Counter App
Cómo hacer recuentos cíclicos con Counter App
Ideas clave
Para hacer recuentos cíclicos, clasifica los artículos con un análisis ABC, asigna a cada clase una frecuencia de conteo y cuenta una lista diaria corta en lugar de todo una vez al año. Counter App — Tally & Clicker refleja el programa en categorías anidadas, registra cada conteo con notas y horas y exporta los resultados para conciliarlos el mismo día en una hoja de cálculo.
- El recuento cíclico sustituye el inventario anual por conteos pequeños y frecuentes de un subconjunto rotatorio de artículos, programados según su importancia.
- El análisis ABC clasifica los artículos del almacén por su valor de consumo anual, de modo que los artículos A se cuentan con más frecuencia que los B y los C.
- En Counter App — Tally & Clicker, un programa de recuento cíclico encaja en tres niveles de categoría: recuento cíclico, clase de artículo y zona o pasillo.
- Las diferencias de un recuento cíclico deben conciliarse el mismo día, y un contador siempre debe exportarse antes de reiniciarlo para la siguiente ronda.
Un inventario físico completo una vez al año tiene un atractivo evidente: un fin de semana, todo el mundo cuenta, se corrigen los libros y el almacén sigue adelante. El problema es todo lo que pasa entre esos fines de semana. Los errores se acumulan durante once meses, nadie sabe decir en qué semana se torció una caja, y el recuento anual se convierte en una caza de causas que desaparecieron hace tiempo.
El recuento cíclico sustituye ese único evento por conteos pequeños y frecuentes de un subconjunto rotatorio de artículos. Bien hecho, cada artículo se cuenta con una cadencia acorde a su importancia, y las diferencias se detectan mientras la persona que las provocó todavía recuerda el turno. Esta guía describe un proceso de recuento cíclico que puedes empezar la semana que viene, con Counter App como herramienta de conteo y registro.
1. ¿Cómo clasificar los artículos con un análisis ABC?
No todos los artículos merecen la misma atención. El análisis ABC ordena los artículos según lo que importan, normalmente por su valor de consumo anual (unidades consumidas al año multiplicadas por el coste unitario).
- Exporta de tu sistema de inventario la lista de artículos con el consumo anual y el coste.
- Calcula el valor anual por artículo y ordena de mayor a menor.
- Recorre la lista acumulando un total. Los artículos que concentran la mayor parte del valor pasan a ser A; el siguiente tramo, B; la larga cola, C.
Los cortes exactos los decides tú. Muchos almacenes descubren que una pequeña fracción de artículos concentra la mayor parte del valor, pero comprueba tus propios datos en lugar de suponer una proporción.
El valor no es la única lente. Anula la clasificación para los artículos fáciles de robar, críticos para la producción, propensos a dañarse o conflictivos en recuentos anteriores. Una pieza barata que para una línea cuando se agota puede ganarse una A.
2. ¿Con qué frecuencia contar cada clase?
Una vez clasificados los artículos, asigna una frecuencia a cada clase. Como punto de partida ilustrativo:
| Clase | Frecuencia de ejemplo |
|---|---|
| A | Mensual |
| B | Trimestral |
| C | Dos veces al año |
Divide el número de conteos al año entre tus días laborables para obtener la carga diaria. Si un centro tiene unos cientos de artículos A contados cada mes, más los B trimestrales y los C semestrales, la lista diaria puede quedarse en unas pocas decenas de ubicaciones. Es una tarea asumible para una persona durante parte de un turno.
Construye el calendario en una hoja de cálculo: una fila por ubicación o artículo, su clase y su próxima fecha de conteo. Cada mañana, filtra por hoy.
3. Construye la estructura en Counter App
Refleja el programa en categorías. Counter App admite hasta tres niveles, lo que encaja de forma natural con el recuento cíclico:
- Nivel 1: Recuento cíclico
- Nivel 2: Artículos A, Artículos B, Artículos C
- Nivel 3: zonas o pasillos, como Pasillo 04
Dentro de cada categoría de zona, crea contadores para las ubicaciones de conteo, y dentro de cada contador, etiquetas para los SKU o las cajas. Usa el SKU o el código de ubicación al principio del nombre de cada etiqueta para que la exportación coincida con el sistema sin limpieza manual. Si las cajas llevan códigos impresos, guárdalos en el campo de código de barras de cada etiqueta; se pueden escanear con la cámara o escribir.
Da a las etiquetas un objetivo igual a la cantidad del sistema cuando quieras que quien cuenta vea el progreso. Algunos equipos prefieren los conteos a ciegas, en los que quien cuenta no conoce la cifra esperada, porque eliminan la tentación de parar en ella. Si haces conteos a ciegas, deja los objetivos vacíos y compara solo en la hoja de cálculo.
Encontrar los conteos de hoy
Cada mañana, fija los contadores de la lista del día. Los contadores fijados quedan en la parte superior de la lista, así quien cuenta no tiene que desplazarse por todas las zonas. La lista ofrece además búsqueda, un filtro por rango de fechas y seis criterios de ordenación, lo que facilita comprobar qué contadores se tocaron hace poco y cuáles se pasaron por alto.
4. Haz el conteo diario
El conteo en sí debería ser aburrido; esa es la idea.
- Ve a la primera ubicación de la lista.
- Abre su contador en la vista Lista: cada etiqueta muestra los botones − y +, su valor y, si tiene objetivo, su progreso hacia él.
- Cuenta cada caja y toca + según el paso. Si los artículos vienen en paquetes fijos, pon el paso igual al tamaño del paquete (de 1 a 100) y cuenta paquetes.
- Cuando una cifra te sorprenda, vuelve a contar al momento y añade una nota al evento.
- Bloquea el contador al terminar para que no cambie en el bolsillo.
Para tiradas largas de artículos idénticos, el conteo con los botones de volumen te permite contar con las teclas físicas mientras miras la estantería. Esta función viene desactivada y se activa en los ajustes, con teclas reasignables y sonido y vibración por tecla. Funciona también con la pantalla bloqueada, gracias a un servicio en primer plano.
5. Concilia el mismo día
La conciliación es donde el recuento cíclico se amortiza, y pierde valor con cada día que espera.
Exporta los contadores terminados como CSV o Excel con Ubicaciones y Notas seleccionadas (Ubicaciones es la tabla con una fila por etiqueta), pégalos en tu libro y compáralos con la cantidad del sistema. Para cada línea fuera de tolerancia:
- Lee primero la nota. La pantalla Todas las notas reúne cada nota con su etiqueta y su hora; a menudo explica la diferencia directamente.
- Vuelve a contar. Un segundo conteo hecho por otra persona, o por la misma tras un descanso, zanja la mayoría de las dudas.
- Revisa los movimientos recientes. Las salidas o entradas registradas durante la ventana del conteo pueden crear un desfase temporal en lugar de un error real.
- Ajusta solo cuando esté explicado o confirmado. Registra el motivo junto con el ajuste.
Después reinicia el contador o las etiquetas individuales para la siguiente ronda. Exporta antes de reiniciar, siempre.
¿Recuentos cíclicos a ciegas o guiados?
Todo programa de recuento cíclico acaba teniendo que decidir si quien cuenta ve la cantidad esperada. Las dos opciones tienen un coste.
Un conteo guiado muestra la cantidad del sistema como objetivo. Se avanza más rápido porque se sabe cuándo una caja está plausiblemente completa, y la barra de progreso hace evidentes las ubicaciones sin terminar. El riesgo es el anclaje: una persona cansada que ve 40 esperadas y cuenta 38 puede decidir que se equivocó al contar en lugar de informar de una falta.
Un conteo a ciegas oculta la cifra esperada. Es más lento y más cansado, pero cada número registrado es una observación independiente, que es lo que la conciliación necesita.
Un compromiso práctico es contar los artículos A a ciegas y los B y C de forma guiada, o contar todo a ciegas durante los primeros meses del programa y relajarlo cuando los hábitos de conteo del equipo sean fiables. En Counter App la diferencia está solo en si rellenas el campo de objetivo de la etiqueta. Si usas un objetivo en el propio contador, plantéate dejar desactivado su bloqueo automático durante los recuentos cíclicos, para que quien encuentre más de lo esperado pueda seguir registrando el exceso en lugar de quedarse detenido en la cifra del sistema.
6. Busca patrones cada mes
Las diferencias individuales se corrigen; los patrones se previenen. Una vez al mes, repasa el registro de conciliaciones:
- ¿Se concentran las diferencias en una zona, un turno o una familia de productos?
- ¿Hay artículos que sobran sistemáticamente en una caja y faltan en la de al lado, lo que sugiere errores de ubicación?
- ¿Se hicieron los conteos según el calendario?
El panel de cada contador ayuda con la última pregunta. Muestra el total frente al objetivo, los incrementos frente a los decrementos, un gráfico de barras de actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. Un contador cuyo gráfico de actividad lleva semanas vacío te dice que el calendario se está deslizando en esa zona.
7. Ajusta el programa
Un programa de recuento cíclico debe cambiar a medida que aprende.
- Sube de clase, o acorta el intervalo, a los artículos con diferencias repetidas.
- Baja a un intervalo más largo los artículos que llevan un año limpios si la carga de trabajo aprieta.
- Añade un disparador de conteo para eventos como una rotura de stock, un saldo negativo en el sistema o una caja encontrada vacía durante el picking.
- Revisa las clases ABC tras cambios importantes de surtido o una vez al año.
Mantén la estructura de categorías de Counter App al día con estos cambios. Mover un contador a otra categoría es más sencillo que reconstruirlo.
Errores habituales
- Contar lo fácil en lugar de lo programado. El calendario existe para que también se cuenten las incómodas baldas altas.
- Contar en plena hora punta de picking. Si se recoge mientras se cuenta, los números salen mal por definición. Cuenta antes del inicio del turno o congela brevemente la ubicación.
- Saltarse el recuento. Ajustar a partir de un único conteo cambia un error por otro.
- Dejar que la conciliación se retrase. Un conteo conciliado dos semanas después es poco mejor que un recuento anual.
- Cambiar los nombres de las etiquetas. Si "40-118 Champú" pasa a ser "Champú 40-118", las búsquedas se rompen y el histórico de tendencias se fragmenta.
La vista del historial es una buena comprobación de la calidad del conteo. Muestra cada evento con su hora, el paso y los valores antes y después. Un conteo con muchas correcciones de restar no está necesariamente mal, pero merece un segundo vistazo.
Mantenerlo en marcha
El recuento cíclico fracasa en silencio cuando nadie se hace cargo de él. Da a una persona la responsabilidad del calendario, la conciliación y la revisión mensual, aunque cuenten varias.
Un poco de mantenimiento mantiene ordenada la parte de la app:
- Haz copias de seguridad con regularidad. Los datos de conteo se guardan en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App, así que un ZIP de copia de seguridad es tu red de seguridad. Puedes elegir qué categorías incluir y comprimir las fotos.
- Archiva los contadores antiguos en una categoría "Cerrados" en lugar de eliminarlos. Si algo se elimina, la papelera permite restaurarlo.
- Cuando se incorpore alguien al equipo, dale una copia de seguridad de las categorías de recuento cíclico; la vista previa de importación le permite reemplazar, copiar u omitir los duplicados.
Para la parte de la conciliación en la hoja de cálculo, consulta cómo exportar los conteos a una hoja de cálculo. Para preparar las zonas antes de empezar, consulta cómo organizar un almacén por zonas.
Para Android 12 o posterior, la app se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Puedo filtrar los contadores para ver qué se ha contado recientemente?
Sí. El filtro por rango de fechas, la búsqueda y los 6 criterios de ordenación de la lista de contadores la reducen a un periodo o suben a la parte superior los contadores de recuento cíclico usados hace poco.
¿Debo reiniciar un contador antes de cada recuento cíclico?
Exporta primero y reinicia después. Puedes reiniciar el contador entero o una sola etiqueta, así un recuento de una caja no borra las demás.
¿Dónde anoto por qué un conteo no cuadró?
Añade una nota al evento de conteo. Las notas aparecen en el historial y en la pantalla Todas las notas, y se pueden incluir en la exportación.
¿Puedo bloquear un contador después de contar?
Sí. Un contador bloqueado ignora los toques hasta que lo desbloqueas, lo que protege un recuento terminado de cambios accidentales.
¿Puede todo un equipo hacer recuentos cíclicos a la vez?
Cada persona cuenta en su propio móvil; no hay sincronización en directo. Asigna a cada uno sus propias zonas y combina las exportaciones en una hoja de cálculo.
¿Cómo hago un recuento cíclico a ciegas en Counter App?
Deja vacíos los objetivos de las etiquetas para que quien cuenta no vea la cantidad esperada, y compara los conteos con el sistema solo en la hoja de cálculo.
¿Conviene tener activado el bloqueo automático durante los recuentos cíclicos?
Normalmente no. Con el bloqueo automático del objetivo del contador desactivado, quien encuentra más stock del que espera el sistema puede seguir registrando el exceso en lugar de quedarse detenido en esa cifra.
