Counter App
Inventario de eventos: contar material al montar y desmontar
Ideas clave
El inventario de un evento en el montaje y el desmontaje consiste en contar el material que llega frente a la hoja de pedido y volver a contarlo al recoger. Con Counter App — Tally & Clicker, da a cada tipo de artículo una etiqueta con la cantidad pedida como objetivo, anota las faltas, fotografía los desperfectos y cuadra cualquier diferencia antes de que el camión salga del recinto.
- {'El control del inventario de un evento se basa en dos recuentos': 'contar el material que llega en el montaje y volver a contarlo en el desmontaje.'}
- En Counter App — Tally & Clicker, el material del evento puede usar un contador con una etiqueta por tipo de artículo que cuenta hacia abajo hasta cero en el desmontaje, o dos contadores iguales de montaje y desmontaje.
- Un recuento en el montaje frente a la hoja de pedido protege al equipo del evento frente a las faltas del proveedor, como sillas que no venían en el camión.
- El material de alquiler dañado debe fotografiarse antes de subirlo al camión; cada etiqueta de Counter App admite hasta seis fotos con anotaciones.
- Counter App — Tally & Clicker funciona sin conexión en sótanos y carpas, y cada móvil del equipo guarda sus propios recuentos sin sincronización en tiempo real.
Todos los eventos terminan igual: gente cansada, una hora límite de cierre impuesta por el recinto y un montón de material que tiene que volver al camión. Es en el desmontaje cuando se producen las pérdidas. Una pila de mantelería se va con la ropa sucia del catering, dos walkies acaban en la bolsa de un ponente, ocho sillas se trasladan a la sala de al lado y allí se quedan. Nadie roba nada; el material simplemente se escapa en el momento de menor atención.
La solución es antigua y aburrida: contar el material al montar, volver a contarlo al desmontar y tratar cualquier diferencia como algo que hay que explicar antes de que salga el camión. A continuación verás cómo llevar esa rutina desde el móvil para que se cumpla de verdad en una noche de mucho trabajo.
¿Por qué contar el material del evento a la ida y a la vuelta?
Una rutina de inventario para eventos tiene exactamente dos momentos que importan.
El recuento de ida se hace en el montaje. Confirmas que lo que ha llegado coincide con el pedido: 300 sillas, 30 mesas redondas, 34 manteles (30 más los de repuesto), 12 postes separadores, 20 walkies. Te protege frente al proveedor tanto como frente a tu equipo. Si del camión solo bajaron 280 sillas, quieres que conste antes del evento, no descubrirlo en el desmontaje cuando el proveedor te facture 20 sillas que faltan.
El recuento de vuelta se hace en el desmontaje. Las mismas categorías, contadas de nuevo a medida que suben al camión o entran en sus cajas. La diferencia entre los dos recuentos es tu lista de pérdidas, desperfectos o material extraviado.
Todo lo demás (comprobaciones durante el evento, fotos, notas) sirve de apoyo a esas dos cifras. Si en toda la noche solo consigues hacer dos recuentos, que sean estos dos.
Estructura en Counter App
Hay dos formas sensatas de configurarlo, y la elección depende de cómo prefieras leer las cifras.
Opción A: un contador, con objetivos. Crea un contador llamado "Material del evento (desmontaje)" con una etiqueta por tipo de artículo: sillas, mesas redondas, mantelería, postes separadores, walkies. En el montaje, cuenta cada etiqueta hacia arriba hasta la cantidad entregada. En el desmontaje, pon "Cuenta regresiva" como dirección del objetivo de cada etiqueta, con el objetivo igual a lo que salió, y resta un artículo por cada uno que suba al camión: el valor, que ya está en la cantidad entregada, baja hacia cero sin que haga falta reiniciar nada. Lo que quede por encima de cero al final es lo que falta.
Opción B: dos contadores. Un contador "Montaje" y otro "Desmontaje", con las mismas etiquetas. Cuenta cada uno hacia arriba por separado. La comparación se hace en la exportación o en el panel. Es más claro para los equipos a los que contar hacia abajo les resulta confuso, y conserva intactas las dos cifras originales.
Para un único evento, la opción A es más rápida. Para una empresa de alquiler que lleva el mismo material a muchos recintos, la opción B genera registros más limpios para comparar.
En ambos casos, coloca los contadores en una categoría del evento, dentro de una categoría superior del recinto o del cliente. Las categorías se anidan hasta tres niveles: "Recintos" → "Salón del Lago" → "Boda Smith" funciona bien. Fija la categoría del evento en curso mientras estés en el recinto.
Montaje
En el montaje, la hoja de pedido es tu lista de objetivos. Abre cada etiqueta, fija el objetivo en la cantidad pedida y elige el paso.
El paso importa más con el material que con las personas. Las sillas suelen llegar apiladas de diez en diez, así que un paso de 10 por pila está bien, con una corrección final de paso 1 para la pila incompleta. La mantelería llega doblada en lotes. Los walkies se cuentan de uno en uno porque cada uno importa. El paso se puede fijar de 1 a 100 por etiqueta, así que cada línea del pedido puede tener el suyo.
En la vista Lista, cada artículo aparece como una fila con botones de − y +, su valor y su progreso hacia el objetivo. El total del contador frente a su objetivo combinado está arriba. Un responsable puede ponerse en la rampa del camión y ver al instante qué líneas están completas y cuáles siguen incompletas.
Cuando una línea llega incompleta, añade una nota al evento de conteo: "280 sillas, 2 pilas no venían en el camión, el conductor dice que la segunda furgoneta llega a las 15:00". Las notas de los eventos aparecen en el historial y viajan a todas las exportaciones.
Durante el evento
El material se mueve durante los eventos. Las sillas se llevan a una sala auxiliar, las mesas extra van a la barra, los walkies se entregan a seguridad. No hace falta contar todo el rato, pero dos pequeños hábitos compensan.
Primero, usa los campos de notas y ubicación de cada etiqueta para registrar adónde se ha llevado el material. Una etiqueta puede guardar un punto GPS, un punto elegido en el mapa o una dirección escrita. En un recinto grande, una ubicación escrita como "Almacén Sala C" suele ser más útil que el GPS. Cuando empiece el desmontaje, quien lea la etiqueta sabrá dónde buscar.
Segundo, si los artículos están etiquetados, guarda el código de la etiqueta física en la etiqueta de la app. Cada etiqueta puede contener un código de barras o un código QR, escaneado con la cámara o tecleado. En una maleta de walkies marcada "RAD-CASE-02", ese código vincula la maleta física con el recuento.
Si cambia el responsable del equipo durante el evento, el que entra debe abrir el contador y leer las notas antes de hacer nada más. Ese traspaso de dos minutos evita la mayoría de las conversaciones del tipo "creía que los walkies los tenías tú".
Desmontaje
El recuento del desmontaje es el que importa. Empiézalo antes de que la gente esté agotada, no cuando se haya ido el último coche.
Asigna una persona con contador por tipo de material, o una por zona si el recinto es grande. Cada persona cuenta lo que pasa por delante de ella camino del camión. Con el conteo con los botones de volumen activado en los ajustes, pueden pulsar las teclas físicas de volumen y tener las dos manos casi libres. Este conteo funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano. Esta función viene desactivada por defecto, así que actívala durante la reunión informativa del equipo.
Cuando algo vuelva dañado, fotografíalo antes de que suba al camión. Se pueden adjuntar hasta seis fotos a cada etiqueta. El editor de fotos integrado tiene pincel, texto, seis colores y giro, así que puedes marcar con un círculo una mancha de vino en un mantel o escribir "pata rota" en la foto de una mesa. Esa foto anotada convence mucho más a un proveedor que una línea en una hoja de cálculo.
Si un recuento parece estar mal, usa el botón de restar en lugar de reiniciar. Un reinicio borra el valor de la etiqueta; restar es solo otro evento registrado.
¿Cómo se cuadra el material del evento tras el desmontaje?
Cuando el camión esté cargado, haz el cuadre antes de que se vaya nadie. Lleva cinco minutos si los recuentos se hicieron bien.
Con la opción A, cualquier etiqueta que siga por encima de cero indica cuántos artículos faltan. Con la opción B, compara los valores de montaje y desmontaje uno al lado del otro en la vista Lista o en las exportaciones.
El historial añade una segunda capa. Cada conteo queda registrado con su hora exacta, el valor antes y después y la etiqueta. Si las seis últimas sillas se contaron cuarenta minutos después que el resto, alguien las encontró en una sala lateral; si no se contaron nunca, siguen en el edificio o han desaparecido.
Para lo que siga faltando, dedica diez minutos a buscar antes de darlo por perdido. Los escondites habituales son los mismos en casi todos los recintos: pasillos de servicio, la sala de artistas, detrás de los telones del escenario, la zona de catering y el guardarropa.
Tu propio material
El material de alquiler viene con la hoja de pedido de otro. Tu propio material (walkies, cajas de herramientas, señalética, alargadores, la cinta americana buena) no tiene un proveedor que lo controle, así que es el que desaparece con más discreción.
Mantén un contador permanente para el material propio, separado de los contadores de cada evento. Da una etiqueta a cada artículo de valor con su código de inventario guardado como código de barras o código QR; da a los consumibles una etiqueta por tipo. Antes de cada evento, cuenta lo que sube a la furgoneta. Después del evento, vuelve a contarlo.
Cuando las etiquetas se desgasten, teclea el código en la etiqueta de la app en lugar de escanearlo. El mismo valor se puede introducir a mano.
Con el paso de los eventos, el historial va formando un registro de los artículos que siempre desaparecen. Si un walkie aparece en tres notas de "falta en el desmontaje", no es culpa del walkie; hay que cambiar algo en la forma en que se reparte.
¿Quién hace qué en el recuento del desmontaje de un evento?
Un desmontaje sin funciones asignadas es un desmontaje sin recuento. Antes de empezar a cargar, el responsable debe nombrar:
- Una persona que cuenta por línea de material o por zona. Esa persona cuenta y no hace nada más mientras dura el desmontaje.
- Una persona de apoyo. Busca los artículos que faltan.
- Una persona que hace las fotos. Los desperfectos los fotografía siempre la misma persona para que todo esté en un solo sitio.
- Una persona que da el visto bueno. Quien compara la ida y la vuelta y decide cuándo puede irse el camión.
En eventos pequeños, una sola persona puede asumir las cuatro funciones. No pasa nada, siempre que sepa que las tiene.
Un desmontaje hipotético
Imagina una boda con 150 invitados en un recinto junto a un lago. El pedido del organizador era de 160 sillas, 16 mesas redondas, 18 manteles, 8 postes separadores y 10 walkies.
En el montaje, el organizador cuenta cada línea hasta su objetivo. Llegan 17 manteles, no 18; se añade una nota al evento: "falta un mantel en la entrega, firmado por el conductor".
A las 23:30 empieza el desmontaje. Dos personas del equipo cuentan sillas y mesas a medida que van al camión; el organizador cuenta mantelería y walkies. A las 00:10 hay 160 sillas, 16 mesas y 8 postes. La mantelería se queda en 16 y los walkies en 9.
El panel muestra la diferencia al instante: al total le faltan unos pocos artículos para llegar al objetivo. El historial indica que el último mantel se contó a las 23:52 y nada después. Una persona de apoyo encuentra un mantel en la furgoneta del catering. El walkie aparece en la maleta del DJ veinte minutos después.
Cuadre final: falta un mantel, explicado por la nota del montaje, y todo lo demás ha vuelto. El organizador exporta el contador con Resumen, Eventos y Notas y envía el archivo a la empresa de alquiler con una sola frase: "la entrega fue de 17 manteles, ver nota".
Notas prácticas
Algunas cosas que conviene saber:
- Guardado en el móvil. Sin cuenta y sin nube de Counter App; tú decides adónde se envía cada exportación.
- Funciona sin conexión. Contar no necesita conexión, algo importante en sótanos y carpas.
- Sin sincronización en tiempo real. El móvil de cada miembro del equipo guarda sus propios recuentos. Combina las exportaciones después o traslada los contadores con un ZIP de copia de seguridad, que puede incluir fotos.
- Exportaciones. CSV, Excel (XLSX) o un informe HTML con las fotos incluidas. Elige las secciones Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones según convenga.
- Papelera. Los contadores eliminados por accidente se pueden restaurar.
- Modelo de precio. Descarga gratuita y sin anuncios: prueba gratis de 3 días y después plan anual o mensual o compra de por vida (pago único).
Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Cómo vuelve a contar un equipo de montaje el material de alquiler después de haberlo contado a la llegada?
Fija el objetivo de cada etiqueta en la cantidad que salió y cuenta hacia abajo hasta cero en el desmontaje, o mantén contadores separados de montaje y desmontaje; el historial registra cada cambio con su hora.
¿Puede un organizador de eventos registrar mantelería o mesas dañadas?
Sí. Cada etiqueta de Counter App admite hasta seis fotos, los eventos de conteo admiten notas y el editor te permite marcar con un círculo una mancha o escribir sobre la imagen.
¿Se puede guardar en Counter App el código de la etiqueta de una maleta de walkies?
Sí. Una etiqueta guarda un código de barras o un código QR escaneado con la cámara, o escrito a mano cuando la etiqueta de la maleta está desgastada.
¿Puede un equipo de desmontaje compartir un recuento en tiempo real?
No. Los móviles no se sincronizan en tiempo real, así que da un contador a cada responsable de zona y combina las exportaciones, o traslada los contadores con un ZIP de copia de seguridad.
¿Cuánto cuesta empezar con Counter App para los organizadores de eventos?
Nada para empezar: Counter App — Tally & Clicker se descarga gratis y no tiene anuncios. Los equipos de eventos pueden probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único).
¿Qué paso conviene usar para contar sillas apiladas?
Un paso de 10 por pila es práctico cuando las sillas llegan de diez en diez, seguido de una corrección con paso 1 para una pila incompleta; los walkies conviene contarlos de uno en uno.
¿Dónde suele aparecer el material que falta tras el desmontaje de un evento?
Los sitios habituales son los pasillos de servicio, la sala de artistas, detrás de los telones del escenario, la zona de catering y el guardarropa, así que busca ahí antes de darlo por perdido.
