Counter App
Contador de asistencia a eventos de ONG para Android
Ideas clave
Un contador de asistencia a eventos de una ONG convierte una impresión en una prueba. Con Counter App — Tally & Clicker, crea un contador por evento, una etiqueta por tipo de invitado y un móvil por entrada, fija como objetivo el número de confirmaciones y exporta después Resumen, Ubicaciones y Eventos para la junta directiva y los financiadores, conservando el contador de cada evento para compararlo de un año a otro.
- El recuento de asistencia a un evento de una ONG debe decidir primero si mide el total de asistentes, los tipos de invitado, la ocupación máxima o la asistencia por sesión.
- En Counter App — Tally & Clicker, los eventos con varias puertas necesitan un móvil por entrada, y los datos se combinan después mediante exportaciones o importando copias de seguridad.
- Fijar el número de confirmaciones de asistencia como objetivo en Counter App muestra la participación del evento como porcentaje de las confirmaciones.
- Conservar un contador con fecha por evento, en lugar de reiniciarlo, hace posible comparar la asistencia de un año a otro.
Las ONG organizan una cantidad notable de eventos: jornadas de puertas abiertas, comidas comunitarias, sesiones de acogida para voluntarios, recepciones para donantes, talleres, asambleas anuales. Todos terminan con alguien preguntando cuánta gente vino, y la respuesta suele ser una estimación moldeada por la sensación que dejó la velada. Las cifras a ojo sirven para una charla, pero son una prueba pobre cuando una junta directiva decide si repetir el evento.
Este artículo explica una forma sencilla y repetible de contar la asistencia a eventos con Counter App en Android, desde talleres en una sola sala hasta eventos con varias entradas, y cómo convertir los recuentos en algo en lo que confíen una junta o un financiador.
¿A qué pregunta de asistencia responde el evento?
"Asistencia" significa cosas distintas para distintos lectores. Decide cuál necesitas antes del evento:
- Total de asistentes: cuántas personas cruzaron la puerta.
- Asistencia por tipo de invitado: socios, visitantes nuevos, familias, entidades colaboradoras, donantes.
- Ocupación máxima: cuántas personas hubo a la vez en la sala, lo que exige contar entradas y salidas.
- Asistencia por sesión: cuántas personas asistieron a cada taller dentro de un evento más grande.
Los programas financiados para llegar a personas nuevas suelen fijarse en los visitantes que vienen por primera vez. Los eventos para donantes se fijan en qué listas de invitación respondieron. Escribe la pregunta al principio del plan del evento y cuenta solo lo que la responde.
Cómo preparar los contadores del evento
Crea un contador para cada evento, con la fecha en el nombre: "Jornada de puertas abiertas 14 sep". Dentro, añade una etiqueta por tipo de invitado. Da a cada etiqueta su propio color y mantén los colores coherentes entre tus eventos para que los voluntarios los aprendan una sola vez.
Usa el árbol de categorías para archivar el contador. Las categorías se anidan hasta tres niveles, lo que permite "Eventos > Comidas comunitarias > 2026", y el selector del diálogo coloca un contador nuevo en la rama correcta sin tener que buscar. Fija la categoría de la temporada en curso para tener sus eventos a un toque desde lo alto de la lista de contadores.
Si necesitas la ocupación máxima, usa el botón −paso en la etiqueta principal a medida que se va la gente, o añade etiquetas separadas de Entradas y Salidas y resta en la exportación. Las etiquetas separadas son más fáciles de auditar.
¿Cómo se cuenta la asistencia en varias entradas?
Cuando un evento tiene varias puertas, pon en cada una un móvil con un contador idéntico. No hay sincronización en tiempo real entre móviles, así que combina los datos después del evento:
- Exportar y sumar. Cada puerta exporta a CSV o Excel y la coordinación suma las columnas.
- Importar copias de seguridad. Cada puerta hace un ZIP de copia de seguridad de su contador y la coordinación los importa todos en un solo móvil. La importación muestra primero una vista previa, con las opciones reemplazar, copiar u omitir cuando un contador ya existe. Elegir copiar mantiene cada puerta como un contador propio.
Pon a los contadores el nombre de la puerta ("Puertas abiertas — Puerta norte") para que los contadores importados se sigan distinguiendo.
Contar a medida que llegan los invitados
En una sola entrada con varios tipos de invitado, la vista Lista es la más clara: una fila por etiqueta, con botones −/+, valor y objetivo. El voluntario de bienvenida toca la etiqueta correspondiente a medida que llega cada persona. Un voluntario que atiende un solo flujo, como la cola de las familias, quizá prefiera la vista Individual, con su gran contador circular.
La respuesta sonora y táctil mantiene la mirada en los invitados y no en la pantalla. Elige uno de los 13 sonidos de conteo o de los 8 estilos de vibración. Si los voluntarios de bienvenida tienen las manos ocupadas con acreditaciones y bolígrafos, se puede activar el conteo con los botones de volumen: esta función viene desactivada por defecto, funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo, permite reasignar las teclas y tiene sonido y vibración propios para cada tecla. En algunos móviles sigue apareciendo la barra de volumen del sistema. La notificación de la pantalla de bloqueo añade los botones −paso, +paso y Detener.
Cuando cambien los voluntarios de bienvenida, bloquea el contador durante el relevo para que un descuido no añada un invitado fantasma.
Cronometrar sesiones y actividades
En un evento, cada etiqueta tiene además su propio temporizador y su propio cronómetro. En los eventos con un programa estructurado resulta práctico: un temporizador para la intervención de tres minutos de un ponente, un cronómetro para lo que tardó en despejarse la cola de registro. Los valores predefinidos cubren 30 segundos y 1, 2, 3, 5 y 10 minutos, y puedes escribir una duración personalizada. Los pitidos de cuenta regresiva y una selección de 7 sonidos y 8 vibraciones de alarma dejan claro cuándo se acaba el tiempo.
La asistencia por sesión es simplemente otro contador: uno por taller, con una etiqueta por tipo de invitado, que rellena quien dirige la sesión al empezar.
Fotos como documentación
Cada etiqueta puede llevar hasta seis fotos, y la galería de todas las fotos las muestra de todos los contadores con sus nombres de etiqueta y sus fechas. Para documentar la asistencia sirven fotos de la sala en su momento más lleno, de la mesa de registro y de la señalización. Las fotos de personas concretas deben ajustarse a la política de consentimiento de tu organización; de todos modos, un plano general de una sala llena suele contar mejor la historia.
La exportación HTML incrusta las fotos junto a las cifras, lo que da un registro del evento compacto y fácil de leer.
¿Cómo se compara la participación con las confirmaciones?
En los eventos con invitación, pon como objetivo del contador el número de confirmaciones de asistencia. A medida que llegan los invitados, la barra de progreso muestra la participación como porcentaje de las confirmaciones. Puedes añadir un sonido o una vibración al alcanzar el objetivo. Si prefieres ver cuántos invitados confirmados faltan todavía, introduce el número de confirmaciones con "Establecer valor del contador", elige "Cuenta regresiva" como dirección del objetivo y toca restar con cada llegada; al contar hacia abajo no salta ningún aviso.
Después del evento, compara por tipo de invitado. Si vino el 90 % de los invitados por la junta pero solo la mitad de la lista general, con cifras de ejemplo, la estrategia de invitaciones del próximo evento debería ser distinta. Esta comparación es lo más útil que un recuento de asistencia puede decirle a un equipo de captación de fondos.
Exportar para la junta y los financiadores
Exporta el contador del evento a CSV, Excel (XLSX) o un informe HTML. En CSV y Excel, elige las secciones: Resumen para el total de asistentes, Ubicaciones para la tabla de etiquetas con el total de cada tipo de invitado (y las direcciones del lugar, si las etiquetas las guardan), Eventos para las llegadas con hora y Notas para el contexto.
Una junta suele querer una sola diapositiva: asistencia total, desglose por tipo de invitado y comparación con el objetivo. El panel del móvil ya muestra el total frente al objetivo y un gráfico circular por etiqueta, que a menudo es exactamente esa diapositiva. Los financiadores suelen querer la hoja de cálculo y, a veces, los eventos con hora para comprobar que el recuento se hizo en directo.
Comparación de un año a otro
Conserva el contador de cada evento en lugar de reiniciarlo y reutilizarlo. Las comparaciones de un año a otro dependen de que los contadores antiguos sigan existiendo. Con la búsqueda, el filtro por rango de fechas y los seis criterios de ordenación de la lista de contadores, encontrar la "Jornada de puertas abiertas" de hace dos años es rápido.
Haz una copia de seguridad en ZIP después de cada evento, eligiendo qué contadores y categorías incluir y si comprimir las fotos. Los recuentos de asistencia se guardan en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App, así que la copia de seguridad es tu seguro. Los contadores eliminados por error van a la papelera, desde donde se pueden restaurar.
Conectar la asistencia con el trabajo con donantes
Las cifras de asistencia valen más cuando las ve el equipo de captación de fondos. La participación en una recepción para donantes por lista de invitación, o el porcentaje de visitantes nuevos en un evento comunitario, da a quienes captan fondos un argumento concreto. Comparte la exportación, no el móvil: el informe HTML es fácil de reenviar, y un CSV encaja en la base de datos de donantes o en la hoja de cálculo que ya use tu equipo.
Voluntarios en la puerta
Los voluntarios de bienvenida suelen ser los más nuevos, lo que hace que la configuración del conteo importe más. Prepara el móvil antes de que lleguen: contador abierto, vista elegida, sonido activado y la regla de conteo en las notas de la etiqueta. Enséñales un toque y una corrección, y diles que una persona sin contar importa menos que una cifra inventada. Si alguien se olvida de contar durante unos minutos, es más útil una nota que lo diga que inventarse después los que faltan.
En los eventos con mesa de registro, decide si cuenta el voluntario de bienvenida o el de registro. Contar dos veces produce dos cifras que nunca acaban de coincidir. Una persona, un móvil y un recuento por puerta es la regla que se sostiene.
Eventos pequeños y reuniones periódicas
No todas las reuniones necesitan una configuración completa. Una reunión mensual de voluntarios o un grupo de apoyo pueden usar un solo contador con una etiqueta para los asistentes y otra para quienes vienen por primera vez. Ponle el nombre de la serie en lugar de la fecha y reinícialo después de cada exportación si lo prefieres, o mantén un contador por sesión si quieres conservar el historial.
En los eventos periódicos, la segunda opción suele ser la mejor. El panel de cada contador de sesión muestra su propia actividad, y doce contadores con fecha en una categoría te dan un año de asistencia sin trabajo extra. Ese registro es a menudo lo que convence a una junta de mantener un programa discreto pero constante.
Un buen hábito en las series periódicas es dar a cada contador de sesión las mismas etiquetas en el mismo orden. Así las exportaciones se apilan sin problemas, y un voluntario que sustituye al responsable habitual encuentra todo exactamente donde espera.
Lecturas relacionadas
- Contar entradas y accesos en eventos benéficos
- Seguimiento del trabajo de calle
- Cómo una directora de programas ordenó su seguimiento
En resumen
Un contador por evento, una etiqueta por tipo de invitado, un móvil por puerta, un objetivo a partir de las confirmaciones y una exportación a la mañana siguiente. Esa rutina convierte "parecía que había mucha gente" en una cifra con la que tu junta puede actuar. Para los móviles de los voluntarios de bienvenida, Counter App — Tally & Clicker se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Puede una ONG contar la asistencia en varias entradas?
Sí, con un móvil por puerta. Después, la coordinación suma las exportaciones CSV o Excel de las puertas, o importa como copia en un solo móvil el ZIP de copia de seguridad de cada puerta.
¿Puede un voluntario de bienvenida contar las llegadas sin desbloquear el móvil?
Sí. El conteo con los botones de volumen, una vez activado, funciona desde la pantalla de bloqueo, y la notificación de la pantalla de bloqueo ofrece además los botones −paso, +paso y Detener.
¿Cómo encuentro el contador de la jornada de puertas abiertas del año pasado?
Busca en la lista de contadores por el nombre, o acota la lista con el filtro por rango de fechas y los seis criterios de ordenación. En la pantalla del historial no se puede buscar.
¿Puede una ONG cronometrar la intervención de un ponente o una sesión de taller?
Sí. Cada etiqueta tiene su propio temporizador y cronómetro, con valores predefinidos de 30 segundos a 10 minutos y entrada manual.
¿Qué versión de Android necesitan los móviles de los voluntarios del evento?
Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood, funciona en Android 12 o posterior.
¿Cómo se mide la ocupación máxima en un evento de una ONG?
Cuenta las llegadas y las salidas en etiquetas separadas de Entradas y Salidas y resta en la exportación. Las etiquetas separadas son más fáciles de auditar que los toques de restar en una sola etiqueta.
