Counter App
Gestión de inventario del gimnasio con una app Android
Ideas clave
Gestionar el inventario de un gimnasio en Android con Counter App — Tally & Clicker consiste en un contador por zona de almacenaje, una etiqueta por artículo con su stock de referencia como objetivo y un conteo semanal fijo en la vista Cuadrícula. Comparar cada conteo con el stock de referencia, y los conteos de la tienda con las ventas, muestra qué hay que reponer y por dónde se escapan las existencias.
- El inventario de un gimnasio se divide en consumibles, artículos de venta en recepción y material pequeño de sala, y cada grupo necesita su propio ritmo de conteo.
- Counter App — Tally & Clicker puede llevar el inventario de un gimnasio con categorías para los grupos de existencias, un contador por zona de conteo y una etiqueta por artículo con su stock de referencia como objetivo.
- Una regla sencilla para reponer en el gimnasio es pedir el stock de referencia menos el conteo actual, redondeado a una caja completa; Counter App muestra los conteos, pero no calcula los pedidos.
- Las existencias de venta de la recepción de un gimnasio se cuadran como el último conteo más las entregas menos las ventas, y un conteo físico más bajo indica mermas.
- Las toallas se pueden controlar en Counter App con etiquetas para limpias, entregadas, en la lavandería y retiradas, y cada movimiento de un lote queda registrado con su hora en el historial.
La mayoría de los gimnasios no pierden dinero con las máquinas grandes. Lo pierden en pequeñas fugas: el desinfectante que se acaba un sábado, las barritas de proteína que pasan su fecha de caducidad, las toallas que desaparecen de una en una, las bandas elásticas que se rompen y nunca se reponen. Arreglarlo depende menos del software que de un conteo regular. Una app en el móvil solo hace que el conteo sea lo bastante rápido como para que alguien lo haga de verdad.
Este artículo muestra cómo un gimnasio puede llevar su inventario en Android con Counter App, de GiveMeMood: desde la estructura hasta la rutina semanal y la exportación mensual.
¿Qué tipos de existencias tiene que contar un gimnasio?
El inventario de un gimnasio se divide en tres grupos, y cada uno se comporta de forma distinta:
- Consumibles que usan el personal y los socios: desinfectante, papel secamanos, jabón de manos, magnesio, papel higiénico, bolsas de basura. Se gastan a un ritmo constante y nunca deben agotarse.
- Artículos de venta en la recepción: bebidas, barritas, suplementos, camisetas de la marca, candados. Hay que cuadrarlos con las ventas.
- Material pequeño de la sala: pares de mancuernas, kettlebells, bandas, esterillas, rodillos de espuma, toallas. No se consumen, pero desaparecen, se rompen o van de una sala a otra.
Cada grupo merece su propio ritmo de conteo: los consumibles, cada semana; los artículos de venta, cada semana o en cada entrega; el material pequeño, cada mes, con una comprobación rápida después de los días de mucho movimiento.
Estructura en Counter App
Usa las tres piezas básicas así:
- Categorías, hasta tres niveles: Inventario → Consumibles / Venta / Material, con un tercer nivel para la ubicación si tienes más de un almacén, por ejemplo Material → Planta baja.
- Contadores, que son las zonas de conteo: "Armario de limpieza", "Nevera de recepción", "Zona de peso libre".
- Etiquetas, que son los artículos de cada zona: "Desinfectante 5 L", "Rollos de papel secamanos", "Kettlebell 16 kg".
Fija la categoría que cuentas con más frecuencia para que se abra la primera. Da a cada contador de zona un código corto, como AL para el armario de limpieza, que luego aparece en la tarjeta del contador.
Las etiquetas de artículo en detalle
Para cada etiqueta de artículo:
- Nombre: el nombre con el que haces el pedido, tamaño incluido. "Espray 750 ml" y "Espray 5 L" son artículos distintos.
- Paso: 1 para unidades sueltas, o el tamaño de la caja cuando cuentas cajas cerradas. El paso puede ser cualquier valor de 1 a 100.
- Objetivo: el stock de referencia, es decir, la cantidad que quieres tener en el estante después de una entrega.
- Código de barras/QR: el código de barras del producto o un código del rótulo del estante.
- Notas: el nombre del proveedor, el tamaño del envase y todo lo que necesite quien hace los pedidos.
Puedes adjuntar hasta seis fotos por etiqueta. Una foto del producto correcto ayuda al personal nuevo a distinguir el concentrado de limpieza bueno del equivocado.
El conteo semanal
Elige una hora fija, por ejemplo el lunes antes de la hora punta de la mañana. El conteo solo sirve si es regular.
- Reinicia el contador de la zona para que todas las etiquetas empiecen en cero. Puedes reiniciar un contador entero o una sola etiqueta.
- Abre el contador en vista Cuadrícula. Cada artículo es un mosaico de color con un valor, un porcentaje del objetivo y botones de restar y sumar.
- Recorre el estante de izquierda a derecha y toca cada artículo hasta llegar al número que hay en el estante.
- Usa un paso mayor para las cajas y vuelve después a 1 para las unidades sueltas.
- Bloquea el contador al terminar para que un golpe al móvil no pueda cambiar las cifras.
La vista Cuadrícula encaja en un almacén porque tocas mosaicos sin leer filas. La vista Lista es mejor cuando estás sentado a una mesa y quieres ver las barras de progreso junto a cada nombre.
Comprobar el código de barras
Dos artículos parecidos en un mismo estante son una fuente clásica de errores: la kettlebell de 16 kg y la de 20 kg, la proteína de vainilla y la de chocolate. El campo de código de barras de la etiqueta ayuda. Guarda en la etiqueta el código del producto: escanéalo con la cámara al crear o editar la etiqueta, o escríbelo en la entrada manual si el rótulo está arrugado o detrás de un plástico. Durante el conteo, compara el código del producto con el que muestra la etiqueta: si coinciden, estás contando el artículo correcto.
Este artículo no promete compatibilidad con ningún formato de código de barras concreto; prueba tus productos con tu móvil antes de confiar en ello.
¿Cómo se convierte un recuento de stock en un pedido?
Después del conteo, cada etiqueta muestra un valor frente a su stock de referencia. El panel resume la zona: total frente al objetivo, incrementos y decrementos, un gráfico de actividad de siete días y un gráfico circular por artículo.
Una regla de pedido sencilla sirve para la mayoría de los consumibles: pedido = stock de referencia − conteo actual, redondeado a una caja completa. Por ejemplo, con un stock de referencia de 12 rollos y 5 en el estante, te faltan 7, así que pide una caja de 12 si ese es el tamaño del envase, o ajusta el stock de referencia para que cuadre con los envases.
La app no hace esta cuenta por ti. Hazla a ojo a partir de las barras de progreso o exporta los conteos y deja que una columna de la hoja de cálculo haga la resta.
Cuadrar la tienda
En las existencias de recepción, contar es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es comparar los conteos con las ventas:
existencias esperadas = último conteo + entregas − ventas
Si el conteo físico es inferior al esperado, hay mermas: robos, daños, consumo del personal o ventas sin registrar. Anota las entregas en la etiqueta cuando lleguen para que el rastro quede completo. Una nota de entrega como "+24 agua, factura 4471" hace que el cuadre mensual sea sencillo.
Las existencias de venta caducadas o dañadas deben contarse en su propia etiqueta, como "Barritas de baja", para que queden a la vista en lugar de restarse sin dejar rastro.
¿Cómo debe fijar un gimnasio su stock de referencia?
Al principio, el stock de referencia es una estimación. Afínalo:
- Empieza por lo que se gasta en una semana normal más un margen por si se retrasa una entrega.
- Tras cuatro conteos semanales, mira el historial. Si un artículo siempre termina muy por encima, bájalo. Si llega a cero antes de la entrega, súbelo.
- Las variaciones de temporada cuentan. La venta de bebidas y el uso de toallas suben en verano; fija un stock de referencia de verano y otro de invierno, y cambia el objetivo cuando cambie la temporada.
Deja constancia de estas decisiones en las notas de la etiqueta, por ejemplo "Stock de referencia subido a 18 en mayo, se agotó dos veces". El próximo responsable te lo agradecerá.
Toallas y lavandería
Las toallas son a la vez consumible y material. Un enfoque práctico es un contador, "Toallas", con las etiquetas "Limpias en el estante", "Entregadas", "En la lavandería" y "Retiradas". Cada vez que un lote va a la lavandería, suma esa cantidad en "En la lavandería"; cuando vuelve, réstala ahí y súmala a "Limpias en el estante".
El historial guarda cada movimiento con su hora exacta y los valores antes y después, así que, si un lote nunca volvió, puedes ver cuándo salió. Añade una nota con el número de ticket de la lavandería.
Las toallas se prestan bien a contar hacia abajo. Introduce en la etiqueta de las toallas limpias, con "Establecer valor del contador", el número que hay en el estante al abrir, elige "Cuenta regresiva" como dirección del objetivo y pulsa restar por cada toalla que entregues; la etiqueta muestra cuántas quedan, y el historial muestra cuándo se vació el estante más deprisa. Ese dato te dice cuándo merece la pena programar un viaje a la lavandería a mediodía.
Varios empleados
No hay sincronización en tiempo real entre móviles. Cada dispositivo tiene sus propios datos. En un gimnasio con varios empleados:
- Da a cada móvil de conteo un ámbito definido, como una zona o un almacén.
- Acuerda los nombres con el equipo. Si una persona escribe "Espray 750ml" y otra "Desinfectante pequeño", las exportaciones no cuadrarán.
- Combina las exportaciones en una sola hoja de cálculo cada semana.
Si cambias de móvil o quieres pasar una configuración a otro empleado, haz un ZIP de copia de seguridad. Al importarlo, se muestra una vista previa que te permite reemplazar, copiar u omitir los duplicados. Copiar crea duplicados de los contadores, algo útil para clonar la configuración de una zona.
Empieza poco a poco
No intentes contarlo todo la primera semana. Un buen primer mes:
- Semana 1: solo el armario de limpieza.
- Semana 2: añade la nevera de recepción.
- Semana 3: añade los estantes de la tienda.
- Semana 4: añade el material pequeño de la sala.
Al final del mes, la rutina ya es un hábito, y cada zona tiene un mes de historial para fijar mejor su stock de referencia.
Tareas periódicas
- Exporta cada mes a CSV o Excel. Elige Resumen para los valores actuales y Eventos para el rastro completo, además de Notas para los comentarios sobre entregas y bajas.
- Usa la papelera con cuidado. Los contadores eliminados se pueden restaurar, así que borrar uno por error no es un desastre.
- Archiva las zonas antiguas en una categoría aparte en lugar de eliminarlas, si puedes necesitar su historial más adelante.
- Usa el modo oscuro en un almacén con poca luz. Los tamaños predefinidos y la escala de fuente ayudan al personal que prefiere letra grande.
Un gimnasio hipotético
Piensa en un gimnasio mediano con un armario de limpieza, una nevera de bebidas, un pequeño estante de tienda y una zona de peso libre. El encargado de turno cuenta cada lunes a las 06:30. En este ejemplo, al cabo de un mes las notas muestran que el jabón de manos se acaba todos los viernes, así que su stock de referencia sube. El cuadre de la tienda revela que en una semana faltan dos candados, lo que lleva a guardarlos detrás del mostrador. El historial de las toallas muestra un lote que salió un miércoles y volvió con dos días de retraso, lo que motiva una llamada a la lavandería.
Nada de esto necesita un gran sistema de inventario. Necesita un conteo que se haga cada semana y un registro que sobreviva a un cambio de personal.
Detalles prácticos
- Todo el conteo funciona sin conexión.
- La lista de contadores admite búsqueda, un filtro por intervalo de fechas y seis criterios de ordenación.
- Los botones de volumen pueden contar mientras la otra mano sujeta una caja.
- Descarga gratuita y sin anuncios en la sala; prueba gratis de 3 días y después plan anual o mensual o compra de por vida (pago único).
Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden escanear los códigos de barras de los productos durante un recuento de stock en el gimnasio?
La cámara sirve para guardar el código de barras o QR de un producto en su etiqueta al crearla o editarla, y también puedes escribirlo a mano. Durante el recuento, comparar el código del producto con el que muestra la etiqueta confirma que estás contando el artículo correcto.
¿Calcula las cantidades de reposición un contador de inventario para gimnasios?
No. Counter App cuenta y compara con los objetivos. Las cantidades de reposición salen de tu propia regla, aplicada a los conteos en una hoja de cálculo o a ojo.
¿Pueden contar existencias varios empleados del gimnasio a la vez?
Cada móvil que cuenta guarda su propio conjunto de datos, sin sincronización en tiempo real entre dispositivos. Reparte el conteo por zonas, una por móvil, y combina después las exportaciones.
¿Funciona el recuento de stock en un almacén del sótano sin cobertura?
Sí. Todas las funciones de conteo funcionan sin conexión, y la app solo necesita conexión para las notificaciones opcionales, la comprobación de actualizaciones y la carga de los mapas.
¿A qué formatos se puede exportar un recuento de stock del gimnasio?
Los conteos del gimnasio se exportan a CSV o Excel (XLSX) para hojas de cálculo, o a un informe HTML con las fotos de los productos incrustadas, con Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones como secciones opcionales.
¿Cómo se registran en un recuento del gimnasio las barritas de proteína caducadas?
Cuéntalas en una etiqueta aparte, como "Barritas de baja", para que las existencias de venta caducadas o dañadas sigan a la vista en lugar de restarse sin dejar rastro.
¿Cada cuánto hay que revisar el stock de referencia del gimnasio?
Tras unos cuatro conteos semanales, baja el stock de referencia de los artículos que siempre terminan muy por encima y súbelo en los que llegan a cero antes de la entrega, con valores de temporada para los artículos cuyo consumo varía mucho.
