Counter App
歯科医院の消耗品とトレーをAndroidで数える
要点
歯科医院はCounter App — Tally & Clickerを使い、診療室ごとに1つと中央在庫用に1つのカウンターを作り、消耗品ごとにタグを置き、準備済みの器具トレー用に別のカウンターを用意することで、Androidで消耗品を数えられます。グリッド表示での朝の確認と、リスト表示での週1回の棚卸しが、発注用のExcelエクスポートにつながります。
- 歯科医院の消耗品カウントは、昼までに切れそうな品目をさっと確認する朝のチェックと、週1回の全数カウントという2つのルーティンで最もうまく機能します。
- Counter App — Tally & Clickerでは、歯科の診療室ごとに専用のカウンターを持ち、ロールワッテ、エプロン、バキュームチップ、プロフィーアングルなどの消耗品ごとに1つのタグを置けます。
- 準備済みの器具トレーは、Counter Appの別のカウンターで、トレーの種類ごとに1つのタグと、その日の予約に合わせた目標を使って管理できます。
- Counter Appには使用期限の項目がないため、歯科材料の期限情報はタグのメモに書き、そのカウンターの「すべてのメモ」画面で並べ替え可能な1つのリストとして確認します。
- Counter Appはカウントの補助ツールであり、感染対策の記録、滅菌記録、法令上の文書、医院の発注システムに取って代わるものではありません。
歯科医院は小さな物でまわっています。プロフィーペースト、エプロン、ロールワッテ、排唾管、印象材、滅菌パック、そして最初の患者が座る前に用意しておかなければならない器具トレー。そのどれかが午前中に切れると、チェアサイドのアシスタントが探しに診療室を離れ、予定がずれ込みます。
この記事では、GiveMeMoodのCounter Appを使い、Androidスマートフォンでこうしたカウントを管理する方法を紹介します。使うのは2つのルーティン、すなわち素早い朝の確認と、ゆっくり行う週1回の棚卸しです。
対象範囲について：このアプリはカウントの補助ツールです。感染対策の記録、滅菌記録、法令上の文書、医院の発注システムに取って代わるものではありません。患者の情報は保存しないでください。
歯科医院では備品の置き場所をどう整理すべきですか？
医院の間取りはそれぞれ少しずつ違うので、まずは自分の医院を描くところから始めましょう。各診療室、滅菌エリア、中央の在庫キャビネット、そして技工コーナーや衛生士用カートなど、在庫が置かれている場所をすべて書き込みます。
次に、何を「数える単位」とするかを決めます。ほとんどの医院では、各診療室と中央のキャビネットです。大規模な医院では、滅菌パック、インジケーター、各工程のトレーがある滅菌エリアを別の単位として加えることもあります。
アプリでは、カテゴリーがこの図を再現します。3階層まで使えるので、医院 → 診療室 → 第1診療室や医院 → 中央在庫 → キャビネットAのようになります。各カウンターをそのカテゴリーに割り当てておけば、カウンターリストが増えてきても、検索、日付範囲のフィルター、6種類の並べ替えで探せます。
実際の引き出しに合わせたタグを作る
各診療室のカウンターの中に、その部屋の引き出しに実際に入っている品目ごとにタグを1つ追加します。タグの名前はスタッフが呼んでいるとおりに付けます。「ロールワッテ」「エプロン」「バキュームチップ」「プロフィーアングル」などです。診療室によって置いているブランドが違っても、タグ名は同じで構いません。大切なのは、数える人がどの引き出しかを見分けられることです。
タグの色は医院全体で統一した配色にしましょう。たとえば、使い捨て品は1つの色、印象材は別の色、滅菌用品はまた別の色という具合です。同僚の部屋を担当する衛生士も、覚え直すことなく画面を読めます。
各タグにはステップもあります。ロールワッテは袋や箱で届くので、箱単位でステップ1として数えるのが自然です。エプロンは、スタッフが束で見積もるなら10単位で数えてもよいでしょう。ステップは1〜100の任意の値を、タグごとに設定できます。
準備済みの器具トレーはどう数えますか？
器具トレーは消耗品とは性質が違います。使い切るものではなく、使用、洗浄、滅菌を経て再び準備済みの状態に戻るサイクルを回ります。朝のチームが知りたいのは、種類ごとに準備済みのトレーがいくつあるか、ただそれだけです。
1つの方法は、「準備済みトレー」という専用のカウンターを作り、トレーの種類ごとにタグを置くことです。検診用、クリーニング用、修復用、抜歯用などです。各タグの目標を、その日の予約に必要なトレー数に設定します。滅菌から出てくるたびにカウントアップしていけば、目標に達したときにタグが振動して知らせてくれます。トレーを開封するたびに減らしていきたい場合は、タグの「値を設定」でその日の開始数を入力し、目標の方向を「カウントダウン」にして、残りの値を見ながら使います。サウンドによる通知、「自動リセット」、「自動ロック」は、カウンター自体の目標に設定できます。
「自動リセット」が役立つのはこの場面です。カウンター自体の目標に設定しておくと、合計がその日の目標に達した時点で、いま使っているタグの値が0に戻ります。翌日のために誰かがゼロに戻すのを覚えておく必要がありません。
引き出しと収納ボックスのQRラベル
QRコードを印字した引き出しのラベルは、各タグに物理的な「分身」を与えます。どのタグにもバーコードやQRコードを保存でき、スマートフォンのカメラでスキャンするか、手で入力します。手入力は思った以上に重要です。引き出しの前面は擦れて傷みますが、QRの下に短いコードを印字しておけば、ラベルは使い続けられます。
わかりやすい決まりとして、診療室の番号の後に2文字の品目コードを付ける方法があります。たとえば第2診療室のロールワッテなら「OP2-CR」です。入力するには十分に短く、スキャンするには十分に一意です。
朝の確認
朝の確認は全数カウントではありません。目的はただ1つ、昼までに切れそうなものを見つけることです。
- 各診療室のカウンターをグリッド表示で開きます。タイルには各タグの値と目標の達成率が表示されるので、少ない品目は色と数字で目立ちます。
- まず値の少ないタイルを見て、次に引き出しをちらっと確認します。
- 中央在庫から補充し、プラスボタンで値を調整します。
- 「準備済みトレー」のカウンターを予約表と照らし合わせます。
慣れれば、部屋ごとに数分で終わります。手袋をしている人には、音量ボタンでのカウントが役立ちます。初期設定ではオフで、設定で有効にでき、フォアグラウンドサービスによってバックグラウンドでもロック画面でも動作します。スマートフォンによっては、システムの音量バーが表示されることがあります。
週1回の棚卸し
週に1回、通常は最も静かな午後に、すべてをきちんと数えます。これにはリスト表示が向いています。各タグが行として表示され、マイナスとプラスのボタン、値、目標への進捗があり、上部にはカウンターの合計と全体の目標が並びます。
中央在庫は最後に数えます。そうすれば、カウント中に中央のキャビネットから診療室へ移したものはすでに各部屋の合計に反映されていて、中央の数字は本当に残っている引き出し可能な量を示します。
数え終わったら、各カウンターをロックします。ロックしておけば次のルーティンまで誤タップを防げ、必要になったときには、タグ1つでもカウンター全体でも後からリセットできます。
使用期限と在庫不足のメモ
使用期限の欄はないので、メモを使います。「2箱が来月末に期限切れ — 先に使う」のような短いメモをタグに付けておきます。履歴の個々のイベントにもメモを付けられるので、「破損した箱を1つ除去」「第4診療室に5個貸出」のような異例の変更を説明する場所として適しています。
「すべてのメモ」画面には、そのカウンターのメモとタグのメモがタグのラベルと時刻とともに集まり、並べ替えもできます。履歴のイベントに付けたメモは履歴の中に残ります。週に1回この画面を読めば、繰り返し問題になっている品目をすぐに見つけられます。
なじみの薄い品目には写真が役立ちます。タグには最大6枚の写真を保存できるので、正しい包装や正しい発注ラベルの写真があれば、ブランドが変わったときの混乱を防げます。内蔵のフォトエディターでは、6色でテキストやブラシの書き込みを加えられるので、たとえば箱に印字されたサイズを丸で囲むことができます。
数週間で見えてくる傾向
1か月もすると、履歴が物語を語り始めます。すべてのカウントが時刻、ステップ、変更前後の値とともに記録されるので、診療室の消耗品が一定のペースで減っているのか、まとまって減っているのかがわかります。まとまって減る日は、週1回の外科処置の日など、特定の診療日と重なることがよくあります。
ダッシュボードは同じデータを視覚的にまとめます。合計と目標、増加と減少、7日間のアクティビティ棒グラフ、タグ別の円グラフです。2つの診療室を並べて比べると、一方が在庫過多でもう一方が不足していることがよくわかり、定数を動かすだけで解決します。
発注のためのエクスポート
「共有とエクスポート」画面では、HTMLページの共有かデータのエクスポートを選べます。エクスポート形式はCSV、Excel（XLSX）、写真を埋め込んだHTMLレポートで、CSVとExcelでは概要、イベント、メモ、ロケーションのチェックボックスで含めるセクションを選びます。
発注には、概要、ロケーション、メモを含めたExcelのエクスポートがあれば、通常は事務長に必要なものがそろいます。概要にはカウンター全体の合計が、ロケーションには品目ごとの値と目標が入ります。HTMLレポートはタグの写真を含むので、新しいスタッフが正しい製品の見た目を確認したいときに便利です。
廃番品の扱い
製品が廃番になったら、そのタグの目標を0にして、代替品の名前をメモに残します。代替品には新しいタグを作り、カウントを分けておけば、次のエクスポートで変更がはっきりわかります。古い在庫がなくなったら、タグを削除して構いません。
診療室を改装のためにまるごと閉じる場合は、カウンターを削除せずにロックしておきます。カウンターを削除した場合はゴミ箱に移動し、復元できます。
歯科の消耗品カウントでよくある失敗は？
数え始めたほとんどの医院で見られる失敗がいくつかありますが、知ってさえいれば簡単に避けられます。
- 衛生士用カートを二重に数える。 カートは部屋の間を移動します。停めてある診療室に中身を加えるのではなく、カートに専用のカウンターを与えましょう。
- サンプルを在庫として扱う。 営業担当者が置いていった歯磨き粉やフロスのサンプルは発注の対象ではありません。数えないか、目標なしの別のタグにします。
- 過去最高に忙しかった日を基準に定数を決める。 例外的な外科処置の日を基準にした目標では、その月の残りの期間、引き出しがあふれます。通常の忙しい日を基準に定数を決め、例外はメモで示しましょう。
- 一度に多くのタグを作りすぎる。 朝の確認がコーヒーを飲む時間より長くかかると、誰もやらなくなります。診療の中断を引き起こす品目から始めて、残りは徐々に加えます。
- 黙って修正する。 カウントが間違っていたら、こっそり編集するのではなく、マイナスかプラスとメモで直します。履歴は実際の変化を示しているときにだけ役立ちます。
2つのルーティンと、誰がどの曜日に担当するかを書いたラミネート加工の1枚を中央在庫のそばに貼っておけば、スタッフが交代したり臨時の人がシフトに入ったりしても習慣が途切れません。予定が変わるたびに、その紙も見直しましょう。
次のステップ
まずは診療室1つと中央在庫から始めましょう。2つのルーティンを2週間続け、目標を調整してから、ほかの部屋にも展開します。完成した構成を2台目のスマートフォンに写すには、バックアップZIPが最も簡単です。インポート時には、ファイルの内容と重複するカウンターの扱いがプレビューで表示されます。
Counter Appは無料でダウンロードでき、広告はありません。3日間無料で試した後、年額プランか月額プラン、または買い切りのライフタイム購入を選べます。アプリはcounterapp.onlineから入手できます。
よくある質問
歯科の診療室ごとに消耗品のカウントを分けられますか？
はい。診療室ごとに1つのカウンターを作り、消耗品やトレーの種類ごとにタグを追加します。各タグはそれぞれ独自の値、ステップ、目標を持ちます。
準備済みトレーと消耗品を同じ歯科用の消耗品アプリで数えられますか？
はい。トレーと消耗品は別々のタグにも別々のカウンターにもでき、どちらも目標に向かってカウントアップでもカウントダウンでもできます。
歯科材料の使用期限を記録できますか？
専用の期限欄はありませんが、タグのメモに使用期限の情報を書いておけます。そのカウンターのメモとタグのメモは「すべてのメモ」画面にまとめて表示されます。
週1回の歯科消耗品のカウント結果は、発注担当者にどう届けますか？
Excel、CSV、またはタグの写真付きHTMLレポートにエクスポートします。発注には、品目ごとの値が入るロケーションと概要、メモを含めたExcelがあれば、通常は事務長に必要なものがそろいます。
歯科の消耗品カウンターは医院内でインターネット接続が必要ですか？
いいえ。Counter Appはどの診療室でもオフラインでカウントでき、接続が必要なのは任意の通知、アップデートの確認、地図タイルのときだけです。
部屋を移動する衛生士用カートはどう数えればよいですか？
カートの中身を停めてある診療室に加えるのではなく、カートに専用のカウンターを与えます。そうすれば二重に数えることがありません。
トレーのカウンターは翌日の診療に向けて自動で0に戻せますか？
はい。カウンター自体の目標に「自動リセット」を設定しておくと、合計が目標に達した時点でアクティブなタグの値が0に戻るので、誰かがゼロに戻すのを覚えておく必要がありません。タグの目標に達したときは、バイブレーションで知らせるだけです。
