Counter App
Control de asistentes a congresos por sesión y sala
Ideas clave
El control de asistentes a un congreso por sesión funciona con un móvil Android por puerta con Counter App — Tally & Clicker: un contador por sala y día, una etiqueta por sesión con el aforo sentado como objetivo, sumar por cada entrada y restar por cada salida, y después exportar el contador de cada sala a Excel y unir los archivos.
- El control de asistentes a un congreso con Counter App — Tally & Clicker usa un móvil Android por puerta y un contador por sala y día.
- Cada franja de sesión de una sala del congreso es una etiqueta, así que el voluntario de la puerta cuenta toda la jornada dentro de un solo contador.
- Pulsar el botón de restar en la misma etiqueta de sesión por cada salida mantiene el valor igual al número de personas que hay en la sala en ese momento.
- Counter App registra cada entrada y cada salida con su hora exacta, lo que muestra las oleadas de llegada, los retrasos y las salidas a mitad de sesión.
- Counter App complementa el escaneo de acreditaciones y las plataformas de registro midiendo cuántas personas estuvieron físicamente en cada sala.
El programa de un congreso es un conjunto de apuestas. El comité intuyó qué charlas atraerían a más público, qué salas asignarles y cuánto café pedir para la pausa de la tarde. La asistencia por sesión es la única respuesta honesta a esas apuestas, y la mayoría de los eventos la recogen mal: un voluntario se asoma al minuto diez, escribe "unos 60" en una carpeta y el número se ha olvidado cuando alguien prepara el programa del año siguiente.
Esta guía explica un método ligero para controlar la asistencia a un congreso por sesión y por sala con un móvil Android por puerta. No sustituye al escaneo de acreditaciones ni a una plataforma de registro. Responde a una pregunta más concreta que esos sistemas a menudo pasan por alto: ¿cuántas personas estuvieron físicamente en cada sala, y cuándo llegaron y se fueron?
¿Qué debe medir un congreso sobre la asistencia a las sesiones?
Antes de configurar nada, acuerda con el equipo organizador qué cifras se van a usar de verdad. Normalmente merecen la pena tres.
Ocupación máxima por sesión. El mayor número de personas en la sala a la vez. Es lo que te dice si la sala se quedó pequeña, y es la cifra que interesa a los responsables de evacuación.
Patrón de llegada. Cuántas personas entraron en los cinco primeros minutos frente a las que llegaron tarde. Una charla en la que la mitad del público llega diez minutos después de empezar puede estar programada demasiado pegada a la sesión anterior, o en una sala difícil de encontrar.
Salidas a mitad de sesión. Que la gente se vaya de una charla dice algo distinto de que no llegue nunca. Si cuentas las salidas, puedes ver si una sesión perdió a su público.
No necesitas las tres en todas partes. Una sala pequeña de sesiones paralelas puede necesitar solo las entradas. El auditorio principal, con un límite de aforo, necesita entradas y salidas para que la cifra en curso sea exacta.
Deja la decisión por escrito en las instrucciones para los voluntarios. Cuando las reglas de conteo cambian de una sala a otra, la comparación entre sesiones se estropea sin que nadie se dé cuenta.
La estructura
Counter App organiza los conteos en contadores, y cada contador contiene etiquetas con sus propios valores. Para un congreso, una estructura limpia es:
- Nivel de categoría 1: el evento, por ejemplo "TechForward 2026".
- Nivel de categoría 2: el día, como "Día 1" y "Día 2".
- Nivel de categoría 3: la sala o el itinerario, si tienes muchas salas.
- Contador: uno por sala y día, con un nombre que se lea bien en una exportación: "Sala B – Día 1".
- Etiquetas: una por franja de sesión en esa sala: "09:30 Ponencia inaugural", "11:00 Mesa redonda", "14:00 Taller".
Las categorías admiten hasta tres niveles de anidación con colores personalizados, y puedes fijar la categoría del día en curso para que quede al principio de la lista. Cuando empiece el Día 2, fija esa.
¿Por qué una etiqueta por sesión en lugar de un contador por sesión? Porque el voluntario de la puerta se queda en una misma puerta todo el día. Mantener toda su jornada dentro de un contador significa que nunca tiene que salir de él; simplemente pasa a la siguiente fila de etiqueta cuando empieza la siguiente sesión.
Si cuentas las salidas, usa el botón de restar en la misma etiqueta en lugar de una etiqueta de "salidas" aparte. Así el valor muestra siempre las personas que hay en la sala, y el historial sigue registrando cada salida como un evento de −paso con su propia hora.
Da a cada etiqueta un objetivo igual al aforo sentado de la sala. Cuando el conteo de la etiqueta llega a ese objetivo contando hacia arriba, el móvil vibra, lo que da al voluntario una señal clara de que la sala está llena sin que tenga que hacer cuentas. El aviso sonoro, el reinicio automático y el bloqueo automático pertenecen al objetivo del propio contador, no al de las etiquetas.
Contar en la puerta
El trabajo del voluntario es sencillo: un toque en sumar por cada persona que entra y uno en restar por cada persona que sale. Lo difícil es hacerlo mientras saluda, señala los asientos y responde a "¿es aquí la charla de IA?".
Dos funciones ayudan aquí.
Conteo con los botones de volumen. En los ajustes puedes activar el conteo con las teclas de volumen del móvil. Las teclas se pueden reasignar, de modo que subir volumen sume y bajar volumen reste, cada una con su propio sonido y su propia vibración. Funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano, así que el móvil puede ir en un bolsillo o en la funda de la acreditación. Esta función viene desactivada por defecto, así que actívala durante la reunión informativa de la mañana, no en la puerta. Ten en cuenta que algunos dispositivos pueden seguir mostrando la barra de volumen del sistema al pulsar las teclas.
Notificación en la pantalla de bloqueo. La notificación permanente ofrece botones de −paso, +paso y Detener, prácticos cuando un voluntario quiere echar un vistazo al valor sin desbloquear.
Elige un paso de 1 para las puertas de las salas. Un paso mayor que uno es útil cuando llegan grupos juntos, por ejemplo un grupo escolar de 10, pero en la puerta de un congreso sobre todo provoca errores de conteo.
Cuando pase algo raro, añade una nota al evento: "puerta de emergencia abierta, algunos entraron por detrás", "la sesión empezó con 12 min de retraso". Las notas de los eventos de conteo aparecen en el historial con un icono y se incluyen en las exportaciones, así que el contexto viaja con las cifras.
Reunir la cronología
Un único total al final de la sesión oculta casi todo lo que quieres saber. Como Counter App registra cada conteo con su hora exacta, la cronología viene incluida.
Abre el historial de un contador y verás cada evento: +1 o −1, la hora, el valor antes y después y la etiqueta a la que pertenecía. Recorre los eventos de una ponencia inaugural y aparece la forma: un goteo lento veinte minutos antes, una oleada en los tres últimos minutos, una segunda oleada más pequeña de rezagados y luego salidas dispersas cerca del final.
Esa forma es útil en una reunión de planificación. Si todas las sesiones de la mañana tienen una fuerte oleada tardía, la pausa para el café anterior probablemente es demasiado corta o está demasiado lejos de las salas. Si la franja de las 14:00 pierde un tercio de su público a mitad de sesión, puede ser el bajón de después de comer, o puede ser la charla.
En el historial no se puede buscar, así que si necesitas encontrar un momento concreto, recórrelo por hora o exporta la sección Eventos y fíltrala en una hoja de cálculo.
¿Cómo se controla la asistencia en varias salas de un congreso?
Counter App no sincroniza entre móviles. El voluntario de cada sala cuenta en su propio dispositivo, y los totales se juntan después. Parece una limitación, pero también es lo que hace robusto el método: no depende del wifi, no hay inicio de sesión compartido y no hay nada que se rompa cuando la red del recinto se cae durante la ponencia inaugural. Todas las funciones de conteo funcionan sin conexión.
Para que las salas sean coherentes:
- Crea la estructura una sola vez. Configura las categorías, un contador por sala y las etiquetas de sesión en un móvil.
- Cópiala a los demás móviles. Crea un ZIP de copia de seguridad que incluya los contadores y categorías correspondientes e impórtalo en el móvil de cada voluntario. La vista previa de la importación muestra lo que se va a añadir y te permite elegir qué hacer con los duplicados: reemplazar, copiar u omitir.
- Elimina lo que cada voluntario no necesita. El voluntario de la Sala C solo necesita el contador de la Sala C. Menos contadores significa menos toques equivocados.
- Etiqueta físicamente los móviles. Una pegatina con el nombre de la sala en la parte trasera evita una sorprendente cantidad de confusiones en el cambio de turno.
En la vista Lista, cada etiqueta de sesión de una sala aparece como una fila con sus propios botones de − y +, su valor y su progreso hacia el objetivo, además del total del contador frente al objetivo. Un voluntario ve de un vistazo qué sesión debe contar y cuánto le falta para llenarse.
Si un móvil tiene que moverse entre dos salas pequeñas, mantén fijados ambos contadores y cambia de uno a otro. Bloquea el contador que no estés usando para que un toque accidental en el bolsillo no lo cambie; el bloqueo impide los toques accidentales hasta que lo desbloquees.
Después del evento
Al final de cada día, recoge las cifras antes de que los voluntarios se vayan a casa. Lo más sencillo es que cada voluntario exporte su contador y envíe el archivo al responsable del evento.
Las exportaciones tienen tres formatos:
- CSV para quien quiera unirlo todo en una hoja de cálculo.
- Excel (XLSX) para lo mismo, con menos complicaciones con los separadores.
- Informe HTML para un resumen legible que puedes reenviar a ponentes o patrocinadores. Las fotos adjuntas a las etiquetas van incluidas.
El panel es la lectura rápida antes de cualquier exportación. Muestra el total general con el progreso hacia el objetivo, las sumas frente a las restas, un gráfico de barras de actividad de los últimos siete días y un gráfico circular por etiqueta. En un contador de sala con etiquetas de sesión, el gráfico circular es en la práctica una clasificación de las sesiones por asistencia en esa sala.
Cuando unas archivos de varias salas, conserva el nombre del contador en cada fila. Por eso compensa llamar a los contadores "Sala B – Día 1" y no solo "Sala B": el día se conserva en la hoja unida sin columnas adicionales.
¿Qué deben saber los voluntarios de puerta antes de contar?
La mayoría de los errores de conteo vienen de las instrucciones, no del móvil. Una reunión informativa de cinco minutos debe cubrir:
- Qué cuenta como entrar. Alguien que entra, mira alrededor y se va en pocos segundos: ¿se cuenta o no? Elige una regla.
- Personal y ponentes. Normalmente no se cuentan. Dilo de forma explícita.
- Reentradas. Si alguien sale a atender una llamada y vuelve, un restar y luego un sumar mantienen correcta la cifra en curso.
- Qué hacer al llegar al aforo. La vibración del objetivo les indica que la sala está llena. Necesitan saber si deben cerrar la puerta, redirigir a la gente o llamar al responsable de sala.
- Cuándo anotar algo. Inicio con retraso, fallo de audiovisuales, una prueba de alarma de incendios, la puerta abierta.
- Cómo corregir un error. Un toque en restar. No reinicies la etiqueta; un reinicio borra la sesión.
Entrega a cada voluntario un móvil ya configurado, con los botones de volumen activados y el contador correcto fijado. Pídeles que hagan diez toques de prueba y luego reinicien esa etiqueta antes de abrir puertas, para que sepan exactamente qué sonido o vibración esperar.
Un ejemplo hipotético
Imagina un congreso de desarrolladores de dos días con cuatro salas. Los organizadores quieren saber si mantener la misma asignación de salas el año que viene.
Crean una categoría "DevDays", las subcategorías "Día 1" y "Día 2", y dentro de cada una un contador por sala. Cada contador tiene cinco o seis etiquetas de sesión, cada una con un objetivo igual a los asientos de la sala: 400 para el auditorio principal, 120 para dos salas de sesiones paralelas y 40 para el espacio de talleres.
El Día 1, el móvil del voluntario de la Sala 2 vibra con el aviso del objetivo ocho minutos antes de que empiece una mesa redonda sobre pruebas de software. El voluntario añade una nota, "llena a las 10:52, gente de pie al fondo, unas 15 personas sin poder entrar", y el responsable de sala abre la sala adicional.
Esa noche, el responsable exporta cada contador a Excel y los une. Destacan dos cosas: la mesa redonda sobre pruebas llenó la Sala 2 mucho antes de empezar, y la franja de las 14:00 del auditorio principal mostró una larga serie de eventos −1 durante la segunda mitad. Lo primero sugiere una sala más grande el año que viene; lo segundo es una conversación que hay que tener con el equipo de contenidos, no un veredicto sobre el ponente.
Nada de esto necesitó un lector de acreditaciones ni una red, solo un móvil por puerta y una regla acordada sobre lo que cuenta.
Detalles prácticos
Algunos puntos que conviene saber antes del evento:
- Contadores ilimitados. Puedes crear tantos contadores de sala y de día como necesites.
- Paso de 1 a 100. Se fija por contador y por etiqueta si cuentas grupos.
- Bloquear y reiniciar. Bloquea un contador frente a toques accidentales; reinicia un contador entero o solo una etiqueta.
- Papelera. Si alguien elimina un contador por error, se puede restaurar desde la papelera.
- Guardado en el móvil. Sin cuenta y sin nube de Counter App; los archivos exportados van adonde los envíes.
- Idiomas. La app ofrece 37 idiomas con un selector dentro de la app, lo que ayuda cuando los voluntarios son internacionales.
- Modelo de precio. Counter App — Tally & Clicker se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único).
Antes de exportar, elige las secciones en el diálogo de exportación. Para revisar el programa suelen bastar Resumen y Eventos; añade Notas si los voluntarios escribieron un contexto útil.
Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Pueden varios voluntarios de puerta de un congreso contar en un total compartido?
No. Counter App no tiene sincronización en tiempo real entre móviles, así que da a cada sala su propio móvil y su propio contador y une después los archivos CSV o Excel exportados.
¿Puede un voluntario de puerta contar sin mirar la pantalla?
Sí. Una vez activado el conteo con los botones de volumen, las teclas cuentan en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano, con un sonido o una vibración en cada pulsación.
¿Cómo pueden ver los organizadores cuándo se llenó una sala del congreso?
El historial enumera cada conteo con su hora, y el panel añade un gráfico de barras de actividad y un gráfico circular por etiqueta de sesión.
¿Qué formatos de exportación sirven para revisar el programa de un congreso?
Counter App exporta CSV y Excel (XLSX) para unir las salas, y un informe HTML para ponentes o patrocinadores; Resumen y Eventos suelen ser las secciones que necesitas.
¿Dónde se guardan los datos de asistencia del congreso?
En el móvil de cada voluntario, sin cuenta y sin nube de Counter App; los archivos que exportes van adonde los envíes.
¿Conviene contar las salidas del congreso en una etiqueta aparte?
No. Pulsar restar en la misma etiqueta de sesión mantiene la cifra en curso igual a las personas que hay en la sala, mientras el historial sigue registrando cada salida con su hora.
¿Sustituye Counter App al escaneo de acreditaciones del congreso?
No. Responde a una pregunta más concreta, cuántas personas estuvieron físicamente en cada sala y cuándo, junto a tu plataforma de registro.
