Counter App
Contar público en eventos: guía práctica para organizadores
Ideas clave
Para contar el público de un evento, primero hay que decidir qué conteo se necesita: afluencia, ocupación o densidad por zona. Con Counter App — Tally & Clicker, da a cada puerta una etiqueta, cuenta las entradas con sumar y las salidas con restar para la ocupación, fija un objetivo de trabajo por debajo del aforo autorizado para que el móvil vibre al alcanzarlo y comunica por radio las cifras de cada puerta a un móvil de control.
- Contar el público de un evento abarca tres preguntas distintas, el flujo que pasa por las puertas, la ocupación del recinto en este momento y la densidad en una zona concreta.
- Controlar la ocupación en tiempo real en un solo móvil con Counter App — Tally & Clicker consiste en sumar por cada entrada y restar por cada salida en la misma etiqueta.
- Un objetivo de ocupación fijado en el 85 o el 90 % del aforo autorizado da al personal del evento tiempo para frenar la entrada antes de tener que cortarla.
- El reinicio automático es una mala elección para los conteos de ocupación, porque al alcanzar el objetivo borraría la cifra en curso.
- Una app de conteo como Counter App es una pieza más de un plan profesional de seguridad de multitudes, no un sustituto de ese plan cuando la densidad es crítica para la seguridad.
Contar al público parece una sola tarea, pero en realidad son tres preguntas distintas, y cada una necesita su propio método. Los organizadores que las tratan como una sola suelen acabar con una cifra que no responde bien a ninguna. Esta guía separa las tres y luego explica cómo llevar a cabo cada una con el personal de puerta y móviles Android, desde la puerta hasta la reunión de balance.
Está pensada para organizadores de eventos pequeños y medianos: festivales en parques, mercados, congresos, jornadas deportivas, ferias locales. En los eventos donde la densidad del público es un problema de ingeniería crítico para la seguridad, necesitas un plan profesional de seguridad de multitudes, y una app de conteo es una pieza más de ese plan, no un sustituto.
¿Cuáles son los tres tipos de conteo de público?
1. Afluencia. Cuántas personas pasaron por las puertas a lo largo del día. Es la cifra que quieren los patrocinadores, las autoridades locales y el presupuesto del año siguiente. Solo necesita las entradas, y no pasa nada si la misma persona se cuenta dos veces tras salir y volver a entrar, siempre que lo indiques.
2. Ocupación. Cuántas personas hay dentro en este momento. Es la cifra que importa para los permisos y la seguridad. Necesita entradas y salidas, contadas de forma coherente en cada acceso, y solo es tan fiable como la puerta peor atendida.
3. Densidad en una zona. Lo llena que está una zona concreta: la parte delantera del escenario, la zona de comidas a mediodía, un paso estrecho entre dos atracciones. Es un conteo por muestreo, que hace un miembro del personal a intervalos fijos, no un recuento continuo.
Decide antes del evento cuáles necesitas. La mayoría de los organizadores necesitan la afluencia para los informes y la ocupación de al menos una zona con aforo limitado. Los conteos de densidad solo merecen la pena donde hay un cuello de botella conocido.
Preparar los conteos
En Counter App, un contador contiene etiquetas, y cada etiqueta tiene su propio valor, paso y objetivo. Una estructura que cubre los tres tipos de conteo sería así:
- Contador "Puertas – Sábado", con una etiqueta por puerta: Puerta Norte, Puerta Sur, Entrada del aparcamiento. Sirve para la afluencia (solo sumar) o para la ocupación (sumar y restar).
- Contador "Zona del escenario principal", con una etiqueta para la ocupación de la zona. El objetivo se fija en el aforo seguro de la zona.
- Contador "Muestras de densidad", con una etiqueta por zona muestreada, que se cuenta a intervalos.
En la ocupación, el grueso del trabajo lo hacen los objetivos. Fija el objetivo en el aforo autorizado (o en una cifra de trabajo más baja, para dejar margen). Un objetivo en la etiqueta hace vibrar el móvil al alcanzarlo contando hacia arriba; si el objetivo es el del propio contador, como en el contador de una sola zona, puedes activar además el aviso con sonido o vibración. Los objetivos pueden contar hacia arriba o hacia abajo hasta una meta, pero al contar hacia abajo no suena ningún aviso. Para un conteo de ocupación, contar hacia arriba hasta el aforo es la opción más intuitiva.
El objetivo del propio contador tiene además opciones de reinicio automático y bloqueo automático al alcanzarlo. El bloqueo automático es útil en una zona de aforo fijo, como una carpa de degustación: cuando se llega al límite, el contador se bloquea para que nadie sume otra persona por accidente en un descuido. El reinicio automático encaja en ciclos cortos que se repiten, como los grupos de personas que suben a una atracción, pero es una mala elección para la ocupación, porque borraría la cifra en curso.
Contar en la puerta
El responsable de una puerta tiene tres tareas a la vez: vigilar al público, revisar entradas o pulseras y contar. El conteo es lo primero que se descuida, así que haz que cueste el menor esfuerzo posible.
Usa las teclas de volumen. En los ajustes, activa el conteo con los botones de volumen. Las teclas se pueden reasignar, de modo que, para la ocupación, subir volumen sume y bajar volumen reste. Cada tecla tiene su propio sonido y su propio patrón de vibración; elige unos claramente distintos para que el responsable note qué botón ha pulsado. El conteo con el volumen funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano. Esta función viene desactivada por defecto, así que configúrala antes de repartir los móviles. Algunos dispositivos pueden seguir mostrando en pantalla la barra de volumen del sistema, lo que no causa ningún problema.
Mantén el paso en 1 para contar personas. Un paso mayor resulta tentador cuando llegan familias juntas, pero un responsable bajo presión olvidará qué paso configuró.
Usa la notificación de la pantalla de bloqueo. Muestra los botones −paso, +paso y Detener. El responsable puede consultar la cifra de un vistazo a la pantalla, sin desbloquear.
Anota cualquier incidencia. "Puerta cerrada de 14:10 a 14:25 para el acceso de una ambulancia", "lector de pulseras caído, solo conteo manual". Las notas de los eventos de conteo llevan hora y aparecen en el historial.
¿Cómo se mantiene un evento por debajo de su aforo máximo?
Los conteos de ocupación necesitan a alguien pendiente del total, no solo de las cifras de cada puerta.
Si un solo responsable cubre una única entrada y salida, su móvil muestra la ocupación directamente. Con varias puertas en móviles distintos, el puesto de control tiene que sumarlas. Basta una rutina sencilla por radio: cada quince minutos, o cuando se le pida, cada puerta comunica su cifra actual y control anota la suma. Aquí ayuda el temporizador por etiqueta. Cada etiqueta tiene su propio temporizador y su propio cronómetro, con valores predefinidos de 30 segundos y de 1, 2, 3, 5 y 10 minutos, y pitidos de cuenta regresiva, así que el responsable puede poner un temporizador de 10 minutos como recordatorio para informar por radio y volver a iniciarlo después de cada aviso.
En el móvil de control, un contador con una etiqueta por puerta en vista Lista ofrece una visión rápida. Control actualiza cada fila con la cifra recibida por radio, ve el total frente al objetivo en la parte superior de la pantalla y sabe cuándo empezar a retener a la gente en las puertas.
Actúa antes de llegar al límite, no cuando ya lo has alcanzado. Una cifra de trabajo del 85 o el 90 % del aforo autorizado, fijada como objetivo, da tiempo para frenar la entrada antes de tener que cortarla.
¿Pueden contar varios responsables en móviles distintos?
Counter App no sincroniza entre móviles. Cada dispositivo guarda sus propios conteos. Así el conteo no depende de la red del recinto, que suele caerse justo cuando hay más público, y todas las funciones de conteo funcionan sin conexión.
Para que todos los móviles tengan la misma configuración:
- Crea los contadores, las etiquetas y los objetivos en un móvil.
- Crea un ZIP de copia de seguridad que incluya solo esos contadores y su categoría.
- Importa el ZIP en el móvil de cada responsable. La vista previa de la importación muestra lo que se va a importar y te permite elegir entre reemplazar, copiar u omitir los duplicados.
- Cambia el nombre de las etiquetas que una puerta concreta no necesite, o elimínalas.
En el cambio de turno, el responsable saliente entrega el móvil, no solo el puesto. El conteo continúa sin interrupción, y el historial muestra exactamente cuándo se produjo el relevo si el responsable añade una nota.
Leer la cronología
El historial es donde un conteo de público se vuelve útil para planificar. Cada evento de conteo se registra con su hora exacta, el paso, el valor antes y después y la etiqueta a la que pertenecía.
Recorre el historial de una puerta y verás el flujo: la cola de la apertura, la calma de media tarde, la avalancha antes del cabeza de cartel, la desbandada del final. Las salidas importan tanto como las entradas. Una oleada de salidas en la media hora previa al cabeza de cartel puede indicar que el sonido era malo, que el tiempo empeoró o que se estaban acabando las opciones de transporte.
En el historial no se puede buscar, así que, para extraer una franja concreta, es más fácil exportar la sección Eventos y filtrarla en una hoja de cálculo.
Exportar para la reunión de balance
Al final del día, cada responsable exporta su contador. Los formatos son CSV, Excel (XLSX) y un informe HTML. En el diálogo de exportación, elige las secciones: Resumen para los totales, Eventos para la cronología, Notas para el contexto y Ubicaciones si las etiquetas guardan un lugar.
El panel es un buen primer vistazo antes de unir nada. Muestra el total general con el progreso hacia el objetivo, las sumas frente a las restas, un gráfico de barras de actividad y un gráfico circular por etiqueta. En un contador de ocupación, las sumas frente a las restas te indican el flujo total; una puerta con muchas sumas y muchas restas tuvo mucho movimiento aunque su cifra final sea baja.
Para la reunión de balance, un organizador suele querer tres cosas de los archivos unidos: la ocupación máxima y cuándo se produjo, la afluencia por puerta y todas las notas del personal. Reúnelo en una sola página y la conversación sobre el año que viene partirá de datos.
Consejos prácticos
- Prueba la rutina en un ensayo. Diez minutos con el personal contándose unos a otros al cruzar una puerta bastan para detectar la mayoría de los errores.
- Define cómo se tratan los reingresos. Para la afluencia, los reingresos cuentan. Para la ocupación, cuentan tanto las salidas como los reingresos. Indica qué regla se aplica en cada puerta.
- Carga los móviles. Ten baterías externas de repuesto en el puesto de control.
- Bloquea los contadores que no uses. El bloqueo impide los toques accidentales hasta que lo desbloquees.
- No reinicies durante el evento. Un reinicio pone a cero el valor de una etiqueta. Las correcciones se hacen con el botón de restar.
- Usa el temporizador para las muestras de densidad. Un temporizador de 5 minutos por zona muestreada le indica al responsable cuándo hacer el siguiente conteo.
Un día de festival hipotético
Imagina un festival gastronómico de un día en un parque vallado, con un aforo autorizado de 3000 personas y dos puertas. El organizador fija un objetivo de trabajo de 2700 en una etiqueta de ocupación en el móvil de cada puerta, y crea aparte un contador de densidad "Zona de comidas".
A las 12:40, la cifra de la Puerta Norte sube deprisa; la Puerta Sur está tranquila. En la ronda de radio de las 13:00, la suma es de 2550. Control pide a ambas puertas que frenen la entrada y abre un carril de espera frente a la Puerta Norte.
A las 13:20, un aviso por vibración en el móvil de la Puerta Sur indica que su etiqueta ha alcanzado el objetivo. El responsable lo consulta con control y se entera de que la suma real sigue por debajo del límite, porque por la Puerta Norte ha estado saliendo gente. La entrada continúa a un ritmo controlado.
En la reunión de balance, el historial del móvil de la Puerta Norte muestra que la avalancha de las 12:40 se debió a la llegada de un único autobús. Para el año siguiente, el organizador pide a la empresa de autobuses que escalone las llegadas.
Detalles prácticos
- Contadores y etiquetas. Contadores ilimitados; cada etiqueta tiene su propio valor, paso, objetivo, temporizador y cronómetro.
- Paso. De 1 a 100, configurable por contador y por etiqueta.
- Respuesta. 13 sonidos de conteo y 8 estilos de vibración.
- Guardado en el móvil. Los conteos de público no necesitan cuenta y no hay nube de Counter App.
- Internet. El conteo en las puertas funciona sin conexión; la app solo se conecta para las notificaciones opcionales, la comprobación de actualizaciones y la carga de los mapas.
- Modelo de precio. Se descarga gratis y no aparecen anuncios durante el evento; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único).
Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Puede una app de conteo de personas controlar la ocupación en tiempo real en una entrada?
Sí, en un solo móvil. Toca sumar por cada entrada y restar por cada salida en la misma etiqueta, para que el valor sea el número de personas que hay dentro. Un objetivo de aforo en la etiqueta hace vibrar el móvil al alcanzarlo; si pones el aforo como objetivo del propio contador, puedes activar además un aviso con sonido o vibración.
¿Se suman automáticamente las puertas de un festival que cuentan en móviles distintos?
No. Counter App no tiene sincronización en tiempo real entre móviles, así que el personal de cada puerta cuenta en su propio dispositivo y el puesto de control suma las cifras por radio o a partir de las exportaciones.
¿Puede el personal de un evento contar público con el móvil en el bolsillo?
Sí, una vez activado el conteo con los botones de volumen; funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano, y las teclas se pueden reasignar a sumar y restar.
¿Qué datos aporta Counter App a la reunión de balance de un conteo de público?
El historial registra cada conteo con su hora exacta, y las exportaciones se generan en CSV, Excel o un informe HTML con las secciones Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones.
¿Qué diferencia hay entre la afluencia de público y la ocupación?
La afluencia cuenta a todas las personas que pasaron por las puertas a lo largo del día y solo necesita las entradas, mientras que la ocupación es cuántas personas hay dentro ahora y necesita entradas y salidas.
¿Cada cuánto deben comunicar por radio sus cifras de ocupación los responsables de puerta?
Funciona un intervalo regular, por ejemplo cada quince minutos, y un temporizador de 10 minutos en la etiqueta, que se vuelve a iniciar después de cada aviso, puede recordarle al responsable que informe.
¿Cuándo ayuda el bloqueo automático en un conteo de público?
El bloqueo automático encaja en una zona de aforo fijo, como una carpa de degustación con su propio contador: al llegar al límite fijado como objetivo del contador, este se bloquea para que nadie sume otra persona por accidente.
