Counter App
Bestandsverwaltung im Fitnessstudio per Android-App
Das Wichtigste in Kürze
Bestandsverwaltung im Fitnessstudio auf Android mit Counter App — Tally & Clicker heißt: ein Zähler pro Lagerzone, ein Tag pro Artikel mit dem Sollbestand als Ziel und eine feste wöchentliche Zählung in der Rasteransicht. Der Vergleich jeder Zählung mit dem Sollbestand und der Verkaufsware mit den Verkäufen zeigt, was nachbestellt werden muss und wo Bestand versickert.
- Der Bestand eines Fitnessstudios teilt sich in Verbrauchsmaterial, Verkaufsware am Empfang und Kleingeräte auf der Trainingsfläche, und jede Gruppe braucht ihren eigenen Zählrhythmus.
- Counter App — Tally & Clicker kann den Studiobestand mit Kategorien für die Warengruppen, einem Zähler pro Zählzone und einem Tag pro Artikel mit dem Sollbestand als Ziel führen.
- Eine einfache Nachbestellregel fürs Studio lautet: Bestellmenge gleich Sollbestand minus aktueller Bestand, aufgerundet auf einen vollen Karton; Counter App zeigt die Zählstände, berechnet aber keine Bestellungen.
- Die Verkaufsware am Empfang wird als letzte Zählung plus Lieferungen minus Verkäufe abgeglichen; liegt der gezählte Bestand darunter, deutet das auf Schwund hin.
- Den Handtuchbestand kannst du in Counter App mit Tags für sauber, ausgegeben, in der Wäscherei und ausgemustert verfolgen, wobei jede Bewegung eines Stapels im Verlauf mit Zeitstempel festgehalten wird.
Die meisten Fitnessstudios verlieren ihr Geld nicht an den großen Geräten. Sie verlieren es an kleinen Lecks: Reinigungsspray, das an einem Samstag ausgeht, Proteinriegel, die über ihr Haltbarkeitsdatum hinaus im Regal liegen, Handtücher, die eins nach dem anderen verschwinden, Widerstandsbänder, die reißen und nie ersetzt werden. Dagegen hilft weniger Software als eine regelmäßige Zählung. Eine Smartphone-App macht die Zählung nur so schnell, dass sie tatsächlich jemand erledigt.
Dieser Artikel zeigt, wie ein Studio seinen Bestand auf Android mit Counter App von GiveMeMood führt, von der Struktur über die wöchentliche Routine bis zum monatlichen Export.
Welche Bestände muss ein Fitnessstudio zählen?
Der Bestand eines Studios teilt sich in drei Gruppen, die sich unterschiedlich verhalten:
- Verbrauchsmaterial für Personal und Mitglieder: Desinfektionsmittel, Papierhandtücher, Handseife, Magnesia, Toilettenpapier, Müllbeutel. Es wird stetig weniger und darf nie ausgehen.
- Verkaufsware am Empfang: Getränke, Riegel, Nahrungsergänzungsmittel, Shirts mit Studiologo, Vorhängeschlösser. Sie muss mit den Verkäufen abgeglichen werden.
- Kleingeräte auf der Trainingsfläche: Kurzhantelpaare, Kettlebells, Bänder, Matten, Faszienrollen, Handtücher. Sie werden nicht verbraucht, verschwinden aber, gehen kaputt oder wandern zwischen den Räumen.
Jede Gruppe verdient ihren eigenen Zählrhythmus: Verbrauchsmaterial wöchentlich, Verkaufsware wöchentlich oder bei jeder Lieferung, Kleingeräte monatlich mit einer kurzen Stichprobe nach vollen Tagen.
Die Struktur in Counter App
Nutze die drei Bausteine so:
- Kategorien mit bis zu drei Ebenen: Bestand → Verbrauchsmaterial / Verkaufsware / Kleingeräte, mit einer dritten Ebene für den Ort, wenn du mehr als einen Lagerraum hast, z. B. Kleingeräte → Erdgeschoss.
- Zähler sind Zählzonen: „Putzmittelschrank“, „Kühlschrank Empfang“, „Freihantelbereich“.
- Tags sind die einzelnen Artikel in der Zone: „Desinfektionsmittel 5 l“, „Papierhandtuchrollen“, „Kettlebell 16 kg“.
Hefte die Kategorie, die du am häufigsten zählst, an, damit sie ganz oben steht. Gib jedem Zonenzähler einen kurzen Code, etwa PS für den Putzmittelschrank; er erscheint dann auf der Zählerkarte.
Artikel-Tags im Detail
Für jeden Artikel-Tag:
- Label: der Name, unter dem du bestellst, einschließlich Größe. „Spray 750 ml“ und „Spray 5 l“ sind verschiedene Artikel.
- Schrittweite: 1 für einzelne Einheiten oder die Kartongröße, wenn du geschlossene Kartons zählst. Die Schrittweite kann jeden Wert von 1 bis 100 haben.
- Ziel: der Sollbestand, also die Menge, die nach einer Lieferung im Regal stehen soll.
- Barcode/QR: der Produkt-Barcode oder ein Code auf dem Regaletikett.
- Notizen: Lieferant, Packungsgröße und alles, was die bestellende Person wissen muss.
Du kannst an jeden Artikel-Tag bis zu sechs Fotos anhängen. Ein Foto des richtigen Produkts hilft neuen Mitarbeitenden, das richtige Reinigungskonzentrat vom falschen zu unterscheiden.
Die wöchentliche Zählung
Leg einen festen Zeitpunkt fest, zum Beispiel montags vor dem morgendlichen Andrang. Die Zählung nützt nur, wenn sie regelmäßig stattfindet.
- Setz den Zonenzähler zurück, damit alle Tags bei null beginnen. Du kannst einen ganzen Zähler oder einen einzelnen Tag zurücksetzen.
- Öffne den Zähler in der Ansicht Raster. Jeder Artikel ist eine farbige Kachel mit Wert, Zielprozentsatz sowie Minus- und Plus-Taste.
- Geh das Regal von links nach rechts ab und tippe jeden Artikel bis zu der Zahl hoch, die im Regal steht.
- Nimm für Kartons eine größere Schrittweite und wechsle für lose Einheiten zurück auf 1.
- Sperr den Zähler, wenn du fertig bist, damit ein angestoßenes Smartphone die Zahlen nicht verändern kann.
Die Rasteransicht passt ins Lager, weil du Kacheln antippst, ohne Zeilen lesen zu müssen. Die Listenansicht ist am Schreibtisch besser, wenn du die Fortschrittsbalken neben jedem Namen sehen willst.
Den Barcode prüfen
Zwei ähnliche Artikel in einem Regal sind eine klassische Fehlerquelle: die Kettlebell mit 16 kg und die mit 20 kg, das Protein in Vanille und in Schoko. Das Barcode-Feld des Tags hilft. Speichere den Produktcode im Tag, per Kamera-Scan oder über die manuelle Eingabe, wenn das Etikett zerknittert ist oder hinter Plastik steckt. Stimmt der Code auf der Packung mit dem Code des Tags überein, den du gerade zählst, bist du beim richtigen Artikel.
Dieser Artikel verspricht keine Kompatibilität mit einem bestimmten Barcode-Format; teste deine Produkte mit deinem Smartphone, bevor du dich darauf verlässt.
Wie wird aus einer Bestandszählung eine Bestellung?
Nach der Zählung zeigt jeder Artikel-Tag seinen Wert gegenüber dem Sollbestand. Das Dashboard fasst die Zone zusammen: Summe gegenüber Ziel, Erhöhungen und Verringerungen, ein Aktivitätsdiagramm über sieben Tage und ein Kreisdiagramm nach Artikel.
Für das meiste Verbrauchsmaterial genügt eine einfache Bestellregel: Bestellmenge = Sollbestand − aktueller Bestand, aufgerundet auf einen vollen Karton. Bei einem Sollbestand von 12 Rollen und 5 im Regal brauchst du zum Beispiel 7, also bestellst du einen Karton mit 12, wenn das die Packungsgröße ist, oder du passt den Sollbestand an die Packungsgrößen an.
Diese Rechnung nimmt dir die App nicht ab. Mach sie entweder nach Augenmaß anhand der Fortschrittsbalken oder exportiere die Zählstände und lass eine Tabellenspalte die Subtraktion erledigen.
Abgleich der Verkaufsware
Bei der Ware am Empfang ist das Zählen nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist der Abgleich der Zählstände mit den Verkäufen:
erwarteter Bestand = letzte Zählung + Lieferungen − Verkäufe
Liegt der gezählte Bestand unter dem erwarteten, hast du Schwund: Diebstahl, Beschädigung, Eigenverbrauch des Personals oder nicht erfasste Verkäufe. Notiere Lieferungen beim Eintreffen als Notiz am Artikel-Tag, damit die Spur lückenlos ist. Eine Liefernotiz wie „+24 Wasser, Rechnung 4471“ macht den monatlichen Abgleich einfach.
Abgelaufene oder beschädigte Verkaufsware zählst du am besten auf einem eigenen Tag wie „Riegel abgeschrieben“, damit sie sichtbar bleibt, statt stillschweigend abgezogen zu werden.
Wie sollte ein Studio seine Sollbestände festlegen?
Sollbestände sind anfangs Schätzungen. Verfeinere sie:
- Fang mit dem Verbrauch einer normalen Woche plus einem Puffer für Lieferverzögerungen an.
- Schau dir nach vier wöchentlichen Zählungen den Verlauf an. Liegt ein Artikel am Ende immer deutlich über dem Sollbestand, senk den Sollbestand. Fällt der Bestand vor der Lieferung auf null, heb den Sollbestand an.
- Saisonale Schwankungen zählen. Getränkeverkauf und Handtuchverbrauch steigen im Sommer; leg einen Sommer- und einen Winter-Sollbestand fest und ändere das Ziel, wenn die Saison wechselt.
Halte diese Entscheidungen in den Notizen des Tags fest, zum Beispiel „Soll im Mai auf 18 erhöht, zweimal leer gelaufen“. Die nächste Studioleitung wird es dir danken.
Handtücher und Wäsche
Handtücher sind Verbrauchsmaterial und Ausstattung zugleich. Praktikabel ist ein Zähler „Handtücher“ mit den Tags „Sauber im Regal“, „Ausgegeben“, „In der Wäscherei“ und „Ausgemustert“. Jedes Mal, wenn ein Stapel in die Wäscherei geht, zählst du die Anzahl bei „In der Wäscherei“ hoch; kommt er zurück, ziehst du sie dort ab und addierst sie bei „Sauber im Regal“.
Der Verlauf speichert jede Bewegung mit exaktem Zeitstempel und den Werten davor und danach. Kommt ein Stapel nie zurück, siehst du also, wann er gegangen ist. Füg eine Notiz mit der Nummer des Wäschereibelegs hinzu.
Bei Handtüchern bietet sich ein Ziel an, auf das heruntergezählt wird. Trag die Zahl der sauberen Handtücher bei Öffnung mit „Wert festlegen“ als Startwert des Tags ein, wähle „Countdown“ als Zielrichtung und drück für jedes ausgegebene Handtuch auf Minus. Der Zähler zeigt, wie viele noch übrig sind, und der Verlauf zeigt, wann sich das Regal am schnellsten geleert hat. Dieses Timing verrät dir, wann sich eine zusätzliche Wäscherunde am Mittag lohnt.
Mehrere Mitarbeitende
Es gibt keine Live-Synchronisierung zwischen Smartphones. Jedes Gerät hat seine eigenen Daten. Für ein Studio mit mehreren Mitarbeitenden heißt das:
- Gib jedem Smartphone, auf dem gezählt wird, einen festen Bereich, etwa eine Zone oder einen Lagerraum.
- Vereinbare gemeinsame Namen. Schreibt eine Person „Spray 750ml“ und eine andere „Desinfektion klein“, passen die Exporte nicht zusammen.
- Führ die Exporte jede Woche in einer Tabelle zusammen.
Wenn du ein Smartphone ersetzt oder eine Einrichtung an jemand anderen im Team übergeben willst, erstellst du eine ZIP-Sicherung. Beim Import siehst du eine Vorschau und kannst Duplikate ersetzen, kopieren oder überspringen. „Kopieren“ legt Duplikate der Zähler an, was praktisch ist, um die Einrichtung einer Zone zu klonen.
Klein anfangen
Versuch nicht, in der ersten Woche alles zu zählen. Ein guter erster Monat:
- Woche 1: nur der Putzmittelschrank.
- Woche 2: dazu der Kühlschrank am Empfang.
- Woche 3: dazu die Verkaufsregale.
- Woche 4: dazu die Kleingeräte auf der Trainingsfläche.
Am Monatsende ist die Routine zur Gewohnheit geworden, und jede Zone hat einen Monat Verlauf, mit dem sich bessere Sollbestände festlegen lassen.
Ordnung halten
- Exportiere monatlich als CSV oder Excel. Wähle Zusammenfassung für die aktuellen Werte und Ereignisse für die vollständige Spur, dazu Notizen für Liefer- und Abschreibungsvermerke.
- Nutze den Papierkorb mit Bedacht. Gelöschte Zähler lassen sich wiederherstellen, ein versehentliches Löschen ist also keine Katastrophe.
- Archiviere alte Zonen in einer eigenen Kategorie, statt sie zu löschen, falls du den Verlauf später noch brauchst.
- Nutze den dunklen Modus in einem schummrigen Lagerraum. Größenvorgaben und Schriftskalierung helfen allen, die große Schrift bevorzugen.
Ein hypothetisches Fitnessstudio
Nimm als Beispiel ein mittelgroßes Studio mit einem Putzmittelschrank, einem Getränkekühlschrank, einem kleinen Verkaufsregal und einer Freihantelfläche. Die diensthabende Leitung zählt jeden Montag um 06:30 Uhr. In diesem Beispiel zeigen die Notizen nach einem Monat, dass die Handseife jeden Freitag ausgeht, also wird ihr Sollbestand erhöht. Der Abgleich der Verkaufsware zeigt zwei fehlende Vorhängeschlösser in einer Woche, woraufhin die Schlösser hinter den Tresen wandern. Der Verlauf der Handtücher zeigt einen Wäschestapel, der an einem Mittwoch ging und zwei Tage zu spät zurückkam, was einen Anruf bei der Wäscherei nach sich zieht.
Nichts davon braucht ein großes Warenwirtschaftssystem. Es braucht eine Zählung, die jede Woche stattfindet, und Aufzeichnungen, die einen Personalwechsel überstehen.
Praktische Details
- Das gesamte Zählen funktioniert offline.
- Die Zählerliste bietet eine Suche, einen Datumsbereichsfilter und sechs Sortierreihenfolgen.
- Mit den Lautstärketasten zählst du auch dann, wenn die andere Hand einen Karton hält.
- Kostenlos herunterladen, ohne Werbung; 3 Tage gratis testen, dann Jahres- oder Monatsabo oder einmaliger Lifetime-Kauf.
Hol dir die App auf counterapp.online.
Häufig gestellte Fragen
Lassen sich Produkt-Barcodes bei der Bestandszählung im Studio scannen?
Jedes Tag kann einen Barcode- oder QR-Wert speichern, mit der Kamera gescannt oder von Hand eingetippt. Das hilft, sicherzustellen, dass der richtige Artikel gezählt wird.
Berechnet ein Bestandszähler fürs Studio die Nachbestellmengen?
Nein. Counter App zählt und vergleicht mit den Zielen. Die Nachbestellmengen ergeben sich aus deiner eigenen Regel, angewendet auf die Zählstände in einer Tabelle oder nach Augenmaß.
Können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig Bestand zählen?
Jedes Smartphone, auf dem gezählt wird, hat seinen eigenen Datenbestand, ohne Live-Synchronisierung zwischen den Geräten. Teil die Zählung nach Zonen auf die Smartphones auf und führ die Exporte danach zusammen.
Funktioniert die Bestandszählung im Kellerlager ohne Empfang?
Ja. Alle Zählfunktionen laufen offline; eine Verbindung braucht die App nur für optionale Benachrichtigungen, Update-Prüfungen und Kartenkacheln.
In welche Formate lässt sich eine Bestandszählung im Studio exportieren?
Die Zählungen lassen sich als CSV oder Excel (XLSX) für Tabellen exportieren oder als HTML-Bericht mit eingebetteten Produktfotos, mit Zusammenfassung, Ereignissen, Notizen und Standorten als optionalen Abschnitten.
Wie erfasst man abgelaufene Proteinriegel bei der Zählung?
Zähl sie auf einem eigenen Tag wie „Riegel abgeschrieben“, damit abgelaufene oder beschädigte Verkaufsware sichtbar bleibt, statt stillschweigend abgezogen zu werden.
Wie oft sollte ein Studio seine Sollbestände überprüfen?
Nach etwa vier wöchentlichen Zählungen senkst du den Sollbestand bei Artikeln, die immer deutlich darüber liegen, und erhöhst ihn bei Artikeln, die vor der Lieferung auf null fallen; wo der Verbrauch schwankt, helfen saisonale Sollbestände.
