Counter App
Cómo una directora de programas ordenó su seguimiento
Ideas clave
En esta historia hipotética, una directora de programas de una ONG pasa el seguimiento de la asistencia y de las horas de voluntariado de los archivadores a Counter App — Tally & Clicker en los móviles Android del personal. Categorías por programa, las mismas etiquetas en cada noche de cena, reglas de conteo en las notas de las etiquetas y exportaciones con hora convierten un fin de semana de agobio con el informe de la subvención en una tarde con cifras que puede explicar.
- María, la directora de programas de esta historia sobre una ONG, es un personaje hipotético y compuesto; sus cifras son ilustrativas, mientras que las funciones de Counter App son reales.
- Usar las mismas etiquetas en todas las noches de cena hace que cada exportación de Counter App encaje columna por columna.
- Escribir la regla de conteo en las notas de cada etiqueta la mantiene en la pantalla de conteo para cualquier voluntario que coja el móvil.
- Las exportaciones de Eventos, con la hora de cada conteo, permiten a una ONG ajustar sus recuentos al periodo de la subvención aunque no coincida con el año natural.
María no es una persona real. Es un personaje compuesto: una directora de programas de una pequeña ONG de barrio, inventada para mostrar cómo puede funcionar en la práctica una configuración de conteo. Su organización lleva una cena comunitaria semanal, un club de apoyo escolar por las tardes y una campaña de recogida de abrigos de temporada, con dos personas en plantilla y unos cuarenta voluntarios habituales. Todas las cifras que siguen son ilustraciones, no datos de una organización real. Las funciones de la app son reales.
¿Por qué los informes de subvenciones le llevaban un fin de semana entero?
La temporada de informes siempre llegaba igual para María. Las hojas de registro estaban repartidas en tres archivadores. Algunas noches de cena no tenían hoja, porque el voluntario que se encargaba estaba de baja. Las cifras del club de apoyo escolar vivían en el cuaderno de una compañera. María reconstruía los totales, redondeaba donde no le quedaba más remedio y los enviaba con un nudo en el estómago.
Imagina que, en una visita, la técnica de la fundación financiadora hace una pregunta razonable: ¿en cuántas noches de cena bajó la asistencia de treinta, y por qué? Con archivadores no hay una buena respuesta. Es el tipo de momento que empuja a una directora a integrar el seguimiento en el propio trabajo, en lugar de ordenarlo todo después.
Elegir una herramienta
Los requisitos de María eran modestos y prácticos:
- Tenía que funcionar en los móviles Android que el personal ya llevaba encima.
- Un voluntario debía aprender a usarla en menos de un minuto.
- Tenía que funcionar en el sótano de la parroquia donde se sirve la cena, que tiene mala cobertura.
- Lo que exportara tenía que abrirse en su hoja de cálculo de subvenciones.
- No podía tener un coste periódico que hubiera que justificar en el presupuesto.
Counter App encajaba: se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único); el conteo funciona sin conexión, y las exportaciones van a CSV, Excel o un informe HTML. Igual de importante para ella: los recuentos se guardarían en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App de por medio.
Cómo lo configuró
María dedicó una tarde a montar la estructura. Creó una categoría principal por programa (Cena comunitaria, Apoyo escolar, Recogida de abrigos) y otra para Voluntarios. Las categorías se anidan hasta tres niveles, así que añadió un nivel de año bajo cada programa para separar 2026 de lo que viniera después.
Dentro de Cena comunitaria creó un contador por noche de cena, con la fecha como nombre. Dentro de Apoyo escolar, un contador por periodo lectivo. Voluntarios tenía un único contador para las horas, con una etiqueta por programa.
Fijó Cena comunitaria, porque era el contador que se abría cada semana, y dio a cada programa un color que coincidía con las carpetas de la oficina. Ese pequeño detalle resultó importante: los voluntarios ya sabían que el verde era la cena.
Las etiquetas que importaban
Cada contador de noche de cena tenía las mismas cinco etiquetas: Familias, Mayores, Individuales, Comidas para llevar y Primera visita. Mantener las etiquetas idénticas en todas las noches fue deliberado: así cada exportación encajaría columna por columna.
En las notas de cada etiqueta escribió la regla de conteo en una línea. "Un toque por hogar, no por persona." "Primera visita: tócala además de la etiqueta del hogar." La pantalla de conteo muestra la nota más reciente de la etiqueta activa, así que la regla viaja con el móvil en lugar de vivir en la memoria de alguien.
Para el club de apoyo escolar puso en la etiqueta Sesiones un objetivo igual al número de sesiones comprometidas en la subvención. La barra de progreso se convirtió en su recordatorio discreto de cómo iba el periodo lectivo.
La rutina
En las noches de cena, un voluntario en la puerta sostenía el móvil compartido con el contador de esa noche abierto en la vista Cuadrícula. Cada hogar recibía un toque en el mosaico de color correspondiente; una cara nueva recibía un toque más en Primera visita. Los sonidos de conteo confirmaban los toques sin que el voluntario tuviera que mirar la pantalla.
Cuando el voluntario se alejaba, bloqueaba el contador para que no se añadiera nada por accidente. Al final de la noche, el responsable del turno abría el contador de Voluntarios y tocaba las horas de cada persona que había ayudado, con el paso ajustado para que un toque equivaliera a una hora.
Toda la rutina llevaba menos tiempo del que antes se tardaba en encontrar el archivador correcto.
¿Cómo se corrigen los errores de conteo sin culpar a nadie?
Los errores ocurrían, claro. Un voluntario tocó Mayores tres veces para una pareja; otro se olvidó de Primera visita para toda una mesa. El enfoque de María era corregirlos a la vista de todos. El historial muestra cada toque con su hora exacta, el valor antes y después y la etiqueta, y el botón −paso descuenta un conteo. La propia corrección también aparece en el historial.
Pidió a los responsables de turno que añadieran una nota breve a cualquier corrección: "doble toque, quitado". Cuando más tarde un financiador preguntó cómo se habían recogido las cifras, pudo mostrar no solo los totales, sino también el rastro que había detrás.
El primer trimestre
A los tres meses, María abrió el panel de algunos contadores de noches de cena y el del contador de Voluntarios. El panel muestra el total frente al objetivo, los incrementos frente a los decrementos, un gráfico de barras con la actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta.
En este ejemplo destacaron dos cosas. Primero, el número de decrementos fue alto las dos primeras semanas y después bajó, lo que le indicó que la rutina se había asentado. Segundo, el gráfico circular mostraba que Primera visita tenía más peso las noches posteriores a que el boletín del colegio del barrio mencionara la cena. Eso le dio un motivo concreto para mantener la colaboración con el boletín.
También pudo responder a la pregunta de la visita. Al exportar el Resumen de cada noche de cena y ordenar por el total, vio exactamente qué noches habían bajado de treinta, y las notas explicaban la mayoría: una nevada, la coincidencia con un concierto del colegio.
Temporada de informes
Cuando llegó el plazo del informe de la subvención, María exportó cada contador a Excel con las secciones Resumen, Ubicaciones y Eventos. Resumen le daba el total de cada contador, y la tabla de etiquetas que añade Ubicaciones, los totales por etiqueta. Eventos le daba una fila con hora por cada conteo, así que podía recortar los datos al periodo exacto de la subvención, que no coincidía con su calendario.
Pegó los totales en su plantilla de informe y guardó los archivos exportados en una carpeta por trimestre. Para la junta directiva usó en cambio el informe HTML, que se lee como un documento y puede incluir fotos; añadió dos del comedor preparado para el servicio.
Lo que antes le costaba un fin de semana de angustia ahora le llevaba una tarde, y podía explicar cada cifra.
Pasar la configuración a un compañero
A mitad de año se incorporó un nuevo coordinador para llevar el club de apoyo escolar. No hay sincronización en tiempo real entre móviles, así que María hizo un ZIP de copia de seguridad que contenía solo la categoría Apoyo escolar y sus contadores. En el móvil nuevo, la importación mostró una vista previa de lo que contenía el archivo y, como allí todavía no había nada, todo pasó sin problemas. Si hubiera habido coincidencias, la importación ofrece reemplazar, copiar u omitir.
María siguió haciendo también una copia de seguridad mensual de todo lo que tenía en su propio móvil. Sin una nube de Counter App que guardara una segunda copia, ese ZIP marcaba la diferencia entre que perder un móvil fuera una molestia o un desastre.
Qué cambió
En este ejemplo ilustrativo, el mayor cambio no fue la rapidez. Fue la confianza. María dejó de redondear. A los voluntarios les gustaba ver en la puerta cómo iba subiendo la cifra. La junta recibía una diapositiva clara cada trimestre. Y la incómoda pregunta de la técnica de la fundación se convirtió en una fácil.
Si quieres probar la misma configuración
- Crea categorías por programa, con un nivel de año debajo.
- Usa las mismas etiquetas en los eventos que se repiten para que las exportaciones encajen.
- Pon la regla de conteo en las notas de cada etiqueta.
- Dale el móvil en vista Cuadrícula al voluntario de la puerta y pídele que lo bloquee cuando se aleje.
- Exporta cada mes Resumen, Ubicaciones y Eventos, y haz una copia de seguridad en ZIP.
¿Qué haría distinto la directora la próxima vez?
Repasando el año ilustrativo, María cambiaría tres cosas si empezara de nuevo.
Acordaría los nombres de las etiquetas con todo el equipo antes de la primera noche de cena. A las dos semanas, alguien cambió en un contador "Comidas para llevar" por "Para llevar", y la exportación de esa noche dejó de encajar con las demás. Arreglarlo llevó diez minutos, pero se podía haber evitado. Una lista impresa con los nombres de etiqueta acordados, pegada dentro del armario de la oficina, lo resolvió para el resto del año.
Crearía el hábito de la copia de seguridad desde el primer día, y no después del primer susto. Counter App no tiene una nube propia que guarde una copia, y en cuanto un móvil compartido se coló una tarde detrás de un radiador, de repente a todo el mundo le importaron las copias de seguridad. Basta con un recordatorio mensual en el calendario del personal, ligado a la exportación.
También empezaría con menos. Llevar a la vez, desde la primera semana, la cena, el club de apoyo escolar y las horas de voluntariado supuso tres hábitos nuevos para las mismas personas. Empezar solo con la noche de cena, y añadir lo demás cuando la rutina de la puerta ya fuera normal, habría hecho más tranquilo el primer mes.
Ninguno de estos puntos es un problema de la herramienta. Son las fricciones normales de cambiar la forma de trabajar de un equipo, y merece la pena preverlas.
Lecturas relacionadas
- Contar las horas de voluntariado por programa
- Contar artículos en una campaña de donaciones
- Seguimiento del trabajo de calle
María es ficticia, pero el problema de los archivadores no lo es. Si las cifras de tu organización viven en tres sitios y se montan con el plazo encima, llevar el conteo al momento del servicio es el cambio que más probablemente te ayudará. La configuración anterior usa Counter App — Tally & Clicker, de GiveMeMood, en móviles Android corrientes con Android 12 o posterior. Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Es una persona real la directora de programas de este artículo?
No. María es un personaje hipotético y compuesto que sirve para recorrer una configuración realista. Las cifras son ilustrativas; las funciones de la app que se describen son reales.
¿Pueden varias personas del personal de una ONG llevar juntas el seguimiento de un programa?
El personal puede repartirse el trabajo, pero cada móvil guarda sus propios contadores y nada se sincroniza en tiempo real. Combina las exportaciones CSV o Excel en una hoja de cálculo, o traslada los contadores con un ZIP de copia de seguridad.
¿Se puede contar una cena comunitaria en un sótano sin cobertura?
Sí. Contar una noche de cena no necesita conexión; la app solo se conecta para las notificaciones opcionales, la comprobación de actualizaciones y la carga de los mapas.
¿Tiene una ONG pequeña un coste periódico con Counter App?
No necesariamente. Counter App — Tally & Clicker se descarga gratis y no tiene anuncios; tras probarla gratis 3 días se puede elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único), y con la compra de por vida no hay ninguna partida periódica que justificar en el presupuesto.
¿Puede una directora de programas recuperar un contador de una noche de cena borrado por error?
Sí. Un contador eliminado pasa primero a la papelera, y desde ahí se puede restaurar.
¿Cuánto tardó la directora de programas del ejemplo en configurar Counter App?
En la historia hipotética, María creó las categorías, los contadores y las etiquetas en una tarde, antes de la primera noche de cena.
