Counter App
小規模クリニックのための医療機器の台帳管理
要点
Counter App — Tally & Clickerのような医療機器台帳アプリを使えば、クリニックは再利用する機器をAndroidで数えられます。部屋ごとに1つのカウンター、機器の種類ごとに1つのタグを作り、あるべき数量を各タグの目標にします。写真とメモで状態を記録し、ExcelやHTMLレポートへのエクスポートが保険会社や監査に役立ちます。
- 小規模クリニックの医療機器台帳では、通常は機器の種類ごとに部屋別の数量を管理し、個々の資産番号は高額な機器や規制対象の機器に限って追跡します。
- Counter App — Tally & Clickerでは、クリニックの機器台帳を、拠点とフロアをカテゴリー、部屋をカウンター、機器の種類をタグとして構成します。
- 「使用停止中」という専用のカウンターを作っておくと、修理に出した機器や隔離した機器を各部屋ではなくそこで数えられるので、部屋ごとの数を正確に保てます。
- Counter Appでは、機器の状態を中立的で日付入りのメモと、タグごとに最大6枚の写真（銘板、全体、損傷箇所など）で記録します。
- Counter Appは機器のカウントと記録を補助するツールであり、校正、保守、法令上の記録は保持しません。
小さなクリニックにパルスオキシメーターを何台持っているか尋ねると、正直な答えはたいてい「6台くらいだったと思います」です。機器は部屋から部屋へ移動し、修理に持ち出され、別のラベルを付けて戻ってきて、ときには訪問診療の後に誰かの車の中に残されたままになります。消耗品は切れるので毎週数えられます。機器はめったに切れないので、保険会社や監査人、新しい管理者に尋ねられるまで誰も気づきません。
このガイドでは、GiveMeMoodのCounter Appを使い、Androidスマートフォンで実用的な機器台帳を作ります。何を数えるか、どう構成するか、写真とメモで状態をどう記録するか、そして年に1回、あるいは誰かに求められたときに、きれいなエクスポートをどう作るかを説明します。
対象範囲について：これはカウントと記録を補助するツールです。保守管理システムではなく、校正、保守、法令上の記録は保持しません。組織の機器管理方針に従い、正式な記録は求められる場所に残してください。
クリニックの機器台帳には何を含めるべきですか？
設定を始める前に、対象範囲を決めます。次の3つの問いで、ほとんどが決まります。
- どの品目を機器として扱うか？ よくある線引きは、家具以外の再利用するものすべてです。血圧計、体温計、耳鏡、体重計、診察用ライト、車椅子、吸引器、血糖測定器、ネブライザーなどです。
- 個々の機器を追跡するか、種類ごとに追跡するか？ 小さなクリニックでは通常、種類ごとに数量を追跡し（「血圧計：5台」）、個々のシリアル番号は高額な機器や規制対象の機器に限ります。
- 台帳はどんな問いに答えるべきか？ 典型的なのは、各種類が何台あるか、どこにあるか、どれが使用停止中か、どんな状態か、です。
答えを書き留め、エクスポートと一緒に保管しておきましょう。1年後、誰かが「除細動器のトレーナーはなぜ数えられた（または数えられなかった）のか」と知りたがるはずです。
構成：エリアごとにカウンター、種類ごとにタグ
ほとんどのクリニックでうまくいく構成は、建物をそのまま写し取るものです。
- カテゴリーは拠点とフロアや棟を表します。3階層まで使えます。たとえば本院 → 1階 → 処置室です。カテゴリーごとに色を付けられ、ピン留めしたり、リスト内で上下に並べ替えたりできます。
- カウンターは部屋や保管エリアを表します。「診察室1」「診察室2」「処置室」「機器庫」などです。
- タグはその部屋にある機器の種類を表します。「血圧計」「体温計」「耳鏡」「体重計」などです。
個別に追跡する機器には、「吸引器 #A-114」のように資産番号を名前にした専用のタグを与えます。そうすれば、その機器は探しやすいまま、部屋の残りはシンプルな数のままで済みます。
「使用停止中」という別のカウンターは、初日から追加しておく価値があります。修理に出したものや隔離したものはすべて、その部屋ではなくそこで数えることで、部屋ごとの数を正確に保てます。
資産ラベルとタグの設定
どのタグにもバーコードやQRコードを保存できます。クリニックがすでに資産シールを使っているなら、そのコードをタグに保存します。なければ、印刷したQRラベルが安くて手早く作れます。コードはスマートフォンのカメラでスキャンすることも入力することもできるので、各QRの下に短くて読めるコードを印字しておくのがよい習慣です。
各タグの目標を、その部屋にあるべき数量に設定します。監査のときには、進捗バーで部屋にあるべきものがそろっているかが一目でわかります。機器は1台ずつ数えるので、ステップはほとんどの機器で1のままです。
タグには位置情報も保存できます。選択肢はGPS、「地図で選択」した地点、または国、都市、場所などの入力したテキストです。屋内の部屋では、GPSよりも「本院、1階、診察室2」のようなテキストのほうがたいてい役立ちます。
各タグにはリンクの欄もあります。機器の取扱説明書や仕入れ先のサービスページへのリンクをここに貼っておくクリニックもあります。
状態を記録する
数は「何台あるか」に答えます。状態は「実際に使えるのは何台か」に答えます。アプリには、状態を記録する方法が2つあります。
メモ。 タグや個々のカウントイベントに、短く事実に基づいたメモを付けます。「カフにひび、交換品を発注済み」「電池カバー紛失」「清掃・点検済み、問題なし」などです。その場にいなかった人が読むかもしれないので、口調は中立に、日付を入れておきます。
写真。 各タグには最大6枚の写真を保存できます。機器の銘板、全体、目に見える損傷の写真があれば、ほとんどの用途に足ります。フォトエディターでは、画像の回転、ブラシでの描画、4種類のフォントと太字・斜体・下線・取り消し線を使ったテキストの追加、6色の使用ができます。ひびを丸で囲んでその横に日付を書いておけば、何か月後に見ても写真だけで状況がわかります。
患者や患者を特定できるものは絶対に撮影しないでください。状態の写真は、空いている部屋か機器庫で撮りましょう。
クリニック全体のフォトギャラリー
フォトギャラリーには、すべてのカウンターの写真がタグのラベルと日付とともに1つのグリッドで表示されます。まだ写真のない機器を探す最も速い方法であり、新しいスタッフがどのモニターがどれかを覚えるための視覚的なカタログにもなります。
「すべてのメモ」画面は、カウンターごとに、そのカウンターとタグのメモをタグのラベルと時刻とともに同じように集め、並べ替えもできます。監査の前に読んでおけば、前回どの品目に印が付いていたかを思い出せます。
機器の監査巡回はどう行いますか？
全数監査は、すべてのカウンターを順番に回る巡回です。
- 最初の部屋をリスト表示で開きます。各タグが行として表示され、マイナスとプラスのボタン、値、目標への進捗があり、上部にカウンターの合計と目標が並びます。
- 既存の値を確認するのではなくゼロから数えたい場合は、部屋のタグまたはカウンター全体をリセットします。タグ1つのリセットもカウンター全体のリセットもできます。
- 機器の種類ごとに数えます。1台見つけるごとにプラスを押します。
- 何かが見当たらない場合は、不足をそのまま見える形で残し、ありそうな場所をメモに書きます。
- 機器が壊れている場合は、「使用停止中」に移します。部屋でマイナス、使用停止中のカウンターでプラスを押し、両方のイベントにメモを付けます。
- 部屋が終わったらカウンターをロックして、誤って変わらないようにします。
監査は2人で行うと楽です。1人が数え、1人がスマートフォンを持ちます。静かな部屋では、音量ボタンでのカウントも選択肢です。初期設定ではオフで、キーの割り当ては変更でき、端末によってはシステムの音量バーが表示されます。
監査結果を確認する
巡回が終わると、ダッシュボードがカウンターごとに簡単な要約を示します。合計と目標、増加と減少、7日間のアクティビティグラフ、タグ別の円グラフです。目標を大きく下回っている部屋は、置き忘れた機器を探す最初の場所です。
履歴画面は詳細を提供します。すべてのカウントが時刻、ステップ、変更前後の値とともに記録され、写真、場所、メモが付いている場合はアイコンが表示されます。誰かが数字に疑問を持ったら、ログがいつ入力されたかを正確に示します。
廃棄した機器と使用停止中の機器
永久になくなる機器には、はっきりした道筋が必要です。1台の場合は、その部屋と使用停止中のカウンターから減らし、なぜ、どこへ行ったかをイベントのメモに記録します。タグをすぐに削除してはいけません。その履歴は記録の一部です。
部屋をまるごと廃止する場合は、まずそのデータをエクスポートしてから、カウンターを削除します。削除したカウンターはゴミ箱に移動して復元できます。カテゴリーにも専用のゴミ箱があります。ただし、これは安全網であって長期のアーカイブではないので、保管するのはエクスポートしたファイルです。
保険やコンプライアンス書類のためのエクスポート
エクスポートには3つの形式があります。CSV、Excel（XLSX）、写真を埋め込んだHTMLレポートです。CSVとExcelでは、概要、イベント、メモ、ロケーションの各セクションを含めるか外すかを選べます。
- 保険会社の資産リストには、通常は概要とロケーションを含めたExcelが求められます。
- 内部の監査ファイルには、写真付きのHTMLレポートのほうが読みやすく、状態を直接示せます。
- 後で比較するには、イベントのセクションをCSVで残しておきます。個々のカウントがすべて含まれます。
ファイル名にはクリニック名、日付、「機器監査」を入れておくと、共有フォルダーで整然と並びます。
複数の拠点
複数の拠点を持つクリニックは、すべての拠点を1台のスマートフォンにそれぞれ最上位のカテゴリーとして置くことも、拠点ごとに別のスマートフォンを使うこともできます。スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、データはバックアップZIPで移します。含めるカウンターとカテゴリー、写真を圧縮するかどうかを選べます。インポート時にはプレビューで何が追加されるかが表示され、重複を「置換」「コピー」「スキップ」から選べます。
コピーは、最初の監査の前に部屋のテンプレートを新しい拠点に複製するのに便利です。
監査と監査の間、台帳の正確さをどう保ちますか？
年1回の監査は、その間の11か月に何が起きるか次第です。いくつかの軽い習慣があれば、もう一度全数巡回をしなくても、数を現実に近く保てます。
- 動かしたら数える。 機器が部屋から部屋へ移動したら、元の部屋で減らし、新しい部屋で増やし、イベントに短いメモを付けます。数秒で済み、監査での驚きの大半を防げます。
- 修理は使用停止中を経由する。 技術者が引き取るものは、持ち出された時点で「使用停止中」カウンターに移し、戻ってきたら元に戻します。メモには整理番号を書いておけます。
- 四半期ごとの抜き取り確認。 四半期ごとに2部屋を選んできちんと数えます。部屋を順番に回せば、どのエリアも本監査に加えて年2回以上確認されます。
- 新しい機器は到着時に。 タグを作成または更新し、本体と銘板の写真を追加し、機器が使われ始める前に部屋の目標を設定します。
- 責任者は1人。 数える人が複数いても、台帳の責任者は1人決めます。責任の所在が、構成を整然と保ちます。
次の監査の前にはバックアップZIPを作り、前年の状態をそのまま保存しておきましょう。
関連ガイド
機器が管理できたら、次は消耗品です。クリニックの備品室の整理と、シフトごとの看護用品のカウントに関するガイドは、同じ構成の上に成り立っています。
Counter Appは無料でダウンロードでき、広告が表示されることはありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。アプリはcounterapp.onlineから入手できます。
よくある質問
医療機器の種類ごとに写真を台帳に添付できますか？
はい。各タグには最大6枚の写真を保存でき、フォトエディターでテキスト、ブラシの書き込み、色、回転を加えられます。
医療機器をどの部屋に保管しているかを台帳に記録できますか？
はい。タグにはGPSの位置、地図上で選んだ地点、または入力した国・都市・場所を保存でき、エクスポートにはロケーションのセクションを含められます。
バーコード付きの既存の医療資産ラベルを使えますか？
はい。資産シールのコードをカメラでスキャンするか手入力してタグに保存します。クリニックにラベルがない場合は、新しくQRラベルを印刷します。
機器をカウントするアプリは保守や校正の管理システムになりますか？
いいえ。Counter Appは機器を数えて記録するものです。保守スケジュール、校正記録、法令上の書類は、組織が求めるシステムに残します。
部屋の機器カウンターを誤って削除したらどうなりますか？
削除したカウンターはゴミ箱に移動し、復元できます。ただし、ゴミ箱はアーカイブではなく安全網なので、削除する前にエクスポートしておきましょう。
修理に出す機器はどう数えればよいですか？
その部屋でマイナス、「使用停止中」カウンターでプラスをタップし、両方のイベントに修理の整理番号などを記したメモを付けます。
保険会社向けの医療機器の資産リストにはどのエクスポートが適していますか？
保険会社には通常、概要とロケーションを含めたExcelが適しています。内部の監査ファイルには、写真付きのHTMLレポートのほうが読みやすいでしょう。
