Androidでクリニックの備品室を整理する方法

ゾーンをカウンターとカテゴリーに対応させる

アプリには3つの構成要素があり、それぞれに明確な役割を与えるのがコツです。

カテゴリーは部屋の構造を表します。3階層まで入れ子にでき、ほとんどのクリニックにきれいに収まります。クリニック → 備品室 → 棚という具合です。部屋が1つしかないなら、備品室 → ゾーン → 棚としてもよいでしょう。カテゴリーごとに色を付けておくと、リストを一目見るだけでそのカウンターが部屋のどの部分のものかわかります。最もよく使うカテゴリーはピン留めして、すぐに開けるようにしましょう。

カウンターは数える単位、通常は棚1台またはキャビネット1台を表します。名前は、家具に貼った物理的なラベルに合わせます。たとえば「棚3 — 創傷ケア」です。カウンターのコード欄には「U3」のような短い識別子を入れると、リストにバッジとして表示され、画面を目で追うのが速くなります。

タグはカウンターの中にあり、個々の品目を表します。「ガーゼ 4x4」「シリンジ 10ml」「アルコール綿」などです。各タグが独自の値、ステップ、目標を持つので、1つのカウンターでその棚の品目をまとめて管理できます。

構成の良し悪しを確かめる方法があります。その部屋を見たことのない同僚が、アプリだけを見て特定の品目を見つけられるでしょうか。答えがイエスなら、対応付けは十分です。

棚にQRコードのラベルを付ける

各棚の縁に貼ったQRコード付きのラベルが、物理的な棚とアプリ内のタグを結び付けます。どのタグにもバーコードやQRコードを保存でき、カメラで読み取るか手入力するので、ラベルとタグが同じ識別子を持つことになります。

医療現場でラベルを使う際の実用的なヒントです。

• 各QRの下に、人が読める品目名とカウンターのコードを印字します。スマートフォンが手元になくてもラベルが役立ちます。
• ラミネート加工するか、拭き取り可能なラベル用紙を使います。備品室は普通の紙を傷める薬剤で清掃されます。
• コードは箱ではなく棚の縁に貼ります。箱はなくなりますが、棚は残ります。
• ラベルに傷が付いたり照明が暗かったりする場合は、スキャンの代わりにコードを入力できます。まさにそのために、コードは短くし、読みやすい文字で印字しておきましょう。

包装にすでに付いているメーカーのバーコードを使うこともできますが、本格導入の前にお使いのスマートフォンでいくつか試し、棚ラベル方式を予備として残しておいてください。

定数は目標としてどう機能しますか？

定数（パーレベル）とは、補充後に棚にあってほしい数量のことです。アプリでは、それがタグの目標になります。

モデル化の方法は2つあり、部屋全体でどちらかに統一するとよいでしょう。

1. 棚にあるものを数える。 目標を定数に設定し、在庫を数えながらカウントアップします。進捗バーが、棚がどれだけ満たされているかを示します。
2. 使ったものを数える。 期間の初めにタグの「値を設定」で定数を開始値として入力し、目標の方向を「カウントダウン」にして、品目を取り出すたびにカウントダウンします。残りの値と進捗を見れば、発注点に近づいているかどうかがわかります。

1つ目の方法のほうがシンプルです。棚卸しのときに人が普段から数えているやり方そのものだからです。2つ目は、何かを取るたびにスタッフがタップしてくれる部屋に向いていますが、そうした部屋は期待するほど多くありません。

ステップは、品目が棚から出ていく単位に合わせます。綿棒を100本入りの箱単位で数えるなら、100回タップするより箱1つにつきステップ1のほうがすっきりします。ステップは1〜100の任意の値で、タグごとに別々に設定できます。

最初に定数を決めるときは控えめにしましょう。2週間の実績をもとに定数を上げるほうが、棚があふれている理由を説明するよりも簡単です。

毎日の補充巡回

この仕組みを機能させるルーティンは短いものです。1人が、1つの経路を、毎日同じ時間に1回だけ部屋を回ります。患者が来る前の早朝でも、1日の最後の30分でもうまくいきます。

巡回では次のようにします。

1. 最初の棚のカウンターをリスト表示で開きます。各タグが行として並び、値、マイナスとプラスのボタン、目標への進捗が表示されます。
2. 品目を1つずつ数え、値を調整します。棚の品目が多い場合は、グリッド表示にすると色付きのタイルとして表示され、目で追いやすいと感じる人もいます。
3. 定数を下回っているものには、「2箱不足」「破損1パック除去」のようなメモをタグに残します。
4. 歩く順番で次の棚へ移ります。

両手がふさがっていたり手袋をしていたりするときは、音量ボタンでカウントできます。この機能は初期設定ではオフで、設定でオンにでき、キーの割り当てを変更したり、キーごとにサウンドとバイブレーションを設定したりできます。端末によっては、押したときにシステムの音量バーが表示されることがあります。

棚を数え終えたら、そのカウンターをロックします。ロックしておけば、スマートフォンをポケットに戻したときの誤タップを防げます。

発注前に1週間を読み解く

発注する前に、その週に実際に何が起きたかを確認しましょう。ダッシュボードには、合計と目標の比較、増加と減少、7日間のアクティビティ棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。ある日だけ突出しているなら、たいてい理由は明らかです。混雑した診療日、練習用キットを使った研修日、あるいは納品を二重に数えた日などです。

何かおかしいと感じたときは、履歴画面が詳細を教えてくれます。すべてのカウントが時刻と変更前後の値とともに記録されるので、棚が徐々に減ったのか一度に減ったのかがわかります。この違いは重要です。徐々に減っているなら定数が低すぎる可能性があり、急に減っているなら、使われたのではなく移動されたか借りられたことが多いからです。

発注のための週次エクスポート

週に1回、部屋のデータをエクスポートします。アプリはCSV、Excel（XLSX）、写真を埋め込んだHTMLレポートを書き出せます。CSVとExcelでは、含めるセクションを概要、イベント、メモ、ロケーションから選べます。

発注リストには、通常は概要、ロケーション、メモで十分です。概要はカウンター全体の合計と目標を示し、ロケーションには各タグの現在値と目標が入ります。メモは「小さいパックサイズに切り替え」のように、数字では伝わらない背景を運びます。イベントのセクションは、使用量が変わった理由を尋ねられたときに役立ちます。個々のカウントがすべて含まれているからです。

スプレッドシートでのシンプルな習慣も役立ちます。ワークブックを1つ用意し、毎週のエクスポートを日付の名前を付けた新しいシートに貼り付けます。1か月後には、特別なツールなしで簡単に比較できるようになります。

複数の部屋や拠点があるクリニックで構成を共有するには？

複数の部屋は同じカテゴリーのツリーに収まります。部屋ごとに枝を分けましょう。別の拠点も同じようにできますし、拠点ごとに別のスマートフォンを使っても構いません。

スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、どのカウンターを誰が担当するかを早めに決めておきます。構成を別の端末に移すには、バックアップZIPを作成します。バックアップは選んだカウンターとカテゴリーに限定でき、必要なら写真を圧縮することもできます。受け取る側のスマートフォンでは、インポート時にプレビューが表示され、重複の扱いを「置換」「コピー」「スキップ」から選べます。コピーを選ぶとカウンターが複製されるので、部屋のテンプレートを新しい拠点に流用するのに便利です。

履歴を失わずに品目を廃止する

製品は変わります。仕入れ先がドレッシング材を廃番にしたり、クリニックが手袋のブランドを切り替えたりします。古いタグをすぐに削除するのではなく、目標を0にして、変更の理由をメモに残しましょう。そうすれば、次のエクスポートでも履歴が読める状態で残ります。

棚をまるごと撤去するときは、そのカウンターを削除するとゴミ箱に移動し、復元できます。カテゴリーにも専用のゴミ箱があります。ただしこれは安全網であってアーカイブではないので、後で比較に必要になりそうなものは削除する前にエクスポートしておきましょう。