Counter App
Cómo controlar el equipamiento del gimnasio con el móvil
Ideas clave
El dueño de un gimnasio puede controlar el equipamiento con Counter App — Tally & Clicker dando a cada máquina una etiqueta con su código de activo en un adhesivo QR, fotos del estado y notas de averías, y contando cada mes los accesorios frente a las cantidades que posee. Las revisiones trimestrales de las notas de averías y una exportación HTML con fotos respaldan las decisiones de sustitución y las renovaciones del seguro.
- El registro de equipamiento de un gimnasio debe recoger de cada elemento su identidad, ubicación, cantidad, fotos del estado, historial de averías y mantenimiento, y notas sobre el proveedor o la garantía.
- Counter App — Tally & Clicker organiza un gimnasio con categorías para las plantas y las zonas, contadores para los grupos de equipamiento y etiquetas para cada máquina o tipo de accesorio.
- Un adhesivo QR con un código de activo en cada máquina, guardado también en su etiqueta, vincula la máquina con su registro: cuando un socio informa de una avería, el personal compara el código y confirma que la anota en la máquina correcta.
- Los conteos mensuales de accesorios en Counter App comparan cada tipo de artículo con la cantidad que se posee, fijada como objetivo, así que un mosaico por debajo del 100 % indica material que falta o está roto.
- Counter App exporta el registro de equipamiento de un gimnasio como informe HTML con fotos incrustadas para aseguradoras o compradores, o como CSV y Excel para una lista de activos.
Pregunta al dueño de un gimnasio cuántas kettlebells tiene y a menudo habrá una pausa. Pregúntale a qué cinta de correr le cambiaron la banda la primavera pasada y la pausa será más larga. El equipamiento es la mayor inversión de un gimnasio y, aun así, es fácil que su control acabe repartido entre la memoria de alguien, una hoja de cálculo suelta y una caja de facturas.
Este artículo muestra cómo montar un registro práctico de equipamiento y de averías en un móvil Android con Counter App, de GiveMeMood. Está pensado para gimnasios independientes, estudios y espacios deportivos comunitarios que quieren algo más ligero que un software de mantenimiento empresarial.
¿Qué debe incluir el registro de equipamiento de un gimnasio?
Antes de pensar en ninguna app, decide qué necesitas saber de cada elemento:
- Identidad: nombre, marca o modelo tal como figura en la estructura, y tu propio código de activo.
- Ubicación: qué planta, sala o zona.
- Cantidad: una para una máquina, muchas para las mancuernas o las esterillas.
- Estado: una foto reciente y la fecha en que se hizo.
- Historial: averías, reparaciones, revisiones de limpieza y mantenimientos, cada uno con su fecha.
- Notas: proveedor, fin de la garantía, contacto del servicio técnico.
Si un campo no te ayuda a tomar una decisión ni a responder a una aseguradora, déjalo fuera. Un registro sencillo que se mantiene al día es mejor que uno perfecto abandonado en el segundo mes.
Estructura en Counter App
Traslada el gimnasio a la estructura de la app:
- Las categorías reflejan el edificio, con hasta tres niveles de profundidad: Gimnasio → Planta baja → Zona de cardio.
- Los contadores son grupos de equipamiento dentro de una zona: "Cintas de correr", "Racks y bancos", "Accesorios".
- Las etiquetas de un contador son elementos individuales o tipos de elemento: "Cinta C1", "Cinta C2", "Rack de sentadillas R1", "Kettlebell 12 kg".
Cada etiqueta tiene un nombre con su color, su propio valor, paso y objetivo, un campo de código de barras o QR, un campo de ubicación, notas, fotos, un temporizador y un cronómetro. Usa el campo de código del contador para códigos de zona cortos, como ZC o PL, y así las tarjetas se distinguen fácilmente.
Adhesivos QR en las máquinas
Pon en cada máquina un pequeño adhesivo con un código de activo, por ejemplo "PB-ZC-C1". Guarda el mismo código en el campo de código de barras/QR de la etiqueta. Cuando un socio informa de una avería en "la segunda cinta", el personal lee el código impreso en el adhesivo, abre el contador (la búsqueda de la lista de contadores ayuda a encontrarlo) y elige la etiqueta con ese mismo código, así que el aviso queda en la máquina exacta y no en una suposición.
Consejos para los adhesivos:
- Colócalos donde las manos no los desgasten, como el lateral de la consola o la base de la estructura.
- Imprime el código en texto debajo del símbolo.
- Ten una lista maestra para poder reimprimir rápido un adhesivo dañado.
Para dar más contexto, el campo de ubicación de la etiqueta admite GPS, un punto en el mapa o un lugar escrito. Dentro de un mismo edificio, un lugar escrito como "Planta baja, junto a la ventana" suele ser más claro que unas coordenadas.
Registrar el estado y las averías
Las pruebas del estado son, sobre todo, fotos. Cada etiqueta admite hasta seis. Un buen conjunto por máquina:
- La máquina entera, de frente.
- La placa con el número de serie o el modelo.
- Cualquier desgaste existente: tapicería rota, estructura rayada.
- La avería más reciente, si la hay.
El editor de fotos te permite dibujar con pincel, añadir texto, elegir entre seis colores y cuatro fuentes, aplicar negrita, cursiva, subrayado o tachado, y girar la imagen. Rodea con un círculo el deshilachado de un cable y escribe al lado "deshilachado 2 cm, 2026-11-04". Esa foto anotada vale más que un párrafo de descripción.
Para registrar una avería, añade a la etiqueta una nota que la describa junto con la medida tomada: "La banda patina a velocidad 12. Cartel de fuera de servicio puesto. Técnico avisado." Si además quieres contar las averías, usa el valor de la etiqueta: toca sumar una vez por avería para que la cifra muestre cuántas veces ha necesitado atención esa máquina.
El registro fotográfico
La galería de todas las fotos muestra cada foto de la app con el nombre de su etiqueta y la fecha. Es la forma más rápida de responder a "¿cuándo se agrietó por primera vez ese asiento?" sin abrir cada máquina. Revisarla cada trimestre también deja ver las máquinas sin una foto reciente, que así puedes actualizar.
Contar el material pequeño
En los accesorios es donde se producen las pérdidas. Crea un contador por zona de accesorios con etiquetas como "Pares de mancuernas", "Kettlebells", "Bandas elásticas", "Esterillas" y "Toallas". Fija como objetivo de cada etiqueta la cantidad que deberías tener.
Una vez al mes:
- Reinicia el contador.
- Recorre la zona y cuenta cada tipo tocando los mosaicos en la vista Cuadrícula.
- Compara el porcentaje de cada mosaico con el 100 %.
- Si falta algo, escribe una nota con tu mejor hipótesis sobre la causa.
Un mosaico que muestra un 85 % en las bandas elásticas significa que faltan algunas o que están rotas. Un paso mayor que 1 ayuda con las pilas grandes, por ejemplo un paso de 5 cuando las esterillas se guardan en paquetes de cinco. Puedes fijar el paso en cualquier valor entre 1 y 100.
Temporizadores para la limpieza y las revisiones
Cada etiqueta tiene un temporizador con valores predefinidos de 30 segundos y 1, 2, 3, 5 y 10 minutos, además de entrada manual. Dos usos prácticos para un dueño:
- Tiempo de contacto del desinfectante. Muchos productos necesitan permanecer húmedos sobre una superficie durante un tiempo determinado para ser eficaces. Sigue las indicaciones del envase y deja que el personal inicie el temporizador de la etiqueta después de rociar un banco o una esterilla, para no pasar el paño antes de tiempo.
- Ronda diaria. Pon en marcha un cronómetro en una etiqueta "Revisión diaria" para ver cuánto dura de verdad la ronda de seguridad de la mañana, algo útil al planificar los turnos de apertura.
Los pitidos de cuenta regresiva avisan antes del final, y puedes elegir entre siete sonidos de alarma y ocho vibraciones.
Averías comunicadas por los socios
Pon fácil que el personal registre el aviso de un socio en cuanto lo oye:
- Encuentra la etiqueta de la máquina: abre su contador con la búsqueda de la lista de contadores y elige la etiqueta cuyo código coincide con el del adhesivo.
- Toca sumar en la etiqueta para registrar el aviso.
- Añade una nota con lo que dijo el socio y lo que hizo el empleado.
La pantalla del historial registra cada evento con su hora exacta, el paso, el valor antes y después y el nombre de la etiqueta, además de iconos cuando hay una nota o una ubicación. En él no se puede buscar, así que usa nombres de etiqueta específicos y desplázate por fecha. Para una revisión semanal, lee el historial de las zonas con más uso.
¿Cómo ayudan las notas de averías a planificar las sustituciones?
Las decisiones de sustitución son más fáciles con pruebas. Al final de cada trimestre, abre la pantalla Todas las notas, que muestra cada nota con el nombre de su etiqueta y la hora y se puede ordenar. Lee juntas las notas de averías y busca:
- Máquinas con averías repetidas del mismo tipo.
- Máquinas fuera de servicio durante largos periodos.
- Accesorios que siguen desapareciendo.
Exporta los contadores con las secciones Eventos y Notas a una hoja de cálculo y cuenta las averías por máquina y trimestre. Así tendrás una lista ordenada para comentar con tu proveedor y un motivo defendible para decidir qué sustituir primero.
Traspaso y seguro
Las aseguradoras, los propietarios del local, los compradores y los nuevos responsables preguntan lo mismo: ¿qué equipamiento tienes y en qué estado está? Una exportación lo responde.
- Informe HTML con fotos incrustadas: cualquiera puede leerlo, ideal para una aseguradora o una venta.
- CSV o Excel: para la lista de activos de tu asesor contable o un cuadro de amortización.
La pantalla Compartir y exportar ofrece Compartir como página HTML y Exportar datos. En cada exportación eliges las secciones: Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones. Un registro de equipamiento suele necesitar Resumen, Notas y Ubicaciones; añade Eventos si quieres el historial completo de averías.
Consulta con tu aseguradora qué pruebas necesita. Esta guía no puede decirte qué exige una póliza.
¿Cómo se monta un registro de equipamiento en una tarde?
Una primera sesión realista:
- Pasa el plano de la planta a categorías.
- Crea un contador por grupo de equipamiento.
- Recorre la sala una vez y añade una etiqueta por máquina, con una foto de cada una.
- Añade los contadores de accesorios con sus objetivos.
- Imprime y pega los adhesivos QR la semana siguiente.
No esperes a fotografiarlo todo a la perfección. Una foto por máquina el primer día ya es una referencia que antes no tenías.
Proteger el registro
El registro se guarda en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App. Eso lo simplifica, pero las copias de seguridad quedan en tus manos:
- Haz un ZIP de copia de seguridad cada mes. Puedes elegir qué contadores y categorías incluir y, si quieres, comprimir las fotos.
- Guarda el ZIP en otro sitio que no sea el móvil.
- Al restaurarlo en un móvil nuevo, se muestra una vista previa que te permite reemplazar, copiar u omitir los duplicados.
- Bloquea los contadores clave contra toques accidentales, y recuerda que los contadores eliminados esperan en la papelera y se pueden restaurar.
No hay sincronización en tiempo real entre móviles, así que elige un móvil como registro principal.
Una dueña hipotética
Imagina a la dueña de un gimnasio de una sola sede con treinta máquinas y una zona de accesorios con mucho movimiento. En este ejemplo, registra cada máquina con una foto, pega los adhesivos QR la semana siguiente y empieza a contar los accesorios cada mes. En el tercer trimestre, las notas muestran que una máquina de poleas tiene la misma avería en la polea anotada una y otra vez, mientras que el conteo de bandas elásticas sigue quedándose corto. Sustituye primero la máquina de poleas, guarda las bandas en un armario con llave después del cierre y adjunta el informe HTML a la renovación de su seguro. Los detalles son inventados, pero cada paso usa solo lo que la app registra.
Detalles prácticos
- El conteo en la sala funciona sin conexión; internet solo se usa para las notificaciones opcionales, la comprobación de actualizaciones y la carga de los mapas.
- Seis temas visuales, los modos claro y oscuro y un tamaño de letra ajustable se adaptan a cada empleado.
- La guía de uso integrada en la app explica cada función.
- Se descarga gratis y no tiene anuncios que molesten a los socios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único).
Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Una app de conteo es un sistema completo de gestión del mantenimiento de un gimnasio?
No. Counter App es una app de conteo con etiquetas, notas, fotos y temporizadores. Puede bastar para el registro y el parte de averías de un gimnasio pequeño, mientras que las instalaciones más grandes quizá necesiten un software específico.
¿Se pueden adjuntar a una máquina fotos del equipamiento dañado?
Sí. Cada etiqueta admite hasta seis fotos, y el editor integrado añade trazos de pincel y texto en seis colores para señalar la avería.
¿Pueden los adhesivos QR de las máquinas enlazar con sus registros?
Sí, a través del código: una etiqueta puede guardar un código de barras o un valor QR, escaneado con la cámara o escrito a mano, así que el adhesivo de cada máquina y su etiqueta llevan el mismo código y puedes confirmar que estás en el registro correcto.
¿Qué registro del equipamiento puede entregar el dueño de un gimnasio a una aseguradora o a un comprador?
Un informe HTML con fotos incrustadas, o un archivo CSV o Excel, con las secciones Resumen, Notas y Ubicaciones, y Eventos cuando se necesita el historial completo de averías.
¿Dónde se guarda el registro de equipamiento del gimnasio?
El registro se guarda en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App. Un ZIP de copia de seguridad guarda una copia en otro sitio o traslada el registro a un móvil nuevo.
¿Se puede cronometrar el tiempo de contacto del desinfectante en cada banco?
Sí. El personal puede iniciar el temporizador de una etiqueta después de rociar, siguiendo el tiempo de contacto que indica el envase del producto, para no pasar el paño por la superficie antes de tiempo.
¿Cómo se cuentan las averías repetidas de una misma máquina del gimnasio?
Toca sumar en la etiqueta de la máquina una vez por cada aviso de avería y añade una nota; así el valor de la etiqueta muestra cuántas veces ha necesitado atención la máquina.
