イベント備品管理：設営時と撤収時の数量カウント

Counter Appでの構成

設定方法には妥当なやり方が2つあり、どちらを選ぶかは数字をどう読みたいかによります。

方法A：1つのカウンターで目標に向けて数える。 「イベント備品 搬出」というカウンターを作り、品目ごとにタグを1つずつ作ります。イス、丸テーブル、テーブルクロス、ポール、無線機です。搬入時には、各タグを納品数量までカウントアップします。搬出時には、目標の方向を「カウントダウン」に切り替えます。切り替えても値は変わらないので、搬入時に数えた数量からそのままマイナスで減らしていけます。最後にゼロより上に残っているものが、見つからない備品です。

方法B：2つのカウンターを使う。 「搬入」と「搬出」のカウンターを1つずつ作り、同じタグをそろえます。それぞれを独立してカウントアップし、比較はエクスポートかダッシュボードで行います。カウントダウンがわかりにくいと感じるスタッフにはこちらのほうが明快で、どちらの元の数字もそのまま残ります。

単発のイベントなら、方法Aのほうが早く済みます。同じ備品を多くの会場に運ぶレンタル会社なら、方法Bのほうが比較しやすいきれいな記録が残ります。

どちらの場合も、カウンターはイベントのカテゴリーに入れ、その上に会場やクライアントの親カテゴリーを置きます。カテゴリーは最大3階層まで入れ子にできます。「会場」→「レイクサイドホール」→「スミス家の結婚式」のような構成がうまくいきます。現地にいる間は、進行中のイベントのカテゴリーをピン留めしておきましょう。

搬入

搬入時には、発注書がそのまま目標のリストになります。各タグを開き、目標を発注数量に設定し、ステップを選びます。

人を数えるときより、備品を数えるときのほうがステップは重要です。イスは10脚ずつ積み重ねて届くことが多いので、1束ごとにステップ10で数え、最後の端数の束をステップ1で調整すれば十分です。テーブルクロスはたたんだ束で届きます。無線機は1台1台が重要なので、1台ずつ数えます。ステップはタグごとに1〜100で設定できるので、発注書の行ごとに別々のステップを使えます。

リスト表示では、すべての品目が1行ずつ並び、−と+のボタン、値、目標の進捗が表示されます。上部には、カウンター全体の合計と合算した目標が表示されます。責任者がトラックのスロープに立っていれば、どの行がそろっていて、どの行がまだ足りないかがすぐにわかります。

ある行が不足して届いたら、カウント記録にメモを追加します。「イス280脚、2束がトラックに積まれておらず、運転手によると2台目のバンが15:00に到着予定」などです。カウント記録へのメモは履歴に表示され、すべてのエクスポートに含まれます。

イベント開催中

イベント中にも備品は動きます。イスが分科会の部屋に持ち出され、追加のテーブルがバーに回され、無線機が警備スタッフに手渡されます。常に数え続ける必要はありませんが、2つのちょっとした習慣が効果を発揮します。

まず、各タグのメモと場所の欄を使って、備品をどこへ移したかを記録します。タグには、GPSの地点、「地図で選択」した地点、または入力した住所を保存できます。広い会場では、GPSよりも「ホールC 倉庫」のように入力した場所のほうが役に立つことがほとんどです。撤収が始まったとき、タグを見た人はどこを探せばよいかがわかります。

次に、備品にラベルが付いているなら、そのラベルのコードをタグに保存します。各タグにはバーコードまたはQRコードの値を1つ保存でき、カメラで読み取ることも、手入力することもできます。「RAD-CASE-02」と書かれた無線機のケースなら、そのコード1つで実物のケースとカウントが結び付きます。

イベント中にスタッフの責任者が交代する場合、新しい責任者は何よりも先にカウンターを開いてメモを読むようにします。この2分間の引き継ぎで、「無線機はそっちが持っていると思っていた」というやり取りのほとんどを防げます。

搬出

肝心なのは搬出時のカウントです。最後の車が出ていったあとではなく、全員が疲れ切る前に始めましょう。

備品の種類ごと、または会場が広ければエリアごとに、カウント担当者を1人ずつ割り当てます。各担当者は、トラックへ運ばれていく自分の前を通るものを数えます。設定で音量ボタンでのカウントを有効にしておけば、本体の音量キーを押すだけで済み、両手をほぼ自由に使えます。この方法でのカウントは、フォアグラウンドサービスによりバックグラウンドでもロック画面でも動作します。初期設定ではオフなので、スタッフへのブリーフィングでオンにしておきましょう。

破損して戻ってきたものは、トラックに積む前に写真を撮ります。タグ1つにつき最大6枚の写真を添付できます。内蔵のフォトエディターにはブラシ、テキスト、6色、回転があるので、テーブルクロスのワインのシミを丸で囲んだり、テーブルの写真に「脚にひび」と書き込んだりできます。書き込みをした写真は、表計算ソフトの1行よりもはるかに業者を納得させる力があります。

カウントがおかしいと思ったら、リセットではなくマイナスボタンを使います。リセットするとタグの値が消えますが、マイナスは記録が1つ増えるだけです。

搬出後、イベント備品はどう照合する？

トラックへの積み込みが終わったら、誰かが帰る前に照合します。カウントがきちんとできていれば、5分で終わります。

方法Aなら、ゼロより上に残っているタグが、いくつ足りないかを示しています。方法Bなら、リスト表示かエクスポートで、搬入と搬出の値を並べて比較します。

履歴を使えば、もう一段深く確認できます。すべてのカウントが、正確なタイムスタンプ、前後の値、タグとともに記録されています。最後のイス6脚がほかより40分遅れて数えられていたなら、誰かが脇の部屋で見つけたのでしょう。まったく数えられていなければ、まだ建物の中にあるか、なくなってしまったかのどちらかです。

まだ見つからないものは、紛失と判断する前に10分ほど探しましょう。たいていの会場で、物が紛れ込む場所は決まっています。裏の通路、控室、ステージの幕の裏、ケータリングのエリア、クロークです。

自社の備品

レンタル備品には、相手側の発注書があります。一方、自社の備品（無線機、工具箱、看板、延長コード、とっておきのガムテープ）には数量を管理してくれる業者がいないため、いちばん静かに消えていきます。

自社の備品には、イベント用とは別に常設のカウンターを用意します。高価なものには1点ずつタグを作り、資産コードをバーコードまたはQRコードの値として保存します。消耗品は種類ごとにタグを1つ作ります。イベントの前にはバンに積むものを数え、イベントの後には数えて戻します。

ラベルがこすれて読めなくなったら、読み取る代わりにコードをタグに手入力します。同じ値を手で入力できます。

何度かイベントを重ねると、どの備品が繰り返し見つからなくなるのかが履歴に記録されていきます。同じ無線機が「撤収時に見当たらず」というメモに3回登場するなら、それは無線機のせいではありません。どこで手渡しているかという運用のほうを見直す必要があります。

仮想の撤収作業

ゲスト150人の、湖畔の会場での結婚式を想像してください。プランナーの発注は、イス160脚、丸テーブル16台、テーブルクロス18枚、ポール8本、無線機10台でした。

搬入時、プランナーは各行を目標までカウントアップします。テーブルクロスは18枚ではなく17枚しか届かず、カウント記録に「納品時にテーブルクロス1枚不足、運転手が署名済み」とメモを残します。

23:30に撤収が始まります。スタッフ2人がトラックへ運ばれるイスとテーブルを数え、プランナーはテーブルクロスと無線機を数えます。0:10の時点で、イスは160、テーブルは16、ポールは8に達しています。テーブルクロスは16、無線機は9で止まっています。

ダッシュボードを見れば、差異はすぐにわかります。合計が目標にいくつか届いていません。履歴によると、最後のテーブルクロスが数えられたのは23:52で、それ以降は何もありません。ランナーがケータリングのバンの中でテーブルクロスを1枚見つけます。無線機は20分後、DJのケースから出てきます。

最終的な照合結果は、テーブルクロスが1枚不足（搬入時のメモで説明済み）、それ以外はすべて返却済みです。プランナーは「概要」「イベント」「メモ」を含めてカウンターをエクスポートし、「納品は17枚でした。メモをご覧ください」という一文を添えて、ファイルをレンタル会社に送ります。

実用的なメモ

知っておくと役立つ点をいくつか挙げます。

• データはスマートフォンに保存。 アカウントは不要で、Counter Appのクラウドもありません。各エクスポートの送り先はあなたが決めます。
• オフラインで動作。 カウントに接続は必要ありません。地下やテントの中では、これが重要になります。
• リアルタイム同期なし。 各スタッフのスマートフォンは、それぞれのカウントを保持します。あとでエクスポートを統合するか、写真も含められるバックアップZIPでカウンターを移します。
• エクスポート。 CSV、Excel（XLSX）、写真を埋め込んだHTMLレポートに対応しています。必要に応じて「概要」「イベント」「メモ」「ロケーション」のセクションを選べます。
• ゴミ箱。 誤って削除したカウンターは復元できます。
• 料金体系。 無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。

アプリはcounterapp.onlineから入手できます。