イベントプランナーのための人数カウント実践ガイド

カウントの準備

Counter Appでは、カウンターがタグを持ち、各タグがそれぞれ独自の値、ステップ、目標を持ちます。3種類のカウントすべてに対応する構成は、たとえば次のようになります。

• カウンター「ゲート – 土曜日」： ゲートごとにタグを1つ。北ゲート、南ゲート、駐車場入口。通過人数（プラスのみ）にも、場内人数（プラスとマイナス）にも使います。
• カウンター「メインステージエリア」： エリアの場内人数用のタグを1つ。目標はエリアの安全な収容人数に設定します。
• カウンター「密集度サンプル」： サンプリングするエリアごとにタグを1つ作り、一定の間隔で数えます。

場内人数のカウントでは、目標が大きな役割を果たします。タグの目標を許可された収容人数（または余裕を持たせた、より低い運用上の数字）に設定します。タグの目標に達するとスマートフォンが振動して知らせます。カウンター自体の目標なら、サウンドかバイブレーションの通知を選べます。目標は、設定値に向かってカウントアップすることも、設定値からカウントダウンすることもできます。場内人数のカウントでは、収容人数に向かってカウントアップするほうが直感的です。

カウンター自体の目標には、達したときの動作として「自動リセット」と「自動ロック」のオプションもあります。「自動ロック」は、試飲テントのように定員が決まっているエリアで役立ちます。上限に達するとカウンターがロックされるので、気を取られている間に誰かがうっかりもう1人追加してしまうことがありません。「自動リセット」は、アトラクションに入れるグループごとの人数のような、短く繰り返すサイクルに向いています。ただし場内人数には不向きです。現在の数値が消えてしまうからです。

ゲートでのカウント

ゲートのスタッフは、群衆を見守る、チケットやリストバンドを確認する、数えるという3つの仕事を同時にこなしています。最初におろそかになるのはカウントなので、できるだけ負担を軽くしておきましょう。

音量キーを使います。 設定で、音量ボタンでのカウントを有効にします。キーの割り当ては変更できるので、場内人数を数えるなら、音量アップを加算、音量ダウンを減算にできます。キーごとに独自のサウンドとバイブレーションのパターンを設定できます。どちらのボタンを押したかを手の感触でわかるように、はっきり違うものを選びましょう。音量ボタンでのカウントは、フォアグラウンドサービスによりバックグラウンドでもロック画面でも動作します。初期設定ではオフなので、スマートフォンを配る前に設定しておきます。端末によっては画面にシステムの音量バーが表示されることがありますが、支障はありません。

人を数えるときはステップを1にしておきます。 家族連れがまとめて到着すると大きなステップを使いたくなりますが、プレッシャーのかかった状況では、スタッフは自分がどのステップを設定したかを忘れてしまいます。

ロック画面の通知を使います。 通知には「−ステップ」「+ステップ」「停止」のボタンが表示されます。スタッフはロックを解除しなくても、画面を一目見るだけで数字を確認できます。

いつもと違うことはメモします。 「救急車の通行のため14:10〜14:25にゲート閉鎖」「リストバンドのスキャナーが故障、手動カウントのみ」などです。カウント記録へのメモにはタイムスタンプが付き、履歴に表示されます。

イベントを収容人数の上限内に保つには？

場内人数のカウントでは、各ゲートの数字だけでなく、合計を見張る人が必要です。

1人のスタッフが1か所の出入口を担当しているなら、そのスタッフのスマートフォンに場内人数がそのまま表示されます。複数のゲートを別々のスマートフォンで数えている場合は、本部がそれを合計しなければなりません。シンプルな無線の手順でうまくいきます。15分ごと、または求められたときに、各ゲートが現在の数字を報告し、本部が合計を書き留めます。ここで役立つのがタグごとのタイマーです。各タグには、30秒、1分、2分、3分、5分、10分のプリセットとカウントダウンのビープ音を備えた独自のタイマーとストップウォッチがあるので、スタッフは無線報告のためのリマインダーとして10分のタイマーを繰り返し設定できます。

本部のスマートフォンでは、ゲートごとにタグを1つ持つカウンターをリスト表示にすると、全体をすばやく把握できます。本部は無線で受け取った数字で各行を更新し、画面上部で合計と目標を比べ、いつゲートで入場を待ってもらい始めるべきかを判断します。

上限に達してからではなく、その手前で動きましょう。許可された収容人数の85〜90%を運用上の数字として目標に設定しておけば、入場を止めなければならなくなる前に、ペースを落とす時間ができます。

複数のスタッフが別々のスマートフォンで数えられる？

Counter Appはスマートフォン間で同期しません。各端末がそれぞれのカウントを保持します。これにより、カウントが会場のネットワークに左右されなくなります。会場のネットワークは、まさに人出がピークのときに落ちることが多いものです。また、カウント機能はすべてオフラインで動作します。

すべてのスマートフォンで設定をそろえるには、次のようにします。

1. 1台のスマートフォンで、カウンター、タグ、目標を作ります。
2. それらのカウンターとそのカテゴリーだけを含むバックアップZIPを作ります。
3. 各スタッフのスマートフォンにZIPをインポートします。インポートのプレビューではインポートされる内容が表示され、重複の扱いを置換・コピー・スキップから選べます。
4. そのゲートに不要なタグは、名前を変えるか削除します。

交代のときは、前のスタッフが仕事ではなくスマートフォンごと引き継ぎます。カウントは途切れることなく続き、スタッフがメモを残しておけば、引き継ぎがいつ行われたかが履歴で正確にわかります。

時系列を読み解く

人数カウントが企画に役立つものになるのは、履歴を見たときです。すべてのカウント記録が、正確なタイムスタンプ、ステップ、前後の値、どのタグのものかとともに記録されています。

ゲートの履歴をスクロールしていくと、人の流れが見えてきます。開場時の行列、午後半ばの落ち着き、メインアクトの前の急増、終演時の一斉退場。入場と同じくらい退場も重要です。メインアクトの前の30分間に退場が一気に増えていたなら、音響が悪かった、天気が崩れた、帰りの交通手段がなくなりかけていた、といった理由が考えられます。

履歴には検索機能がありません。特定の時間帯を取り出したいときは、「イベント」セクションをエクスポートして表計算ソフトで絞り込むほうが簡単です。

振り返りのためのエクスポート

1日の終わりに、各スタッフが自分のカウンターをエクスポートします。形式はCSV、Excel（XLSX）、HTMLレポートです。エクスポートのダイアログでセクションを選びます。合計なら「概要」、時系列なら「イベント」、背景情報なら「メモ」、タグに場所を保存しているなら「ロケーション」です。

データを統合する前の最初の確認には、ダッシュボードが便利です。全体の合計と目標の進捗、増加と減少の比較、アクティビティの棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。場内人数のカウンターなら、増加と減少を比べれば全体の人の流れがわかります。増加も減少も多いゲートは、最終的な数字が小さくても、混雑していたということです。

振り返りでプランナーが統合したファイルから知りたいのは、たいてい3つです。ピーク時の場内人数とそれがいつだったか、ゲートごとの通過人数、そしてスタッフが残したすべてのメモです。これらを1ページにまとめれば、来年についての話し合いを事実から始められます。

実践のヒント

• リハーサルで手順を試します。 スタッフ同士が出入口を通る人役になって10分ほど数えてみるだけで、ほとんどのミスが見つかります。
• 再入場の扱いを決めておきます。 通過人数では再入場も数えます。場内人数では、退場と再入場の両方を数えます。どちらを適用するかを、ゲートごとに伝えましょう。
• スマートフォンを充電しておきます。 本部には予備のモバイルバッテリーを置いておきます。
• 使っていないカウンターはロックします。 ロックすると、解除するまで誤タップを受け付けません。
• イベント中はリセットしません。 リセットするとタグの値が消えます。修正はマイナスボタンで行います。
• 密集度のサンプリングにはタイマーを使います。 サンプリングするエリアごとに5分のタイマーを使えば、次に数えるタイミングがスタッフにわかります。