- Abre Donaciones (kg) y toca la etiqueta del origen.
- Usa los pasos para ir más deprisa: una etiqueta con paso 10 suma 10 kg por toque, y una segunda etiqueta del mismo origen con paso 1 se ocupa del resto.
- Añade una nota al evento para cualquier cosa inusual: "congelado, directo al congelador 2", o un donante puntual importante.
La vista Lista resulta cómoda para la recepción, porque ves cada origen con su total y su objetivo. Cada toque queda en el historial con su hora, sus valores antes y después y la etiqueta, así que si una entrega de 20 kg se registró como 200, el historial muestra exactamente dónde corregirla con −paso.
Día de reparto
El día de reparto, coloca un móvil en el punto de registro o en la salida. Abre el contador de reparto del día en la vista Cuadrícula; cada tipo de hogar es un mosaico grande de color. Los voluntarios tocan una vez por hogar y, además, tocan Primera visita en los hogares nuevos si tu red pide esa cifra.
Para contar personas atendidas, puedes añadir etiquetas para adultos y para niños y tocar por persona. Mantén la regla sencilla e impresa en la mesa, porque la coherencia importa más que el detalle.
Si el móvil va en el bolsillo entre un hogar y otro, se puede activar en los ajustes el conteo con los botones de volumen. Funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo, las teclas se pueden reasignar y cada una tiene su propio sonido y vibración. La función viene desactivada y, en algunos móviles, sigue apareciendo la barra de volumen del sistema.
Al cerrar, bloquea el contador para que nadie sume recuentos sueltos mientras se recoge.
¿Cómo se fijan los niveles par en una app contador?
El nivel par es la cantidad de una categoría que quieres tener antes del siguiente reparto. Counter App puede expresarlo con objetivos. Funcionan dos enfoques:
- Contar hacia arriba hasta el nivel par. La etiqueta de existencias cuenta los artículos a medida que se colocan en la estantería, con el nivel par como objetivo. La barra de progreso muestra cuánto le falta a cada categoría para estar completa.
- Contar hacia abajo desde el nivel par. Introduce el nivel par como valor de partida con "Establecer valor del contador" y elige "Cuenta regresiva" como dirección del objetivo. Cada artículo que se entrega resta uno, y la etiqueta muestra lo que queda antes de tener que reponer.
Al contar hacia arriba, el móvil vibra cuando una etiqueta alcanza su objetivo, y el objetivo del propio contador puede avisar con sonido o vibración y aplicar el reinicio o el bloqueo automáticos. Al contar hacia abajo no salta ningún aviso ni se bloquea nada, porque los avisos solo actúan cuando un valor sube hasta su objetivo; en un nivel par con cuenta regresiva, vigila el valor y la barra de progreso para saber cuándo se agota una categoría.
Códigos QR en los puestos de clasificación
En una recepción grande o en la clasificación de una campaña de recogida, imprime un rótulo QR para cada puesto o estantería y guarda el código en la etiqueta correspondiente. Así el rótulo y la etiqueta coinciden, y los voluntarios pueden confirmar que están en la categoría correcta. Si la cámara tiene problemas en un almacén con poca luz, el código se puede escribir a mano.
Usa códigos cortos y legibles, como "PROT" o "BEBE", para que escribirlos sea rápido. La app lee y guarda el código; no lo busca en ninguna base de datos de productos.
¿Cómo combinan sus recuentos varias sedes?
Un banco de alimentos con un almacén central y despensas satélite puede dar a cada sede su propio móvil y contadores idénticos. No hay sincronización en tiempo real, así que las cifras se combinan de una de estas dos formas:
- Cada sede exporta a CSV o Excel a final de mes y la coordinación las suma en una hoja de cálculo.
- Cada sede envía un ZIP de copia de seguridad y la coordinación los importa en un solo móvil. La vista previa de la importación muestra lo que contiene el archivo, con las opciones reemplazar, copiar u omitir para los duplicados.
Después de una importación, los seis criterios de ordenación y la búsqueda de la lista de contadores facilitan alinear los contadores por nombre o por fecha. Usa los mismos nombres de etiqueta en todas las sedes para que las columnas coincidan.
Exportar para el informe de la red
A final de mes, exporta cada contador a CSV, Excel (XLSX) o un informe HTML con fotos incrustadas y, en CSV y Excel, elige solo las secciones que necesita el formulario de la red.
- Resumen da el total del contador, y la sección Ubicaciones añade la tabla de etiquetas con los totales por etiqueta (kilos por origen, hogares por tipo), que encajan directamente con la mayoría de los formularios de las redes.
- Eventos da una fila con fecha por cada conteo, así que puedes recortar los datos a un periodo de informe exacto.
- Notas ayuda a explicar los picos, como una campaña de recogida navideña.
Guarda juntos los archivos mensuales. Cuando un financiador pregunte cómo se obtuvo una cifra, puedes enseñar el archivo y, si hace falta, las filas de eventos que hay detrás.
Categorías de temporada
Las despensas suelen tener programas de temporada junto al calendario habitual: lotes navideños, kits escolares para el inicio de curso, una recogida de abrigos de invierno, comidas de verano para niños. Dale a cada uno su propia rama en el árbol de categorías, con sus propios contadores, en lugar de añadir etiquetas temporales a tus contadores habituales.
Así los totales de todo el año se mantienen limpios. Cuando termine la temporada, desfija la categoría; cuando vuelva al año siguiente, fíjala de nuevo y crea contadores nuevos para las nuevas fechas. Las categorías se pueden reordenar y colorear, así que un programa de temporada puede distinguirse a simple vista.
Haz copias de seguridad
Los recuentos de la despensa se guardan en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App, algo que favorece la privacidad pero convierte el móvil en un punto único de fallo. Haz un ZIP de copia de seguridad una vez al mes, después de exportar. Eliges qué contadores y categorías incluir y si comprimir las fotos para ahorrar espacio. Guarda el ZIP donde tu organización conserva sus registros.
Un contador eliminado se puede recuperar desde la papelera, y las categorías tienen su propia papelera. Eso cubre el accidente más habitual: un voluntario que ordena la lista con demasiado entusiasmo.
Un inventario mensual en menos de una hora
Los recuentos en curso se desvían con el tiempo: una caja dañada se tira sin tocar la pantalla, una donación se coloca en la estantería antes de pesarla. Un inventario mensual breve corrige esa desviación. Crea un contador con la fecha del inventario y una etiqueta por sección de estantería, y haz que dos voluntarios recorran juntos el almacén, uno contando y otro tocando. La vista Cuadrícula funciona bien en un recorrido estantería por estantería, porque cada sección es un mosaico.
Compara los totales del inventario con tu contador de Existencias en curso. Donde no coincidan, fíate del recuento físico, ajusta el contador en curso con los botones −paso o + y añade una nota que explique la corrección. Al cabo de unos meses, las notas revelan de dónde viene la desviación, lo que suele ser más útil que la propia corrección.
Conserva cada contador de inventario en lugar de reutilizarlo. Una fila de inventarios con fecha en la categoría Banco de alimentos te da un registro sencillo y honesto de lo que había en las estanterías a lo largo del año, y el panel de cada uno muestra la mezcla de un vistazo.
Un efecto secundario útil de los inventarios con fecha es que los voluntarios nuevos aprenden enseguida la distribución del almacén, porque las etiquetas reflejan las estanterías junto a las que pasan.
Lecturas relacionadas
- Contar artículos en una campaña de donaciones
- Registrar las horas de voluntariado por turno
- Seguimiento de los servicios del trabajo de calle
Las buenas cifras de un banco de alimentos salen de contar cuando la comida se mueve, no de reconstruirlo después. Un móvil compartido, categorías con colores y una exportación mensual cubren la mayor parte de lo que necesita una organización pequeña. Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood, es una app para Android 12 o posterior que se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los voluntarios contar sin internet en el almacén?
Sí. Los recuentos de entradas y repartos funcionan en un almacén sin cobertura; internet solo se usa para las notificaciones opcionales, la comprobación de actualizaciones y la carga de los mapas.
¿Puede una despensa solidaria fijar un nivel mínimo de existencias por categoría?
Puedes poner un objetivo en cualquier etiqueta y vigilar el valor y el progreso frente a ese mínimo. Los avisos solo saltan cuando un valor sube hasta su objetivo, así que, con el objetivo de una etiqueta, el móvil vibra al alcanzarlo contando hacia arriba, y el objetivo del contador puede avisar con sonido o vibración; al bajar hacia un mínimo no hay aviso.
¿En qué formatos puede exportar un banco de alimentos sus recuentos mensuales?
El contador de una despensa se exporta a CSV, Excel (XLSX) o un informe HTML con fotos; en CSV y Excel, Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones son secciones a elegir.
¿Pueden varias sedes ver las mismas cifras en tiempo real?
No. No hay sincronización en tiempo real entre móviles. Cada sede exporta sus propios recuentos o envía un ZIP de copia de seguridad que otro móvil importa.
¿Es Counter App un sistema completo de gestión de almacén?
No. Es una herramienta de conteo. Registra recuentos, notas, fotos y ubicaciones y los exporta, pero no gestiona fechas de caducidad, lotes ni pedidos.
¿Debe una despensa solidaria contar las entradas en cajas o en kilos?
Cuenta en la unidad que pida el informe de la red. Si el formulario pide kilos recibidos, cuenta kilos en la báscula en lugar de convertir cajas a final de mes.
¿Con qué frecuencia debe hacer un inventario físico un banco de alimentos pequeño?
Un inventario mensual breve, con una etiqueta por sección de estantería, corrige la desviación del contador de existencias en curso; conserva cada contador de inventario con su fecha como registro.
