カンファレンス参加者をセッション・会場別に記録

カウンターの構成

Counter Appでは、カウントをカウンターごとにまとめ、各カウンターの中にそれぞれ独自の値を持つタグを置きます。カンファレンスなら、次のような構成がすっきりします。

• カテゴリー第1階層： イベント。例：「TechForward 2026」。
• カテゴリー第2階層： 日。「1日目」「2日目」など。
• カテゴリー第3階層： 会場やトラック（多くの会場を運営する場合）。
• カウンター： 会場ごと・日ごとに1つ。エクスポートしたときに読みやすい名前にします。例：「ホールB – 1日目」。
• タグ： その会場のセッション枠ごとに1つ。「09:30 基調講演」「11:00 パネル」「14:00 ワークショップ」など。

カテゴリーは独自の色を付けて最大3階層まで入れ子にでき、当日のカテゴリーをピン留めしてリストの一番上に表示できます。2日目が始まったら、そちらをピン留めし直しましょう。

なぜセッションごとにカウンターを作らず、セッションごとにタグを作るのでしょうか。入口担当のボランティアは、1日中同じ入口にいるからです。その人の1日分をすべて1つのカウンターに収めておけば、ほかの画面に移動する必要がありません。次のセッションが始まったら、次のタグの行に移るだけです。

退出も数える場合は、「退出」用の別タグを作らず、同じタグのマイナスボタンを使います。そうすれば値は常に今会場にいる人数を示し、履歴にはそれぞれの退出が独自の時刻付きの−ステップのカウント記録として残ります。

各タグには、会場の座席数を目標として設定します。目標は設定した値までカウントアップでき、タグの目標に達するとスマートフォンが振動して知らせます。ボランティアが暗算しなくても、満席になったことがはっきりわかります。

入口でのカウント

ボランティアの仕事はシンプルです。1人入るごとに1回タップし、1人出るごとに1回マイナスを押すだけです。難しいのは、それを来場者へのあいさつや座席の案内、「ここはAIの講演ですか？」という質問への対応と同時にこなすことです。

ここで役立つ機能が2つあります。

音量ボタンでのカウント。 設定で、スマートフォンの音量ボタンを使ったカウントを有効にできます。キーの割り当ては変更できるので、音量アップを加算、音量ダウンを減算にして、それぞれに別のサウンドとバイブレーションのフィードバックを設定できます。フォアグラウンドサービスによりバックグラウンドでもロック画面でも動作するので、スマートフォンはポケットやネックストラップ付きのケースに入れたままで構いません。初期設定ではオフなので、入口に立ってからではなく、朝のブリーフィングの段階でオンにしておきましょう。なお、端末によってはキーを押したときにシステムの音量バーが表示されることがあります。

ロック画面の通知。 常駐する通知に「−ステップ」「+ステップ」「停止」のボタンがあり、ロックを解除せずに値をちらっと確認したいときに便利です。

会場の入口では、ステップを1にしておきます。1より大きいステップは、たとえば10人の学校の団体のようにグループでまとめて到着する場合には便利ですが、カンファレンスの入口ではたいてい数え間違いのもとになります。

何か変わったことが起きたら、カウント記録にメモを追加します。「防火扉が開けっぱなしで、一部は後方から入場」「セッション開始が12分遅れ」などです。カウント記録へのメモは履歴にアイコン付きで表示され、エクスポートにも含まれるので、数字と一緒に背景情報も伝わります。

時系列データを集める

セッション終了時の合計だけでは、知りたいことの大半が見えません。Counter Appはすべてのカウントを正確な時刻付きで記録するので、時系列のデータは自然に手に入ります。

カウンターの履歴を開くと、+1か−1か、タイムスタンプ、前後の値、どのタグのカウントかといった、一つひとつの記録が表示されます。基調講演の記録をスクロールしていくと、流れが見えてきます。20分前からぽつぽつと人が入り始め、開始直前の3分間で一気に増え、遅れて来た人たちによる小さな波がもう一度あり、終盤には何人かが退出していく、という具合です。

こうした流れは企画会議で役に立ちます。午前のセッションのどれもで開始直後の遅れての到着が多いなら、その前のコーヒー休憩が短すぎるか、休憩場所が会場から遠すぎるのでしょう。14:00の枠で途中までに聴衆の3分の1が減っているなら、昼食後の眠気のせいかもしれませんし、講演そのもののせいかもしれません。

履歴の中には検索機能がありません。特定の時点を探したいときは、時刻を目安にスクロールするか、「イベント」セクションをエクスポートして表計算ソフトで絞り込んでください。

複数の会場の参加者数はどう記録する？

Counter Appはスマートフォン間で同期しません。各会場のボランティアはそれぞれ自分の端末でカウントし、合計はあとでまとめます。制約のように聞こえますが、この方法が堅実なのもそのためです。Wi-Fiに頼らず、共有ログインもなく、基調講演の最中に会場のネットワークが落ちても壊れるものがありません。カウント機能はすべてオフラインで動作します。

会場同士で条件をそろえるには、次のようにします。

1. 構成は一度だけ作ります。 1台のスマートフォンで、カテゴリー、会場ごとのカウンター、セッションのタグを準備します。
2. ほかのスマートフォンにコピーします。 該当するカウンターとカテゴリーを含むバックアップZIPを作り、各ボランティアのスマートフォンにインポートします。インポートのプレビューでは追加される内容が表示され、重複の扱いを置換・コピー・スキップから選べます。
3. 各ボランティアに不要なものは削除します。 ホールC担当のボランティアに必要なのは、ホールCのカウンターだけです。カウンターが少ないほど、タップの間違いも減ります。
4. スマートフォンに物理的なラベルを貼ります。 背面に会場名のシールを貼っておくだけで、交代時の混乱が驚くほど減ります。

リスト表示では、会場のセッションタグがそれぞれ1行に並び、独自の−と+のボタン、値、目標の進捗が表示されます。さらにカウンター全体の合計と目標も表示されます。ボランティアは、どのセッションを数えるべきか、そして定員にどれだけ近づいているかを一目で確認できます。

1台のスマートフォンで2つの小さな会場を行き来しなければならない場合は、両方のカウンターをピン留めして切り替えます。使っていないほうのカウンターはロックしておけば、ポケットの中でうっかりタップしても値は変わりません。ロックすると、解除するまで誤タップを受け付けません。

イベントが終わったら

毎日の終わりに、ボランティアが帰る前に数字を回収しましょう。いちばん簡単なのは、各ボランティアが自分のカウンターをエクスポートして、イベントの責任者にファイルを送る方法です。

エクスポートには3つの形式があります。

• CSV： すべてを表計算ソフトで統合したい人向けです。
• Excel（XLSX）： 用途は同じですが、区切り文字で手間取ることが少なくなります。
• HTMLレポート： 登壇者やスポンサーに転送できる、読みやすいまとめです。タグに添付した写真も埋め込まれます。

エクスポートの前にさっと確認するなら、ダッシュボードが便利です。全体の合計と目標の進捗、増加と減少の比較、過去7日間のアクティビティの棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。セッションのタグを持つ会場のカウンターなら、円グラフはそのままその会場のセッションの参加者数ランキングになります。

複数の会場のファイルを統合するときは、すべての行にカウンター名を残しておきます。カウンター名を単なる「ホールB」ではなく「ホールB – 1日目」にしておくと効果があるのはこのためです。列を追加しなくても、統合したシートに日付の情報が残ります。

知っておきたい細かな点

イベントの前に知っておくと役立つポイントです。

• カウンターは無制限。 会場や日ごとのカウンターを必要なだけ作れます。
• ステップは1〜100。 グループ単位で数える場合は、カウンターごと・タグごとに設定できます。
• ロックとリセット。 カウンターをロックして誤タップを防げます。リセットはカウンター全体でも、1つのタグだけでも行えます。
• ゴミ箱。 誰かが誤ってカウンターを削除しても、ゴミ箱から復元できます。
• データはスマートフォンに保存。 アカウントは不要で、Counter Appのクラウドもありません。エクスポートしたファイルは、あなたが送った先に届きます。
• 言語。 アプリはアプリ内の言語選択で37言語に対応しているので、海外からのボランティアがいる場合にも役立ちます。
• 料金体系。 Counter App — Tally & Clickerは無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。

エクスポートする前に、エクスポートのダイアログでセクションを選びます。プログラムの振り返りなら、通常は「概要」と「イベント」で十分です。ボランティアが役立つ背景情報を書いていれば、「メモ」も加えましょう。

アプリはcounterapp.onlineから入手できます。