Counter App
Contador de entradas y accesos para eventos benéficos
Ideas clave
Una app contador de entradas para eventos benéficos registra en la puerta cuántas personas vinieron de verdad, por tipo de entrada. En Counter App — Tally & Clicker, un contador por evento y puerta reúne etiquetas para los accesos de pago, VIP, invitación, voluntariado y taquilla, un objetivo de aforo en el contador puede bloquearlo automáticamente, y la exportación se cuadra después con la venta de entradas.
- El recuento en la puerta de un evento benéfico debe registrar los accesos por tipo de entrada: de pago, VIP, invitación, voluntariado y taquilla.
- Counter App — Tally & Clicker cuenta los accesos, pero no vende entradas ni las valida contra un sistema de ventas.
- Un límite de aforo fijado como objetivo del contador, con el bloqueo automático activado, hace que Counter App rechace más toques hasta que el equipo de la puerta lo desbloquee a propósito.
- Los accesos con hora de la exportación de Eventos muestran la curva de llegadas de un evento benéfico en intervalos de diez minutos.
En un evento benéfico, la puerta es donde se encuentran el dinero y la buena voluntad. Un invitado a una gala que espera diez minutos en una cola fría llega con peor humor para pujar. Una carrera solidaria que no sabe decir cuántos corredores tomaron la salida tiene una historia más floja para su patrocinador. Y tarde o temprano el tesorero hace siempre la misma pregunta: ¿cuántas entradas se vendieron y cuánta gente vino?
Un contador en el móvil, en la puerta, responde con claridad a la segunda mitad de esa pregunta. Este artículo explica cómo contar los accesos por tipo de entrada con Counter App en Android y cuadrar después el resultado con tus registros de ventas.
Qué contar y qué no
Cuenta a las personas que cruzan la puerta, por tipo de entrada. Es la medida que nadie más recoge. Tu plataforma de venta de entradas o tu hoja de cálculo ya saben cuántas se vendieron; lo que no pueden decirte es cuántas personas vinieron y cuándo.
Etiquetas útiles para un evento benéfico típico:
- General de pago y VIP de pago o entradas de mesa.
- Invitación: patrocinadores, ponentes, prensa, artistas.
- Voluntariado / personal: para que no inflen las cifras de invitados.
- Taquilla: entradas compradas en la puerta, si las vendes.
No intentes sustituir el sistema de venta de entradas por el contador. Counter App es una herramienta de conteo; no cobra ni valida entradas contra una lista. Puedes guardar un código QR en una etiqueta escaneándolo con la cámara, pero ese código identifica la etiqueta, no una entrada concreta.
La configuración
Crea un contador por evento y puerta: "Gala de primavera — Entrada principal". Colócalo en una categoría Eventos benéficos, con un subnivel para el año si organizas los mismos eventos cada temporada.
Añade las etiquetas anteriores y da a cada una un color intenso y distinto. Los voluntarios de la puerta cambian a lo largo de la noche; los colores sobreviven a los relevos mejor que los nombres. Deja el paso en 1 para los accesos individuales. Para una mesa de diez que llega a la vez, puedes añadir una etiqueta "Llegada de mesa" con paso 10, que mantiene el recuento fiel sin diez toques frenéticos.
Escribe la regla de conteo en las notas de la etiqueta: "un toque por cada adulto que cruza la puerta; los menores de 12 no se cuentan", o lo que requiera tu evento.
¿Cómo se hace respetar el aforo del local en la puerta?
Los locales suelen tener un aforo máximo por seguridad contra incendios, y algunos eventos benéficos limitan las plazas a propósito. Pon el límite como objetivo del contador, que se compara con el total de todas sus etiquetas. Puedes añadir un aviso con sonido o vibración al alcanzarlo y activar el bloqueo automático, de modo que el contador rechace más toques hasta que alguien lo desbloquee a propósito.
Esa pausa es lo útil. Obliga al equipo de la puerta a parar y hablar con la persona responsable del evento antes de dejar pasar a nadie más, en lugar de rebasar el límite sin darse cuenta.
En una carrera solidaria, la misma función sirve para el tamaño de las tandas de salida: da a cada tanda su propio contador con su propio límite.
En la puerta
La pantalla de conteo puede mostrar las etiquetas en vista Individual, Lista o Cuadrícula. Elige según el papel de cada persona:
- Un voluntario, un tipo de entrada: vista Individual, con un contador circular enorme.
- Un voluntario, todos los tipos: vista Cuadrícula, con un mosaico de color por etiqueta.
- Responsable que revisa los totales: vista Lista, con el valor y el objetivo de cada etiqueta en filas.
Un guion sencillo para la puerta: saluda, comprueba la entrada o la pulsera, toca la etiqueta correspondiente y sonríe. Si un toque va a la etiqueta equivocada, pulsa − en ella y toca la correcta. Las dos acciones quedan registradas.
Bloquea el contador durante los descansos. El bloqueo impide los toques accidentales de un móvil en el bolsillo o sobre una mesa.
Contar con las manos libres
Los voluntarios de la puerta suelen tener las manos ocupadas con pulseras, programas y una linterna. El conteo con los botones de volumen les permite contar sin mirar la pantalla. Esta función viene desactivada por defecto. Una vez activada, las teclas de volumen cuentan en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano, se pueden reasignar y cada una tiene su propio sonido y vibración.
También hay una notificación en la pantalla de bloqueo con los botones −paso, +paso y Detener. Algunos dispositivos siguen mostrando la barra de volumen del sistema al pulsar las teclas; es inofensivo, pero puede sorprender a un voluntario la primera vez, así que menciónalo en la charla previa.
Notas para lo que alguien preguntará después
Después del evento, alguien preguntará por qué hubo más invitaciones de las previstas, o si la cola VIP fue de verdad tan larga. Las notas responden a estas preguntas. Añade una nota cuando ocurra algo inusual, en la etiqueta afectada o en el propio evento de conteo: "el patrocinador trajo 4 invitados más, aprobado por Sam", o "cola del escáner atascada de 19:10 a 19:25".
Tras el evento, la pantalla Todas las notas reúne las notas del contador y de sus etiquetas con su hora, con opciones de ordenación, y las notas de los eventos se leen en el historial. Repasarlas lleva cinco minutos y da material de verdad al balance.
¿Cómo se cuadran los accesos con la venta de entradas?
Exporta el contador a Excel (XLSX) o CSV con las secciones Resumen, Ubicaciones y Eventos. Después, en una hoja de cálculo:
- Pon en una columna las entradas vendidas por tipo, según tus registros de ventas.
- Pon en la siguiente los accesos registrados por tipo, de la tabla de etiquetas.
- Calcula la diferencia: ausencias, o más ventas en taquilla si los accesos son más.
- Comprueba las invitaciones contra la lista de invitados de quien las aprobó.
Si a tu junta directiva le gusta un documento legible, un informe HTML con fotos incrustadas, por ejemplo unas cuantas imágenes de la sala llenándose, suele tener mejor acogida que una hoja de cálculo.
¿Qué le dice la curva de llegadas al equipo del evento?
La exportación de Eventos tiene una hora para cada acceso, y el historial del móvil también. Representa las llegadas en intervalos de diez minutos y verás tu curva de llegadas: cuándo hubo más movimiento en la puerta y cuánto duró el pico.
Esa curva da forma al plan del año siguiente. Un pico brusco en los primeros veinte minutos aconseja abrir una segunda fila de acceso al principio. Una curva larga y plana indica que los invitados llegan poco a poco, así que basta con una fila y el segundo voluntario puede ayudar en otra parte. El panel del móvil ofrece un resumen más rápido, con un gráfico de barras de actividad y un gráfico circular por etiqueta, útil para la comprobación que hace la persona responsable del evento a mitad de la velada.
Los eventos pequeños necesitan menos
Una noche de trivial para 60 personas no necesita cuatro etiquetas ni un bloqueo por aforo. Un contador, una etiqueta Accesos y quizá otra de Taquilla son más que suficientes. La rutina es la misma; la configuración lleva treinta segundos.
Lo que sigue importando a pequeña escala es exportar después. Incluso la cifra de accesos de un evento pequeño tiene su sitio en el resumen anual de recaudación.
Fotos
Una etiqueta tiene espacio para hasta seis fotos. En un evento benéfico sirven para la preparación de la mesa de registro, la cola en el momento de más afluencia (útil para pedir más personal en la puerta) y cualquier cartel que confundiera a los invitados. El editor de fotos integrado añade texto y trazos de pincel, así que puedes anotar en la foto de un cartel confuso lo que debería haber dicho.
Conservar los datos del año pasado
No borres el contador del año pasado. Muévelo a una categoría con la fecha. Cuando planifiques el evento del año siguiente, la búsqueda, el filtro por rango de fechas y los seis criterios de ordenación de la lista de contadores lo recuperan en segundos, y puedes comparar la mezcla de entradas y las horas de llegada.
Haz un ZIP de copia de seguridad después de cada evento importante. Los recuentos de la puerta se guardan en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App, así que perder un móvil sin copia de seguridad significa perder el historial. Un contador de evento eliminado todavía se puede recuperar desde la papelera.
Preparar al equipo de la puerta
Una charla de dos minutos antes de abrir las puertas evita la mayoría de los problemas. Da a cada voluntario de la puerta el móvil con el contador ya abierto en la vista adecuada. Enséñale qué mosaico o fila corresponde a cada color de pulsera, haz con él un toque de prueba y una corrección, y después reinicia esa etiqueta para que el recuento empiece en cero. Explícale qué hacer cuando suene el aviso de aforo: dejar de dar acceso y buscar a la persona responsable del evento. Menciona el botón de bloqueo para los descansos. Por último, pídele que añada una nota sobre cualquier cosa que le parezca inusual, porque su recuerdo de la noche se habrá desvanecido para el balance.
Si el evento se alarga, planifica también el relevo. El voluntario que entra debe leer los totales actuales antes de coger el móvil, para que los dos estén de acuerdo en la cifra en el momento del cambio.
Lista de comprobación para la mañana siguiente
- Exporta Resumen, Ubicaciones y Eventos a Excel y guarda el archivo en la carpeta del evento.
- Haz un ZIP de copia de seguridad que incluya la categoría del evento.
- Lee la pantalla Todas las notas y el historial, y copia lo importante en el balance.
- Compara los accesos con las entradas vendidas por tipo de entrada.
- Apunta un cambio para el año que viene mientras está fresco.
Guarda la lista de comprobación en la propia plantilla del plan del evento, para que quien lleve la puerta el año que viene herede la rutina junto con los contadores, en lugar de tener que redescubrirla desde cero.
Lecturas relacionadas
- Control de asistencia a eventos de ONG
- Contar artículos en una campaña de donaciones
- Registrar las horas de voluntariado
El recuento en la puerta es uno de los datos más baratos que puede reunir un evento benéfico y uno de los más útiles después. Dale a los voluntarios de la puerta un móvil y unos cuantos botones de colores, y lo tendrás. Los equipos de la puerta pueden usar Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood, en Android 12 o posterior. La app se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Vende o valida entradas Counter App?
No. Cuenta accesos. Puedes guardar un código QR en una etiqueta y escanearlo, pero la app no comprueba las entradas contra un sistema de ventas.
¿Puede un voluntario de la puerta contar invitados sin mirar la pantalla?
Sí. Con el conteo con los botones de volumen activado, cada pulsación de una tecla lateral asignada a sumar registra a un invitado en la etiqueta activa, incluso desde la pantalla de bloqueo.
¿Puede el contador de la puerta de un evento benéfico hacer respetar un límite de aforo?
Pon el aforo como objetivo del contador, que se compara con el total de todas sus etiquetas; al alcanzarlo puede avisar con sonido o vibración y bloquearse automáticamente. En una etiqueta, el objetivo solo hace vibrar el móvil.
¿Qué pasa si un voluntario de la puerta toca dos veces?
Pulsa el botón de restar en esa etiqueta. Tanto el toque de más como la corrección aparecen en el historial con su hora.
¿Qué contiene la exportación de la puerta de un evento benéfico?
Un archivo CSV o Excel (XLSX) con las secciones que marques: Resumen para el total de accesos, Ubicaciones para la tabla de etiquetas con los accesos por tipo de entrada, Eventos para las llegadas con hora, y Notas. El informe HTML lo incluye todo.
¿Hay que contar a los voluntarios y al personal junto con los invitados del evento?
Cuéntalos en una etiqueta aparte de Voluntariado / personal. Así las cifras de invitados quedan limpias para el informe al patrocinador y, aun así, se registra a todas las personas que cruzaron la puerta.
