薬品保管庫の在庫をAndroidで管理する

アプリで保管庫をどう構成すべきですか？

保管庫にはすでに構造があります。ベイ、棚、ビンです。アプリはそれを写し取るべきであって、新しい構造を考え出すべきではありません。

部屋とそのベイにはカテゴリーを使います。3階層まで入れ子にできるので、保管庫 → ベイA → 上段や、単に拠点 → 保管庫 → ベイのようにモデル化できます。ベイごとにカテゴリーの色を付け、最初に数えるベイをピン留めしておきましょう。

一度に数える棚やビンのまとまりごとにカウンターを使います。名前は物理的なラベルに合わせ、カウンターのコード欄には「A2」のような短いIDを入れます。説明欄には「冷蔵品はこのカウンターに含まない」のような1行のリマインダーを書いておけます。

個々の製品やパックサイズにはタグを使います。ここで最も気をつけたいのが名前の付け方です。通称ではなく、箱に書かれているとおりの正式な製品名とパックサイズを書きます。同じ製品の2つの規格が隣り合って置かれているなら、はっきり違う名前と違う色の別々のタグが必要です。

カウンターリストが増えてきたら、検索が役立ちます。名前でカウンターを見つけられます。6種類の並べ替えと日付範囲のフィルターも使え、ピン留めしたカウンターは常に上部に表示されます。

発注点を目標にする

各タグには独自の目標があります。保管庫では、画面にどの問いに答えてほしいかに応じて、目標は通常、棚の満杯数量か、発注のきっかけになる数量です。

• 目標を棚の満杯数量にする： 巡回中にカウントアップします。進捗が各棚の充足度を示します。
• 使った数を目標に向かって数える： 期間の初めにタグを0から始め、パックを取り出すたびにプラスを押します。満杯数量から発注点を引いた数を目標にしておけば、目標に達した時点でタグが振動して知らせるので、発注のタイミングを見逃しにくくなります。残りの数を見たい場合は、タグの「値を設定」で現在の在庫を開始値として入力し、目標の方向を「カウントダウン」にして、残りの値を見守ります。

カウンター自体の目標には、サウンドによる通知のほか、「自動ロック」と「自動リセット」も設定できます。保管庫では「自動ロック」のほうが安全です。目標に達した後、誰かが気づかないままタップし続けるのを防げます。

ステップは実際に数える単位に合わせます。パックが10個入りの外箱で届き、外箱単位で数えるなら、外箱1つにつきステップ1にするとシンプルです。ステップは1〜100で、タグごとに別々に設定できます。

カウントの巡回

定期的な巡回が、ずれを小さく保ちます。頻度は回転率次第です。忙しい保管庫なら、回転の速いものは毎日、それ以外は毎週数えることもあります。

1. 最初のベイから始め、そのカウンターをリスト表示で開きます。各タグが、値、目標への進捗、マイナスとプラスのボタンとともに表示されます。
2. 製品を1つずつ数え、値を設定します。製品の数がアプリの表示と違う場合、理由がわかればそのイベントにメモを付けて説明します。
3. 決まった順番でベイごとに進みます。経路を固定しておけば、棚の数え忘れがすぐにわかります。
4. 終わったら各カウンターをロックします。

小さな製品が多いベイには、グリッド表示という選択肢もあります。各タグが色付きのタイルとして値と目標の達成率とともに表示されるので、詳細なカウントの前にざっと見渡すには速いと感じる人もいます。

カウントは保管庫が静かなときに行いましょう。中断はカウントミスの主な原因で、途中で止めたカウンターにはその旨をメモしておくべきです。

ラベル、写真、似たパッケージ

よく似たパックは、保管庫の本当の危険要因です。アプリはカウント中の混同を減らす助けになりますが、適切な保管の実践に代わるものではありません。

• 写真： 各タグには最大6枚の写真を保存できます。パックの正面と規格の表示部分をはっきり撮っておけば、数える人が正しい品目を見ているかを確認できます。
• フォトエディター： 見分けるポイントを丸で囲み、テキストのラベルを加え、6色から選び、画像をまっすぐに回転させます。テキストは4種類のフォントと太字、斜体、下線、取り消し線に対応しています。
• コード： 各タグにはバーコードやQRコードを保存でき、カメラでスキャンするか入力します。短いコード付きの棚ラベルは、パッケージが変わっても使えるので便利です。

写真は製品そのものに限ってください。患者名の付いたラベルは絶対に撮影してはいけません。

数がずれる理由と履歴の役立て方

ずれにはいくつかの典型的な原因があります。記録されない持ち出し、間違った場所への収納、納品の二重カウント、単純な数え間違いです。履歴画面は、それらを見分ける助けになります。

すべてのカウントは、正確な時刻、ステップ、変更前後の値とともに記録され、メモ、写真、場所が付いている場合はアイコンが表示されます。注目すべきパターンは次のとおりです。

• メモのない1回の大きな減少は、たいていその場で説明されなかった持ち出しを意味します。
• パックの数量と一致する増加は、納品を到着時と巡回時の2回数えたことを示すことが多いです。
• 同じ品目で小さな修正が繰り返されるのは、2か所に保管されている可能性を示します。

毎週数字を直すより、品目を1か所にまとめるなど、原因を解消するほうが効果的です。履歴の中に検索はないので、時間順にスクロールするか、大きな見直しにはエクスポートを使います。

一時的に使用を止めた品目

リコール、隔離、破損した在庫は、記録から消えることなくカウントから外す必要があります。実用的な方法は次のとおりです。

• 対象製品に合わせたタグを持つ「隔離」というカウンターを作ります。
• 在庫を取り除くときは、棚のカウンターで減らし、隔離で増やし、両方のイベントに理由と整理番号を記したメモを付けます。
• 手順に従って品目を戻すか廃棄したら、隔離から減らしてメモを付けます。

イベントに付けたメモは履歴に残ります。何が、なぜ隔離されたかを後でまとめて見返したいなら、「隔離」カウンターのタグのメモにも理由と整理番号を書いておきましょう。そのカウンターの「すべてのメモ」画面には、カウンターとタグのメモがタグのラベルと時刻とともに並び、並べ替えもできます。

確認とエクスポート

管理者の確認には、通常2つの見方が必要です。目標に対する現在の在庫量と、その背後にある変更です。

エクスポートはCSV、Excel（XLSX）、写真を埋め込んだHTMLレポートを生成します。CSVとExcelではセクションを選べます。概要はカウンター全体の合計と目標、ロケーションは製品ごとの値と目標、イベントは個々の変更、メモは説明です。週次の確認には、概要、ロケーション、メモを含めたExcelのエクスポートで十分です。食い違いを調べるときはイベントを追加します。

ダッシュボードは、より手早い最初の確認手段です。合計と目標、増加と減少、7日間のアクティビティグラフ、タグ別の円グラフを表示します。

複数人での分担

複数の人が数える場合は、誰がどのカウンターをいつ数えるかを決めておきます。スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、同じベイを2人が2台の端末で数えると、2つの異なる記録ができてしまいます。

うまくいく選択肢は次のとおりです。

• 共有のスマートフォン1台を保管庫に置き、数える人が誰でもそれを使う。
• 端末を分け、カウンターも分ける： 各担当者が特定のベイを受け持ちます。一方のスマートフォンのバックアップZIPを、もう一方にインポートできます。インポート時には項目数付きのプレビューが表示され、重複は置換、コピー、スキップから選べます。

バックアップには選んだカウンターやカテゴリーだけを含めることができ、ファイルを小さく保つために写真を圧縮することもできます。