Ehrenamtliche Stunden auf Android mit Counter App erfassen

Festlegen, was ein Tipp bedeutet

Bevor du irgendetwas anlegst, kläre die Einheit. Das klingt trivial, ist aber die Entscheidung, die später den meisten Ärger macht. Tippt eine Koordinatorin einmal pro Stunde und eine andere einmal pro Schicht, lassen sich die Summen nicht addieren, und niemand merkt es bis zum Jahresbericht.

Wähle eine dieser Regeln und schreib sie dort auf, wo jede Koordinatorin sie sieht:

• Ein Tipp ist eine Stunde. Einfach, leicht zu erklären, funktioniert für jede Schichtlänge.
• Ein Tipp ist 30 Minuten. Besser, wenn viele deiner Schichten 90 Minuten oder zweieinhalb Stunden dauern. In der Tabelle durch zwei teilen.
• Ein Tipp ist eine Schicht, mit fester Schrittweite. Dauert jede Schicht in der Ausgabe genau drei Stunden, stelle die Schrittweite auf 3, und ein einziger Tipp erfasst die ganze Schicht.

Die Schrittweite sitzt in den Zähler- und Tag-Einstellungen und akzeptiert jeden Wert von 1 bis 100. Du kannst jedem Tag eine eigene Schrittweite geben, sodass ein Wochentags-Tag 3 addiert, während ein Samstags-Tag 5 addiert. Wofür du dich auch entscheidest: Halte es mindestens ein Berichtsjahr lang stabil. Die Einheit mitten im Jahr zu wechseln ist der schnellste Weg, Januar und Juli unvergleichbar zu machen.

Wie sollten Zähler für ehrenamtliche Stunden aufgebaut sein?

Es gibt nicht die eine richtige Struktur. Die passende hängt davon ab, wonach deine Geldgeber und dein Vorstand fragen.

Nach Programm. Ein Zähler „Ehrenamtliche Stunden“ mit einem Tag pro Programm: Lebensmittelausgabe, Nachhilfe, Mantelsammlung, Bürounterstützung. Das ist die häufigste Wahl, denn Förderberichte fragen meist, wie viel ehrenamtliche Zeit in das geförderte Programm geflossen ist.

Nach Schichttyp. Ein Zähler pro Programm, mit Tags für Vormittags-, Nachmittags- und Wochenendschichten. Das hilft, wenn du sehen willst, welche Zeitfenster unterbesetzt sind, nicht nur, wie viele Stunden du bekommen hast.

Nach Freiwilligengruppe. Tags für Stammkräfte, Firmengruppen, Studierende und Neue. Nützlich, wenn deine Organisation über gesellschaftliches Engagement berichtet oder eine Partnerschaft für Corporate Volunteering betreibt, die eine eigene Zahl möchte.

Aus Datenschutz- und Einfachheitsgründen vermeide ein Tag pro einzelner Freiwilliger, es sei denn, dein Team ist sehr klein und du hast eine klare Richtlinie. Counter App ist ein Zählwerkzeug, keine Freiwilligendatenbank; Kontaktdaten und Führungszeugnisse gehören in das System, das deine Organisation für Personalunterlagen nutzt.

Ordnung mit Kategorien

Kategorien gehen bis zu drei Ebenen tief, was für die meisten Organisationen reicht. Eine Struktur, die gut funktioniert:

• Freiwillige (oberste Ebene)
• Stunden — Zähler für die ehrenamtlichen Stunden jedes Programms
• Anwesenheit — Zähler dafür, wie viele Personen gekommen sind
• Lebensmittelausgabe, Mantelsammlung — Programmkategorien mit Leistungszählungen

Hefte die Kategorie an, die du am meisten nutzt, damit sie oben in der Zählerliste steht. Kategorien können eigene Farben tragen, was einer neuen Koordinatorin hilft, an einem hektischen Morgen schnell den richtigen Zähler zu finden. Stellst du ein Programm ein, landen gelöschte Kategorien in einem Kategorie-Papierkorb, sodass sich ein hastiges Aufräumen rückgängig machen lässt.

Tag-Einstellungen für jedes Programm

Öffne die Einstellungen eines Tags, und du findest Label, Farbe, Schrittweite und Ziel sowie optionale Felder für Barcode oder QR-Code, Standort und Notizen. Für ehrenamtliche Stunden leisten drei davon echte Arbeit.

Farbe. Gib jedem Programm eine Farbe und halte sie überall konsistent: dasselbe Grün für die Ausgabe auf dem Stundenzähler wie auf dem Leistungszähler. Menschen lernen Farben schneller als Beschriftungen.

Ziel. Verpflichtet dich eine Förderung zu, sagen wir, 400 ehrenamtlichen Stunden in einem Programm im Jahr, trage 400 als Ziel bei diesem Tag ein. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie weit du bist, ohne dass jemand eine Tabelle öffnet. Ist das Ziel erreicht, vibriert das Smartphone.

Notizen. Eine Tag-Notiz ist ein guter Ort für die Regel selbst: „1 Tipp = 1 Stunde, auf ganze Stunden runden“. Wer das Smartphone in die Hand nimmt, sieht sie auf dem Zählbildschirm.

Wie erfassen Schichtleitungen ehrenamtliche Stunden?

Die Routine sollte weniger als eine Minute dauern, sonst überlebt sie keine stressige Saison.

1. Am Ende jeder Schicht öffnet die Schichtleitung den Zähler des Programms.
2. Sie tippt den Programm-Tag einmal pro Ehrenamtsstunde an, oder einmal pro Schicht, wenn ihr eine Schicht-Schrittweite nutzt.
3. War etwas ungewöhnlich – eine Gruppe von zwölf Studierenden, eine wetterbedingt verkürzte Schicht –, fügt sie diesem Ereignis eine Notiz hinzu.
4. Vor dem Gehen wirft sie einen Blick auf die Summe, um sicherzugehen, dass sie plausibel aussieht.

Jeder Tipp landet im Verlauf mit exaktem Zeitstempel, dem Wert davor und danach und dem zugehörigen Tag. Hat jemand zehnmal statt einmal getippt, zeigt der Verlauf das, und die Taste −Schritt nimmt die überzähligen Zählungen wieder zurück. Auch die Korrektur wird protokolliert, genau das, was du willst, wenn ein Prüfer fragt, wie eine Zahl entstanden ist.

Zwei kleine Einstellungen machen die Routine runder. Ein Zählton oder eine Vibration (es gibt 13 Töne und 8 Vibrationsarten) bestätigt jeden Tipp, ohne hinzusehen. Und das Sperren des Zählers zwischen den Schichten verhindert, dass Tipps in der Hosentasche die Summe aufblähen.

Export für Monats- und Jahresberichte

Öffne am Monatsende den Zähler und wähle Exportieren. Du bekommst drei Formate: CSV, Excel (XLSX) oder einen HTML-Bericht mit eingebetteten Fotos. Außerdem wählst du die Abschnitte: Zusammenfassung, Ereignisse, Notizen und Standorte.

Für ein monatliches Vorstandsupdate reichen meist Zusammenfassung und Standorte: die Gesamtsumme und die Summen pro Tag gegenüber den Zielen. Für einen Förderbericht nimm die Ereignisse dazu, die eine Zeile pro Zählung mit Datum und Uhrzeit liefern. So kannst du in einer Tabelle auf den exakten Förderzeitraum filtern, auch wenn dein Zähler schon länger läuft.

Eine praktische monatliche Checkliste:

• Zusammenfassung, Standorte und Ereignisse als Excel exportieren.
• Die Datei mit Monat und Programm im Namen in eurem gemeinsamen Laufwerk speichern.
• Die Summen pro Programm in eure laufende Jahrestabelle übertragen.
• Wenn ihr am Monatsende zurücksetzt: zuerst exportieren, dann zurücksetzen.

Eine Monatsdatei pro Zähler bedeutet, dass deine Jahreszahl die Summe aus zwölf Dateien ist, die du jede einzeln belegen kannst.

Programme vergleichen

Das Dashboard liefert einen schnellen Überblick, ohne etwas zu exportieren: Summe gegenüber Ziel, Erhöhungen gegenüber Verringerungen, ein Aktivitäts-Balkendiagramm über sieben Tage und ein Kreisdiagramm nach Tag. Bei ehrenamtlichen Stunden beantwortet das Kreisdiagramm eine Frage, die Vorstände oft stellen: Wohin fließt unsere ehrenamtliche Zeit eigentlich?

Das Balkendiagramm hilft bei der Planung. Zeigen die letzten sieben Tage viel Aktivität am Samstag und fast nichts unter der Woche, ist das eine Botschaft für die Freiwilligengewinnung: Ihr braucht Freiwillige für Wochentage. Die Verringerungen im Dashboard verraten außerdem, wie oft Zählungen korrigiert werden. Eine hohe Zahl kann bedeuten, dass die Routine verwirrend ist und eine klarere Regel braucht.

Wie hält man Aufzeichnungen ehrenamtlicher Stunden sicher?

Counter App speichert die Stunden auf dem Smartphone, ohne Konto und ohne Counter-App-Cloud. Das ist gut für den Datenschutz, bedeutet aber, dass ein verlorenes Smartphone eine verlorene Aufzeichnung ist, wenn du nicht sicherst.

Mach eine ZIP-Sicherung zum Teil der monatlichen Routine. Bei der Sicherung entscheidest du, welche Zähler und Kategorien hineinkommen und ob Fotos komprimiert werden. Lege die ZIP an einem Ort ab, den deine Organisation kontrolliert. Beim späteren Import siehst du eine Vorschau des Dateiinhalts, und bei Zählern, die auf dem Smartphone schon existieren, kannst du sie ersetzen, eine Kopie hinzufügen oder sie überspringen.

Dieselbe Sicherung ist der Weg, die Zähler an eine neue Koordinatorin zu übergeben: Es gibt keine Live-Synchronisierung zwischen Smartphones, die ZIP ist also die Brücke. Ein gelöschter Stundenzähler liegt bis zur Wiederherstellung im Papierkorb, was das andere häufige Missgeschick abdeckt.