Counter App
Inventario de material de enfermería, turno a turno
Ideas clave
Una rutina de inventario de material de enfermería con Counter App — Tally & Clicker usa un contador por puesto o carro, con cada tipo de material como una etiqueta cuyo objetivo es su nivel par. El personal de enfermería hace un recuento rápido al empezar el turno, lo cuadra con el historial al terminarlo y exporta cada semana Resumen y Notas para los pedidos.
- Los desfases de material en una unidad de enfermería suelen abrirse entre turnos, cuando la reposición se queda sin hacer, los préstamos pasan desapercibidos y los artículos dañados salen del recuento sin registrarse.
- Counter App — Tally & Clicker permite una rutina de material turno a turno con un contador por puesto o carro y una etiqueta por tipo de material con su nivel par como objetivo.
- Un breve recuento al empezar el turno en la vista Cuadrícula y un cuadre al terminarlo con el historial y sus horas dan a la enfermera saliente un relevo de material claro.
- En Counter App, un aviso de reposición funciona contando hacia arriba: si cuentas el material usado hacia un objetivo igual a la cantidad que obliga a reponer, la etiqueta vibra al alcanzarlo; contar hacia abajo hasta un nivel de reposición no activa ningún aviso ni bloqueo automático, así que hay que vigilar el valor.
- Counter App es una ayuda para contar en la unidad que no sustituye la gestión de materiales del hospital, la facturación ni la documentación clínica, y no debe contener ningún dato de pacientes.
En una unidad de enfermería, el material es un problema de turnos antes que un problema de inventario. Un turno de día que gasta los últimos kits de canalización venosa a las cuatro de la tarde deja al equipo de tarde buscándolos a las siete. Un turno de noche que nunca repone el carro de curas entrega a la mañana un carro que parece lleno por delante y está vacío por detrás. El pedido semanal puede ser perfectamente preciso y la unidad quedarse corta igualmente, porque los desfases se abren entre turnos.
Este artículo propone una rutina turno a turno en Android con Counter App, de GiveMeMood: un contador por puesto, los niveles par como objetivos, un breve recuento al empezar cada turno, un cuadre al terminarlo y una exportación para quien hace los pedidos.
Alcance: es una ayuda para contar a nivel de unidad. No sustituye el sistema de gestión de materiales de tu hospital, los procesos de facturación ni la documentación clínica, y no debe contener ningún dato de pacientes.
¿Por qué importan los cambios de turno para el material de la unidad?
Cada relevo es un momento en que cambia la responsabilidad y se pierde información. Al material le pasa lo mismo que a todo lo que no se menciona en el relevo. Tres patrones concretos causan la mayoría de los problemas:
- La reposición se queda entre turnos. Todos dan por hecho que la hará el otro turno.
- Los préstamos son invisibles. Una enfermera toma material del carro de otro puesto y nadie se da cuenta hasta que ese puesto se queda corto.
- Los daños y las caducidades no se comunican. Se tira un envase roto y el recuento queda mal sin que nadie lo diga.
Una rutina ligada al cambio de turno resuelve los tres, porque el recuento se hace justo en el momento en que cambia la responsabilidad.
Configuración: un contador por puesto
Crea un contador para cada sitio donde se guarda y se usa material: el almacén principal, cada puesto de enfermería, el carro de curas, el carro de vías intravenosas, el carro de procedimientos. Usa el campo de código para una insignia corta como "PE1" o "CVI".
Los contadores aparecen en la lista de contadores en vista Lista o Cuadrícula, con búsqueda, un filtro por rango de fechas y seis criterios de ordenación. Fija los puestos que se cuentan en cada turno para que se queden arriba y elige un criterio de ordenación que siga la ruta del recorrido.
Mantén los contadores del almacenaje satélite, como un cuarto de material limpio, separados de los contadores de los puestos. Mezclarlos impide ver qué puesto necesita de verdad que lo repongan.
Etiquetas por tipo de material
Dentro del contador de cada puesto, añade una etiqueta por tipo de material: gasas de 10x10 cm, jeringas de 10 ml, kits de canalización venosa, guantes por tallas, toallitas de alcohol, jeringas precargadas de suero, esparadrapo, kits de curas. Usa los nombres impresos en las cubetas de tu unidad. Un contador admite hasta diez etiquetas, así que, si un puesto tiene más tipos de material, crea un segundo contador para ese puesto.
El color ayuda entre puestos. Si los guantes tienen siempre un color y el material intravenoso otro, una enfermera que cubre otro puesto lee la pantalla al instante.
Ajusta el paso a cómo sale el material del estante. Los artículos sueltos van de 1 en 1; las cajas que se cuentan como cajas, 1 por caja; el material que se entrega en paquetes puede usar el tamaño del paquete. Cada etiqueta tiene su propio paso, de 1 a 100.
Los niveles par como objetivos
El nivel par es la cantidad que debe tener un puesto después de reponer. Ponlo en el objetivo de cada etiqueta. La barra de progreso de la etiqueta muestra entonces lo cerca que está el puesto del nivel par, y el objetivo total del contador resume el puesto en su conjunto.
Elige los niveles par a partir de lo que la unidad gasta de verdad en su turno habitual más ajetreado, más un margen. Cuenta con revisarlos; el historial de dos semanas mostrará dónde están mal.
El recuento al empezar el turno
Al empezar cada turno, una enfermera por puesto, o una persona designada para toda la unidad, hace un recuento rápido.
- Abre el contador del puesto en la vista Cuadrícula. Cada tipo de material es un mosaico de color con su valor y su porcentaje del objetivo.
- Busca primero los mosaicos muy por debajo del nivel par.
- Cuenta esos artículos y ajusta sus valores; echa un vistazo al resto.
- Repón todo lo que esté por debajo del umbral acordado antes de que lo necesiten los pacientes.
- Añade una nota al contador si hay algo inusual, como "Cubeta de jeringas de 10 ml rajada, sustituida".
Debería llevar unos minutos por puesto. No se trata de una precisión perfecta, sino de empezar el turno sabiendo qué escasea.
Contar sin tocar la pantalla durante el turno
Pulsar restar cada vez que se usa un material da las cifras más actuales, pero solo funciona si resulta fácil. Dos funciones ayudan.
Botones de volumen. Si se activan en los ajustes, los botones de volumen cuentan hacia arriba o hacia abajo, también en segundo plano y en la pantalla de bloqueo, mediante un servicio en primer plano. Los botones se pueden reasignar, y cada uno puede tener su propio sonido y vibración. Esta función viene desactivada por defecto, y algunos dispositivos siguen mostrando la barra de volumen del sistema.
Notificación en la pantalla de bloqueo. Una notificación con los botones de restar, sumar y Detener permite contar sin abrir la app.
Muchas unidades deciden que registrar cada uso durante el turno sea opcional y se apoyan en los recuentos de inicio y fin. Es un término medio razonable, siempre que se acuerde de forma explícita para que nadie dé por hecho que las cifras están al día.
Avisos de reposición
Un aviso de reposición marca el momento en que alguien debería ir a buscar más. Con los objetivos se puede incorporar a la propia app, siempre que tengas en cuenta cómo funcionan.
Los avisos de objetivo solo saltan cuando un valor alcanza su objetivo contando hacia arriba. Si el puesto cuenta hacia abajo a medida que se usa el material, al llegar al nivel de reposición no salta ningún aviso: vigila el valor o la barra de progreso. Para tener un aviso, cuenta hacia arriba en la etiqueta el material usado, con un objetivo igual al consumo a partir del cual hay que reponer; la etiqueta vibrará al alcanzarlo. El aviso sonoro, el bloqueo automático y el reinicio automático corresponden solo al objetivo del propio contador: el bloqueo automático impide seguir contando hasta que alguien desbloquea el contador, y el reinicio automático pone a 0 la etiqueta activa al alcanzar el objetivo.
Reserva los avisos para el puñado de materiales cuya falta perjudica de verdad el trabajo. Los avisos en todos los artículos se convierten enseguida en ruido.
¿Cómo se cuadra el material al final de un turno?
Al final del turno, vuelve a contar y compara con el inicio.
La pantalla del historial muestra cada cambio con su hora exacta, el paso y los valores antes y después, junto con los nombres de etiqueta y los iconos de notas y ubicaciones. Leerla de arriba abajo da a la enfermera saliente un breve resumen para el relevo: qué se usó, qué se repuso y qué sigue bajo.
Las discrepancias son de esperar. Si el recuento final es inferior al inicial menos el consumo registrado, suele significar consumo sin registrar en la app o préstamos. Añade una nota al evento correspondiente para que el siguiente turno y la revisión semanal puedan verlo. Después, bloquea cada contador para que el siguiente turno empiece desde un estado limpio y protegido.
Artículos dañados y caducados
Los artículos dañados o caducados deben salir del recuento con un motivo. Réstalos y añade una nota al evento: "Dos envases caducados, retirados" o "Envase estéril roto". Si tu unidad lleva un registro de estos artículos para la revisión del material, un contador aparte llamado "Desechado" con las mismas etiquetas hace que los totales sean fáciles de exportar.
Las fotos pueden documentar los daños si tu política lo permite. Cada etiqueta admite hasta seis fotos, y el editor permite añadir texto o rodear el problema. Limita las fotos al artículo y su envase.
Material no disponible temporalmente
Las roturas de stock del proveedor y los cambios de producto ocurren. Cuando un material no está disponible temporalmente, pon su objetivo a cero y añade una nota con el sustituto. Así la barra de progreso deja de mostrar una escasez permanente y el siguiente turno sabe qué usar en su lugar. Restablece el objetivo cuando vuelva el suministro.
Exportar para el pedido de material
Antes del pedido semanal, abre el panel de cada puesto: total frente al objetivo, sumas frente a restas, un gráfico de actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. Un puesto que termina sus turnos siempre muy por debajo del nivel par necesita un nivel par más alto o reposiciones más frecuentes.
Después, exporta. Los formatos son CSV, Excel (XLSX) y un informe HTML con fotos incrustadas. Para los pedidos suele bastar con Resumen y Notas en Excel; incluye Eventos si alguien quiere analizar el consumo a lo largo del tiempo.
Varias salas, varias unidades
Las configuraciones más grandes usan categorías para la estructura. Las categorías se anidan hasta en tres niveles: Hospital → Planta 6B → Puestos es una posibilidad. Cada una puede tener su propio color y se puede fijar o reordenar, y las categorías eliminadas van a su propia papelera.
No hay sincronización en tiempo real entre móviles. Las unidades que usan varios móviles deberían asignar a cada móvil unos contadores concretos y mover los datos con un ZIP de copia de seguridad cuando haga falta. Antes de importar nada, una vista previa muestra los contadores y pregunta qué hacer con los duplicados.
¿Cómo conseguir que el equipo de enfermería lo use?
La mejor rutina sobre el papel fracasa si la unidad no la adopta. Algunos enfoques que suelen ayudar:
- Empieza por un solo puesto. Elige el puesto que se queda corto más a menudo. Un éxito allí convence más que un lanzamiento en toda la unidad.
- Nombra un referente del material por turno. Una persona que se encarga de los recuentos de inicio y fin elimina el problema de "ya lo hará otro".
- Deja el móvil en un sitio fijo. Un móvil compartido que vive en un lugar conocido del puesto se usa. Uno que va de un lado a otro, no.
- Enseña el resultado. Después de dos semanas, lleva el panel a una reunión breve del equipo y señala una escasez que los recuentos anticiparon.
- Respeta la carga de trabajo. No dejes nunca que la rutina de conteo compita con la atención a los pacientes. Si un turno está desbordado, no pasa nada por saltarse un recuento; anótalo y sigue.
Ajusta el tamaño del texto y el tema para que la pantalla se lea bien con poca luz en los turnos de noche. La app ofrece los modos claro, oscuro y del sistema, tamaños predefinidos y una escala de fuente.
Lo que esto no sustituye
Esta rutina no sustituye la gestión de materiales, la facturación a pacientes, la documentación clínica ni ningún registro formal de existencias que exija tu hospital. Es un recuento rápido y con horas que ayuda a la unidad a ver su propio material turno a turno.
Guías relacionadas
Para montar un almacén completo, consulta nuestra guía sobre cómo organizar el almacén de una clínica. Para contar tareas de auditoría durante un turno, consulta la guía sobre cómo contar la frecuencia de tareas en las auditorías de turno.
Counter App se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Se puede contar material con guantes clínicos puestos?
El conteo con los botones de volumen puede ayudar. Una vez activado en los ajustes, funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano, con botones reasignables, aunque algunos móviles siguen mostrando un instante el indicador de volumen del sistema.
¿Puede tener cada puesto de enfermería sus propios niveles par?
Sí. Crea un contador por puesto y da a cada etiqueta de material su propio objetivo y su propio paso.
¿Cómo se pasan los recuentos de material al siguiente turno de enfermería?
El historial muestra cada conteo con su hora, y las notas de las etiquetas o de los eventos aportan el contexto. Lo más sencillo es hacer el relevo en el mismo móvil compartido, ya que no hay sincronización en tiempo real entre móviles.
¿Se pueden exportar los niveles de material de la unidad para hacer los pedidos?
Sí, a CSV, Excel (XLSX) o un informe HTML; Resumen y Notas en Excel suele cubrir el pedido semanal.
¿Sustituye un contador de material de la unidad el sistema de gestión de materiales del hospital?
No. Counter App es una ayuda para contar en la unidad, mientras que los pedidos, la facturación y los registros formales de existencias siguen en los sistemas de la organización.
¿Cómo deben salir del recuento los envases de material caducados o dañados?
Réstalos con una nota que indique el motivo, o pásalos a un contador "Desechado" aparte con las mismas etiquetas para que los totales sean fáciles de exportar.
¿Qué debe mostrar la etiqueta de un material que está pendiente de suministro?
Pon su objetivo a cero y añade una nota con el sustituto; después, restablece el objetivo cuando vuelva el material.
