Counter App
Fournitures d'un service de soins, relève après relève
À retenir
Une routine d'inventaire des fournitures infirmières avec Counter App — Tally & Clicker utilise un compteur par poste de soins ou par chariot, chaque type de fourniture étant une étiquette dont l'objectif est sa dotation. L'équipe fait un comptage rapide à la prise de poste, un bilan avec l'historique en fin de poste, et exporte chaque semaine « Résumé » et « Notes » pour les commandes.
- Dans un service de soins, les manques de fournitures naissent généralement entre deux équipes : le réapprovisionnement passe à la trappe, les emprunts restent invisibles et les articles abîmés sortent du stock sans être enregistrés.
- Counter App — Tally & Clicker permet une routine de fournitures équipe par équipe, avec un compteur par poste de soins ou par chariot et une étiquette par type de fourniture, avec sa dotation pour objectif.
- Un court comptage en vue Grille à la prise de poste et un bilan de fin de poste avec l'historique horodaté donnent à l'équipe sortante des transmissions claires sur les fournitures.
- Dans Counter App, un seuil de réapprovisionnement se suit avec un objectif en compte à rebours dont la barre de progression montre ce qui reste ; sur l'objectif du compteur, le verrouillage automatique peut bloquer le comptage jusqu'au réapprovisionnement.
- Counter App est une aide au comptage à l'échelle du service : il ne remplace ni la gestion des approvisionnements de l'hôpital, ni la facturation, ni la documentation clinique, et ne doit contenir aucune information sur les patients.
Dans un service de soins, les fournitures sont un problème de relève avant d'être un problème d'inventaire. L'équipe de jour qui utilise les derniers kits de pose de perfusion à 16 h laisse l'équipe du soir chercher à 19 h. L'équipe de nuit qui ne réapprovisionne jamais le chariot de pansements transmet au matin un chariot qui paraît plein vu de devant et qui est vide derrière. La commande hebdomadaire peut être parfaitement juste et le service manquer quand même, car les trous se creusent entre deux équipes.
Cet article présente une routine sur Android, relève après relève, avec Counter App de GiveMeMood : un compteur par poste de soins, les dotations comme objectifs, un court comptage à chaque prise de poste, un bilan en fin de poste et un export pour la personne qui commande.
Périmètre : il s'agit d'une aide au comptage à l'échelle du service. Elle ne remplace ni le système de gestion des approvisionnements de votre hôpital, ni les processus de facturation, ni la documentation clinique, et elle ne doit contenir aucune information sur les patients.
Pourquoi les relèves comptent-elles pour les fournitures du service ?
Chaque relève est un moment où la responsabilité change de mains et où l'information se perd. Les fournitures subissent le même sort que tout ce qui n'est pas mentionné aux transmissions. Trois schémas précis causent l'essentiel des problèmes :
- Le réapprovisionnement tombe entre deux équipes. Chacun suppose que l'autre équipe s'en chargera.
- Les emprunts sont invisibles. Un soignant prend des fournitures dans le chariot d'un autre poste de soins, et personne ne le remarque avant que ce poste vienne à manquer.
- Les articles abîmés ou périmés ne sont pas signalés. Un emballage déchiré part à la poubelle, et le comptage devient faux sans que personne s'en aperçoive.
Une routine liée à la relève règle les trois, car le comptage a lieu au moment précis où la responsabilité change de mains.
Mise en place : un compteur par poste de soins
Créez un compteur pour chaque endroit où les fournitures sont stockées et utilisées : la réserve principale, chaque poste de soins, le chariot de pansements, le chariot de perfusion, le chariot de soins techniques. Utilisez le champ code pour un badge court comme « PS1 » ou « CP ».
Les compteurs s'affichent dans la liste en vue Liste ou Grille, avec une recherche, un filtre par période et six ordres de tri. Épinglez les postes de soins comptés à chaque relève pour qu'ils restent en haut, et choisissez un ordre de tri qui suit le circuit de passage.
Gardez les compteurs des stockages annexes, comme le local propre, séparés de ceux des postes de soins. Les mélanger empêche de voir quel poste a réellement besoin d'être réapprovisionné.
Étiqueter les types de fournitures
Dans le compteur de chaque poste de soins, ajoutez une étiquette par type de fourniture : compresses 10x10, seringues 10 ml, kits de pose de perfusion, gants par taille, tampons alcoolisés, seringues préremplies de NaCl, sparadrap, sets à pansement. Reprenez les noms imprimés sur les bacs de votre service.
La couleur aide d'un poste à l'autre. Si les gants ont toujours la même couleur et le matériel de perfusion une autre, un soignant qui couvre un autre poste de soins lit l'écran instantanément.
Réglez un pas qui correspond à la façon dont les articles quittent l'étagère. Les articles à l'unité valent 1 ; les boîtes comptées comme des boîtes valent 1 par boîte ; les fournitures distribuées par lots peuvent utiliser la taille du lot. Chaque étiquette a son propre pas, de 1 à 100.
Les dotations comme objectifs
La dotation est la quantité qu'un poste de soins doit contenir après réapprovisionnement. Inscrivez-la dans l'objectif de chaque étiquette. La barre de progression de l'étiquette montre alors à quelle distance le poste se trouve de sa dotation, et l'objectif total du compteur fait la somme pour l'ensemble du poste.
Fixez les dotations d'après ce que le service consomme réellement pendant son poste habituel le plus chargé, plus une marge. Attendez-vous à les réviser : au bout de deux semaines, l'historique montrera où elles sont fausses.
Le comptage de prise de poste
À chaque prise de poste, un soignant par poste de soins, ou une personne désignée pour tout le service, fait un comptage rapide.
- Ouvrez le compteur du poste de soins en vue Grille. Chaque type de fourniture est une tuile colorée avec sa valeur et son pourcentage de l'objectif.
- Repérez d'abord les tuiles très en dessous de la dotation.
- Comptez ces articles et ajustez leurs valeurs ; jetez un œil au reste.
- Réapprovisionnez tout ce qui est sous un seuil convenu avant que les patients en aient besoin.
- Ajoutez une note au compteur si quelque chose sort de l'ordinaire, par exemple « Bac des seringues 10 ml fêlé, remplacé ».
Cela devrait prendre quelques minutes par poste de soins. Le but n'est pas une précision parfaite, mais de commencer son poste en sachant ce qui manque.
Compter sans les mains pendant le poste
Toucher moins chaque fois qu'une fourniture est utilisée donne les chiffres les plus à jour, mais cela ne fonctionne que si c'est facile. Deux fonctions aident.
Les boutons de volume. Une fois activés dans les paramètres, les boutons de volume comptent en plus ou en moins, y compris en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage grâce à un service de premier plan. Les touches peuvent être réaffectées, et chacune peut avoir son propre son et sa propre vibration. La fonction est désactivée par défaut, et certains appareils affichent malgré tout la barre de volume du système.
La notification sur l'écran de verrouillage. Une notification avec des boutons moins, plus et « Arrêter » permet de compter sans ouvrir l'application.
Beaucoup de services décident que le comptage en cours de poste est facultatif et s'appuient plutôt sur les comptages de début et de fin. C'est un compromis raisonnable ; convenez-en explicitement, pour que personne ne croie que les chiffres sont en temps réel.
Les seuils de réapprovisionnement
Le seuil de réapprovisionnement est le moment où quelqu'un doit aller chercher du stock. Avec les objectifs, il peut être intégré au comptage.
Si le poste de soins compte en descendant à mesure que les fournitures sont utilisées, saisissez le stock de départ avec « Définir la valeur », choisissez « Compte à rebours » comme direction de l'objectif et réglez l'objectif sur le niveau de réapprovisionnement. Aucune alerte ne retentit en comptant à rebours, mais la barre de progression montre ce qu'il reste. Si l'objectif est fixé sur le compteur lui-même, le verrouillage automatique peut bloquer le comptage jusqu'à ce que quelqu'un réapprovisionne et déverrouille le compteur, ce qui rend le seuil difficile à ignorer. La réinitialisation automatique est l'autre option : elle remet le comptage à zéro dès que l'objectif est atteint.
Réservez les seuils à la poignée de fournitures dont la rupture perturbe vraiment le travail. Des alertes sur chaque article deviennent vite du bruit.
Comment faire le bilan des fournitures en fin de poste ?
En fin de poste, comptez de nouveau et comparez avec le début.
L'historique liste chaque modification avec son heure exacte, le pas et les valeurs avant et après, ainsi que les libellés des étiquettes et des icônes pour les notes et les emplacements. Le lire de haut en bas donne à l'équipe sortante un court résumé pour les transmissions : ce qui a été utilisé, ce qui a été réapprovisionné, ce qui reste bas.
Les écarts sont normaux. Si le comptage de fin est inférieur au comptage de début moins la consommation enregistrée, cela signifie généralement une consommation non saisie ou des emprunts. Ajoutez une note à l'événement concerné pour que l'équipe suivante et la revue hebdomadaire la voient. Verrouillez ensuite chaque compteur, pour que l'équipe suivante parte d'un état propre et protégé.
Les articles abîmés et périmés
Les articles abîmés ou périmés doivent sortir du comptage avec une raison. Décomptez-les et ajoutez une note à l'événement : « Deux paquets périmés, retirés » ou « Emballage stérile déchiré ». Si votre service tient un relevé de ces articles pour la revue des fournitures, un compteur distinct « Mis au rebut » avec les mêmes étiquettes rend les totaux faciles à exporter.
Les photos peuvent documenter les dégâts si votre politique le permet. Chaque étiquette peut contenir jusqu'à six photos, et l'éditeur peut ajouter du texte ou entourer le problème. Limitez les photos à l'article et à son emballage.
Les fournitures temporairement indisponibles
Les ruptures chez le fournisseur et les changements de produit arrivent. Quand une fourniture est temporairement indisponible, mettez son objectif à zéro et ajoutez une note qui indique le produit de substitution. La barre de progression cesse ainsi d'afficher une pénurie permanente, et l'équipe suivante sait quoi utiliser à la place. Rétablissez l'objectif dès que l'approvisionnement reprend.
Exporter pour les commandes de fournitures
Avant la commande hebdomadaire, ouvrez le tableau de bord de chaque poste de soins : total face à l'objectif, incréments face aux décréments, graphique d'activité sur sept jours et camembert par étiquette. Un poste qui termine régulièrement ses relèves très en dessous de sa dotation a besoin d'une dotation plus élevée ou d'un réapprovisionnement plus fréquent.
Exportez ensuite. Les formats sont CSV, Excel (XLSX) et rapport HTML avec photos intégrées. Pour les commandes, « Résumé » et « Notes » en Excel suffisent généralement ; ajoutez « Événements » si quelqu'un veut étudier la consommation dans le temps.
Plusieurs salles, plusieurs services
Les configurations plus importantes s'appuient sur les catégories. Elles s'imbriquent sur trois niveaux au maximum : Hôpital → Unité 6B → Postes de soins en est un exemple. Chacune peut avoir sa propre couleur, être épinglée ou réordonnée, et les catégories supprimées vont dans leur propre corbeille.
Il n'y a pas de synchronisation en direct entre téléphones. Les services qui utilisent plusieurs téléphones doivent attribuer à chacun des compteurs précis, puis transférer les données par sauvegarde ZIP au besoin. Avant toute importation, un aperçu liste les compteurs et demande comment traiter les doublons.
Comment amener l'équipe soignante à l'utiliser ?
La meilleure routine sur le papier échoue si le service ne l'adopte pas. Quelques approches qui aident en général :
- Commencer par un seul poste de soins. Choisissez celui qui manque le plus souvent de fournitures. Une réussite à cet endroit convainc mieux qu'un lancement dans tout le service.
- Nommer un référent fournitures par équipe. Une personne responsable des comptages de début et de fin supprime le problème du « quelqu'un d'autre s'en chargera ».
- Garder le téléphone à un endroit fixe. Un téléphone partagé rangé à un endroit connu du poste de soins est utilisé. Un téléphone qui se promène ne l'est pas.
- Montrer le résultat. Au bout de deux semaines, apportez le tableau de bord à un point d'équipe et montrez une pénurie que les comptages avaient annoncée.
- Respecter la charge de travail. Ne laissez jamais la routine de comptage entrer en concurrence avec les soins aux patients. Si une équipe est débordée, sauter un comptage n'est pas grave : notez-le et passez à autre chose.
Ajustez la taille du texte et le thème pour que l'écran reste lisible dans la pénombre des postes de nuit. L'application propose les modes clair, sombre et système, des tailles prédéfinies et une échelle de police.
Ce que cela ne remplace pas
Cette routine ne remplace ni la gestion des approvisionnements, ni la facturation aux patients, ni la documentation clinique, ni aucun registre de stock officiel exigé par votre hôpital. C'est un comptage rapide et horodaté qui aide le service à suivre ses propres fournitures, relève après relève.
À lire aussi
Pour la mise en place complète d'une réserve, consultez notre guide sur l'organisation de la réserve d'un cabinet. Pour compter les tâches d'audit pendant un poste, consultez le guide sur le comptage de la fréquence des tâches lors des audits de poste.
Counter App se télécharge gratuitement, sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat unique à vie. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Peut-on compter les fournitures en portant des gants de soins ?
Le comptage avec les boutons de volume peut aider. Une fois activé dans les paramètres, il fonctionne en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage grâce à un service de premier plan, avec des touches réaffectables, même si quelques téléphones affichent encore brièvement l'indicateur de volume du système.
Chaque poste de soins peut-il avoir ses propres dotations ?
Oui. Créez un compteur par poste de soins et donnez à chaque étiquette de fourniture son propre objectif et son propre pas.
Comment transmettre les comptages de fournitures à l'équipe suivante ?
L'historique montre chaque comptage avec son heure, et les notes sur les étiquettes ou les événements apportent le contexte. Beaucoup de services font les transmissions sur le même téléphone partagé, puisqu'il n'y a pas de synchronisation en direct entre téléphones.
Peut-on exporter les niveaux de fournitures du service pour les commandes ?
Oui, en CSV, en Excel (XLSX) ou sous forme de rapport HTML ; « Résumé » et « Notes » en Excel couvrent généralement la commande hebdomadaire.
Un compteur de fournitures de service remplace-t-il le système de gestion des approvisionnements de l'hôpital ?
Non. Counter App est une aide au comptage pour le service ; les commandes, la facturation et les registres officiels de stock restent dans les systèmes de l'établissement.
Comment sortir du comptage des emballages périmés ou abîmés ?
Décomptez-les avec une note qui donne la raison, ou passez-les dans un compteur distinct « Mis au rebut » avec les mêmes étiquettes, pour que les totaux soient faciles à exporter.
Que doit afficher l'étiquette d'une fourniture en rupture chez le fournisseur ?
Mettez son objectif à zéro et ajoutez une note qui indique le produit de substitution, puis rétablissez l'objectif quand la fourniture revient.
