Counter App
スマートフォン1台で500人のゲストを管理する想定シナリオ
要点
スマートフォンで500人のイベントゲストを管理するには、1人のプランナーがCounter App — Tally & Clickerで入口別の「来場」、テーブルごとの「着席」、レンタル品目ごとの「備品」のカウンターを作り、バックアップZIPで入口担当のボランティアにコピーし、15分ごとに無線で数字を集め、その夜のレポートをエクスポートします。このガラは説明用のシナリオです。
- ゲスト500人のガラの物語は、架空のプランナー「マヤ」と架空の数字による説明用のシナリオであり、実際の事例ではありません。
- このシナリオでは、Counter App — Tally & Clickerの3つのカウンターで大規模なガラを支え、入口別の来場者、テーブルごとの着席、レンタル備品を管理しました。
- ガラの例では、入口担当のボランティアが音量キーで数え、15分ごとに無線で数字を報告しました。スマートフォン同士はリアルタイムで同期しないためです。
- 「19:02にキッチンへ470と伝達」のような時刻付きのメモは、イベント当夜の判断を記録し、あとからその数字を説明できるようにします。
- 使っていないカウンターをロックしておけば、誤ってリセットするリスクを減らせます。リセットした値はゴミ箱から戻せないからです。
これは想定シナリオであり、実際の事例ではありません。マヤは架空のプランナーで、ガラ、ゲストの人数、時刻はすべて説明のためのものです。ねらいは、1台のAndroidスマートフォンと数人のボランティアのスマートフォンで、大規模な夜のイベントのカウント業務をどう担えるのか、そしてそのやり方がどこでつまずきうるのかを、1時間ごとに示すことです。
イベントは、ホテルのボールルームで開かれる、招待ゲスト500人のチャリティーガラです。入口は2か所、10人掛けの丸テーブルが50卓、サイレントオークション、3品のコースディナー、そしてイス、テーブル、テーブルクロス、ポール、無線機を届けるレンタル会社。マヤの仕事は、会場に何人いるのか、皆がどこに座っているのか、備品がすべて戻るのかを、いつでも把握しておくことです。
2日前：構成を作る
マヤはまず、すべてを自分のスマートフォンで作ります。Counter Appでカテゴリー「ガラ」を作り、その下にサブカテゴリー「Hope Gala 2026」を作り、さらにその下に「来場」「テーブル」「備品」の3つのサブカテゴリーを作ります。カテゴリーは色付きで3階層まで入れ子にできるので、3つの領域がそれぞれ見た目で区別できます。
「来場」の下には、カウンター「来場」を作り、「正面入口」「テラス入口」「遅着・飛び込み」のタグを用意します。カウンターの目標は500にし、振動のアラートを設定します。
「テーブル」の下にはカウンター「着席」を作り、「T1」から「T50」までの50個のタグを用意して、それぞれの目標を10席にします。
「備品」の下には「備品 搬出」を作り、レンタル品目ごとのタグを用意します。イス、丸テーブル、テーブルクロス、ポール、無線機です。目標はレンタルの発注数量です。
次に、「来場」カウンターだけを含むバックアップZIPを作り、入口担当のボランティア2人のスマートフォンにインポートします。インポートのプレビューでは追加される内容が表示され、重複の扱いを置換・コピー・スキップから選べます。各ボランティアはもう一方の入口のタグを削除し、自分の担当分だけが見えるようにします。
当日の朝：備品チェック
レンタル会社のトラックが10:00に到着します。マヤは「備品」カウンターをリスト表示にして搬入口に立ちます。各品目が1行ずつ並び、−と+のボタンと、目標に対する進捗が表示されています。
イスは10脚ずつ積み重ねて届くので、イスのタグのステップを10にして束を数えます。テーブルクロスは5枚ずつの束で届きます。無線機は1台ずつ数えます。
テーブルクロスは、発注55枚に対して52枚で止まります。マヤはカウント記録に「納品時にテーブルクロス3枚不足、運転手確認済み」とメモを追加します。納品書の写真を撮り、テーブルクロスのタグに添付します。タグ1つにつき最大6枚の写真を添付でき、あとでHTMLレポートに埋め込まれます。
11:30までに、ほかの品目はすべて一致します。日中に誰かがうっかりイスを1脚追加してしまわないよう、マヤは「備品」カウンターをロックします。
18:00 開場
2人のボランティアが入口に立ち、片手に印刷したゲストリスト、もう片方の手にスマートフォンを持っています。マヤは午後のブリーフィングで、2人のスマートフォンの音量ボタンでのカウントを有効にしていました。音量アップを+1、音量ダウンを−1に割り当て、それぞれに違う振動を設定しています。この機能はフォアグラウンドサービスによりバックグラウンドでもロック画面でも動作するので、スマートフォンはロックしたまま手に持っていられます。初期設定ではオフなので、ブリーフィングではこの機能をオンにし、10回の練習押しをしてからリセットする手順も含めていました。
ボランティアは15分ごとに、無線でマヤに数字を報告します。マヤはそれを、入口ごとにタグを持つ自分のスマートフォンの「来場」カウンターに入力し、目標の500に対する合計を見守ります。
テラス入口のボランティアが、ゲスト1人に対してうっかり音量アップを2回押してしまいます。彼女は音量ダウンを1回押します。履歴には両方の記録が残るので、修正は隠れることなく、見える形で残ります。
19:00 キッチンへの連絡
料理長が、メインディッシュの確定数を求めています。ゲストはまだ到着していますが、到着の曲線は平らになってきました。
マヤは「来場」のダッシュボードを開きます。合計と目標の進捗、増加と減少の比較、アクティビティの棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。合計は462です。履歴を見ると、直近の15分間に到着したのはほんの数人です。
マヤは遅れて来るゲストのために余裕を持たせて、キッチンに470と伝え、「19:02にキッチンへ470と伝達」とメモを追加します。あとで誰かに、なぜキッチンが470皿を用意したのかと聞かれても、このメモが答えてくれます。
19:30 テーブル
着席したゲストも確認する必要があります。オークション委員会が、どのテーブルが満席で、どのテーブルに遅れて来た人のための空きがあるのかを知りたがっているからです。
マヤは「着席」カウンターをグリッド表示にして会場を回ります。テーブルのタグはそれぞれ、値、目標の達成率、−と+のボタンを備えた色付きのタイルです。タイルが50枚あるので、タグ表示を「折りたたみ（最新10件を除く）」にします。これで、会場を移動しながらでも画面を扱いやすく保てます。
10分後には、4つのテーブルにそれぞれ2席、1つのテーブルに3席の空きがあることがわかります。マヤは、遅れて到着したゲストをそのテーブルへ直接案内します。
21:00 オークション
サイレントオークションは21:00に締め切られ、委員会は、まだ会場に何人くらい残っているかを知る必要があります。ボールルームの外のバーに流れたゲストもいます。
マヤは、音量ダウンで退場も数えていた入口のボランティアに、現在の数字を尋ねます。退場を差し引いた現在の値が、まだ中にいる人数を示します。これはおおよその数字です（3つ目の通用口から出た人は数えられていません）。マヤはそのことをカウント記録へのコメントとして書き残します。
マヤはさらに、「正面入口」のタグで10分のタイマーを開始します。各タグには、30秒から10分までのプリセットとカウントダウンのビープ音を備えた独自のタイマーとストップウォッチがあります。タイマーが鳴ったら、もう一度入口に確認します。10分の間隔をあけた2つの数字があれば、会場から人が減っているのか、横ばいなのかを委員会に伝えられます。そしてそれが、オークションの司会者が落札者を今すぐ発表するか、デザートのコースまで待つかを決めます。一時点の数字だけでは、この問いには答えられませんでした。正確な数字よりも傾向のほうが重要であり、傾向を示すには、タイムスタンプ付きの2つの数字があれば十分です。
23:30 撤収
備品が消えるのは撤収のときです。マヤは「備品」カウンターのロックを解除し、各タグの目標の方向を「カウントダウン」、目標をゼロにして、「値を設定」で納品された数量を入力します。こうすれば、備品がトラックに戻るにつれて、各タグがゼロに達するはずです。
スタッフ2人がそれぞれのスマートフォンでイスとテーブルを数え、マヤはテーブルクロスと無線機を担当します。テーブルクロスが1枚、赤ワインのシミが付いた状態で戻ってきます。マヤはそれを写真に撮り、内蔵のフォトエディターでブラシを使ってシミを丸で囲み、テキストでその横に「T22」と書き込みます。エディターには6色、4種類のフォント、回転機能があり、わかりやすい証拠写真を作るには十分です。
0:15の時点で、無線機が1台まだ見つかりません。履歴を見ると、最後の無線機が数えられたのは23:58です。ランナーが、AV技術者のケースの中でそれを見つけます。
スマートフォンで500人を数えるとき、何がうまくいかなくなる可能性がある？
シナリオは順調に進みましたが、別の夜なら、いくつかの点でうまくいかなかったかもしれません。
- 混雑の最中にボランティアが数え忘れる。 15分ごとの無線確認をすれば、そのボランティアの履歴に平らな線が現れるので、何があったのかを尋ねるきっかけになります。
- 3つ目の入口。 通用口を使ったゲストは、カウントからは見えません。カウントに使う道具よりも、すべての出入口に人を置くか閉めておくことのほうが重要です。
- スマートフォンが同期しない。 スマートフォン同士はリアルタイムで同期しないので、無線での報告手順がその穴を埋めます。無線がつながらなくなっても、入口ごとのカウントは各スマートフォンに残っているので、あとでエクスポートできます。
- 誤ってリセットを押す。 リセットするとタグの値が消えます。使っていないカウンターをロックしておけば、そのリスクを減らせます。削除したカウンターはゴミ箱から復元できますが、リセットした値は元に戻せません。
- バッテリー。 入口用のスマートフォンの予備のモバイルバッテリーも、備品リストに入れておきます。
翌朝：レポート
マヤは3つのカウンターをエクスポートします。クライアント向けには「HTMLページとして共有」を使い、納品書の写真とシミの付いたテーブルクロスの写真を埋め込んだ、読みやすいレポートを作ります。チャリティー団体の経理チーム向けには、「概要」「イベント」「メモ」を含めてExcelにエクスポートします。
レポートには、各入口から何人のゲストがいつ到着したか、各テーブルがどれだけ埋まっていたか、納品時に何が足りなかったか、何が破損して戻ってきたかが書かれています。メモ（「19:02にキッチンへ470と伝達」「納品時にテーブルクロス3枚不足」）は、誰もが最初に読む行です。
ガラのプランナーなら、ほかのプランナーに何を伝える？
同じようなイベントを企画する同僚にアドバイスするとしたら、たとえば次のようになるでしょう。
- 構成は1台のスマートフォンで作ってから、コピーします。 バックアップZIPを使えば、すべての端末の条件がそろいます。
- 1つの入口に、カウント担当者は1人です。 2人が2台のスマートフォンで同じ入口を数えるのは、二重カウントのもとです。
- 判断を下したときにメモを書きます。 キッチンに伝えた数字、閉めた入口、業者の不足。メモは記憶よりも長く残ります。
- 使っていないものはロックします。 特に備品のカウンターです。
- 寝る前にエクスポートします。 記憶が新しいうちなら、間違いに気づけます。
構成のまとめ
- カテゴリー：ガラ → Hope Gala 2026 → 来場 / テーブル / 備品。
- 「来場」カウンター：入口ごとにタグを1つ、目標は500、ボランティアのスマートフォンで音量キーを使用。
- 「着席」カウンター：テーブルごとにタグを1つ、目標はそれぞれ10、グリッド表示。
- 「備品」カウンター：レンタル品目ごとにタグを1つ、ステップは束やまとまりの数に合わせ、撤収時はカウントダウン。
- エクスポート：クライアントにはHTMLページ、経理にはExcel。
このようなガラで使う場合も、Counter App — Tally & Clickerはアカウント不要で、カウントは各スマートフォンに保存され、Counter Appのクラウドもありません。無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。
アプリはcounterapp.onlineから入手できます。
よくある質問
Hope Galaは実在のイベントですか？
いいえ。Hope Gala、プランナーのマヤ、そして物語に出てくるすべての数字は、アプリの機能が大規模なガラにどう役立つかを説明するために作ったものです。
ゲスト500人のガラのカウントを、スマートフォン1台でこなせますか？
1台のスマートフォンにすべてのカウンターを入れることはできますが、入口ごとにカウント担当者とスマートフォンが必要です。スマートフォン同士はリアルタイムで同期しないため、数字は無線とエクスポートでまとめます。
ガラのプランナーは、来場者だけでなくテーブルの着席状況も把握できますか？
はい。テーブルごとにタグを1つ作った着席用のカウンターを使い、各タグの目標をそのテーブルの席数に設定します。
ガラの後、プランナーはシミの付いたレンタルのテーブルクロスを記録できますか？
はい。タグに最大6枚の写真を添付し、フォトエディターでシミを丸で囲んで文字を書き込めます。HTMLエクスポートには、その写真が埋め込まれます。
大規模なイベントでCounter Appを使うと、費用はどのくらいかかりますか？
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シナリオのなかで、プランナーはどうやってキッチンに食事の数を伝えましたか？
ダッシュボードで来場者の合計を読み、履歴で来場のペースが落ちたことを確認してから、余裕を持たせた数字をキッチンに伝え、時刻付きのメモを追加しました。
Counter Appを使う入口担当のボランティアに、無線での報告手順が必要なのはなぜですか？
Counter Appのスマートフォン同士はリアルタイムの合計を共有しないため、定期的に無線で報告してもらうことで、プランナーは現在の数字を把握できます。各スマートフォンには、エクスポート用にそれぞれのカウントが残ります。
